Как составить ТЗ для выбора системы дистанционного обучения

Обычно технические задания (ТЗ) составляются для создания чего-либо с нуля: разработки сайта, приложения или дизайна. Но иногда ТЗ пишут, чтобы правильно выбрать технически сложный и дорогой продукт, например, систему дистанционного обучения. 

За прошедший год команда iSpring получила несколько десятков вариантов ТЗ к СДО: от списка функций на одном листе до документов в сто страниц с глоссарием и блок-схемами. На их основе мы подготовили советы, как составить ТЗ, которое поможет выбрать подходящее решение для онлайн-обучения.

Что такое ТЗ для выбора СДО и зачем клиенту его составлять

ТЗ для выбора СДО — документ, который компании составляют и рассылают  поставщикам систем дистанционного обучения, когда хотят перевести очные тренинги в онлайн. В нем изложены подробности о компании, проекте и требованиях к потенциальной СДО. Поставщик изучает ТЗ. Если ему интересно, он направляет  заказчику коммерческое предложение. Затем компания сравнивает все предложения и выбирает подходящее. Так это работает в идеальном мире.

В реальности порой встречается такое мнение: «Зачем клиенту заморачиваться с составлением подробных ТЗ? Пусть продавец предлагает, как решить задачу». В этом есть своя логика, потому что заинтересованный вендор и правда сделает все, чтобы собрать как можно больше информации о вас и вашем проекте и предложить подходящее решение.

И все же, есть пять причин выделить время на проработку ТЗ. Если ни одна из них не покажется вам достаточно весомой, можете смело закрыть эту статью. 

1. Разобраться, что нужно

Чтобы прийти к цели, надо знать, где она. ТЗ помогает сфокусироваться: вы прописываете задачу, способы решения и желаемый результат. Только благодаря четким целям, прописанным до старта проекта, вы сможете оценить его эффективность после запуска — получилось достичь намеченного или нет. Принцип «главное ввязаться в драку, а там посмотрим» — плохая стратегия при принятии решения на сотни тысяч рублей.

2. Расставить приоритеты

Иногда, чтобы доехать из пункта А в пункт Б, нужна гужевая повозка, а не Мерседес. Так и при запуске онлайн-обучения нужно понимать, какие функции обязательны, а на каких можно сэкономить.

3. Осознать ограничения

Все критически-важные моменты лучше сообщать вендорам до того, как они подготовят коммерческое предложение. Сюда относятся жесткие сроки, бюджет, количество пользователей, необходимость использовать конкретную технологию, например, установить систему на собственном сервере. Если дедлайн полномасштабного запуска обучения через два месяца, нет смысла рассматривать решения, развертывание которых длится до полугода.

4. Облегчить поиск вендора

Интернет-магазин Wildberries по запросу «футболка» выдает 65 тысяч результатов. Для мужчин, женщин, детей, даже для кошек есть — просмотреть каждую нереально. Хорошая новость: поставщиков СДО почти 500. Но и здесь понадобится мощный фильтр, чтобы отсечь заведомо неинтересные решения.

5. Получить то, что требовалось

Это возможно, когда удается свести к минимуму разницу между представлениями о задаче у заказчика и исполнителя. Продуманное ТЗ помогает обнаружить пробелы в понимании задачи и проливает свет на существенные детали, которые влияют на выбор решения, реализацию проекта и его стоимость.

Когда выбрали СДО без продуманного ТЗ.

Что писать в ТЗ на выбор СДО

Шансы встретить два одинаковых ТЗ такие же, как встретить двух людей с одинаковыми отпечатками. Однако, структура удачных ТЗ похожа. Расскажем об универсальных разделах, которые полезны в любой ситуации. 

1. Краткое описание проекта и контактная информация

Это одностраничное резюме с указанием ключевых условий задачи: дано то-то и то-то, цель — такая-то, предполагаемое решение — такое-то.

Никто не будет читать сотни страниц, чтобы докопаться до сути. В резюме вы формулируете главные требования, которые озвучиваете вендорам. Если задача им подходит, ее берут в работу и изучают детали проекта: подробности, пояснения и примеры. Если нет, вы хотя бы не потратили много времени на объяснения.

Ещё в резюме стоит сразу указать сроки: дату, до которой вы принимаете предложения, и дату, когда вы хотите запустить обучение. Жесткий дедлайн — почти такой же серьёзный фильтр для предложений вендоров, как и функциональность. Так вы избежите напрасных переговоров с провайдерами, которые не укладываются в ваши рамки.  

Укажите имя и контактные данные человека из вашей компании, который будет вести проект и сможет ответить на вопросы. А вот чего делать не стоит, так это подробно описывать историю и достижения своей компании. Вместо этого лучше обойтись ссылкой на презентацию или раздел на сайте.

Пример:

2. О проекте

Расскажите подробнее о том, как планируете работать с СДО. Это объемный раздел, поэтому лучше разделить информацию на логические блоки.

2.1. Ситуация

Здесь указываем исходные данные, которые вам известны на старте проекта: 

• Cкольких сотрудников вы намерены обучать? 
• Сколько активных пользователей ожидаете в день или в месяц? 
• Сколько курсов уже есть? 
• Какие материалы планируете добавить и в каком формате?

2.2. Роли пользователей

Не у всех пользователей СДО одинаковые права доступа. Назначая каждому конкретную роль, вы устанавливаете границы: что он может делать в системе, какие файлы видит, а к каким доступ ограничен. Например, администраторы способы добавлять пользователей, загружать курсы и назначать их учащимся, а также отслеживать успеваемость. Учащихся излишние функции путают, поэтому обычно они только проходят курсы.

Варианты и количество требуемых ролей, как правило, завязаны на организационную структуру компании. В маленькой компании один человек часто совмещает несколько ролей: он сам настраивает портал, добавляет пользователей и загружает контент. В таком случае достаточно двух ролей: роли администратора и пользователя. В крупной компании может потребоваться пять и более ролей. 

Возьмем для примера упрощенную схему сетевого предприятия.

Вот какие здесь могут понадобиться роли:

• Владелец аккаунта (директор по обучению). У него максимальное количество прав, он пользуется СДО в режиме бога: управляет настройками платформы, видит финансовую информацию, может просматривать любые файлы и создавать организации внутри организации (например, отделить направление франчайзинга от собственных филиалов). 

• Администратор. У директора по обучению есть помощники с полными правами за исключением смены тарифного плана или удаления аккаунта компании. Они настраивают группы пользователей, управляют учебными траекториями и контентом.

• Администратор организации. Во главе каждого филиала стоит руководитель. Он управляет пользователями, назначает курсы сотрудникам, отслеживает статистику, но только в рамках своей организации. Подсмотреть, как обстоят дела в другом филиале не получится.

• Автор. Он загружает новые курсы и обновляет старые. Специалистами с правами автора могут быть, например, корпоративный тренер, педдизайнер или методист.

• Пользователь. Рядовой сотрудник, который изучает курсы, проходит тесты, ест печеньки.

Заранее подумайте о вероятных сценариях использования СДО в вашей компании и о том, какие типы пользователей потребуются.

Пример:

2.3. Необходимые функции

Если вы планируете купить готовое или частично доработанное под ваши нужды решение, описывайте что должна уметь делать платформа, а не как именно это должно быть реализовано. 

Дело в том, что одна задача может иметь несколько вариантов решения. Оптимальная стратегия — пояснить сценарий использования запрашиваемой функции, дождаться предложений вендоров и вместе со своими техническими специалистами выбрать толковые варианты.  

Возможен и компромисс — в этом блоке вы описываете сценарии, а отдельным документом предлагаете вендору прочекать список интересующих функций. В блоге iSpring вы можете скачать бесплатную книгу о важных функциях СДО.

2.4. Интеграции и совместимость

Укажите, какие программы и системы вы планируете использовать в связке с СДО. Представьте, вы потратили полтора миллиона на покупку СДО и поняли, что она не читает ваш формат электронных курсов. Неприятно. Поэтому если вы используете сервисы из списка ниже, решите, нужно ли, чтобы СДО взаимодействовала с ними:

• Инструменты для создания электронных курсов: iSpring Suite, Articulate, CourseLab и т.п.
• Календари: Outlook, Google Calendar и т.п.
• Мессенджеры: Slack, Rocket.Chat и т.п.
• Облачные хранилища файлов: Dropbox, Google Drive и т.п.
• Сервисы для видеоконференций: Gotomeeting и т.п.
• Системы управления задачами: Trello, Asana и т.п.
• CRM-системы: 1С, Bitrix, Salesforce и т.п.
• Платформы автоматизации маркетинга: HubSpot, Marketo и т.п.
• Сервисы для e-commerce: Shopify, Carrot Quest, Zapier и т.п.

3. О вендоре

В предыдущих блоках вы рассказывали о себе: какие у вас задачи и ограничения, что вы ожидаете от СДО. Цель этого блока — познакомиться с потенциальным поставщиком учебной платформы.

Скорее всего вы будете рассылать ТЗ одновременно в несколько компаний. Чтобы не тратить время на переработку коммерческих предложений, предложите вендору свою структуру. 

Она может быть, например, такой:

3.1. Краткая версия предложения и контактная информация

В начале статьи мы говорили, что ради удобства и быстрого понимания задачи  для вендора стоит подготовить резюме проекта на одной странице. Теперь попросите вендора кратко описать предлагаемое решение, чтобы было удобно вам. Как правило, решения о покупке СДО принимаются коллективно, поэтому упростите задачу себе и своим коллегам. 

3.2. Краткая информация о компании

На что обратить внимание:

• Сколько лет компания на рынке
• Сколько человек в команде
• Кто клиенты
• Есть ли престижные награды

Хороший знак, если компания представлена на международном рынке. По сравнению с российским рынком конкуренция там намного жестче, поэтому если у вендора есть иностранные клиенты — стоит присмотреться. 

3.3. Информация о платформе

• Технические требования для старта обучения. 
• Детали предлагаемого решения: принцип работы, функции, ограничения.
• Функции, которые возможно подключить дополнительно.
• Возможность запуска пилотного проекта и последующего масштабирования.
• Политика безопасности.

3.4. Соответствие запрашиваемым функциям

Хотя мы уже говорили, что лучше описывать желаемый результат, а не способ его достижения, на практике так не всегда получается. Когда вы привлечете к работе над ТЗ технических специалистов, у вас наверняка появится список конкретных фич — требований по отдельным функциям и технологиям.

Перенесите этот список в Excel или Google Sheets и приложите ссылку на него к ТЗ. Клиентский менеджер пройдется по всем пунктам и отметит, какие функции в СДО реализованы, какие нет, а за какие предусмотрена дополнительная плата. Все, что вам останется сделать, — сравнить ответы вендоров. С помощью такой таблицы это проще и быстрее.

В Excel и Google Sheets можно фильтровать данные. Это удобно, особенно если у вас длинный список требований.

3.5. План запуска

Цель — выяснить, что вас ждет после подписания договора с вендором. Попросите указать:

• Из каких этапов состоит запуск проекта;
• Сколько времени займет каждый этап;
• Какие задачи по запуску возьмет на себя вендор;
• Какая подготовительная работа потребуется с вашей стороны.

3.6. Бюджет проекта

Стоимость запуска обучения на базе СДО складывается из пяти компонентов: 

• Стоимость платформы 
• Стоимость внедрения
• Обучение работе с платформой
• Техподдержка
• Обновления и обслуживание

Попросите вендора указать общую сумму и детализировать статьи расхода, из которых она складывается. 

3.7. Рекомендации

Полезная для принятия решения практика — попросить контакты представителей двух-трех компаний, которые уже пользуются этой СДО. Живой отзыв о системе — бесценная информация. Если вендор готов ею делиться, ему можно доверять.

Выводы

1. Потратите время на проработку ТЗ для выбора СДО один раз — спасете уйму времени на выслушивание ненужных презентаций.
2. Придерживайтесь четкой структуры: описывайте задачу от общего к частному.
3. Если поделитесь сценарием использования СДО, с большей вероятностью найдете подходящее решение.
4. Озвучьте критически-важные пожелания и ограничения при первой же возможности.
5. Список конкретных запрашиваемых функций лучше подготовить отдельной таблицей, чтобы вендор мог прямо в ней отметить наличие или отсутствие.

Для удобства скачайте шаблон ТЗ для выбора СДО.