Удаленное обучение сотрудников: полное руководство

В свете кризиса, связанного с пандемией COVID-19, «удалёнка» стала одной из самых горячих тем года. Огромное количество организаций: как государственных, так и частных, были вынуждены спонтанно перейти модель удаленной работы.

Перестроить пришлось не только рабочие процессы, но и обучение. Если раньше можно было собрать сотрудников в аудитории или, скажем, отправить на тренинг в центральный офис, то теперь единственный способ подготовки или переподготовки сотрудников — это дистанционное обучение.

В этой статье мы распишем по шагам, как запустить удаленное обучение в компании — быстро и эффективно. Статья будет полезна как новичкам — как подробный план действий — так и практикующим специалистам в онлайн обучении — как памятка по процессу или сборник идей по повышению вовлеченности.

Основные сложности при обучении удаленных сотрудников

Казалось бы, что сложного в переходе на удаленное обучение? Достаточно устроить видео-конференцию и перекинуть дополнительные учебные материалы по почте. Однако, у удаленного обучения есть свои особенности, которые нужно учитывать — если вы не хотите потерять в качестве подготовки сотрудников.

Недостаток личного контроля

Недостаток личного контроля можно отнести минусам удаленной работы в целом, но это также слабое место дистанционного обучения, особенно если вы недавно перешли на удаленку и еще не успели адаптировать учебные программы.

Давайте признаем: многие сотрудники проходят обучение для галочки и слушают инструктора вполуха. За пределами учебной аудитории, тренеру может быть еще сложнее удерживать внимание слушателей. В то же время учащимся, привыкшим к постоянному контролю, может недоставать внутренней мотивации.

Сложности с доступом к информации

Сотрудники без опыта работы на удаленке могут быть неприятно удивлены тем, сколько времени уходит и сил теперь уходит на элементарные задачи: например, найти нужный файл или получить разъяснение от коллеги.

В контексте удаленного обучения сложностей не меньше: как найти нужный курс? как получить к нему доступ? что если файл не воспроизводится? кому задавать вопросы по процессу и по учебным материалам? Сотрудники должны знать ответы на все эти вопросы заранее, иначе всю затею с удаленным обучением можно считать провальной.

Социальная изоляция

Работая дома, сотрудники чаще всего жалуются именно на социальную изоляцию. Другими словами, им не хватает неформального общения в офисе. К счастью, онлайн тренинги могут восполнить этот пробел — если, конечно, правильно их организовать. Групповые сессии должны вовлекать, стимулировать совместную работу учащихся и давать возможность задавать вопросы.

Если не включить в программу обучения подобные групповые сессии, сотрудники в изоляции будут чувствовать себя оторванными от коллектива, и их вовлеченность упадет. Взаимодействие и инклюзивность — важные составляющие эффективного удаленного обучения.

Отвлекающие факторы

Знаете этот стереотипный образ удаленного работника: пляж, пальмы, расслабленная поза, в одной руке коктейль, другая лениво тывает по клавишам? Конечно, это миф, и для эффективной удаленной работы нужны совершенно другие условия. В идеале, работодатель должен удостовериться, что у сотрудника есть условия для работы: специальное место (кабинет или хотя бы отдельный рабочий стол) и спокойная атмосфера (дети в саду или с няней).

Обучение в удаленном формате требует еще большей концентрации. Поэтому важно продумать, как обеспечить 100% внимание сотрудника хотя бы на час — пока идет тренинг.

Технические сложности

Даже очные тренинги в специально оборудованных помещениях иногда прерываются из-за технических неполадок. Представьте, сколько заминок может быть при удаленном обучении — особенно на первых порах? Многое может пойти не так: от нестабильного интернета и VPN, до проблем с платформой видеосвязи.

Застраховаться от технических неполадок невозможно, но есть несколько способов свести их к минимуму. Он этом мы поговорим ниже.

Вывод: эти и другие сложности важно учесть при планировании и организации удаленного обучения. Как это сделать? Сейчас расскажем по шагам:

Удаленное обучение: Пошаговое руководство по запуску

Есть несколько способов организации и проведения удаленного обучения. Какой из них подходит именно вам, зависит от ваших потребностей. Мы предлагаем вам универсальную траекторию запуска удаленного обучения, которую впоследствии можно подстроить под свои нужды.

Шаг 1. Выберите модель обучения

При упоминании удаленного обучения, многие сразу представляют онлайн-встречу. Да, обучение бывает и в таком формате — но он далеко не единственный. Вот какие модели можно выделить:

Синхронное обучение 

Синхронное обучение — это учебное мероприятие, в котором все сотрудники участвуют одновременно. Такое обучение может проходить в онлайне или в офлайне. Сюда можно отнести, например, очный тренинг с инструктором. Эта модель обучения завязана на время: все участники должны в назначенный срок оказаться в одном месте — или пройти по одной ссылке. Поэтому нужно тщательно планировать время обучения — чтобы всем было удобно.

Асинхронное обучение

Эта модель, наоборот, позволяет учащимся проходить курсы, смотреть видео и сдавать тесты в любое удобное время — и в своем темпе. В асинхронном обучении можно даже обойтись без инструктора, потому что большинство материалов записаны заранее. Инструктора можно привлечь только для проверки тестов и ответов на дополнительные вопросы. Обычно при асинхронном обучении учащимся назначают какой-то дедлайн, к которому нужно пройти курс или сдать тест.

Смешанное обучение

В смешанном обучении есть элементы как синхронного, так и асинхронного обучения. Благодаря своей гибкости, эта модель обучения позволяет решать даже сложные учебные задачи. К примеру, в качестве введения в сложную тему можно предложить учащимся видео-лекцию, а для закрепления и отработки навыков — провести онлайн-тренинг.

Шаг 2. Купить необходимые инструменты

В принципе удаленное обучение можно провести в скайпе, посещаемость отмечать в экселе, а материалы упаковать в презентацию PowerPoint и отправить по почте. Но не стоит. Почему? Вы просто усложните жизнь себе и, что еще важнее, вашим студентам.

Чтобы удаленное обучение было интересным, удобным и не менее эффективным, чем очное, нужны правильные инструменты. Вот программа минимум:

Платформа для вебинаров и видеосвязи

Минимально необходимый набор функций – это демонстрация экрана, удаленный доступ к рабочему столу, чат, файлообменник и возможность трансляции на большую аудиторию слушателей.

Есть два типа платформ, которые можно использовать для удаленного обучения. Первый тип — платформа для видеосвязи/вебинаров. Второй тип — виртуальный класс. Последний включает в себя набор специализированных функций: например, виртуальные задания или возможность разбить слушателей на группы.

Вот несколько примеров платформ:

• Вебинары и видеоконференции: Zoom, Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho.

• Виртуальный класс: GoToTraining, BigBlueButton, Larksuite.

Система дистанционного обучения

Теперь, когда вы представляете, как будете взаимодействовать с учащимися во время лекций, самое время подумать о том, как управлять процессом обучения: составлять расписание, хранить и обновлять материалы, отслеживать результаты обучения. Для этого и нужна система дистанционного обучения. СДО также помогает автоматизировать многие процессы: отправку приглашений на тренинг, назначение учебных программ, учет посещаемости и другое.

Пример простой СДО в которой есть все необходимое для запуска удаленного обучения — это облачная платформа iSpring Learn. В ней есть встроенные инструменты для создания простых курсов из готовых материалов, а еще она интегрирована с удобный десктопным конструктором курсов iSpring Suite. В нем можно создавать интерактивные асинхронные курсы и сразу загружать на учебный портал.

Кроме того, СДО iSpring Learn интегрирована с платформой для видеоконференций Zoom, о которой мы говорили выше. Поэтому транслировать видео и проводить тренинги можно прямо через СДО. Для планирования расписания есть удобный календарь.

Система также позволяет отслеживать результаты учащихся и собирать статистику посещений и активности.

Конструктор электронных курсов 

Конечно, практически любая система дистанционного обучения поддерживает загрузку документов в форматах doc и pdf, но насколько интересно сотрудникам изучать такие материалы? В правильном конструкторе курсов можно быстро создавать классные интерактивные курсы, которые точно понравятся учащимся.

Обратите внимание на конструкторы на базе HTML5 — они просты использовании, позволяют создавать интерактивные материалы и поддерживают разные форматы публикации. Еще обратите внимание на совместимость с СДО и поддержку мобильных устройств. Одна из ваших целей при создании курса — максимально упростить процесс запуска курса: чтобы учащийся просто нажал на ссылку и начал учиться.

iSpring Suite, о котором мы уже рассказывали выше, отвечает всем этим требованиям. В конструкторе можно создавать увлекательные курсы с тестами, диалоговыми тренажерами и интерактивностями. Готовые материалы (презентации, документы, инструкции) можно сразу опубликовать в онлайн-формате (чтобы можно было отслеживать, сколько страниц изучили пользователи). А сценарии взаимодействия в классе можно упаковать в интерактивные диалоговые тренажеры.

Шаг 3. Подготовьте учебные материалы

Тип учебных материалов зависит от того, какую модель обучения вы используете. Если это синхронное обучение, вам пригодятся презентации — как опора лекции, а также дополнительные материалы, на которые вы будете ссылаться в процессе.

Если вы используете асинхронную модель, вам нужны полноценные курсы и видеоуроки. При смешанном подходе, пригодятся и те, и другие материалы.

Допустим, что презентации и дополнительные материалы у вас уже есть, а вот для создания курсов как раз и пригодится конструктор, о котором мы говорили в прошлом пункте.

В конструкторе iSpring Suite есть встроенная библиотека с шаблонами слайдов, заточенных под учебный формат: обложка курса, оглавление, временная шкала, информационный слайд и т.д. Можно просто выбрать нужный слайд, вставить материалы и опубликовать курс.

Вот пример курса, собранного в iSpring Suite:

Можно не останавливаться на текстовом формате и добавить в курс другие типы контента:

• Видео: отлично работает для быстрого введения в курс или для иллюстрации процесса/явления.
• Опросы/тесты/задания: помогают проверить знания учащихся и оценить, насколько внимательно они изучили материал.
• Диалоговые тренажеры: позволяют натренировать навыки общения, например, у менеджеров по продажам или агентов техподдержки.

Шаг 4. Запустите обучение

При наличии правильной СДО, этот шаг будет самым простым. Загрузите учебные курсы и материалы на учебный портал, установите дедлайны и пригласите сотрудников.

Запуск обучения в виртуальном классе будет немного другим — мы поговорим об этом далее.

Шаг 5. Отслеживайте результаты обучения

Какие данные по успеваемости сотрудников отслеживать? Зависит от индивидуальных особенностей вашей компании. Возможно, вам достаточно просто убедиться, что все сотрудники прошли курс? Или вы будете отслеживать более точные метрики, например, результаты тестов?

Здесь также нужно учитывать возможности вашей СДО. В iSpring Learn, например, 20+ типов отчетов для мониторинга успеваемости в деталях.

В виртуальном классе также стоит отслеживать метрики вовлеченности: участвуют ли учащиеся в процессе или отвлекаются на другие вкладки и приложения.

7 советов, как повысить эффективность удаленного обучения

Теперь, когда вы знаете, как запустить удаленное обучение, самое время пойти дальше и выжать максимум из этого мероприятия. Вот несколько советов, как повысить эффективность удаленного обучения:

1. Разработать эффективное расписание тренингов 

Когда у сотрудников перед глазами есть понятное и адекватное расписание тренингов, им проще вписать обучение в свои планы — а, значит, посещаемость будет выше.

Хорошо продуманное расписание учитывает занятость всех участников тренинга. Вести такое расписание удобно в СДО. Это избавит вас от необходимости вести множество файлов, таких как табель посещаемости, предстоящие мероприятия, описания курсов.

2. Создать чек-лист с ключевыми тезисами и этапами тренинга

Проведение тренинга — дело ответственное и хлопотное. Вам нужно подготовить контент, проверить доступы, спланировать сценарии взаимодействия. Чтобы за множеством дел не забыть главного, рекомендуем составить чек-лист, в котором будут прописаны ключевые моменты тренинга, о которых нельзя забыть.

3. Заручитесь технической поддержкой  

Кто поможет, если учащийся не может получить доступ к тренингу или VPN постоянно выкидывает вас из беседы с 20 студентами?

Техническая поддержка — залог успешного удаленного тренинга. Заранее обговорите с IT-специалистом, что может пойти не так, а при возможности попросите его быть онлайн хотя бы в начале тренинга, чтобы оперативно разобраться с возможными неполадками.

4. Продумайте сценарий первого взаимодействия 

В контексте удаленного взаимодействия, лучше переборщить с уведомлениями и напоминаниями, чем потерять слушателя просто потому, что приглашение на тренинг затерялось где-то во входящих.

Поэтому отправьте письмо с приглашением и ссылкой на тренинг за несколько дней до начала.

В письмо-приглашение можно также добавить скриншот виртуального класса — чтобы морально подготовить учащегося. Кроме того, можно подготовить для слушателей курса небольшую шпаргалку по функциям платформы, на которой будет проходить тренинг: например, как выключить микрофон, как поднять руку и где находится чат.

Отправьте следующее напоминание вечером накануне тренинга, и еще одно — за несколько минут до начала.

Обязательно проверьте доступ ко всем платформам и системам за час до тренинга. Процесс входа на учебный портал поэтому он должен быть приятным и плавным для пользователя — ведь этот этап задает тон всему тренингу. Здорово, если на протяжении мероприятия в сети будет находиться ваш помощник — для решения разных технических вопросов.

5. Начните с небольшого инструктажа 

В начале тренинга стоит рассказать о правилах взаимодействия в онлайне и вкратце объяснить, как будет построена работа. Вот несколько советов для начального инструктажа:

• Расскажите, что делать, если пропала связь. Например, написать в чате помощнику.
• Попросите выключить микрофон, пока выступает лектор.
• Объясните, как задать вопрос. Например, воспользоваться функцией «поднять руку» или, опять же, написать в чате.
• Напомните выключить звук на телефоне
• Попросите закрыть почту и другие окна на компьютере.

Еще в начале тренинга можно отобразить экран со списком полезных функций.

6. Оставайтесь на связи и назначьте график консультаций

По окончании тренинга, не отключайтесь сразу: предложите учащимся задать вопросы, поделиться мнением о встрече и сдать домашние задания. Сориентируйте учащихся, когда можно застать вас онлайн, если у них возникнут еще вопросы.

7. Мотивируйте учащихся

В удаленном обучении людям часто не хватает личного контакта с тренером, и с этим ничего не поделаешь. Что вы можете сделать — так это найти другие способы мотивировать учащихся. Например, можно выдавать сертификаты о прохождении курса — как доказательство стараний учащегося.

А если ваша СДО поддерживает геймификацию, этим тоже стоит воспользоваться. Формируйте рейтинги учащихся и выдавайте значки.

Заключение

Запуск удаленного обучения — процесс не из простых. Задачей этого руководства было разложить по полочкам все этапы и нюансы этого процесса, чтобы у вас сложилась полная картина.

Возможно, мы что-то пропустили? Расскажите о своем опыте перехода на удаленное обучение в комментариях.