База знаний — это онлайн-библиотека. Здесь хранятся стандарты, инструкции и регламент вашей компании — знания, накопленные за годы. Каждый сотрудник может быстро найти нужный документ для работы. Важная инструкция всегда под рукой. Вся команда в одном информационном поле и использует актуальные документы.
Чтобы база знаний приносила пользу, она должна быть удобной для сотрудников. Важно организовать правильное хранение, поиск и обновление информации. В этой статье расскажем, как сделать такую базу знаний через сервис iSpring Learn без помощи программистов.
Чем полезна база знаний для бизнеса
Важная информация в одном месте. Часто в компании бывает так: кто-то держит инструкции в компьютере, кто-то — на Яндекс или Гугл.Диске, а кто-то в голове. В итоге возникают проблемы: сотрудники работают по устаревшим регламентам или часами ищут документ.
База знаний позволяет сконцентрировать и упорядочить данные со всех отделов. Доступ к ней открыт круглосуточно для всей команды.
Меньше ошибок в работе. Сотрудники в любой момент могут зайти в базу знаний и найти нужный документ. Если менеджер проектов не знает, как поставить задачу подчинённому, — он «загуглит» ответ в базе. Молодой рекрутёр забыл, как проводить техническое интервью, — детальная инструкция ждёт его. Материалы всегда под рукой. Нужен только доступ в интернет.
Быстрая адаптация новичков и экономия времени. Ответы на часто задаваемые вопросы по услугам и продуктам компании есть в базе. Новички станут реже отвлекать от работы наставника или руководство.
Работа по единым стандартам. Все отделы — от продаж до бухгалтерии — используют одинаковые инструкции и документы. Это избавит от путаницы и поможет командам работать согласованно.
Что такое iSpring Learn
Это сервис для корпоративного онлайн-обучения. Здесь вы можете назначать сотрудникам курсы, книги, инструкции и презентации, проверять их квалификацию при помощи тестов и отслеживать успеваемость по отчётам в разделе аналитики.
Сотрудники могут учиться с любого устройства: ПК, телефона или планшета даже без доступа в интернет.
База знаний в iSpring Learn
Один из разделов iSpring Learn — база знаний, где удобно хранить общие документы, инструкции, книги и презентации — любые материалы, необходимые для работы.
iSpring Learn — это интернет-сервис. Скачивать, устанавливать на сервер и настраивать его не нужно. Всё уже готово к работе. Достаточно зарегистрироваться на сайте и загрузить документы в базу знаний. Управлять сервисом может один человек. Например, HR-специалист или бизнес-тренер.
В чём преимущество базы знаний iSpring Learn
Доступ с любых устройств. Компьютер или телефон — неважно. Операционная система тоже не играет роли. База знаний работает на Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
Есть система быстрого поиска. Чтобы подобрать документ, достаточно написать его название в поисковой строке — сервис тут же покажет нужный вариант.
Быстрый поиск по базе знаний в iSpring Learn
Поддержка разных форматов файлов. В базу знаний можно добавить презентации PowerPoint, документы Word и PDF, таблицы Excel, ссылки на материалы в интернете.
Файлы можно скачать на телефон, чтобы использовать в любой момент. Достаточно выбрать документ в базе знаний и нажать «Скачать».
В хорошей базе знаний любой материал можно скачать на телефон, чтобы изучить в свободное время без интернета
Безопасное хранение данных. iSpring Learn одобрен Роскомнадзором и входит в реестр отечественного ПО. Ваши данные хранятся сразу в нескольких датацентрах. Сервис делает резервные копии каждые 3 часа, чтобы ничего не потерялось.
Дизайн под брендбук компании. Базу знаний iSpring Learn можно оформить в корпоративном стиле: изменить цвета, загрузить логотип, переименовать URL-ссылку для входа в сервис.
Вы можете оформить базу знаний iSpring Learn в корпоративном стиле
Как создать базу знаний в iSpring Learn за 10 минут без помощи программистов
За две с небольшим минуты показываем, как включить базу знаний
- Чтобы начать работу, для начала создайте аккаунт. Для этого укажите свою почту, ФИО и телефон. Вам будут сразу доступны все возможности iSpring Learn на 14 дней бесплатно. После этого срока аккаунт отключится, если вы решите не продлевать подписку.
- По умолчанию раздел «База знаний» выключен. Чтобы добавить его в свой учебный портал, откройте Настройки → Функции → База знаний → Включить базу знаний.
Раздел «База знаний» включается в настройках iSpring Learn
- Теперь в главном меню появился дополнительный пункт – База знаний. Перейдите в раздел и добавьте материалы: ссылки, презентации, документы и таблицы. При желании вы можете создать папки, чтобы рассортировать материалы по темам или отделам вашей компании.
Загрузите в базу знаний нужные материалы
- Осталось добавить сотрудников. Для этого перейдём в раздел «Пользователи».
Открываем для сотрудников доступ к базе знаний в разделе «Пользователи»
- В новом разделе нажимаем «Новый пользователь» и указываем почту сотрудников: вручную или загружаем готовый список. Сотруднику придёт приглашение в базу знаний с логином и паролем.
Всё готово. У ваших сотрудников появился доступ в базу знаний. Она работает круглосуточно с компьютера, планшета и телефона. Любой файл можно скачать при необходимости, чтобы он был всегда под рукой.
Бесплатный доступ к базе знаний iSpring Learn
Насколько удобна база знаний iSpring Learn, вы можете оценить прямо сейчас. Достаточно оформить пробную версию на 14 дней. Это бесплатно. Вам будут доступны все возможности сервиса.
Кроме базы знаний в iSpring Learn вы можете тестировать сотрудников дистанционно, оценивать команду по методу «360 градусов», обучать с помощью электронных курсов и перевести адаптацию новичков в онлайн.
Система дистанционного обучения для бизнеса
Поставит на автопилот развитие сотрудников.
Быстрый старт онлайн‑обучения за 1 день.
