12 систем автоматизации бизнеса

Бизнес-процессы компании — работа с клиентами, наем персонала, обучение сотрудников, управление документами — отнимают много времени, особенно в крупных организациях. Чтобы снизить количество рутинных задач и освободить время ценных сотрудников, используют специальные сервисы для автоматизации бизнеса. Они помогают быстро управлять HR-процессами, обучением и документооборотом.

В статье разберем:

• какими бывают системы автоматизации бизнеса;
• на что нужно обращать внимание при их выборе;
• примеры систем автоматизации бизнес-процессов.

Какими бывают программы для автоматизации бизнеса

В зависимости от того, какие функции выполняют платформы автоматизации бизнеса, их можно разделить на несколько видов:

• Learning Management System (LMS) — это программы для автоматизации бизнес-процессов в сфере обучения сотрудников. С их помощью можно создавать онлайн-курсы, проводить тестирования, составлять траектории обучения для сотрудников — например, чтобы работник получил повышение, усвоив конкретные навыки. LMS позволяют быстро провести уроки для любого количества персонала, проанализировать результаты и собрать обратную связь.

• Human Capital Management (HCM) — это сервисы для управления трудовыми ресурсами. Они автоматизируют наем, составление рабочего расписания, планирование кадрового резерва, поощрение сотрудников и другие HR-процессы. Например, HCM-система автоматически отсеет неподходящие резюме, и HR-специалисты смогут скорее найти сотрудника, который им нужен.
• Customer Relationship Management (CRM) — это платформы для взаимодействия с клиентами. В CRM хранится информация о каждом клиенте компании: его персональные данные, история покупок, предпочтения. Это помогает составлять для клиентов индивидуальные предложения и стимулировать покупки.
• Business Process Management System (BMPS) — это системы комплексной автоматизации бизнес-процессов: документооборота, проектов, управления финансами и налогами. Системы позволяют цифровизировать все эти процессы и хранить данные в единой базе. Не придется вспоминать, у какого сотрудника хранится конкретный документ и кому нужно отправлять запрос, чтобы выполнить задачу. Это экономит время, и процессы проходят быстрее.

Цифровые платформы не только ускоряют работу, но и предупреждают ошибки. Например, если ввести электронный документооборот, то ни один документ не потеряется, а данные будут автоматически проверяться.

Читайте также:

Что такое Learning Management System (LMS) и как с ее помощью управлять обучением

Критерии выбора платформы автоматизации бизнес-процессов

Чтобы избежать ненужных расходов на неподходящий сервис, стоит обратить внимание на те характеристики, которые имеют значение для вашего бизнеса:

• Функциональность. Системы автоматизации бизнес-процессов отличаются количеством функций и тем, как они реализованы. Определите, какие функции вам будут нужны, а какие имеют второстепенное значение, и на основе этого выбирайте платформу. Например, малому бизнесу не нужна сложная и дорогая система с огромным архивом. А крупным компаниям необходимо обращать внимание на стабильность системы даже при большом количестве пользователей.

• Удобство использования. Люди по-разному воспринимают внедрение цифровых инструментов. Некоторые сразу понимают, как они работают, а другим нужно больше времени на обучение. Поэтому следует выбирать простую платформу, чтобы все сотрудники могли пользоваться ей без трудностей, даже если они не очень хорошо разбираются в новых технологиях.
• Формат работы. Узнайте, можно ли установить платформу автоматизации бизнеса на локальный сервер или пользоваться ей через облако. Во втором случае вам не понадобится дополнительное место на сервере, но если в компании вдруг пропадет интернет, то работать в системе будет невозможно. Решите, какой вариант для вас удобнее. Например, если интернет в компании нестабилен или вам важно иногда работать офлайн, то выберите установку на сервер. Если вы не хотите закупать дополнительную память для сервера, то подойдет облако.

• Интеграции. Если вы уже используете системы для автоматизации бизнеса, проверьте, чтобы новая платформа поддерживала интеграции с ними для обмена данными. Или сразу выберите несколько сервисов, которые без проблем смогут подключиться друг к другу. Так вы сможете управлять процессами из одной системы и не тратить время на переключение между сервисами — например, можно подключить CRM к мессенджерам и общаться с клиентами в удобном для них канале, не выходя из платформы. Или интегрировать ту же CRM с телефонией, и записанные телефонные звонки будут попадать в карточку клиента.

• Наличие мобильной версии. Мобильная версия позволяет всегда быть в курсе событий, если сотрудник находится в командировке или на рабочем выезде. Со смартфона можно проходить обучение, отвечать на вопросы коллег и смотреть статусы задач.

• Бесплатная пробная версия. Отзывы и обзоры описывают возможности платформ автоматизации бизнес-процессов, но некоторые важные моменты могут остаться нераскрытыми. Пробная версия покажет, действительно ли вам подойдет платформа и стоит ли покупать полную версию.

• Кастомизация. Это возможность добавить в систему дополнительные функции, а также настроить ее внешний вид в соответствии с фирменным стилем. Брендирование платформы повышает лояльность сотрудников, а открытый код позволяет быстро масштабировать систему, если бизнес стремительно растет.

Читайте также:

Внедрение LMS с нуля: пошаговый план для бизнеса

Для обзора мы выбрали несколько популярных систем для комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Разберем системы для автоматизации бизнес-процессов подробнее.

LMS — платформы для обучения

iSpring Learn

Сервис автоматизации бизнес-процессов в сфере обучения. В iSpring Learn можно создавать лонгриды с видео и изображениями, загружать готовые курсы с аудио, документы, интерактивные задания. Для повышения интереса сотрудников здесь есть система баллов и механика соревнований. Можно создавать траектории обучения для повышения квалификации или новой специализации.

iSpring Learn позволяет анализировать успехи сотрудников в целом и по каждому работнику, а также определять, с какими вопросами возникли сложности. Чтобы расширить возможности платформы, используется конструктор iSpring Suite, который позволяет создавать сложные обучающие материалы: интерактивные тесты, диалоговые тренажеры, уроки с дикторской озвучкой и переводом на 40 языков.

Особенности:

• работает в облаке или на локальном сервере;
• есть мобильная версия;
• интеграция через API с сервисами видеосвязи, корпоративными порталами, программами по найму персонала, CRM, календарями, маркетплейсами курсов и системами аналитики;
• возможность брендирования;
• создание индивидуальных отчетов по требованию заказчика;
• пробная версия — 14 дней.

Плюсы:

• более 40 готовых онлайн-курсов по подписке — можно сразу начать обучение;
• оценка компетенций сотрудника методом «360 градусов» — чтобы составить комплексное представление об уровне навыков;
• календарь мероприятий с напоминаниями — чтобы сотрудники не забывали об обучении;
• лента новостей, как в соцсетях, помогает легко и удобно узнавать о важных обновлениях;
• защита от списывания позволяет лучше оценить каждого сотрудника;
• возможность создать общую базу знаний — чтобы в любой момент можно было уточнить рабочий вопрос.

Минусы:

• пробная версия — до 10 человек;
• закрытый код — нельзя внести изменения в функции программы для гибкой подстройки под бизнес.

ServiceGuru

Платформа, на которую можно загрузить собственные обучающие материалы или использовать готовые курсы от экспертов. Создатели ServiceGuru позиционируют платформу не только как LMS, но и как социальную сеть для сотрудников: здесь есть чаты и лента новостей с возможностью поставить записи лайк или добавить ее в избранное.

Тестирование проводится с помощью закрытых и открытых вопросов. Можно создавать опросы и чек-листы — например, чек-лист по подготовке ресторана к открытию для официантов. Для повышения мотивации при обучении начисляются очки и вручаются награды.

Особенности:

• работает в облаке;
• есть мобильная версия;
• есть готовые курсы;
• пробная версия — 14 дней.

Плюсы:

• защита от скриншотов во время тестирования — исключает списывание;
• библиотека знаний для сотрудников — можно освежать знания в любое время;
• аттестация для должности по результатам тестов — показывает, готов ли сотрудник к повышению;
• возможность нанять онлайн-менеджера для обучения — если у вас нет времени самостоятельно проводить обучение;
• формирование отчетов по активности и успеваемости сотрудников — чтобы следить за процессами обучения.

Минусы:

• нет брендирования — нельзя настроить внешний вид в соответствии с вашим фирменным стилем;
• закрытый код — не получится внести изменения в функции;
• нет интеграций с другими системами — придется вносить данные о сотрудниках вручную;
• нельзя установить на локальный сервер — если у вас бывают перебои с интернетом, это решение вам не подойдет.

SkillCup

Сервис предлагает так называемое микрообучение — обучение маленькими порциями: во время перерывов, по дороге на работу или за обедом. Использовать SkillCup удобнее на смартфоне: интерфейс напоминает соцсеть. Но с компьютера учиться тоже можно. Администратору платформы доступна статистика, которая показывает активность участников, количество занятий и число просмотров уроков.

Конструктор курсов позволяет создать карточки с текстовым, графическим или видеоконтентом, с помощью которых и происходит обучение. За отдельную плату можно получить доступ к библиотеке готовых курсов. Проверить знания сотрудников можно с помощью открытых вопросов или тестов. Также есть возможность создать опрос, чтобы получить обратную связь.

Особенности:

• устанавливается в облако;
• есть мобильная версия;
• есть готовые курсы;
• интеграция с AmoCRM;
• пробная версия — 7 дней.

Плюсы:

• поддержка SCORM-курсов — можно загрузить готовые курсы;
• возможность обучения через Telegram — в удобном мессенджере;
• библиотека изображений для карточек — поможет, если у вас нет картинок для курсов.

Минусы:

• нет брендирования — нельзя настроить внешний вид в соответствии с вашим фирменным стилем;
• закрытый код — нельзя внести изменения в функции;
• нет траекторий обучения — не получится настроить программы для повышения квалификации;
• нет проверки списывания — придется полагаться на добросовестность учеников;
• микрообучение подходит не для всех компаний — например, для производства, где нужно глубоко погружаться в материал и в двух словах его не объяснить.

Читайте также:

Как запустить электронное обучение с нуля за 7 шагов

HCM — платформы для управления персоналом

Mirapolis НСM

Комплексная система для управления человеческими ресурсами. Сервис позволяет автоматизировать подбор сотрудников, онбординг, оценку KPI и компетенций, составление системы вознаграждения. Mirapolis входит в группу компаний 1С, поэтому платформу можно интегрировать со всеми системами компании.

Система состоит из модулей, которые можно подключать отдельно: подбор, адаптация, управление обучением, оценка KPI, оценка компетенций, карьера и развитие, вознаграждение. Удобнее всего использовать Mirapolis тем, кто уже работает на 1С: можно управлять трудовыми ресурсами компании, не выходя из привычного интерфейса.

Особенности:

• устанавливается в облако или на локальный сервер;
• интеграция с 1С;
• возможность брендирования и кастомизации;
• гибкая настройка решения с учетом требований заказчика.

Плюсы:

• комплексное решение для всех бизнес-процессов, связанных с персоналом, — можно не подключать больше никакие платформы;
• удобный интерфейс для тех, кто пользуется 1С, — можно работать в привычной системе;
• открытый код — можно вносить изменения в функции.

Минусы:

• нет пробной версии — придется покупать кота в мешке;
• интерфейс может быть сложным для тех, кто не знаком с 1С, а это значит, что увеличится время на внедрение.

Websoft

Платформа для автоматизации HR-процессов, которая обеспечивает управление человеческим капиталом от подбора и адаптации сотрудников до обучения, развития и управления знаниями организации.

Websoft автоматизирует такие процессы, как документооборот, управление рабочими графиками и отпусками, подбор и согласование льгот для сотрудников. С помощью сервиса работник может проверить свой трудовой договор и должностные инструкции, получить расчетный листок и уточнить непонятные моменты в чате с HR-специалистами.

Особенности:

• устанавливается в облако;
• интеграция с бизнес-системами компании по API;
• есть мобильная версия;
• гибкая настройка с учетом требований заказчика.

Плюсы:

• поддерживает работу через чат-боты в WhatsApp и Telegram — можно общаться в привычном мессенджере;
• открытый код — можно вносить необходимые изменения в функции;
• возможность no-code- / low-code-доработки — корректировать систему под свои потребности можно без знания программирования.

Минусы:

• нет пробной версии — не получится заранее оценить функции.

Skillaz

Система на основе роботизированных процессов для полной или частичной автоматизации работы HR. Skillaz создает единое HR-пространство для того, чтобы упрощать работу специалистов, повышать лояльность сотрудников и получать сквозную аналитику рабочих процессов.

По словам разработчиков, система на 40% ускоряет наем сотрудников, на 30% сокращает сроки онбординга и на 15% увеличивает показатель лояльности работников к компании. Skillaz состоит из модулей, которые можно внедрять выборочно: подбор, адаптация, обучение, карьерное развитие, база знаний, кадровый документооборот, оценка сотрудников, обратная связь и др.

Особенности:

• устанавливается в облако;
• интеграция с сервисами телефонии и проверки безопасности, job-бордами, системами обучения, чат-ботами и мессенджерами, системами аналитики и таскменеджерами;
• есть мобильное приложение;
• гибкая настройка с учетом требований заказчика.

Плюсы:

• единая точка входа для всех модулей — не придется переключаться между вкладками;
• база данных для сотрудников — не нужно искать документы в нескольких папках, все доступно в одном месте;
• портал для сотрудников с настраиваемыми виджетами — можно настроить личный кабинет под себя;
• встроенный умный планировщик задач — для быстрого составления плана работы.

Минусы:

• нет пробной версии — не получится попробовать заранее;
• предназначена для крупного бизнеса — как система автоматизации для малого бизнеса может не подойти.

CRM — системы для управления клиентской базой

1C: CRM

Сервис группы компаний 1С, направленный на работу с клиентской базой. Он позиционируется как простой и удобный инструмент, который можно доработать под свои запросы с помощью no-code. Ключевая особенность 1С: CRM — использование искусственного интеллекта. Например, система может сама сформировать воронку продаж и предложить необходимые шаги для заключения сделки с клиентом.

Информация о клиенте отображается на одной вкладке, отдельно выделяется документ «Интерес», где расписана основная потребность клиента и пути ее достижения. Интересами клиентов можно управлять в режиме «Канбан», отмечая завершенные и незавершенные сделки.

Особенности:

• устанавливается в облако 1С;
• интеграция с сервисами телефонии, мессенджерами, сервисами обратной связи, системами кол-трекинга, онлайн-консультантами и всеми системами 1С;
• есть обучение с выдачей сертификата;
• есть возможность кастомизации;
• гибкая настройка с помощью no-code.

Плюсы:

• автоматическое создание воронки — экономит время менеджеров и маркетологов;
• единый интерфейс со всеми системами 1С — можно не переключаться между вкладками;
• классификаторы для быстрой обработки клиентов — ускоряют планирование звонков клиентам;
• встроенные виджеты для контроля показателей — можно сразу видеть, какие показатели работы надо подтянуть;
• автоматизация повторяющихся задач — позволяет быстрее планировать работу;
• запуск рассылок по клиентской базе — автоматически отправляет клиентам нужные письма;
• расписание звонков для менеджеров — помогает планировать занятость.

Минусы:

• нет пробной версии — нельзя протестировать заранее.

RetailCRM

Специализированная система для управления клиентской базой в ретейле и e-commerce. RetailCRM позволяет вести учет клиентов и заказов в едином окне, интегрируется со складом, сервисами доставки и оплаты. Клиентов можно гибко сегментировать и отправлять им персональные предложения в удобных каналах — соцсетях или мессенджерах.

В платформу встроен конструктор писем, также можно настроить правила коммуникации с клиентами — например, после совершения сделки отправлять им промокод со скидкой на следующую покупку.

Особенности:

• устанавливается в облако или на локальный сервер;
• есть мобильная версия;
• интеграция с мессенджерами, сайтами, системами управления бизнесом, телефонией и почтой;
• гибкая настройка под потребности клиента;
• пробная версия — 14 дней.

Плюсы:

• встроенная аналитика — можно тут же оценить эффективность менеджеров;
• поддержка программ лояльности — скидки для клиентов формируются автоматически;
• встроенный конструктор сайтов — при необходимости можно создать собственный магазин;
• единое окно для приема заказов из любых офлайн- и онлайн-точек, просмотра остатков и выставления оплаты — не нужно переключаться между вкладками;
• создание наклеек и сопровождающих документов — не придется использовать сторонние инструменты;
• работа с курьерскими службами — можно сразу же передать заказ курьеру.

Минусы:

• узкая направленность — подойдет только для крупного e-commerce.

Простой бизнес

CRM-система для управления клиентской базой, персоналом, документооборотом, бухгалтерским и складским учетом, проектами и сайтом. Простой бизнес поддерживает сквозную аналитику для всех процессов.

В системе уже есть 18 готовых решений для разных отраслей бизнеса: курьерского, агентства недвижимости, строительной компании, интернет-магазина, кол-центра, производства, автосервиса, фитнес-клуба и других. Также можно заказать у специалистов Простого бизнеса разработку решения для вашей сферы. Есть бесплатная версия с ограниченным объемом памяти и количеством таблиц.

Особенности:

• устанавливается в облако или на локальный сервер;
• есть мобильная версия и мобильные приложения;
• возможность работы офлайн;
• интеграция с телефонией, мессенджерами, бухгалтерией и складом;
• пробная версия — 30 дней.

Плюсы:

• поддержка видеоконференций — можно общаться по видео прямо из интерфейса системы;
• неограниченный объем памяти при размещении на локальном сервере — можно загружать сколько угодно документов;
• встроенный конструктор сайтов — при необходимости можно создать собственный магазин;
• есть коробочное решение — можно установить на собственный сервер и не платить за подписку.

Минусы:

• при размещении на локальном сервере нет видеоконференций и сквозной аналитики.

BMP — системы для управления бизнес-процессами

Elma

Low-code-платформа для автоматизации внутренних бизнес-процессов. Работа с Elma состоит из трех этапов. Сначала бизнес-аналитики моделируют процессы в визуальном редакторе, затем система определяет исполнителей в этих процессах и отправляет им задачи. Затем бизнес-процессы корректируются на основе аналитики и обратной связи от сотрудников. Также система следит за работой сотрудников в режиме реального времени и контролирует KPI.

Отслеживать задачи можно при помощи канбан-доски. При необходимости можно вносить изменения в саму систему с помощью программистов.

Особенности:

• работает в облаке или на локальном сервере;
• интеграция с другими системами, сайтами и базами данных через API;
• есть возможность брендирования и доработки функций;
• есть мобильная версия;
• есть бесплатная версия.

Плюсы:

• возможность гибкого выбора исполнителя — задачу возьмет тот сотрудник, у кого запланировано меньше задач;
• гибкие сценарии — например, если задача выпала на нерабочий день исполнителя, то она переносится;
• настройка дедлайнов — можно устанавливать крайние сроки выполнения задачи;
• уведомления о невыполненных задачах — чтобы сотрудники не забывали о дедлайнах;
• возможность ведения документооборота — для простого обмена документами между сотрудниками;
• конструктор чат-ботов — для упрощения работы с клиентами;
• есть бесплатная версия для самостоятельной установки — можно попробовать функции перед покупкой.

Минусы:

• в бесплатной версии нет техподдержки.

Первая форма

Low-code-платформа из готовых блоков для гибкого конструирования бизнес-процессов. С помощью Первой формы можно автоматизировать документооборот, управление проектами, взаимодействие с клиентами и общение между коллегами. Маршруты задач строятся через визуальный конструктор, а общаться можно во встроенном чате, внутри задач, через аудио- и видеоконференции.

Первая форма обеспечивает электронный документооборот между сотрудниками, поставщиками и клиентами. Все документы сохраняются в электронном архиве. Также с помощью платформы можно развивать неформальное общение в компании — делиться новостями, проводить опросы и публиковать рейтинги.

Особенности:

• работает в облаке или на локальном сервере;
• интеграция по API с телефонией, CRM, системами документооборота, почтой, мессенджерами, геосервисами;
• есть возможность брендирования;
• есть мобильная версия и мобильное приложение.

Плюсы:

• возможность самостоятельной настройки или с помощью специалистов Первой формы — можно выбрать удобный вариант;
• настройка расписания — чтобы процессы автоматически выполнялись в нужное время;
• настройка логики процессов в зависимости от даты, статуса других процессов, занятости исполнителей и т. д. — чтобы учитывать не только приоритетность, но и другие факторы;
• уведомления о любых событиях — чтобы сотрудники были в курсе всех важных обновлений;
• аналитика в удобных дашбордах — можно наглядно посмотреть результаты работы.

Минусы:

• нет бесплатной версии — не получится проверить до покупки;
• закрытый код — нельзя корректировать функции под себя.

Directum

Система для цифровизации бизнес-процессов с применением искусственного интеллекта. Адаптировать свои процессы под систему можно с помощью инструментов no-code и low-code. После настройки Directum автоматически определяет регламенты выполнения бизнес-задач и назначает исполнителей — при необходимости это можно скорректировать.

Входящие задачи можно сегментировать, выделив однотипные или приоритетные задания, — так сотрудникам будет проще построить план работы. Во время отпуска или болезни сотрудника его задачи автоматически перейдут к замещающим коллегам, чтобы не прерывать бизнес-процессы.

Особенности:

• работает в облаке или на локальном сервере;
• интеграция с календарями, почтой, сервисами документооборота;
• есть возможность брендирования;
• можно добавить дополнительные функции по запросу заказчика;
• разработка с помощью low-code;
• есть мобильное приложение.

Плюсы:

• AI-сервисы, которые помогают настраивать задачи, извлекать информацию, классифицировать документы, создавать письма и т. д., — можно поручить искусственному интеллекту рутинные задачи;
• виджеты для доступа к популярным функциям — можно сразу перейти к нужному процессу из виджета;
• поддержка электронных подписей для документов — для быстрого согласования документов;
• создание канбан-досок для задач — для наглядного отображения рабочих процессов;
• готовность к высокой нагрузке — до 50 тыс. пользователей.

Минусы:

• нет бесплатной версии — нельзя попробовать до покупки.

Резюме

• Платформы для автоматизации нужны, чтобы экономить время сотрудников и сократить риск человеческого фактора. Автоматические сервисы берут на себя рутинные задачи и их проверку, а сотрудники в это время занимаются более важными и сложными процессами.

• Системы для автоматизации бывают нескольких видов. LMS-системы — это программы для автоматизации обучения сотрудников. HCM-системы помогают управлять трудовыми ресурсами. CRM-системы автоматизируют общение с клиентами. BMP-системы созданы для управления бизнес-процессами.
• Выбирая информационные системы автоматизации бизнес-процессов предприятия, нужно смотреть не только на функциональность, но и на формат использования (облачный или на сервере), наличие пробной версии, интеграции с другими системами, возможность кастомизации, поддержку мобильной версии или приложения. Также некоторые сервисы предназначены только для крупных компаний — не получится использовать их как программы автоматизации малого бизнеса.