Онбординг сотрудников — что это и как проводить

У компаний могут быть свои способы находить талантливых сотрудников, но как только новички вступают в работу, нужно сделать всё, чтобы они чувствовали себя комфортно и знали, что делать.

Важно не только нанять нового специалиста, но и помочь ему быстро влиться в команду, понять, какой цели он должен достичь. Иначе сотрудник может потерять интерес к работе и уйти. Если это произойдет, компании придется начать всё сначала,  потратить время и деньги на поиск и обучение нового человека.

Чтобы помочь новичкам успешно адаптироваться, нужно организовать онбординг сотрудников.

Что такое онбординг сотрудников

Онбординг — это процесс знакомства новичка с командой и новым рабочим местом. Компания помогает сотруднику освоиться и понять, как всё работает: его добавляют в рабочие чаты, показывают офис и объясняют, что от него ожидается. Это помогает начать работу без стресса и оставаться в компании долгое время.

В чём разница между онбордингом и адаптацией? Онбординг является лишь частью адаптации новичка. На этом этапе он знакомится с корпоративными правилами, ценностями и культурой компании. Адаптация же — более масштабный процесс и затрагивает не только этап знакомства с компанией, но и весь путь от новичка до опытного сотрудника.

Хороший онбординг напоминает посадку в самолет. В начале приключения пассажира приветствует стюардесса, которая рада его видеть на борту. Она поможет найти место и удобно расположиться в салоне, чтобы полет прошел комфортно и пассажир благополучно добрался до пункта назначения. Так и в работе.

Нет единой инструкции, что должен включать в себя онбординг, но есть «правило четырех С», на которое можно ориентироваться, чтобы сотрудник быстро освоился на новом месте:

Обычно онбординг сотрудников длится небольшое время — от месяца до трех. А сама стажировка — строго 90 дней по ТК РФ. Если после знакомства с организацией кандидат понял, что миссия и ценности ему близки, его устраивает зарплата и он справляется с пулом своих задач, то он остается и начинает приносить компании прибыль.

Компания несет большие расходы, если сотрудник решает уйти. HR тратит рабочее время на поиск и собеседование с кандидатом, организация платит зарплату и налог за него, обеспечивают канцелярией и обедами. Но если онбординг проводится успешно, то специалист остается в компании надолго. Это позволяет организации сэкономить время и деньги на поиск новых сотрудников.

Почему онбординг важен для компании

Часто первый день на любой работе проходит волнительно и нервно. Если на новичка никто не обращает внимания — он теряется, чувствует себя ненужным, не знает, к кому обратиться за помощью. Такая ситуация его отталкивает, работать трудно, и в итоге он увольняется. А организации приходится заново искать нового кандидата на должность, вновь вкладываться в его обучение и оплачивать испытательный срок.

Также компания несет убытки, если сотрудники не получают адекватной помощи от наставника или руководителя и просто пытаются во всём разобраться самостоятельно. Результатом самодеятельности становятся ошибки на рабочем месте, медлительность в простых рутинных задачах, «сломанный телефон» в общении с коллегами.

Когда нового сотрудника встречает теплый прием и он получает всю нужную информацию для работы, это и есть успешный онбординг. Стажер должен чувствовать, что его принимают и поддерживают в коллективе, чтобы он был готов к работе и быстро влился в команду.

Кто участвует в онбординге

Когда в компанию приходит новый сотрудник, каждый из «старичков» напрямую или косвенно влияет на его адаптацию в коллективе. Любая ободряющая шутка или помощь с задачей может сыграть свою роль в принятии решения: станет ли специалист частью командой. Хорошо, когда в онбординге участвует вся команда, но есть отдельные игроки, которые отвечают за все этапы онбординга. Рассмотрим каждую из ролей подробнее.

Знакомство стажера с компанией начинается с команды HR. Рекрутеры и менеджеры рассказывают о ценностях и миссии компании, а также дают основные представления о должности

Рекрутер и HR-менеджер

HR — это первая точка соприкосновения с компанией для любого нового сотрудника. Команда HR отвечает за разработку стратегии онбординга, планирование, подбор персонала и обеспечение успешного перехода сотрудника из новенького в «своего». На ней лежит ответственность за то, чтобы специалист чувствовал себя комфортно и знал, что его ждет на новом рабочем месте.

Как команда HR «ведет» новых сотрудников:

• Сопровождает в самом начале пути. HR отправляет приветственное письмо, выдает электронный пропуск в офис и помогает с другими формальностями. Представитель отдела кадров заботится о том, чтобы новый сотрудник не забыл ничего подписать и вовремя отправил все документы о приеме на работу.
• Представляет сотрудника команде и компании в целом. Это может быть небольшая очная презентация на общем собрании, организация встречи один на один с руководителем отдела. Или рассылка о новом сотруднике, в которой будет рассказано о его обязанностях, хобби, увлечениях и заслугах на прошлой работе. Также новенького добавляют в рабочие чаты, дают доступы и пароли к рабочим программах.
• Привлекает к корпоративной культуре. Например, проясняет такие моменты, как время завершения рабочего дня, продолжительность обеда, дресс-код компании, стандарты общения с партнерами и клиентами. Правила корпоративной культуры могут быть прописаны в официальном документе или быть негласными и поддерживаться командой.

• Обучает навыкам. Бывает, что специалисту для успешного онбординга нужно освоить какой-то новый инструмент — например, таск-менеджер, которым пользуется компания, или еще один рекламный кабинет, где предстоит настраивать рекламу. В таком случае HR курируют обучение: они анализируют, какие навыки и инструменты нужны сотрудникам для работы, и следят за их успехами.

Менеджер или руководитель отдела

Если в компании есть менеджер отдела — обязанности онбординга ложатся на него, в противном случае — на руководителя. При желании коллеги могут поделить эти обязанности, здесь всё зависит от того, как это принято в компании. Разберем, как менеджеры и руководители курируют новых сотрудников:

• Участвуют в собеседовании. Обычно руководитель проводит собеседование с новым сотрудником, а отдел кадров уже далее запрашивает необходимые документы. Неплохой идеей будет отправить короткое приветственное письмо, чтобы подбодрить специалиста и сделать такой формальный процесс, как оформление документов, чуть более индивидуальным.
• Формируют план стажировки. Менеджер отвечает за определение должностных обязанностей и помогает структурировать задачи на первые несколько недель. Можно составить пошаговое руководство, чтобы сотрудник мог отслеживать, в правильном ли направлении он движется.

• Действуют по плану 30/60/90 дней. Зачастую руководитель должен определить, в чём заключается работа новичка на конкретной позиции, и разработать учебные материалы. Например, в первые 30 дней сотрудник должен научиться работать в CRM, в первые 60 — общаться с клиентом, в 90 дней — самостоятельно обзванивать клиентов и продавать услуги. Можно обозначить KPI на количество сделанных звонков или цену лида и свериться с ним в конце периода.
• Представляют сотрудников команде. Руководитель отдела представляет нового сотрудника своей команде и назначает для него «бадди» — приятеля по адаптации. Когда сотрудник войдет в поток дел, руководитель сможет оценить его прогресс и при необходимости назначить обучение.
• Следят за адаптацией и дают рекомендации. Менеджеры и новички должны регулярно встречаться, чтобы следить за тем, как идут дела. Если новый сотрудник испытывает трудности, менеджер должен найти решения и порекомендовать дополнительное обучение или ресурсы.

Читайте по теме:

Модель 70:20:10 — что это и как ее применять в корпоративном обучении

Знакомство с «бадди» — приятелем по адаптации

«Бадди» называют тех членов команды, кто обычно занимает ту же должность, что и новый сотрудник. Хотя эта роль не такая структурированная, как остальные, она не менее важна. Фактически приятели по адаптации могут улучшить или испортить процесс адаптации. Поэтому до первого рабочего дня нового сотрудника отдел кадров и руководство должны подготовить напарника. Это значит, что у «бадди» должно быть время в расписании для регулярных встреч и просто возможность отвечать на вопросы, а не отмахиваться от новичка из-за высокой загруженности.

Как коллеги по адаптации помогают сотрудникам освоиться на новом месте:

• Первыми проявляют инициативу. Человек может не решаться задавать вопросы или просто не знать, о чем стоит спросить на новом месте. «Бадди» должен предвидеть стеснение и первым идти в коммуникацию, чтобы убедиться, что всё идет хорошо.
• Участвуют в преодолении разрыва. Сотрудничество — базовое условие для работы в любой команде. Приятель должен помочь новому сотруднику познакомиться с коллегами, ответить на вопросы о том, как здесь всё устроено. Это отличный способ растопить лед и помочь наладить отношения между старыми и новыми членами команды.

Чем комфортнее чувствует себя новый сотрудник, тем больше вероятность, что он будет активным: сам начнет задавать вопросы, сотрудничать и каждый день прилагать усилия для процветания компании.

Читайте по теме:

Что такое баддинг и чем полезен в обучении

Руководство

Участие генерального или исполнительного директора зависит от должности и размера компании. Но независимо от того, насколько они вовлечены в повседневную работу, их слово решающее — кого брать на работу.

Как генеральный директор участвует в онбординге:

• Окончательно утверждает кандидата на должность. Чаще всего генеральный директор запрашивает резюме и просит обратную связь от HR и руководителя отдела, чтобы убедиться, что потенциальный сотрудник подходит.
• Транслирует миссию компании. Самый простой способ вдохновить новичка на продуктивную работу — познакомить с человеком, который горит своим делом. Обычно ознакомительная встреча проходит в первые несколько недель, чтобы продемонстрировать ценности компании.

• Показывает заинтересованность компании в сотруднике. Всем руководителям полезно уделить время, чтобы пообщаться с новыми сотрудниками один на один. Это простой способ показать, насколько глубоко они заботятся о компании и бренде, а для новеньких — почувствовать себя значимыми.

Процесс онбординга в организации — четыре этапа

Без разницы, проходит ли новый сотрудник удаленную адаптацию или в офисе, этапы, как правило, остаются одинаковыми:

Один из вариантов — разбить процесс онбординга на четыре этапа

Этап 1. Пребординг

Перед стартом работы HR-менеджеру нужно приложить максимум усилий, чтобы обеспечить нового сотрудника поддержкой. В этом могут помочь такие инструменты, как приветственное письмо, корпоративный чат, Welcome-book и «стартовый пакет».

Шаблон приветственного письма: его можно использоваться как образец, но не стоит забывать, что персонализированное письмо всегда работает лучше

В письме указывают дату начала работы, информацию об испытательном сроке, а также важные контакты — руководителя, наставника и эйчара. Также иногда прикрепляют презентацию — Welcome-book, где представлены основные ценности организации и ее миссия.

Welcome-book содержит важные моменты истории компании, ее достижения, описание корпоративной культуры, ценностей и структуры. Она помогает новичку разобраться, за что отвечают разные отделы и как они пересекаются в работе, кто из коллег какую должность занимает.

В некоторых компаниях принято вручать новым сотрудникам Welcome Pack, или «стартовый пакет», с мини-подарками: блокнотами, ручками, бейджами с атрибутикой компании. Чтобы подарок запомнился, можно сделать его индивидуальным. Например, узнать у сотрудника любимую фразу, напечатать ее на кружке и вручить, если испытательный срок успешно пройден.

Кроме этого, HR отправляет короткое сообщение о новом сотруднике в корпоративный чат — указывает его должность и контактные данные для связи.

Пример эффективного онбординга для удаленных сотрудников — предоставление офисной техники для комфортной работы из дома. Это обычная практика в крупных IT-компаниях

Этап 2. Ориентация

Чтобы новый сотрудник начал быстро ориентироваться в новом коллективе, полезно устроить личное знакомство со всей командой, где каждый выступит с короткой презентацией, расскажет, чем занимается каждый отдел. Если на это нет времени, то можно обратиться к дополненной (AR) и виртуальной реальности (VR). Информационные технологии позволяют создать структурированную программу онбординга персонала.

Пример последовательности действий в адаптационной игре:

Если на протяжении всей игры представлять информацию разными способами — чередовать текст с видео и аудио, — то получится дольше удерживать внимание сотрудников.

Этап 3. Ролевое обучение

Это один из самых важных этапов процесса адаптации. Без обучения сотрудники не будут знать, что им нужно делать, чтобы преуспевать в новой роли. В результате у них может возникнуть чувство неудовлетворенности, которое в итоге приведет к увольнению.

Чтобы этого не случилось, необходимо плавно ввести сотрудников в процесс обучения. Они не должны быть перегружены с самого начала. Структурированная программа онбординга включает:

• информацию о политике, продуктах, миссии и видении компании;
• фидбэк-артефакты — анкеты, опросники, личные встречи.

По хард-скилам новичка обычно понятно после отбора на должность — можно ли сразу дать самостоятельные задачи или нужно закладывать время на обучение. Личные встречи помогут проконтролировать, как специалист сам себя оценивает — с чем справляется, с чем нет, какие сложности возникли. С софт-скилами понадобится обратная связь от руководителя команды.

Этап 4. Интеграция — переход и создание долгосрочного плана

Через два-четыре месяца сотрудники переходят к полноценному выполнению своих обязанностей. Основной источник поддержки на этом этапе — их руководитель.

На завершающем этапе онбординга персонала менеджер или руководитель разрабатывает для сотрудника индивидуальный план развития и карьерного роста. Этот документ помогает сотруднику понять, как он может развиваться внутри компании и какой вклад может внести в долгосрочное развитие бизнеса.

Читайте по теме:

Цикл Колба: что это и как его применять в корпоративном обучении

Как iSpring может помочь в онбординге сотрудников?

Некоторые компании привыкли к очным тренингам и тратят много ресурсов, чтобы организовать удобное для всех сотрудников время. Не всегда получается подстроиться, и кого-то всё равно приходится отрывать от дел. А главное, невозможно оперативно обучить команду и проверить знания — приходится выбирать, какой один новый навык отработать за раз, часть знаний теряется. В результате компания не может быстро расти и масштабироваться.

iSpring Learn — это платформа для онлайн-обучения, которая поможет перейти к дистанционному обучению. С ней можно, например, создать программу адаптации персонала. Платформа подходит для разных бизнесов — от локальной кофейни до международной франшизы.

iSpring Suite — это конструктор для создания онлайн-курсов, тестов, видеоуроков и тренажеров. Он работает на базе Microsoft PowerPoint, поэтому разобраться в нём не составит труда. Если вы когда-то создавали презентации, то уже знаете, как создать онлайн-курс. Вы сможете подсказать стажерам, какие материалы и когда нужно изучить: для этого достаточно подготовить обучающие материалы, загрузить их на платформу и назначить новичкам.

С iSpring Learn каждый этап процесса адаптации будет выполняться точно и последовательно. Обучение не зависит от графика тренера, сотрудники учатся на телефонах и планшетах в свободное от работы время, даже без доступа к интернету. Результаты обучения легко оценить с помощью наглядной аналитики — платформа собирает отчеты о прогрессе и результатах учащихся, которые затем немедленно отправляются по электронной почте через LMS. А iSpring Suite помогает создавать уникальные образовательные материалы, которые смогут привлечь сотрудников к обучению.

Среди возможностей iSpring Learn и iSpring Suite:

iSpring Learn

Уроки для новых работников

Чтобы приступить к обучению, необходимо наполнить учебный портал контентом. Платформа поддерживает все виды учебных материалов: курсы в формате SCORM, видеоуроки, аудиофайлы, PowerPoint-презентации, таблицы Excel, документы Word и PDF.

Вы можете загружать любое количество курсов, видео, презентаций — платформа дает неограниченное пространство для хранения документов

От документа до курса один клик: рабочие презентации, правила и регламенты — всё это основа для будущей программы. Просто откройте документ в iSpring Suite и нажмите «Публикация»:

• Онлайн-курсы из презентаций. Собирайте курсы под любую задачу — от адаптации стажеров до тренировки навыков. Добавляйте игры и тесты. После публикации iSpring Suite сохранит все шрифты, картинки, видео и эффекты PowerPoint.
• Интерактивные учебники из Word и PDF. iSpring Suite сохраняет содержание, четкость шрифтов и картинок, которые были в исходном документе. Готовая книга подстраивается под любой размер экрана и быстро загружается, даже если в ней тысячи страниц.

Курсы в последовательной траектории обучения

Траектория обучения — это набор курсов, которые объединены в один учебный план. Благодаря этой функции легко спланировать онбординг новых сотрудников или годовой план развития «старичка».

Траекторию обучения можно разделить на этапы — например, по темам или семестрам. Если задать строгий порядок прохождения траектории, то каждый следующий курс будет открываться только после прохождения предыдущего

Внутри траектории выставляется дата назначения для каждого курса — число, когда он появится в личном кабинете сотрудника. Можно указать, сколько дней или недель доступен каждый курс.

В настройках задается список пользователей, которые будут получать уведомления о прохождении траектории обучения. В сервисе легко организовать домашнюю работу: например, написать письмо клиенту, подготовить презентацию или план проекта. Как только студент выполнит задание — придет уведомление, и проверяющий сможет оценить и прокомментировать работу. Когда новичок пройдет вводный курс полностью, его руководитель получит письмо и сможет оценить результаты.

Необязательно создавать всё самостоятельно с нуля: iSpring Learn позволяет загружать уже готовые материалы в формате видео, PDF или Word.

Мобильное обучение

У iSpring Learn есть бесплатное мобильное приложение. Все курсы адаптируются под размер мобильного телефона, пройти их можно даже без доступа в интернет.

Сотрудники могут начать обучение с телефона по дороге на работу, а продолжить в офисе с компьютера. Вся статистика сохраняется

В приложении действует режим офлайн: нужно просто скачать нужный курс на телефон и спокойно заниматься, например, в дороге, где плохо ловит связь. Когда сеть стабилизируется, все данные попадут на учебный портал.

Пуш-уведомления от iSpring Learn напомнят о дедлайнах или просроченном домашнем задании. А благодаря уведомлениям сотрудники будут всегда в курсе новостей: о новом курсе, об изменениях в расписании вебинаров.

iSpring Learn автоматически назначит курсы сотрудникам: новички получат уведомление о назначенном курсе, а молодым руководителям система отправит курс по управлению проектами

Календарь мероприятий

Используйте фильтры, чтобы посмотреть мероприятия на месяц, неделю или общим списком на несколько месяцев вперед

Календарь мероприятий помогает собрать все учебные активности — очные тренинги и мастер-классы — в одном месте, без лишних Excel- или Google-таблиц. А чтобы сотрудники не забыли о курсе или тренинге, iSpring Learn отправит им приглашения и напоминания, если нужно — сообщит об изменениях в расписании.

После занятия тренер может отметить участников, и в отчетах будет доступна информация о посещаемости. Всем, кто пропустил мероприятие, можно назначить дополнительные материалы или пригласить их на повторный тренинг.

Аттестация сотрудников

С помощью iSpring Learn вы можете проводить онлайн-тестирование и обрабатывать результаты в режиме реального времени. Платформа автоматически собирает данные и представляет их в виде наглядных отчетов и рейтингов.

Вы можете назначать один и тот же тест несколько раз, например для регулярной аттестации, и отслеживать динамику развития команды. iSpring Learn предоставляет в реальном времени информацию о том, как прошел итоговый тест, каких результатов достиг конкретный сотрудник и какой филиал занимает первое место в рейтинге.

Чтобы сэкономить время, можно отдать рутину платформе и забыть о бесконечных опросниках и ручных подсчетах баллов. Понадобится только задать тесты, а платформа автоматизирует процесс и напомнит сотрудникам о сроках сдачи, сама рассчитает баллы и выдаст сертификаты.

Детальная статистика по успеваемости сотрудников

Проверьте, по каким темам у пользователей возникают проблемы. Например, чаще всего ошибки допускают в курсе по маркировке рекламы. Вы можете контролировать уровень подготовки в каждом филиале и подразделении, оценивать рейтинги успеваемости и прогресс сотрудников.

Анализируйте сводку достижений и успехи учащихся при прохождении программ обучения

Оценивайте, какие варианты ответа выбирают ваши сотрудники по каждому заданию, какие вопросы теста вызывают у них трудности и какие результаты они получают. С iSpring Learn получится всегда быть в курсе активности ваших пользователей. Как только учащийся выполнит задание или пройдет тест, вы получите уведомление по email.

Проведение онлайн-встреч

Проводите прямые трансляции и общайтесь с сотрудниками вживую прямо в LMS: сервис вебинаров Zoom интегрирован прямо в платформу, достаточно его подключить и начать работу. Чтобы зрители не заскучали, проведите опрос и наблюдайте за ответами в режиме реального времени.

Тем, кто не смог присутствовать онлайн, iSpring Learn направит видеозапись в формате HD. После встречи в кабинете станет доступна статистика: сколько человек пришли послушать спикера и как долго они оставались на связи. Данные собраны в отчете по мероприятиям.

Вебинары работают на любых устройствах и операционных системах: Windows, iOS и Android. Вы можете запланировать онлайн-трансляцию с рабочего компьютера в офисе, а провести — с телефона по пути на деловую встречу.

Обучающие статьи 

Прямо в iSpring Learn вы можете создать обучающую статью с картинками, цитатами экспертов, инфографикой и видео. Редактор берет формат из исходного документа: например, если были буллиты, то при копировании они сохранятся. Готовый материал можно тут же назначить сотрудникам и отслеживать их успеваемость по отчетам. В режиме реального времени iSpring Learn покажет, сколько человек прочитали статью, какие главы изучили и сколько времени на это потратили.

База знаний

База знаний — это отдельный раздел для хранения общих документов, книг, презентаций и инструкций. Сотрудники могут обратиться к ним в любой момент. Так вся команда находится в едином информационном поле, а нужная инструкция всегда под рукой.

iSpring Suite

Курсы для сотрудников, которые готовы участвовать в онбординге новичков

С iSpring Suite можно создать курс в простом конструкторе на основе PowerPoint. Достаточно установить программу на компьютер, и в PowerPoint появится набор новых инструментов для работы. Не нужно ничего дополнительно скачивать — инструменты, статистика и публикация курсов доступны прямо из программы.

У iSpring Suite знакомый интерфейс — не придется осваивать новую программу

Вы можете добавить в начало курса видеоприветствие от главы компании, отснять и загрузить видеоуроки, собрать тесты для самопроверки знаний. Также программа позволяет сделать качественную озвучку и титры в видеороликах с экспертами.

Что еще можно делать в конструкторе iSpring Suite:

• превращать презентации в курсы с видео, играми и тестами;
• проводить опросы, чтобы проверить квалификацию команды и собрать обратную связь;
• комбинировать видео со слайдами;
• создавать видеоинструкции по работе в программах;
• монтировать видео, добавлять музыку и спецэффекты;
• интересно подать материал с помощью 14 интерактивных шаблонов;
• использовать диалоговые тренажеры, чтобы тренировать навыки общения сотрудников и их технику продаж;
• переводить текст в живую речь, доступно 42 языка;
• использовать библиотеку контента — 89 000 элементов для создания курсов без дизайнера;
• создавать курсы совместно с командой и собирать комментарии заказчика.

Прохождение тестирования

iSpring Suite поможет проверить и закрепить знания сотрудников, а также провести опросы и собрать обратную связь по обучению. Назначайте баллы и штрафы за ответы, добавляйте видео, формулы, музыку и давайте обратную связь при ошибках. А чтобы сотрудники не уходили гуглить ответы, ограничьте число попыток и время на решение теста.

В iSpring Suite есть 14 типов заданий — от выбора правильного варианта теста до создания эссе

Резюме

• Онбординг начинается с момента, когда кандидат принимает офер, и длится до тех пор, пока сотрудник полностью не осваивается в новой роли. Обычно на это уходит около трех месяцев. За это время новый сотрудник знакомится с компанией, привыкает к обязанностям, получает необходимые для самостоятельной работы знания и навыки.
• Лучше заранее подготовить нового сотрудника к первому рабочему дню. Чтобы он чувствовал себя комфортно на новом месте, нужно отправить ему презентацию о компании, добавить его в общие чаты.
• В онбординге участвует весь коллектив — даже разговор у кофемашины может повлиять на решение сотрудника остаться в команде. Но есть команда, которая «ведет» новичка с первого дня и до прохождения испытательного срока: HR, менеджер или руководитель, напарник по адаптации или «бадди». Ко всем этим людям новичок может обращаться с вопросами.
• Будет полезно познакомить нового сотрудника со всем коллективом, чтобы стало понятно, чем занимается каждый отдел. Это можно сделать как лично, так и используя геймификацию — в игровой форме представить деятельность и историю работы компании. Главное — не перегружать информацией и задачами первое время.
• От онбординга зависит, станет ли новый сотрудник полноправным членом команды, и задача коллег — помочь ему в этом. Не стоит забывать, что слова поддержки, помощь с трудной задачей и даже смайлики в ответ на сообщения в общем чате могут заметно подбодрить человека и помочь почувствовать себя своим.