Когда в компанию приходит новый сотрудник, руководству хочется, чтобы он тут же начал приносить бизнесу деньги. Но знакомство с компанией — важный этап включения в работу. Хотя его упускают многие организации.
Чтобы новый сотрудник не блуждал по офису и не чувствовал себя как в первый день в новой школе, важна программа адаптации сотрудников в организации. В этой статье рассказали:
- как составить план адаптации нового сотрудника,
- какие мероприятия по адаптации сотрудников помогут новичку влиться в рабочие процессы,
- что новый сотрудник должен узнать о компании перед вступлением в должность,
- как представить новичка коллективу и помочь ему наладить рабочую коммуникацию с коллегами.
Что такое программа адаптации сотрудников
Когда человек приходит на новое место работы, ему все незнакомо: коллектив, обязанности, правила и корпоративная культура. Программа адаптации сотрудников — это вводный обучающий курс, который помогает новичкам легче вливаться в жизнь компании.
| Новичку предстоит непростой путь: стать «своим» в незнакомой компании, наладить контакт с коллегами, разобраться в задачах, которые нужно выполнять ежедневно. Адаптация сотрудника на новом рабочем месте и план включения в работу необходимы, чтобы сделать этот путь комфортнее. Хорошая программа адаптации персонала поможет новичку чувствовать себя увереннее. |
Карта адаптации сотрудника полезна для сотрудников и наставников, которые будут помогать стажеру. Они смогут лучше распределить свое время, чтобы уделить внимание новичку и не забыть о своих задачах
Программа адаптации персонала в организации — это не что-то сложное и бюрократическое. Скорее как теплый и учтивый прием. План онбординга составляет и контролирует менеджер по обучению. Его главная забота — сделать так, чтобы сотрудник скорее влился в коллектив и начал работать в полную силу, не чувствуя себя чужим в незнакомой компании.
Зачем нужен период адаптации для нового сотрудника
- Позволяет новичкам разобраться в требованиях к должности и быстрее приступить к выполнению рабочих обязанностей.
- Помогает сотруднику узнать больше об иерархии и культуре организации, чтобы выстраивать корректные рабочие отношения с коллегами и руководством.
- Упрощает коммуникацию в незнакомом коллективе и помогает познакомиться с командой.
- Предоставляет поддержку опытных сотрудников и способствует прокачке профессиональных навыков.
- Помогает новым сотрудникам преодолеть трудности адаптации в новом коллективе — сомнения и стресс, связанный с новой рабочей средой.
Подробнее о функциях адаптации сотрудников мы рассказывали в статье про адаптацию сотрудников в организации.
Этапы адаптации нового сотрудника
Если онбординг продуман грамотно, то человек быстрее вольется в коллектив и начнет приносить пользу компании. Расскажем, какие мероприятия по адаптации сотрудников нужно спланировать HR-менеджеру.
Пребординг и онбординг
До того как кандидат приступит к работе, HR компании должен закрыть все его вопросы об организации, должности и рабочих обязанностях. На этом этапе у соискателя только формируется представление о HR-бренде компании, поэтому важно отнестись к нему ответственно.
| На собеседовании дайте кандидату возможность высказать свои впечатления о вакансии и задать интересующее вопросы. Если на позицию предусмотрено тестовое задание, постарайтесь дать по нему развернутую обратную связь — разобрать ошибки и отметить сильные стороны. |
Дальнейшее планирование адаптации персонала на этапе онбординга включает в себя шесть этапов:
- Поставьте цели на адаптационный период. Определите четкие и измеримые цели для оценки производительности новичка на испытательном сроке. Например, составьте список инструментов, которые должен освоить сотрудник к концу онбординга.
- Подготовьте учебные и методические материалы. Новичку предстоит изучить не только новые инструменты работы, но и внутренние механизмы компании. Составьте гайды и пособия по программам, которыми пользуются сотрудники, и список материалов, которые помогут освоиться.
- Разработайте план адаптации сотрудника. Он включает знакомство с коллективом и руководством, встречу с куратором, ознакомление с продуктом или услугами компании. Это может быть пошаговый план на первые несколько дней или недель работы.
- Назначьте наставника для новичка. В первые дни сотруднику нужен проводник и поддержка. Куратор будет отвечать на вопросы, помогать в сложных ситуациях, знакомить с командой и направлять нового сотрудника в первые дни работы. Им может стать HR компании или более опытный член команды.
- Продумайте процедуру знакомства с командой. Новые коллеги могут стать стрессом даже для уверенных в себе людей. Составьте список членов команды с кратким описанием их ролей и обязанностей, договоритесь о встречах с ключевыми коллегами, чтобы новый сотрудник смог познакомиться с ними.
- Подготовьте рабочее место для сотрудника. Убедитесь, что для нового сотрудника всё готово: рабочий стол, компьютер, доступы в систему, инструменты, которые он будет использовать. Например, если в компанию приходит новый инженер, проверьте, есть ли у него вся нужная техническая литература и программное обеспечение.
Ранее мы уже собрали список из 15 книг по адаптации персонала в организации, актуальных в 2024 году.
Ознакомительная часть
Этот этап — один из самых важных в онбординге. За ознакомительный период новый человек должен понять, чем ему предстоит заниматься и с кем работать. Этот этап в программе адаптации сотрудников может начаться с обзорной экскурсии по офису или встречи с руководителем. Вот самые важные мероприятия.
Знакомство с коллегами. Нового сотрудника стоит представить будущим коллегами, руководителями, а иногда и CEO. «Старички» компании могут пригласить новичка на обед, чтобы поближе познакомиться и дать ему почувствовать себя частью коллектива.
Знакомство с корпоративной культурой. Новому члену команды важно понимать, на какой лодке он плывет и куда она движется. Расскажите сотруднику:
- о сфере, в которой работаете;
- кто клиенты вашего бизнеса;
- о продукте, который продаете;
- о том, что вы цените в работе;
- о миссии компании;
- о планах развития компании;
Предоставить эти материалы можно в виде презентации, попросить менеджера рассказать о ценностях на личной встрече или создать курсы на обучающей платформе.
Компания iGoods занимается доставкой продуктов из гипермаркетов и использует платформу iSpring на этапе адаптации сотрудников. С помощью курсов и материалов LMS компания рассказывает новичкам не только про процесс работы, но и о принципах компании, чтобы найти «своих людей».
Дистанционный онбординг в iGoods начинается еще на этапе отбора кандидатов. После того как соискатель проходит первичное собеседование, ему открывают доступ к интерактивной платформе. Здесь он узнает о политике компании и пробует себя в должности.
Например, в курсе для персонального закупщика есть блоки о культуре и ценностях компании. Для отработки навыков — курсы «Сборка заказа», «Работа с планшетом» и «Инвентаризация». Курс дополнен видеоинструкциями и интерактивными элементами — как проходит сбор заказа или выглядит чат с клиентом. В конце каждого блока есть тесты, чтобы отслеживать результаты обучения.
Ввод в должность
На этом этапе важно привести новичка к первым результатам в работе. Для этого важно продумать следующие мероприятия.
Погружение в задачи. Сотрудник начинает подробно изучать свои рабочие обязанности и получает задачи по своему профилю. Здесь ему пригодятся гайды и инструкции, которые нужно подготовить заранее.
| Например, к вам на позицию аккаунт-менеджера пришел новый сотрудник. На этой должности работник ведет всю коммуникацию между клиентом и бизнесом. Чем грамотнее он сопровождает клиента, тем больше довольных клиентов и денег в компании. Новичок должен досконально изучить продукт, команду и сервисы компании, чтобы грамотно решать проблемы клиента. Ему пригодятся инструкции, описания продуктов и кейсы компании. |
Развитие профессиональных навыков. Новый сотрудник может пройти дополнительное обучение, необходимое для выполнения его специфических задач. Это может быть как обучение на курсах, так и наставничество от опытного коллеги. Например, можно создать специальные курсы на обучающей платформе: интегрировать в них видеоматериалы, тесты и тренажеры.
Unilever занимается массовым производством повседневных товаров. Компании приходится обучать 3500 сотрудников в России, Беларуси и Украине. При этом в штате всего пять тренеров по обучению.
Чтобы оптимизировать онбординг, компания приняла решение подключить онлайн-платформу для курсов от iSpring. Теперь новички обучаются на «Вводных курсах». В них тренеры рассказывают про компанию, ассортимент и продукты, четко обозначают показатели KPI и их влияние на зарплату сотрудника. В iSpring Suite компания собрала «навыковые» курсы: как правильно презентовать продукт и закрывать возражения.
Теперь у Unilever появилась единая онлайн-программа адаптации, благодаря которой 3500 человек из трех стран проходят ввод в должность по единому стандарту.
Вовлечение в проекты. Нужно постепенно включать новичка в текущие проекты, чтобы помочь ему лучше понять повседневные задачи команды и почувствовать себя частью бизнес-процессов. Подключите нового сотрудника к небольшому проекту или работе с новым клиентом, чтобы он столкнулся на практике с незнакомыми задачами и вопросами.
Оценочный период
Оценочный период в адаптации нового сотрудника — этап, в ходе которого работник и организация могут оценить соответствие ожиданий и реальности. Этот этап важен для обеих сторон.
Оценка производительности. В течение этого времени оценивается, как новый сотрудник приспосабливается к культуре компании и насколько успешно он выполняет свои задачи. Проверить, как новичок усвоил новые знания, можно сразу на практике. Но если что-то пойдет не так, компания может потерять время, деньги и клиентов. Более безопасным решением будет тест в паре с практической аттестацией.
«Эконика» — первая российская женская обувная сеть бутикового типа. Ассортимент товаров бренда постоянно обновляется, чтобы следовать трендам. Сотрудников нужно регулярно обучать и рассказывать про новинки.
Всего у Эконики более 100 магазинов по всей России. Обучать всех сотрудников очно дорого, поэтому для обучения и тестирования персонала бренд использует онлайн-платформу от iSpring.
Для новых сотрудников были разработаны вводные и продуктовые курсы. Новички онлайн изучают материал, а после проходят тесты. Платформа автоматически проверяет результаты и показывает менеджерам слабые места сотрудников.
Теперь на онбординг компания тратит в полтора раза меньше времени: срок адаптации сократился с 12 до 8 недель.
Оценка по целям. Перед началом адаптации менеджер по обучению и HR компании ставят с новичком цели на период онбординга. Например, к концу периода адаптации новый сотрудник должен уверенно овладеть ключевыми программами для работы, интегрироваться в команду и принести компании первые деньги.
Заключительный этап
Постановка долгосрочных целей. На этом этапе определяются дальнейшие перспективы развития сотрудника в компании, в том числе возможности карьерного роста и дополнительного обучения.
Интеграция сотрудника. Когда программа адаптации нового сотрудника выполнена, он считается интегрированным в организацию. На этом этапе сотрудник уже способен эффективно выполнять свои обязанности и начинает вносить вклад в общий результат команды.
Программа адаптации нового сотрудника — пример
В зависимости от компании и должности будет меняться и план адаптации сотрудников. Показали пример, как может выглядеть план с мероприятиями по адаптации сотрудников в общем виде.
Пример плана адаптации нового сотрудника по дням
Оценка программы адаптации сотрудника
Для HR-менеджера важно знать, эффективно ли прошла программа адаптации нового сотрудника. Чтобы узнать о качестве адаптации, можно задать сотруднику следующие вопросы:
- Вам достаточно рассказали о компании, когда вы устраивались на работу?
- Назовите три вещи, которые вам понравились в период адаптации.
- Что бы вы изменили или добавили?
- Вам комфортно работать с внутренними инструментами компании: системой планирования, внутренними чатами?
- Коллеги помогали вам адаптироваться?
- Адаптация оправдала ваши ожидания?
- У вас есть предложения, как мы можем улучшить процесс адаптации сотрудников?
Если интервью окажется недостаточно, можно использовать методики с баллами, например индекс удовлетворенности сотрудников. Вам нужны вопросы, которые касаются главных аспектов адаптации. В конце онбординга попросите сотрудника дать ответы по шкале от 1 до 10.
| Вопрос | Оценка |
|---|---|
| Насколько вы удовлетворены процессом адаптации? | / 10 |
| Насколько онбординг соответствовал вашим ожиданиям? | / 10 |
| Насколько у вас была комфортная коммуникация с коллегами? | / 10 |
| Насколько просто было вникнуть в рабочие процессы? | / 10 |
| Насколько легко проходило обучение? | / 10 |
После этого нужно рассчитать общую оценку.
| В нашей анкете пять вопросов, значит, максимальная оценка — 50. Допустим, сотрудник расставил не максимальные коэффициенты, и сумма получилась 30. Результат — 60% — и есть оценка качества онбординга по мнению сотрудника. |
Стоит учитывать, что точность оценки зависит от вопросов. Чем подробнее они будут, тем точнее будет результат.
iSpring Learn для адаптации персонала
iSpring Learn — это инструмент для разработки планов адаптации сотрудников. На платформе вы можете создавать обучающие гайды, курсы, тесты и базы знаний для команды. Обучение можно проходить с любого устройства, а доступ к материалам останется у сотрудника навсегда.
Преимущества iSpring Learn для адаптации:
Быстрая проверка результатов онбординга. Алгоритмы платформы автоматически анализируют и проверяют результаты тестов сотрудников. Менеджеру не нужно тратить время на проверки.
Возможность обучать всех сотрудников одновременно. Даже если в компанию пришло 100 новых сотрудников, которые работают из разных точек мира, все они могут пройти онбординг в iSpring Learn. Подробнее про онбординг удаленных сотрудников можно прочитать в нашем блоге.
Много наглядных и удобных форматов. Чтобы упростить освоение новых знаний, вы можете прикреплять к урокам видеоинструкции, фотографии или создавать интерактивные тренажеры прямо на платформе.
Подготовка к практике. Чтобы убедиться, что новичок готов к работе, составьте тест по теории и предложите ему пройти симулятор реальной рабочей задачи. Симуляторы по разным задачам можно реализовать на платформе iSpring Learn.
Адаптация персонала: коротко о главном
- Поддержка и внимание руководства компании на начальных этапах способствуют быстрой адаптации нового сотрудника в коллективе и построению долгосрочных рабочих отношений.
- Знакомство с компанией, ее ценностями и процессами работы поможет сотруднику быстрее понять свою роль в коллективе.
- Регулярное продуманное общение между новичком и коллективом поможет устранить возникающие вопросы и недоразумения, а также ускорить включение в работу.
- Новому сотруднику нужен пошаговый план адаптации, чтобы получить дополнительную поддержку и ускорить процесс интеграции в рабочую среду и в коллектив.
- Хорошие обучающие программы, курсы и тренинги помогут новичку быстрее освоить навыки, повысить уровень компетенций и начать приносить компании пользу.
- iSpring Learn — эффективный инструмент для разработки планов адаптации сотрудников. На платформе можно создавать обучающие гайды, курсы, тесты и базы знаний для команды.
