Открытая оргструктура компании: легкий способ найти информацию о коллегах

Михаил Кречин, руководитель проектов iSpring Learn

В iSpring Learn теперь можно создать открытую оргструктуру. Это интерактивная диаграмма, по которой видно из каких отделов состоит компания, кто в них работает и руководит. Она помогает сотрудникам понять, как всё устроено изнутри, оперативно найти информацию о коллегах и их контакты, чтобы решить рабочие вопросы.

Для действующих сотрудников оргструктура — это карта быстрой навигации по другим подразделениям, а для руководителя —  инструмент управления компанией, от которого зависит порядок в бизнесе.

Расскажу, как включить и настроить оргструктуру для вашей компании в iSpring Learn.

Открытая оргструктура в iSpring Learn поможет сотрудникам понять, из каких подразделений состоит компания и быстро найти информацию о коллегах. Например, почту или телефон

В чём польза открытой оргструктуры для бизнеса

Знакомит новичков с компанией. Стажёры не знают какие отделы за что отвечают и к кому с какими вопросами обращаться. Оргструктура помогает понять, как устроена компания: знакомит с подразделениями, руководителями и командой, а также показывает, какие задачи выполняет каждый сотрудник.

Помогает найти контакты коллег. На интерактивной диаграмме можно быстро найти сотрудника и его контакты, чтобы решить рабочие вопросы.

В iSpring Learn можно быстро найти данные по сотруднику: в каком отделе работает, какую должность занимает, почту и телефон

Держит в курсе корпоративных изменений. Если в компании часто меняются руководители и состав отделов, сотрудники могут запутаться, кто из коллег за что отвечает.

Наглядная оргструктура поможет упорядочить работу в компании, сделать бизнес-процессы прозрачнее и понятнее.

Особенности структуры компании в iSpring Learn

Удобный поиск сотрудников. В iSpring Learn можно найти любого сотрудника — достаточно написать его имя,фамилию, должность или подразделение в окне быстрого поиска. Система покажет карточку коллеги с  данными, которые вы настроите для отображения: имя, контакты, должность, данные об отделе и руководителе.

Ваши сотрудники могут искать информацию о коллегах через быстрый поиск или фильтры по руководителю, подразделению, а также должности

Скрытые подразделения. Часть отделов и филиалов в iSpring Learn можно скрыть от всех пользователей или какой-то их части. Это может пригодиться, когда вы не хотите показывать коллегам подразделение с уволенными сотрудниками. Или считаете излишним открывать всю оргструктуру компании кандидатам.

Чтобы скрыть отделы, достаточно выбрать их в настройках структуры

Цветовое оформление отделов. Каждому можно задать свой цвет, чтобы команде было легче ориентироваться по карте. Например: синий — для продаж, зелёный — для бухгалтерии.

Каждому отделу компании можно задать свой цвет и сделать удобнее навигацию

Работа в мобильном приложении. Структура компании доступна с компьютера и смартфона —вся нужная информация всегда под рукой. Где бы ни находился сотрудник, он всегда может посмотреть список коллег и найти их контакты.

Как собрать оргструктуру в iSpring Learn

1. Прежде чем включить организационную структуру, рекомендуем настроить в iSpring Learn подразделения и назначить их руководителей. Для этого перейдите в Пользователи → Подразделения.

Если подразделения настроены на вашем учебном портале, просто                  переходите на второй шаг.

Чтобы оргструктура заработала, сперва нужно создать подразделения на учебном портале

2. По умолчанию раздел «Оргструктура» сотрудники не видят, потому что        он выключен. Чтобы всё заработало, откройте Настройки → Функции      → Оргструктура→ Включить радел.

Чтобы пользователи видели карту отделов компании, включите оргструктуру в общих настройках

3. Вы сами указываете, что видно в карточке подразделений и как они                будут располагаться в диаграмме. Для этого перейдите в настройки                диаграммы и выберите, какую информацию увидят пользователи в                блоках. Блоки диаграммы можно расположить горизонтально и                        вертикально.

В настройках можно отметить, чтобы пользователи видели имя руководителя, его должность и Email и телефон прямо в блоках диаграммы

4. В оргструктуре видны данные по каждому сотруднику. Вы сами                        настраиваете, что видно в персональной карточке: телефон, почта,                  должность, руководитель. Для этого перейдите в Настройки карточки      сотрудника.

Вы можете выбрать, какую информацию о пользователях показывать в персональных карточках. Например, скрыть номер телефона. Эти настройки применятся ко всем сотрудникам

По умолчанию в персональной карточке отображается информация, которую пользователь указал в личном аккаунте. Там сотрудник может заполнить поле «О себе» и рассказать, чем именно он занимается и по каким вопросам к нему можно обращаться. Если данных в карточке пользователя не хватает, вы можете дополнить их вручную. Например, написать электронную почту или исправить должность. Для этого понадобиться отредактировать профиль сотрудника в разделе «Пользователи».

Ещё о настройках оргструктуры в iSpring Learn:

• Добавить подразделение
• Добавить пользователей в подразделение
• Настроить внешний вид структуры компании
• Разделить подразделения по цвету
• Отредактировать карточки сотрудников
• Дополнить профиль сотрудника
• Распечатать оргструктуру

Обновление уже доступно в вашем iSpring Learn

Новая возможность бесплатна для всех обладателей подписки на систему дистанционного обучения. Достаточно включить оргструктуру в настройках, чтобы начать работу.

Если у вас ещё нет iSpring Learn, бесплатно протестируйте платформу в течение 14 дней и оцените её возможности.