Подарки за курсы и интерактивное кино: как S8 Capital вовлёк в обучение сотрудников

Когда компания стремительно расширяется, важно быстро и эффективно знакомить новых сотрудников с продуктами и процессами, а «старичков» — с новыми подходами и технологиями. Методолог S8 Capital Татьяна Канайкина рассказала, как удалось вывести на новый уровень обучение почти 7 000 сотрудников.

S8 Capital — многопрофильный российский холдинг, в который входят лидер российского производства вертикального транспорта METEOR Lift, крупнейший распространитель всероссийских государственных лотерей «Столото», разработчик цифровых решений «Синхро», спортивное медиа Sport24, ценовой агрегатор Price.ru и виртуальный оператор мобильной связи Next Mobile. В холдинге работают почти 7 000 сотрудников по всей стране. Компании холдинга входят в рейтинг «500 крупнейших по выручке компаний России» по версии РБК и в рейтинг крупнейших российских компаний «Эксперт-400».

Один из секретов быстрого роста и процветания — современный подход к онбордингу и обучению новых сотрудников. С помощью дистанционного обучения и новейших методик S8 Capital научился быстро адаптировать новичков, следить за их развитием и делать обучение по-настоящему интересным для них. Это ценное преимущество на рынке работодателей.

За обучение в S8 Capital отвечает отдельное управление. Один из его ключевых сотрудников — методолог. Он администрирует раздел обучения и магазин поощрений на корпоративном портале, разрабатывает и пишет курсы, контролирует работу процесса в 1С по постановке задач новичкам на испытательный срок, ведёт весь блок системы дистанционного обучения на iSpring и отвечает за все интеграции с другими образовательными площадками.

Как обучение работало раньше

Татьяна Канайкина, методолог S8 Capital

Самый давний бизнес холдинга — распространение государственных лотерей. Здесь же задействована большая часть персонала. С 2015 года онбординг в «Столото» проходил так: на онлайн-курсе новичков знакомили с деятельностью компании, устройством лотерей и помогали влиться в работу. Это обучение было обязательным, но подходило не всем по нескольким причинам.

Обучение = онлайн + офлайн. В компании разработали welcome-курс на собственной платформе дистанционного обучения, но оказалось, что лотереи — довольно специфическая тема для стандартного тренинга: у новичков появлялись вопросы, и многим требовалось живое общение с экспертами.

Без обратной связи. Курс автоматически назначался каждому новому сотруднику, но не были предусмотрены ни проверочные тесты, ни отчёты. Компания не получала обратной связи об эффективности обучения.

Компания быстро развивалась, и к 2017 году количество сотрудников заметно выросло. У тренинг-менеджеров стало уходить слишком много времени на «ручное» обучение новичков, меньше времени оставалось на другие, не менее важные задачи. Мы поняли: нужно максимально автоматизировать процессы, чтобы просто и эффективно управлять обучением всех сотрудников. Мы стали обновлять систему обучения и выбирать более технологичную онлайн-платформу, удобную для администраторов и сотрудников.

Переход на новые рельсы

Мы решили попробовать платформу iSpring. Она привлекла нас по нескольким причинам:

Интуитивно понятный интерфейс. При работе со старой платформой и администраторам, и пользователям приходилось тратить время, чтобы разобраться в функциональности. В iSpring такой проблемы нет — интерфейс приятный и понятный, к тому же его можно кастомизировать под корпоративный стиль.

Подробная аналитика в пару кликов. iSpring собирает детальную статистику и помогает отслеживать успехи в обучении. Мы можем контролировать уровень подготовки отдела в целом и рейтинги успеваемости и прогресс каждого сотрудника.

Конструктор онлайн-курсов iSpring Suite. С его помощью можно быстро создавать курсы, тесты, диалоговые тренажёры и видеолекции — и всё это на основе хорошо знакомого PowerPoint. Программу легко освоить.

Мобильное приложение с офлайн-доступом. Когда все курсы и учебные материалы под рукой даже без доступа в интернет, учиться можно в любое время и любом месте: дома, в дороге, кафе или, например, в обеденный перерыв.

За 5 лет на iSpring в каталоге S8 Capital появилось более 300 курсов для сотрудников разных компаний холдинга. И мы не планируем останавливаться на этом.

Как обучение работает с iSpring

За несколько лет экспериментов мы нашли формулу сбалансированной адаптации новичков. Сейчас она длится 3 месяца и делится на несколько этапов. На каждом из них сотрудники отдела внутреннего обучения получают автоматические отчёты с результатами.

Автоматическое начало. Каждый новый сотрудник автоматически попадает в базу обучения и в первый рабочий день получает ссылку на платформу и каталог курсов. Он может сразу начать учиться. Это помогает быстро познакомиться с компанией и её продуктами и чувствовать себя увереннее на новом месте.

Разные траектории. В зависимости от того, в какую компанию и на какую позицию пришёл человек, ему назначается определённый набор курсов. Всё это тоже автоматизировано — не нужно ничего делать вручную.

Три этапа адаптации. Сначала сотрудник знакомится с холдингом, компанией, в которой работает, и её продуктами.

Второй блок курсов — всё, что нужно конкретному сотруднику для работы. Например, компьютерные программы, безопасность на рабочем месте, охрана труда.

Финальный этап — обратная связь. Сотрудник может рассказать, как прошло его обучение, и задать вопросы. На них уже вживую ответят руководитель и эксперты.

Что именно входит в программу сотрудников, в каком темпе они учатся и по какому расписанию, решают руководители и тренинг-менеджеры. Базовый автоматический набор курсов всегда можно дополнить по индивидуальным потребностям. Наша задача — помочь сформировать обучение, сделать его максимально полезным, комфортным и увлекательным.

Как только мы ввели новую систему обучения и стали масштабировать её на всех сотрудников, мы заметили позитивные изменения в жизни холдинга.

Пошаговая адаптация помогает новичкам не резко «нырять» в обилие необходимой информации, а плавно погружаться, по мере личного прогресса.

Обратная связь на каждом этапе помогает в режиме реального времени обновлять и улучшать обучающие материалы.

Автоматизация разгрузила сотрудников отдела внутреннего обучения, и у них появилось дополнительное время на другие задачи.

Порядок — в деталях

Вот пара примеров, казалось бы, мелких, но действительно важных дополнений к обычным курсам. Каждый день они делают жизнь всей компании более понятной, спокойной и предсказуемой. В наше время это очень ценно.

Безопасность в интернете. Наше Управление информационной безопасности регулярно проверяет, насколько внимательно сотрудники следят за соблюдением правил цифровой безопасности. Например, коллеги специально отправляют тестовые письма, похожие на спам или фишинг, и проверяют, сколько человек перешли по ссылкам. В новых курсах мы доступно рассказали, как соблюдать безопасность в интернете. В итоге в несколько раз снизилось количество сотрудников, которые открывают подозрительные послания.

Спокойствие в офисе. Раньше были случаи, когда для согласования документов сотрудники загружали файлы без предварительного изучения и не указывали некоторые данные, например ИНН контрагента. Это усложняло и затягивало работу над договорами. Чтобы снизить количество рисков для компании и уменьшить время согласования документов, мы создали специальный курс, где объяснили правила работы с документами и ответили на самые распространённые вопросы. Мы предложили пройти курс всем, кто работает в системе электронного документооборота, и уже видим успехи: стало намного меньше ошибок при заполнении карточек с документацией, а сроки согласований уменьшаются.

Когда учиться — удовольствие

Чтобы команда училась хорошо и с удовольствием, мы экспериментируем с форматами, смотрим, что увлекает людей, и стараемся заинтересовать их обучением. Вот что мы используем при создании курсов.

Магазин подарков. Мы геймифицировали обучение. За пройденные курсы, тесты и участие в образовательных мероприятиях внутри компании сотрудники получают баллы — их можно увидеть в личном кабинете на корпоративном портале. За баллы можно купить подарки в специальном магазине на том же портале. Там много товаров: толстовки, зонты, рюкзаки, книги. Или, например, сертификат на сокращённую пятницу. Мы видим, что коллеги стали активнее учиться и с энтузиазмом копят баллы — все любят получать подарки!

В феврале мы выложили 55 книг одной из популярных издательских групп «Альпина». Их раскупили за 3 дня!

Интерактивное кино. В обучении мы активно используем видео. Это не только лекции, но и целые фильмы, где развитие сюжета зависит от зрителя. Например, именно так устроен наш курс по компетенциям. Сотрудник открывает материал и смотрит видеоролики, в которых показаны разные ситуации и варианты их разрешения. Обучаемый должен выбрать правильный вариант.

Например, одна из пяти корпоративных ценностей S8 Capital — доверие. В видеоролике сотрудник сидит за столом и изучает важные документы. Внезапно его просят зайти к руководителю. Нужно выбрать: идти к руководителю прямо сейчас, оставив документы на столе, или сначала закончить работу с документами? Сотрудник должен сделать выбор. Чтобы пройти курс, нужно подумать и найти правильные ответы для каждой ситуации.

Простой язык. Мы не перегружаем курсы терминами, сложными предложениями и юридическими формулировками. Считаем, что лучше говорить так, чтобы человек легко понял и запомнил информацию.

Инициатива поощряется. Мы подключили опытных сотрудников к созданию обучающих материалов. Ведь кто, как не они, владеет накопленной экспертизой компании и знает, какие знания и навыки необходимы новичкам. Уже успешно прошли 26 вебинаров от внутренних экспертов. По просьбам коллег некоторые из них провели повторно.

Пока что мы только экспериментируем — сами обучаем сотрудников создавать курсы для коллег. И уже видим, что это перспективный путь развития сотрудников: автор курса глубже изучает информацию и лучше запоминает её, а остальным сотрудникам любопытно пройти курс, написанный их коллегой.

Чем больше мы экспериментируем с обучением и чем чаще видим активный отклик коллег, тем больше нам хочется развиваться дальше. Ведь хорошо обученный сотрудник — это ценнейший ресурс компании. Руководство S8 Capital это прекрасно понимает и вкладывает ресурсы в нашу работу. Мы настроены позитивно и уже двигаемся к следующим целям. О результатах, надеемся, напишем уже скоро. Не переключайтесь!