Цели и задачи eLearning-проекта: что важно сделать до запуска

Об авторе: Игорь Гапонов, эксперт по системам дистанционного обучения. В eLearning с 2004 года. Запускал обучение в АО «Мерседес-Бенц», ООО «Тойота-мотор» и российском подразделении международной корпорации Honeywell.

Игорь Гапонов, руководитель учебного центра Honeywell

Дистанционное обучение — это проект. Как в любом проекте, прежде чем его запускать, нужно определить цели и задачи. Если этого не сделать, eLearning станет бесполезной игрушкой, на которую вы зря потратите деньги.

В компании Honeywell мы хотели сократить время подготовки сотрудников на 30%. Раньше мы тратили три месяца на то, чтобы сотрудник освоил базовые функции, теперь планировали обучать тому же, но за два.

Вторая цель — снизить затраты. Компания несла безумные расходы на проведение региональных семинаров. Мы решили уменьшить число командировок бизнес-тренеров вдвое.

В 2016 году наш штат вырос на 20% — мы открыли три новых представительства: в Самаре, Уфе и Минске. Наряду с территориальной экспансией расширился и ассортимент — мы вывели на рынок ряд новых продуктов.

Чтобы новые подразделения быстрее вышли на плановые показатели, нужно было автоматизировать обучение новых продавцов: оперативно разъяснить им особенности продуктов, специфику работы в компании и корпоративную политику.

Очный формат забраковали сразу — сотрудникам пришлось бы два месяца жить в Москве и учиться у бизнес-тренеров компании. Поэтому решили использовать дистанционное обучение.

Правильно сформулированные цели — аргументы для руководства

Чтобы защитить eLearning-проект, нужно провести исследование: как сотрудников обучают сейчас, сколько времени и денег на это тратится, как поможет eLearning. Собственно, те цели, которые я сформулировал выше, и стали основными аргументами при защите:

1.   Скорость. Чем быстрее мы подготовим сотрудника, тем быстрее он выходит на определенную операционную загрузку и быстрее начинает зарабатывать деньги для компании.
2.   Экономия средств. Очное обучение обходится дорого: это суточные для бизнес-тренера, билеты на самолет, аренда гостиницы и помещения для лекции, питание. В доказательство этого аргумента, стоит показать руководству, во сколько сейчас обходится обучение и сколько в перспективе можно сэкономить, запустив eLearning.
3.   Широкий охват. Одновременно можно обучать сотни сотрудников из различных филиалов. Они будут учиться по одной программе, по одному стандарту. Здесь можно показать начальству, как выглядят электронные курсы, программа обучения, как проходит работа в СДО. Для этого можно специально разработать курс для топ-менеджеров.

Выбираем eLearning-инструменты

Арсенал eLearning тоже напрямую зависит от целей. Как правило, для дистанционного обучения компании используют один из трёх видов инструментов или весь набор сразу:

1. вебинары,
2. систему дистанционного обучения,
3. редактор курсов.

Если вы редко обучаете сотрудников даже в очном формате, тогда вам может хватить одних вебинаров. Если вы тренируете персонал комплексно, тогда нужно брать редактор курсов и систему дистанционного обучения.

Система дистанционного обучения — не файлообменник. Это виртуальный класс, в котором обучение происходит в любой точке мира, пользователям можно назначать учебные курсы, организовать тестирование, провести вебинар.

Как выбрать систему обучения?

Сперва возьмите лист бумаги и запишите туда всё, что хотите получить от СДО: тесты, скринкасты, встроенный аудио  и видео редактор, геймификация и т.д. Все, что для вас важно, выписываете на лист, ранжируете и обсуждаете, что нужно, а что нет.

У нас были такие критерии:

1. Минимизация затрат на IT. Мы искали СДО, которую не нужно устанавливать на серверы нашей компании и обслуживать.
2. «Облако». Нам нужно была  онлайн-система, которая доступна всем и всегда с любого устройства.
3. Соответствие закону о защите персональных данных. Все данные должны храниться в России на серверах поставщика.
4. Лёгкость в управлении. Загружать новые курсы, создавать программы обучения, регистрировать пользователей должен был бизнес-тренер, а не программист. Потому выбирали интуитивно понятную систему.
5. Понятная система статистики. Руководство будет требовать от вас цифры: сколько вы людей обучили, по какой специализации, какой балл они набрали. Для нас было важно, чтобы система статистики была простой и интуитивно понятной.
6. Масштабируемость. На старте мы планировали обучать через СДО 300 сотрудников и постепенно расширить число учеников.
7. Стабильность работы. Отсутствие сбоев и отказов системы.
8. Надёжная, «живая» техническая поддержка. Саппорт должен помогать оперативно решать задачи в чате, по почте или телефону.
9. Портфолио. Нам было важно знать, что эта система уже используется другими компаниями.

Принять взвешенное решение вам также поможет челк-лист по выбору системы дистанционного обучения.

Этап 1. Исследование

Мы смотрели в интернете, какие системы дистанционного обучения существуют и какие из них отвечают нашим требованиям. Принять взвешенное решение мне помогли два обзора:

1. Обзор ТОП-6 отечественных и зарубежных СДО для корпоративного обучения.
2. Современные платформы для дистанционного обучения.

Этап 2. Оцениваем затраты. Как правильно это сделать?

В бюджет дистанционного обучения обычно входит:

1. Лицензия на редактор курсов и годовая подписка на СДО;
2. Оценка затрат на установку, отладку и поддержку СДО: сколько человек этим занимаются, сколько времени они на это потратят;
3. Приобретение или аренда сервера (если вы решите покупать серверное решение);
4. Подготовка контента: компания будет заказывать курсы у внешнего подрядчика или разрабатывать внутренними силами. Если второй вариант, то кто будет этим заниматься.
5. Администрирование: нужно ли нанимать отдельного человека, который будет управлять системой дистанционного обучения.

Итог: оцените планируемые затраты в месяц/год, рассчитайте расходы в пересчете на одного человека в месяц/год для расчета монетизации.

На чем можно сэкономить?

1. Выбирайте облачную СДО.

2  Если вендор предлагает SAAS-решение, то это серьезно упростит жизнь вам и сотрудникам IT-отдела. Вам не нужно будет платить за разовую лицензию, вы можете ограничиться подпиской, при этом переложите всю работу по установке, отладке, ремонту и поддержке системы на вендора.

3  Создавайте курсы самостоятельно.

4. Самый простой слайдовый курс, сделанный на заказ, стоит от 50 тысяч рублей. Мы решили, что дешевле разрабатывать контент внутри компании. Однако не забывайте, что разработчики курсов не берутся сами по себе, их нужно нанимать или обучать.

Кто управляет обучением

В первую очередь нужно определить ответственного: кто будет курировать проект. Если этого не сделать, могут возникнуть серьезные сложности. Условно говоря, вам нужно запустить дистанционное обучение в определенный срок, но оказывается, что СДО готова, а части контента ещё нет. Чтобы избежать накладок, желательно решать эти вопросы заранее.

Сразу определите, кто администрирует систему и кто сможет заменить этого человека, если он заболеет  или уйдёт в отпуск.

После того, как определи административные роли, можно разрабатывать курс для пилотного запуска.

Если курсы разрабатываются в разных отделах, в каждом должен быть ответственный, который отвечает за обучение, следит, чтобы материалы выходили вовремя и обновлялись. После того, как роли определены, можно начать разработку курса для пилотного запуска.

Пилотный запуск eLearning

Не стоит запускать дистанционное обучение сразу для всей компании. Лучше обкатать новый метод на одном из отделов. Главное, предварительно договориться о пилотном проекте с руководителем этого отдела: кто будет поддерживать пилот со стороны подразделения, кто предоставляет данные пользователей, кто отвечает за контент, какие тесты для сотрудников нужно разработать, какой балл считать проходным?

Следующий момент — коммуникации внутри компании. Сотрудники, на которых будем тренироваться, как минимум, должны об этом знать. Нужно рассказать им: когда начнётся обучение, для чего они им нужно, чем поможет. Также нужно научить их пользоваться системой обучения, провести первичный инструктаж. Объясняйте пошагово: здесь вводите логин и пароль, здесь открываете курсы, здесь смотрите оставшееся время, проходить курс надо так. Если вы этого не сделаете, то сотрудники замучают вас в дальнейшем вопросами или плохо пройдут курсы и тесты из-за своей неосведомленности.

Чтобы пилот прошел хорошо, нужно выполнить два условия:

1. Согласуйте и утвердите с руководителями подразделений учебные программы для каждой категории обучающихся сотрудников, и на их основе создайте учебные программы в СДО.
2. Внесите сотрудников в систему, поделите их на группы по направлению подготовки, территориальному признаку, структуре подразделений, чтобы потом было проще выгружать отчеты.

Подробнее об этом читайте в статье «Как провести пилотный запуск онлайн-курса».

Какие курсы создавать в первую очередь?

Не стоит начинать с welcome-курсов для новых сотрудников. Они требуют проработанного сюжета, знания педагогического дизайна и различных интерактивных механик. Это сложный продукт. Лучше начать с чего-нибудь более простого и понятного, к примеру, с продуктового курса. Ваши начинающие разработчики смогут освоить редактор курсов, разрабатывая такой контент, а сотрудники — изучить продукты, которые выпускает компания.

Контроль процессов обучения и его результатов

Определите вместе с руководителями, когда делать первый срез знаний и какой результат считать хорошим. В идеале, нужно сделать срезы до обучения, сразу после него и через три недели. Тогда вы сможете объективно оценить результаты. Последний тест покажет, какие знания сотрудники используют в повседневной жизни. Если результаты, полученные через 3 недели сильно ухудшились, внесите изменения в курс и назначьте сотрудникам повторно.

Если пилотный запуск прошел хорошо, дистанционное обучение можно распространять на другие отделы.