Как в 5 раз снизить затраты на обучение сотрудников: опыт MW-LIGHT

Международный производитель светильников MW-LIGHT снизил стоимость обучения с 16 до 3 миллионов рублей в год. При этом только в России компания синхронно развивает 1 000 сотрудников. Руководитель отдела обучения MW-LIGHT Лана Виноградова рассказала, как это стало возможным.

Лана Виноградова,
руководитель проекта дистанционного обучения MW-LIGHT

Компании бьются на мировой арене с конкурентами и самими собой. Бьются за рост прибыли, снижение издержек, счастье клиентов, качество продукции и сервиса, качество каждой детали, которая помогает быть на голову выше соперников. И здесь хорошо подготовленная команда — главный бизнес-ресурс.

Мы в MW-LIGHT регулярно обучаем сотрудников. Это довольно сложная задача для компании, которая работает в 36 странах. Еще два года назад только в России мы тратили 5 месяцев и миллионы рублей, чтобы рассказать всем продавцам о новой модели светильника. За это время компания уже выпускала на рынок новый продукт, и сотрудников приходилось обучать заново. Мы отставали от самих себя.

Поворотным стал 2016 год, когда в MW-LIGHT запустили дистанционное обучение.

Цифровые технологии помогли нам сократить срок продуктового обучения с пяти месяцев до недели и при этом снизить затраты.

К примеру, на развитие одного сотрудника в России мы тратим 179 рублей в месяц вместо 3 800. При этом качество обучения осталось на прежнем уровне. Расскажу подробнее, как все проходило.

Шаг 1. Выбор инструментов для обучения

Чтобы запустить дистанционное обучение, нужно два инструмента: конструктор курсов и система электронного обучения (СДО).

Конструктор курсов

В конструкторе разрабатывают учебный контент: курсы, видеоуроки, обучающие квесты и тесты.

Универсальных инструментов нет. Поэтому компании обычно используют два-три конструктора курсов.

Перед нами стояла задача внедрить дистанционное обучение быстро и с минимальными затратами, потому в фокусе были простые решения за разумные деньги.

Сейчас все учебные материалы мы создаем в iSpring Suite. Основное преимущество — программа встраивается в PowerPoint, и создать электронный курс можно прямо в PPT. Наши бизнес-тренеры регулярно собирают презентации для тренингов, потому знакомство с конструктором заняло день.

Фундаментом для курсов послужили старые презентации, которые раньше использовали на очных тренингах.

Система дистанционного обучения (СДО)

В СДО проходит обучение сотрудников. Вы можете разделить людей регионам, подразделениям или отделам и каждому назначить свою учебную программу: курс, книгу, серию видеоуроков. Сотрудники учатся в свободное от работы время — нужен лишь интернет и доступ к СДО.

Каждая система оснащена сервисом аналитики, который показывает успеваемость персонала в отчетах и графиках.

СДО помогает в реальном времени следить за обучением менеджеров по продажам

В России систему дистанционного обучения предлагают более 20 компаний. Во многом их продукты совпадают, но всегда есть нюанс. Определиться с выбором проще, отталкиваясь от ваших возможностей и задач. Системы делятся на два типа: коробочные и облачные.

Коробочная СДО  — ее устанавливают на сервер компании. Это позволяет сотрудникам входит на учебный портал под корпоративным логином и паролем. Все данные хранятся внутри вашей организации. К коробочным СДО относятся, например, Mirapolis и WebTutor.

Основной минус: этап внедрения занимает 4-5 месяцев. Для этого придется прописать детальное техническое задание, проверить совместимость системы с программным обеспечением компании.

Интерфейс коробочных СДО довольно сложный, и придется нанимать программиста, умеющего работать с такой программой.

Облачная СДО больше подходит для быстрого старта. Система работает через интернет. Чтобы начать обучение, нужно лишь создать аккаунт.

Для компании, которая только осваивает дистанционное обучение и стоит на пороге проб и ошибок, покупать коробочную платформу и «затачивать» под себя нелогично — теряешь деньги и время.

Мы искали инструмент, который дал бы результат в сжатые сроки. Чеклист состоял из трех критериев:

1. Облачная платформа. Не нужно устанавливать на корпоративный сервер. За работу системы отвечает провайдер. Мы не нагружаем своей IT-отдел лишними задачами.
2. Простой интерфейс. Управление системой должно быть простым, как «Яндекс.Почтой». Загружать новые курсы, создавать программы обучения должны бизнес-тренеры, а не программисты.
3. Техподдержка. Месяц ждать ответа на вопрос — не самый приятный сценарий. Мы искали систему, техподдержка которой будет быстро решать наши задачи.

Анализ рынка занял два месяца. В итоге мы остановились на платформе для дистанционного обучения iSpring Learn. Обучать сотрудников начали в первый день после покупки: создали аккаунт в СДО, зарегистрировали пользователей, добавили учебные материалы.

Возможно, наш вариант вам не подойдет. Чтобы сделать взвешенный выбор, используйте чеклист по выбору СДО. С его помощью вы сможете оценить систему по 35 критериям.

Шаг 2. Перевод продуктовое обучение в онлайн-формат

За год ассортимент компании меняется на 35%. Продавцам сложно запомнить особенности каждой светильника, а в нашем деле актуальные знания по продукту – 80% успеха сделки. Потому сперва мы перевели в онлайн все продуктовое обучение.

Раньше сотрудники читали брошюры по каждому типу светильника и проходили очные тренинги в Москве, на которые приезжали со всех регионов. Здесь у компании работает самый большой шоу-рум. В нём представлены 11 стилей светильников, и каждому посвящен отдельный зал. Во время обучения сотрудники изучали особенности каждой модели.

Теперь менеджеры проходят электронные курсы.Я создаю их из обычной PowerPoint-презентации, загружаю в СДО и назначаю сотрудникам.

На корпоративную почту менеджерам приходит письмо со ссылкой на материал. Изучить его можно в любое свободное время с компьютера, планшета или телефона.

В курсе подробно описаны характеристики каждой модели светильника и его основные преимущества. Есть графа быстрого поиска, при помощи которой по артикулу можно за секунду отыскать нужную модель.

Чаще всего продавцы пользуются ей прямо на рабочем месте, когда клиенту нужно детально рассказать о выбранном светильнике.

Выгоды

Увеличили охват. Сейчас мы дистанционно одновременно обучаем продуктам компании 1 000 сотрудников по России.

Быстрее рассказываем сотрудникам о новых продуктах. Создать электронный курс и назначить сотрудникам — неделя работы. Дальше продавцы самостоятельно изучают материал, а мы следим за их успехами по отчетам. В очном формате мы тратили 5 месяцев, чтобы объехать все филиалы и на тренинге рассказать сотрудникам о новой линейке светильников.

Запустили непрерывное обучение. Если очные тренинги мы проводим раз в несколько месяцев, то электронное обучение работает 24 на 7. Сотрудник может в любую свободную минуту зайти на корпоративный портал и перепройти курс с компьютера или телефона.

Шаг 3. Автоматизация аттестации

Мы контролируем качество обучения на каждом этапе. Потому после онлайн-курса сотрудники проходят тест. Это помогает им закрепить знания, а мне – контролировать успеваемость и отследить наиболее частые ошибки среди менеджеров.

По отчетам в системе я вижу, как часто сотрудники открывали курс, сколько времени потратили на его изучение, в каких вопросах больше всего допустили ошибок.

По отчетам в СДО видно, кто из сотрудников прошел курс и какой балл набрал за тест

Чтобы люди не списывали, я задаю тесту ряд настроек

Ограничиваю время. На тест я выделяю 20 минут — по минуте на вопрос. Когда время заканчивается, тест автоматически закрывается. Если сотрудник полный ноль в теме, никакие шпаргалки не помогут ему правильно решить задания и уложиться в срок.

Сокращаю число попыток. Чтобы диагностика знаний была максимально точной, я даю одну попытку на ответ. Решить задания методом тыка не получится.

Выгоды

Знаю уровень каждого сотрудника. Я могу проверить уровень знаний по конкретному продукту во всех регионах или в одном подразделении, оценить прогресс сотрудников. В систем видно кто какие курсы проходил, сколько времени на это потратил, какие ошибки допустил в тестах. Это помогает составить учебную программу под конкретного менеджера и повысить его КПД.

Сократили срок аттестации в пять раз. Если раньше на аттестацию сотрудников только в одном регионе уходила неделя, теперь за это время я могу «просканировать» все филиалы по стране.

Теперь на продуктовом обучении мы экономим 13 миллионов рублей в год

Помимо очевидных преимуществ в скорости и охвате, мы снизили стоимость обучения.

До 2016 года на выездной тренинг компания тратила 19 000 рублей. Тренер приезжал, к примеру, в Краснодар и точечно обучал сотрудников каждого магазина. Один день — один магазин, в среднем по пять человек в группе.

Затраты на один выездной тренинг

Обучение сотрудника обходилось компании в 3 800 рублей. А на одну поездку по России и развитие команды в 1 000 специалистов мы тратили почти четыре миллиона. Поскольку в год продуктовая линейка меняется на 30%, бизнес-тренеры делали четыре тура по регионам.

Чтобы один раз рассказать о новых продуктах и научить их продавать 1 000 человек приходилось тратить почти четыре миллиона рублей в квартал. При помощи СДО мы снизили чек до миллиона в год.

Теперь мы не тратим деньги на командировочные, авиабилеты, номер в отеле для тренера. Когда рынок выходит новая линейка продуктов, маркетинг собирает по ней презентации, а я на их основе создаю курсы, которые сотрудники проходят в свободном режиме. В месяц это обходится компании 179 рублей на менеджера.

Можно ли говорить, что дистанционное обучение полностью вытеснило очное? Вовсе нет. Через интернет мы рассказываем о новых продуктах компании и проводим аттестацию. А навыки продаж сотрудники по-прежнему отрабатывают на «живых» тренингах в московском шоу-руме. Впрочем,дистанционный формат выручает издесь.ю К примеру, всю теорию продавцы изучают по электронным курса, а на очной встрече больше внимания уделяют практике.