Как оценивают эффективность работы сотрудников в зарубежных компаниях

Сотрудникам необходима обратная связь, чтобы они могли улучшать навыки и углублять знания. Однако оценить работу персонала не так просто, как кажется на первый взгляд. Как пишет редактор журнала Inc. Джеф Хэйден, традиционные метрики могут ввести в заблуждение, так как не всегда дают четкий результат: «Важно измерять именно то, что нужно, и правильным способом».

Есть множество методов и критериев для оценки эффективности деятельности сотрудников. Выбор самого оптимального зависит от специфики вашего бизнеса и должностных обязанностей каждого работника.

Приводим алгоритм, который используют зарубежные компании для оценки эффективности сотрудников:

Шаг 1. Подготовка

Чтобы было от чего отталкиваться, необходимо иметь некий эталон, на который можно равняться при оценке. Таким эталоном может выступать должностная инструкция или намеченный план работ.

Просмотрите существующую должностную инструкцию, документы, записи, электронные письма и любые другие данные, которые позволили бы сделать выводы об эффективности работы сотрудника.

Если вы в коллективе недавно, побеседуйте с руководителем сотрудника, его коллегами и, если это возможно, с лояльными клиентами, с которыми он работал.

Успехи или неудачи зависят не только от человека. Учитывайте условия работы:

• Не было ли каких-то непредвиденных обстоятельств, например, недооцененная сложность задачи или смена приоритетов? Возможно, именно это помешало сотруднику достичь поставленных целей и проявить свои способности.
• Каких успехов удалось достичь компании и каков был вклад данного сотрудника? Привело ли к успехам правильное применение сотрудником ключевых навыков?

Шаг 2. Анализ целей и ключевых навыков

Сравните текущие показатели с желаемыми или с определенными в должностной инструкции. Если есть видимые результаты работы, подкрепите эти данные конкретными примерами и определите их значимость:

• Были ли желаемые показатели достигнуты/превышены?
• Не помешали ли неблагоприятные условия работы достижению поставленных целей?
• Были ли цели достигнуты благодаря тому, что сотрудник работал сверхурочно?
• Был ли результат работы настолько выдающимся, что данного сотрудника стоит выделить особо?
• Сыграл ли сотрудник ключевую роль в достижении целей команды?

Если видимых результатов работы нет, задайте следующие вопросы:

• Зависел ли успех от этого человека?
• Вызвана ли неудача такими причинами как отсутствие необходимого оборудования, слишком большой объем задач, нечеткая постановка задач или отсутствие необходимых ресурсов? Решило бы эти проблемы наличие более широких полномочий?
• Каковы последствия того, что задача не выполнена?

Определите, насколько регулярно и эффективно сотрудник применял в работе свои ключевые навыки:

• Регулярно ли сотрудник применял навыки? Он применял все компетенции или только некоторые из них? Какие?
• Как применение навыков помогло сотруднику достичь целей работы? Как это повлияло на рабочий процесс и успех команды?
• Испытывал ли сотрудник трудности в работе? Если да, как это повлияло на достижение целей и рабочий процесс?

Если сотруднику тяжело дается выполнение рабочих задач, а цели не достигаются, стоит задуматься об организации дополнительного обучения или курсов повышения квалификации. Читайте подробнее: Как понять, нужно ли вам корпоративное обучение.

Шаг 3. Обсуждение

Все выводы, которые вам удалось сделать в ходе анализа, нужно обсудить с самим сотрудником. Сосредоточьтесь на его успехах. Чтобы описать ситуацию максимально точно, используйте конкретные примеры. Начните с положительных сторон, но не забудьте также упомянуть возникшие трудности. Если цели не были достигнуты по не зависящим от сотрудника причинам, он не должен думать, что это только его вина.

Обязательно задавайте вопросы и внимательно слушайте ответы на них. Это поможет вам выявить проблемы и понять, как к ним относится сам человек: хочет ли он их решать, какие пути решения он видит, что бы он хотел изменить.

Шаг 4. Рекомендации

Опираясь на данные, которые вы получили в ходе обсуждения с сотрудником, его руководителем и коллегами, составьте список рекомендаций, которые могли бы повысить продуктивность.

Комментарии должны описывать следующие моменты:

• В какой мере сотрудник достиг поставленных целей.
• Насколько часто (регулярно / последовательно) сотрудник демонстрировал профессионализм и ключевые навыки.
• Что улучшилось за период оценки.
• Что нужно совершенствовать.

Комментарии должны обладать следующими свойствами:

• Объективность. Измеряйте эффективность труда, сравнивая текущие показатели с определенным заранее желаемым результатом. Учитывайте способность/неспособность принимать правильные решения и факторы, которые поспособствовали или помешали достижению целей. Имейте в виду и не зависящие от человека обстоятельства. Постарайтесь абстрагироваться от личных причин, вместо этого примите во внимание непомерный объем задач, несвоевременно предоставленные ресурсы и т.п.
• Полнота. Охватите весь отчетный период, а не только последние события. Обобщите достижения и недоработки, приведите наглядные примеры по каждому пункту и отразите их влияние на работу.
• Правдивость. Не давайте личных оценок никаким аспектам работы. Все комментарии должны основываться только на известных фактах.
• Конкретика. Описывайте мысли максимально точно. Не оставляйте пространства для различных интерпретаций, которые могли бы вызвать недопонимание.
• Позитивное завершение. Завершите документ на позитивной ноте. Оставьте положительные комментарии, которые мотивируют к развитию.

Итак, каким аспектам уделить особое внимание?

Посещаемость

Первым делом нужно обратить внимание на то, появляется ли вообще сотрудник на работе. Учитывайте время прихода-ухода и отлучки. Если кто-то из команды приходит слишком поздно, надолго покидает рабочее место, уходит раньше положенного или берет больничные без достаточных оснований, он явно не стремится работать в полную силу. Помните, что плохая посещаемость может быть вызвана не только банальной ленью, но и более серьезными причинами — отсутствием мотивации, проблемами со здоровьем или эмоциональным выгоранием.

Уклонение от рабочих обязанностей может накалить обстановку в коллективе. Другим сотрудникам приходится брать на себя дополнительные обязанности, чтобы компенсировать отсутствие коллеги на рабочем месте. Ситуация усугубляется, если в вашей организации недостаточно сотрудников, и люди и без того перерабатывают. Начните бороться с проблемой как можно скорее: ее игнорирование может привести к проблемам в личной жизни и со здоровьем у ваших сотрудников.

Готовность помочь

Все мы нацелены на то, чтобы помогать клиентам, но важна также взаимопомощь внутри коллектива. Специалисты компании Konowe & Associates считают этот пункт одним из ключевых показателей эффективности сотрудников: «Мы задаем людям вопрос «Кто в вашем отделе (или в компании в целом) был самым отзывчивым и помогал вам больше других за последние полгода?» Это выясняется анонимно, мотивирует сотрудников и позволяет выявить настоящих работяг, а не просто любимчиков руководства».

Готовность помогать друг другу — ключевой элемент командной работы. Работать над сложными задачами сообща куда более эффективно, чем пытаться свернуть горы в одиночку.

Умение планировать

Все члены команды должны заканчивать работу вовремя. Они должны уметь управлять временем и ресурсами и правильно расставлять приоритеты, чтобы выполнять работу максимально эффективно.

Обращайте внимание на сорванные сроки и работу, качество которой пострадало из-за ее слишком торопливого выполнения с целью успеть в срок. Это поможет понять, насколько эффективно работает сотрудник. Также важно учитывать количество времени, проводимого на работе: если человек постоянно и помногу перерабатывает, стоит поговорить с ним о планировании времени.

Инициативность

Хорошо, когда коллеги интересуются, могут ли они чем-то вам помочь. Еще лучше, если они сами видят рабочие цели и предпринимают действия для их достижения. Инициативность — это индикатор вовлеченности в работу. Выявление самых инициативных сотрудников важно для растущих компаний, в которых постоянно создаются новые рабочие места и нужно быстро перераспределять человеческие ресурсы. Для максимально эффективной работы нового отдела его лучше укомплектовать самыми инициативными кадрами. Они смогут быстро приспособиться к новым условиям и работать на опережение.

Чтобы определить самых инициативных членов вашей команды, фиксируйте каждый раз, когда сотрудник берет на себя инициативу в работе.

Качество

Качество работы — самый важный, но в то же время самый сложный для измерения показатель эффективности. Сотрудники, которые ратуют за качество и по-настоящему вовлечены в рабочий процесс, скорее всего, покажут более высокий результат. Эта вовлеченность и может стать критерием качества.

Продуктивность — это не просто количество сделанных звонков и опубликованных статей. Важнее, сколько полезных контактов с перспективными клиентами было установлено и скольким людям понравился контент.

Специалисты сайта HR World предлагают оценивать качество конечного результата по количеству работ, которые были отклонены или возвращены на доработку. Вы можете пользоваться этим методом или выбрать другой, более подходящий специфике вашего бизнеса.

В заключение

Конечно, оценка эффективности в конкретных цифрах важна, но бизнес-тренер Шерил Стайн из Monster.com советует не ограничиваться только цифровыми показателями. В конце концов, члены команды — это люди, а не просто ресурсы. Стайн отмечает, что некоторые качества, например, умение найти подход к любому человеку, сейчас на вес золота, и такие навыки нельзя упускать из вида. Также Стайн пишет о том, как важно обращать внимание на изменения в производительности, поскольку они могут быть симптомом более глобальных процессов в компании. «Снижение производительности может свидетельствовать об изменениях на рынке или о недостаточной проработке маркетинговой стратегии, миссии и ценностей».

При измерении эффективности очень важно максимально открыто общаться с командой. Люди должны знать, что именно вы измеряете и как сообщите о результатах. Таким образом, каждый сотрудник будет знать, каково его положение в коллективе.

Статья подготовлена на основе перевода с сайтов компании Rise и правительства Канады.