Адаптация на автопилоте: как мы вдвое ускорили подготовку новичков в «Модульбанке»

Чтобы пройти испытательный срок в «Модульбанке», нужно открыть ИП
и запустить производство мебели. Это одно из условий виртуального квеста, который проходят новички за первые три месяца работы. «Они играют в предпринимателей: открывают депозит, оплачивают налоги
и рассчитываются с контрагентами, чтобы освоить наши сервисы», — рассказывает Наталья Имаева, менеджер по персоналу банка. По её словам, квест помогает сотрудникам лучше понять клиентов и их бизнес.

«Модульбанк» — первый цифровой банк для предпринимателей в России. За пять лет он прошел путь от стартапа до финтех-холдинга с выручкой больше двух миллиардов рублей. Кроме офиса в Москве появились ещё три: в Новосибирске, Костроме и Уфе. Компания прибавила не только
в квадратных метрах, но и в людях — с 30 до 1 200 человек.

Руководитель проектов «Модульбанка» Наталья Имаева рассказала,
как в компании запустили акселератор адаптации, почему обучают сотрудников с помощью виртуальных квестов и электронных курсов
и какие преимущества это даёт бизнесу.

Что хотели исправить

Наталья Имаева, руководитель проектов «Модульбанка»

До 2019 года адаптация в «Модульбанке» занимала
три месяца, как испытательный срок. Новичок
осваивал ценности и продукты компании, читал
книги из корпоративной библиотеки, проходил
тренинг личной эффективности, стажировку в IT-службе и отделе бизнес-ассистентов — техподдержке банка. Параллельно работал.

Всю учебную программу новички видели на корпоративном портале. Чат-бот в «Телеграмме» напоминал, когда начнется тренинг или какую книгу читать на неделе. Система помогала сотрудникам освоиться в команде. Но был ряд минусов.

Адаптация работала стихийно. Мы предлагали ресурсы для развития. Использовать их или нет, сотрудники решали сами. Никто не стоял над душой.

Кто-то учился, кто-то ленился и не следовал плану адаптации. Как результат, через три месяца работы некоторые люди не знали элементарных вещей: когда открыли банк и для чего.

Рабочие задачи наслаивались на учебные, и новички не справлялись
с нагрузкой. Бывало так, что руководитель отдела просил новичка написать ТЗ разработчикам, а тот уходит на тренинг. Иногда приходилось задерживаться после работы, чтобы сделать задачу.

Появился хвост из новичков. В конце испытательного срока
сотрудник встречался с основателями компании. Им было важно понять, насколько человек подходит «Модульбанку». Если ценности совпадали,
его брали в команду.

В 2018 году собеседование ждали 300 человек — у основателей не хватало времени поговорить с каждым. Люди нервничали.

Мы поняли, что адаптации нужны перемены. Чтобы найти точки
роста, провели кастдев существующей программы. Для этого поговорили
с руководителями отделов и сотрудниками, окончившими испытательный срок.

Результаты опроса. Каждый этап адаптации оценивали по шкале в 10 баллов. На графике видно, что проседает стажировка в IT-отделе и работа с чат-ботом

Опрос помог нам понять, на чем сфокусироваться в первую очередь, чтобы улучшить программу и быстрее выводить новичков на плановые показатели.

Начали фиксировать работу по технике «Смарт» — у сотрудников есть чёткий план действий

Как было раньше. На старте новичку важно понять, что от него хочет компания и как пройти испытательный срок. В 2018 году это обговаривали устно на встрече с руководителем.

Как правило, руководители расписывали план задач в первый рабочий день сотрудника. Но бывало так, что встречались с ним и спустя две недели.  Все это время новичок учился и разгребал текучку: что-то
где-то поправлял, помогал наставнику. Такие задачи не фиксировались.
В результате через три месяца мы не понимали, чем занимался новичок
на испытательном сроке и будет ли полезен компании.

Как теперь. Цели в голове и цели на бумаге — разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому теперь в первую неделю работы новички вместе
с руководителем составляют список задач на испытательный срок
по технике «Смарт».

Рядом с каждой задачей прописывают ожидаемый результат, чтобы новичок понимал к чему стремиться.

Фрагмент плана адаптации. Новички прописывают цели на испытательный срок. План согласуют с руководителем

Чтобы задачи не терялись, используем систему Jira. Здесь мы заводим на каждого сотрудника отдельную карточку прикрепляем к ней план на три месяца.

Jira помогает контролировать работу новичков. По каждому виден прогресс: кого приняли на стажировку, кто выполнил задания и ждет обратной связи от руководителя, а кого пора отправлять на итоговое собеседование с собственниками компании

Новичок сам распределяет время: учится и работает в удобном темпе. Никто не стоит над душой. Минимум через три недели с ним вновь встречается руководитель и сверяется с планом: какие задачи в работе
и где нужно ускориться. Что сделано, фиксирует в Jira. Ничего не теряется.

Спустя 60 дней мы смотрим на результат и взвешенно принимаем решение: оставить человека в команде или расстаться.

Подключили наставников — новички не чувствуют себя брошенными

Работа в новой компании — всегда стресс. Чтобы человек не растерялся
на старте, сразу после собеседования руководитель подразделения выбирает ему наставника.

Наставник сопровождает сотрудника весь испытательный срок: знакомит
с корпоративной культурой и командой, рассказывает о профессиональных тонкостях. Например, начинающий программист узнает об архитектуре проекта и правилах код-ревью.

За три месяца нам важно понять, на что способен новый сотрудник
и подходит ли компании по духу. Поэтому наставник — старший товарищ,
а не бебиситтер. Он не контролирует работу новичка и не решает за него задачи. Если у сотрудника проблема, наставник подсказывает, как её исправить, но не делает сам.

Наставник помогает новичку влиться в коллектив и освоиться в компании, но не решает за него задачи

В компании не платят за наставничество. Но это влияет на повышение
по грейду. Например, из двух опытных разработчиков мы сделаем тим-лидом того, кто поддерживал новичков.

Часть обучения перевели в онлайн — сотрудники не отвлекаются от работы

Как было раньше. В 2018 году все обучение проходило через тренинги
и вебинары. Например, час жизни новичок тратил на стажировку в IT-отделе, чтобы узнать, почему нельзя хранить пароли на бумажке. Это отвлекало от основной работы.

Как теперь. Мы решили перевести часть активностей в онлайн-формат, чтобы люди учились в удобное время. Например, на обеде или по дороге домой.

Сперва хотели загрузить все статьи, видео, презентации на корпоративный портал. Но как понять, усвоены знания или нет? На портале не видно, какие материалы изучил сотрудник, а какие не открывал.

Сейчас обучаем через iSpring Learn. Платформа выглядит как интернет-сервис по типу «Яндекс. Почты» и работает в браузере. Мы загрузили
сюда презентации, видео, статьи и собрали из них четыре курса — матчасть
для новичков:

Программа обучения рассчитана на две недели. В каждую входят статьи, видео и презентации по теме. В личном кабинете сотрудник видит, сколько материалов нужно пройти и до какого числа

Все курсы адаптированы под любые устройства. Дома новички учатся
с ноутбука, на работе используют планшет или телефон. Доступ круглосуточный — учебные материалы всегда под рукой.

После обучения новички проходят онлайн-тест. Для них это возможность закрепить знания, для нас — проверить насколько хорошо усвоен материал.

В тесте 50 вопросов. На решение каждого отводится минута. Если сотрудник полный ноль          в теме, ответить правильно и в срок ему не помогут никакие шпаргалки

По отчетам видно, как часто новички заходят в базу знаний, сколько времени учатся и какие материалы прошли. Если кто-то игнорирует
курсы или проматывает для галочки, это сигнал — возможно, человеку
не интересно в компании.

iSpring Learn в режиме реального времени показывает успеваемость каждого новичка

Так в «Модульбанке» появился единый стандарт обучения — все новички на одной волне. Это видно даже по общению. Например, раньше люди широко раскрывали глаза, когда слышали термины LTV, CSI или ПОД\ФД — это часть корпоративной терминологии. Теперь все говорят на одном языке.

Запустили учебный квест — новички быстрее осваивают продукт

Как было раньше. Чтобы лучше осознавать свои задачи, важно
понимать бизнес и продукт компании. В 2018 году они читали документацию и смотрели вебинары от отдела бизнес-ассистентов.

Как теперь. Чтобы новички изучили клиента и максимально погрузились
в бизнес, мы разработали интерактивный квест. Это онлайн-спринт в два часа.

По сюжету сотрудник — предприниматель. Он производит мебель на заказ. Чтобы не утонуть в операционке, подключился к сервисам «Модульбанка». Их нужно настроить.

Квест состоит из 18 заданий на учебном портале iSpring. Каждое задание связано с работой в сервисах «Модульбанка». Например, предпринимателю нужно отправить реквизиты контрагенту, открыть депозит или добавить бухгалтера в личный кабинет

Новички учатся в офисе или дома. В среднем на одно задание уходит 10 минут. Готовую работу они загружают на учебный портал. Мы проверяем
и даем обратную связь.

Квест помогает вжиться в роль предпринимателя, понять по каким правилам работает малый бизнес и какие у него сложности. После обучения новым программистам легче писать код и выпускать сильный продукт, инженерам техподдержки — решать вопросы пользователей,
а продавцам — закрывать сделки. Они лучше понимают логику и боли клиента.

Бонус — компания прокачивает сервисы. Во время обучения новички находят баги, которые пропустили тестировщики, и предлагают улучшения. Все идеи спускаются продакт-менеджерам — толковые берут
в разработку.

Результаты

Мы перезагрузили систему адаптации за 45 дней, включая запуск онлайн-обучения и квеста. Новый проект — это акселератор, в котором большое значение имеет способность новичка самоорганизоваться и выполнять задания самостоятельно и в срок. Сейчас в программу вовлечены 160 человек.

Срок адаптации сократился до двух месяцев. Год назад сотрудники были привязаны к расписаниям вебинаров и стажировок. Параллельно работали. Поэтому обучение растягивалось на три месяца. Сейчас все материалы хранятся в облаке — доступ круглосуточный. Новички учатся
в свободное время с телефонов и планшетов, а в офисе решают боевые задачи.

Текучка на испытательном сроке снизилась вдвое — с 38 до 19%. Год назад компанию покинули 193 человека, в этом — 67. Наставник помогает освоиться в команде, руководитель отдела — понять, что делать
и куда расти. Новичок не чувствует себя брошенным. Отваливаются лишь те, кто не заинтересован в работе.

В режиме реального времени мы видим, как растет каждый новый сотрудник. И не важно в каком городе он работает — Москве, Новосибирске или Уфе. Через три месяца компания может принять взвешенное решение: брать человека в команду, расставаться или продлевать испытательный срок.