У базы знаний в iSpring Learn изменился внешний вид и появились новые возможности для работы с информацией. Чтобы взаимодействовать с материалами было еще удобнее, добавили меню навигации, возможность оставлять комментарии и сохранять статьи в закладки. В статье расскажем о пользе каждого обновления.
Новая база знаний
База знаний позволяет систематизировать информацию по рабочим процессам компании и функциям сотрудников. Её можно отнести к самостоятельной форме обучения: когда сотрудник автономно закрывает свои информационные пробелы.
Вы можете структурировать знания в отдельных пространствах, безопасно обмениваться информацией, а также настраивать доступ к материалам. Быстрый поиск по базе знаний позволит оперативно закрыть задачу, помочь клиенту, чётко выполнить инструкцию.
Обновлённая База знаний
Что нового
Теперь базу знаний можно оформить в корпоративных цветах. Раздел и другие сервисы компании будут в одном стиле. Панель навигации поможет быстрее ориентироваться в большом количестве информации, находить нужные пространства и документы.
Вы сможете создать подборки материалов и разграничить доступ к ним для подразделений и отдельных пользователей. Так сотрудники будут иметь доступ только к нужной информации, а администратор сможет хранить все материалы в одном месте.
Статьи можно будет открыть и просмотреть в онлайн-режиме. Скачивать ничего не нужно.
Также сотрудники смогут сами добавлять в базу знаний полезную информацию и делиться своей экспертизой. А отделы — пополнять свои пространства и актуализировать важные материалы.
Обновления усилят Базу знаний, при этом прежние функции раздела останутся.
Какие задачи решает база знаний
- Накопление знаний. В базе знаний удобно размещать и хранить корпоративные материалы и рабочие инструкции.
- Сохранение важной информации. Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется, коллеги будут знать, как выполнять его работу, и быстро подхватят задачи.
- Контроль доступа к данным. Базу знаний можно настроить так, чтобы у разных сотрудников, отделов и подразделений были разные пространства. Теперь легко навести порядок и защитить данные — у пользователей будет доступ только к той информации, которая нужна им для работы.
- Экономия времени. Не нужно досконально запоминать регламенты и инструкции или тратить много времени на поиски. Ответы на все типовые вопросы будут под рукой, и сотрудник оперативно решит рабочую задачу.
- Быстрая адаптация. Вся информация, необходимая на старте, находится в одном месте. Новые сотрудники быстро освоятся в процессах и требованиях и будут испытывать меньше стресса.
Как сотрудники используют базу знаний
- IT-специалисты. Для устранения неполадок, общих вопросов техподдержки и обучения сотрудников.
- HR-команда. Для автоматизации управления персоналом: от ускорения адаптации до распространения политик компании и графиков выплат.
- Менеджеры по продажам. Для обучения новичков и систематизации знаний о продуктах компании.
База знаний также доступна в мобильном приложении iSpring Learn. Сотрудники смогут скачать полезные материалы на телефон и просматривать их без доступа к интернету.
Если вы уже пользуетесь платформой, вам не нужно ничего делать с контентом. Он просто появится в новой базе знаний.
Как настроить базу знаний, рассказали в наших материалах.
Оформление контента в пространстве Базы знаний
Раньше в базе знаний нельзя было кастомно оформлять материалы. Теперь можно выбрать единый стиль оформления внутри пространства.
- Cтиль Без иконки сделает оформление минималистичным и строгим. Используйте его, чтобы быстро откатить настройки обратно и убрать всё лишнее.
- Стиль С иконкой даст больше творческой свободы. С ним можно подобрать иконки и описания для папок и загрузить обложки к материалам. Это поможет пользователям быстрее находить нужный документ.
Также можно менять местами папки в пространстве.
Новые настройки делают упор на наглядность, потому что так легче запомнить, где что искать. Нужную папку можно найти по цвету и иконке и не тратить время на поиск по названиям. Эффективность базы знаний увеличивается.
База знаний будет отвечать брендбуку компании. Небольшие компании смогут создать привлекательный дизайн своими силами. Крупные бренды быстрее поставят задачу дизайнерам и внедрят базу по всем регламентам.
Свежий дизайн и картинки производят позитивное впечатление, мотивируют чаще обращаться к материалам. Элементы дизайна отлично смотрятся на мобильных устройствах.
В оформлении можно учесть специфику работы, возраст сотрудников и корпоративные ценности. Это поможет вовлечь команду и успешно внедрить базу знаний.
Собрали для вас подробные инструкции по оформлению контента.
Раздел «Закладки»
Вы сможете сохранять в закладки папку или материал и составлять свой перечень полезных материалов. Часто используемые материалы будут под рукой в отдельном списке. Не понадобиться тратить время на их поиск.
Как добавить материалы в закладки, вы можете узнать в документации.
Комментарии к статье
База знаний становится живым инструментом для обмена информацией. Теперь каждый может поделиться своим мнением о статье. Комментарии помогут вовлечь сотрудников в процессы компании.
Они будут работать, как комментарии к новостям только без реакций. Сотрудник с доступом к пространству, где находится материал, сможет:
- написать комментарий к статье;
- отредактировать комментарий;
- удалить комментарий;
- получать уведомления об ответах на его комментарий (email, уведомления в iSpring Learn, push-уведомления);
- получать уведомления о комментариях к материалу, который он создал.
Администратор сможет модерировать комментарии к статьям: отвечать на комментарии и удалять их.
Комментарии в Базе знаний помогут улучшить качество контента. Если появились новые данные, коллеги могут сообщить об этом автору статьи прямо в комментариях. Сотрудники могут оставить комментарий, если найдут опечатку или ошибку в статье. Так, авторы получат ценную обратную связь.
В комментариях к статье можно задать вопрос автору или начать обсуждение, чтобы лучше разобраться в материале. Также сотрудники могут помогать друг другу и обсуждать материал в комментариях.
Как работать с комментариями, рассказали в документации.
Меню навигации по статье
Чтобы быстро найти нужную информацию и не скроллить длинный материал, можно использовать оглавление статьи. В настройках статьи оглавление можно включить/выключить или скрыть заголовок.
Обновления уже доступны в вашем iSpring Learn
Если у вас есть действующая подписка на платформу, обновления будут для вас бесплатными.
Если вы еще не пользовались iSpring Learn, оформите бесплатный пробный доступ на 14 дней и начните обучать сотрудников уже сегодня.
