Как создать welcome-тренинг для новичков в электронном формате

Руководитель онлайн-обучения в компании MW-LIGHT Лана Виноградова рассказала, как «оцифровать» очный welcome-тренинг и выпустить на его основе электронный курс. Он поможет ускорить адаптацию новичков, разгрузить бизнес-тренеров и сократить затраты на обучение.

Welcome-тренинг — это презентация о компании: ее истории, миссии, корпоративной культуре. Он помогает новичку быстрее влиться в коллектив, освоить «правила игры» и стать надежным бойцом команды.

По сути, это обряд посвящения. Цель тренинга — зачислить новичка в штат и познакомить с местом, в котором он будет работать.

Пять лет назад российские компании проводили welcome-тренинг по одному из двух сценариев:

Теперь welcome-курс чаще проводят очно на тренинге: кадровик или специалист отдела обучения заряжают новобранца корпоративным духом, проводит экскурсию по офису. Но такой сценарий подходит компаниям до 100 человек.

Если у вас сеть филиалов, несколько тысяч сотрудников и непрерывный набор стажёров, приходится содержать большой отдел кадров. Это дорого.

Мы в компании перевели очный welcome-тренинг в электронный курс для удаленных сотрудников:

Такой курс можно отправить сотруднику по почте, загрузить на корпоративный сайт, группу в социальных сетях или систему управления знания (LMS). Новичок изучит его дома или по дороге на новую работу с любого гаджета.

Электронный курс помог нам вдвое ускорить адаптацию новобранцев, разгрузить отдел обучения и снизить затраты на обучение в 20 раз. Если раньше на развитие сотрудника мы тратили, в среднем, 3 000 рублей, то теперь всего 160.

Теперь за «посвящение» новых сотрудников отвечает один человек, не смотря на международный размах компании: мы работаем в России, СНГ и странах Восточной Европы.

Чтобы создать такой материал, не обязательно быть программистом или графическим дизайнером, достаточно знать PowerPoint. Сперва я собрала презентацию, а после сконвертировала ее в курс через iSpring Suite. Если хотите создать такой же курс, расскажу как.

Шаг 1. Определите цели и задачи

Это поможет не потерять фокус и заложить в тренинг информацию, реально полезную для сотрудников.

Цели в голове и цели на бумаге — разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому первым делом запишите цель. Создавая курс, я взяла на прицел три «мишени»:

1. Адаптировать

Нужно свести на нет стеснение и неловкость, которые возникают у новичка. Он должен почувствовать себя частью большой семьи.

Как добиться: самое большое недоумение во время адаптации в новой компании обычно вызывают незаметные мелочи: где припарковаться? кто настроит корпоративную почту? как сварить кофе? Для этого можно создать в курсе интерактивный справочник, отвечающий на самые частые вопросы сотрудников от банального «Где поесть» до «В чем прийти на работу».

2. Передать знания

Важно объяснить сотруднику правила игры, рассказать о традициях компании, миссии и ключевых фигурах.

Как добиться: к примеру, чтобы новичок узнавал проходящих по коридору людей, можно создать в курсе «Галерею славы». В ней: фотографии и короткий рассказ о лучших бойцах команды.

3. Мотивировать

Цель — «влюбить» новичка в компанию.

Как добиться: здесь важно рассказать не столько о победах MW-LIGHT, сколько о возможностях нового сотрудника: что сделать, чтобы достичь большего и вырасти в рамках компании. Большой плюс, если вы сможете привести пару вдохновляющих примеров, когда сотрудники MW-LIGHT из  рядовых продавцов становились руководителями отделов, побеждали в отраслевых конкурсах, реализовывали крупные проекты.

Шаг 2. Продумайте содержание и структуру

Чтобы сотрудник не уснул за монитором, тщательно проработайте  содержание. Не стоит выгружать на слайд всю корпоративную «биографию». Внутри должно быть только то, что поможет работать с максимальной отдачей. Пользу — в первые ряды.

Чтобы определиться с «начинкой» курса, я собрала фокус-группу. В состав вошли пять сотрудников, у которых недавно закончился испытательный срок. С каждым мы провели интервью. Вопрос один: «о чем важно узнать в первые дни работы».

Вот о чем важно рассказать на welcome-тренинге:

1. Миссия компании: менять жизнь людей к лучшему, создавая стиль и хорошее настроение в интерьере с помощью качественных и красивых декоративных светильников.
2. История MW-LIGHT: зарождение, основные вехи развития.
3. Продукт компании и его основные преимущества. Чаще всего в MW-LIGHT устраиваются розничные продавцы и менеджеры по продажам. На старте новички плохо знают продукт. А если продавец не разбирается в товаре, не будет и больших чеков.
4. Производство и все, что с ним связано: логистика, складская система, система контроля качества и др.
5. Референс-лист. Список известных проектов, в которых участвовала компания.
6. Основные клиенты и контрагенты компании.
7. Корпоративная культура. Рассказываем о дресс-коде и внутреннем этикете.
8. Корпоративная политика. Здесь о карьере, профессиональном росте, социальном пакете. Объясняем новичку как «шагать», чтобы взбираться выше по карьерной лестнице. Приводим реальных примеры руководителей, которые пробились в топ-менеджмент со стартовых должностей.
9. Учебный центр. Рассказываем об очном и дистанционном обучении: какие программы развития существуют, в чем полезны сотрудникам, как и где можно записаться.
10. Традиции и праздники компании. Здесь о том, как празднуем Новый год, день рождения компании, проводим летний тимбилдинг.

Важный момент: при работе над структурой и содержанием, следите за хронометражем. Наш курс рассчитан на 30 минут. Здесь, как с кино: если на экране трехчасовая мыльная опера — ты нетерпеливо ерзаешь в кресле в ожидании титров, если остросюжетный блокбастер — забываешь про попкорн.

Шаг 3. Проработайте дизайн

Оформление курса подгоняли под брендбук (brandbook). Брендбук — руководство по фирменному стилю компании. В нём сказано, какие шрифты, цвета и паттерны можно использовать при дизайне корпоративных продуктов.

Если у вас в компании нет брендбука, задача упрощается — вы не скованы рамками дизайна.

Шаг 4. Подготовьте контент

На этом этапе я работала в PowerPoint: писала тексты, вставляла картинки, видео, аудио. У меня получилось три версии презентации:

1. Черновик. На слайдах лишь текст и пометки, где нужно добавить картинку или видео.
2. Заготовка. Проработана структура, тексты подкреплены картинками, есть инфографика, видео. Остается навести красоту.
3. Готовая презентация. Это финальная версия с учетом правок руководства. Её можно конвертировать в электронный курс.

Вот четыре правила, которые помогут сделать контент качественным и полезным:

Будьте краткими

Избегайте длинных и скучных текстов, загруженных профессиональными и техническими терминами. Лучше разбить текст на короткие блоки и по возможности использовать маркированные списки — так легче запомнить материал.

Еще важный момент: один слайд — одна ключевая  мысль. Не перебарщивайте.

Вовлекайте аудиторию

Используйте больше картинок, чтобы его было интересно изучать. Рабочая формула: 60% картинок и только 30% — текст.

Вместо фотографий можно использовать схемы и диаграммы. К примеру, в разделе  «История компании» сперва был лишь текст, размазанный по трем слайдам — тоска.

Я сократила лишнюю информацию, добавила временную шкалу и небольшой график.

Используйте иконки, чтобы ускорить восприятие информации

Инфографика помогает донести до сотрудника серьезную информацию в максимально легкой форме.

Обычно 80% пользователей смотрят картинки и всего 20% читают текст. Это серьезный аргумент в пользу инфографики.

Используйте шаблоны

Если вам нужно быстро и качественно задизайнить курс, можно использовать готовые шаблоны из библиотеки контента iSpring Suite. Здесь огромная коллекция заготовок, созданная профессиональными дизайнерами: красочные темы, персонажи, картинки, фотографии, иконки, кнопки. Курс можно собрать из готовых блоков, как конструктор  — остается лишь добавить текстовую информацию.

Когда нужно лучше вовлечь сотрудников с первых слайдов, можно использовать встроенный конструктор персонажей. Он позволяет буквально за пару минут создать уникального нарисованного героя, который впишется в общую атмосферу курса.

Собрать такого персонажа очень просто, ведь для этого используются готовые блоки: комбинируйте между собой лица, одежду, причёски и аксессуары. Такой герой поможет завладеть вниманием сотрудника и поможет довести его конца курса.

Созданных персонажей можно сохранить в библиотеке контента и использовать при создании других учебных курсов.

Как быстро создать курс при помощи библиотеки контента, смотрите в этом видеоуроке:

Вдохновиться идеями и скачать шаблоны можно также на Dribbble и Behance, где самые крутые дизайнеры делятся своими проектами.

Быстро собрать и оформить welcome-курс поможет также гайд от iSpring. Здесь поэтапно разобран весь цикл создания электронного тренинга: от идеи до публикации.

Шаг 5. Соберите тест

Тест поможет сотрудникам  закрепить изученный материал, вам — измерить багаж накопленных новичком знаний. Оптимальная длина теста — 25-30 вопросов. Чтобы сотрудники не списывали, выставите таймер — 30 минут на тест вполне достаточно.

Существует еще ряд деталей, которые важно учесть. Подробнее о том, как разработать электронный тест и максимально точно просканировать знания сотрудников читайте в материале «Как провести онлайн тестирование персонала».

Шаг 6. Опубликуйте электронный курс

Прокачать готовую презентацию до уровня профессионального курса поможет редактор iSpring. Достаточно нажать кнопку Опубликовать, чтобы материал можно было загрузить на корпоративный учебный портал, сайт и социальные сети. Подробнее о публикации в этом уроке:

Как часто нужно обновлять welcome-тренинг

Чтобы welcome-курс не состарился, обязательно сохраните на компьютере исходную версию PowerPoint-презентации.

К примеру, в MW-LIGHT курс на русском языке выпустили летом 2017 году. Через месяц потребовался такой же материал на немецком для сотрудников в Германии. Если бы я удалила исходную презентацию, пришлось бы начинать все сначала. А так достаточно было перевести русские тексты на немецкий язык.

При любом изменении в политике компании, списке основных клиентов или контрагентах вы сможете обновлять и дополнять материал, чтобы он оставался актуальным и полезен для новых сотрудников.