Новая работа — это всегда стресс. Поэтому, даже если стажёр работает на удалёнке, важно создать для него комфортные условия, помочь освоиться в коллективе и включиться в рабочие процессы. Такая дистанционная адаптация — задача непростая, но выполнимая. Главное — знать, как правильно к ней подойти.
Рассказываем, зачем нужна адаптация удалённому сотруднику и как её организовать.
Польза дистанционной адаптации
У удалёнщиков много плюсов. Им не нужно каждый день ездить на работу, они могут больше времени проводить с семьёй и близкими. Работодателю не приходится арендовать дорогой офис, закупать и обслуживать технику.
Кажется, удалёнка похожа на корпоративный рай — но это только на первый взгляд. Проблемы начинаются в тот момент, когда руководитель недооценивает, насколько важно правильно выстроить взаимодействие с дистанционными сотрудниками. И первый этап — это как раз адаптация.
| Адаптация, или онбординг, — процесс знакомства новых работников с компанией, её культурой, правилами и нормами. С точки зрения работодателя, это интеграция новичков в рабочие процессы, обучение навыкам и обязанностям, необходимым для выполнения профессиональных задач. |
Правильно выстроенный процесс адаптации помогает новым сотрудникам быстрее влиться в команду и начать приносить пользу бизнесу. У этого этапа есть масса плюсов.
Что даёт адаптация новому сотруднику:
- Позволяет познакомиться с командой: новыми коллегами, сотрудниками из смежных отделов и руководством.
- Помогает погрузиться в корпоративную культуру и узнать ценности компании.
- Даёт время освоить новые инструменты и программы, которые пригодятся для работы. Стажёр делает это не самостоятельно, а с поддержкой наставника, что исключает большинство ошибок уже в процессе работы.
- Предоставляет возможность на старте спланировать траекторию развития и роста внутри команды.
- Дарит дружелюбную среду и снижает уровень стресса: если что-то пойдёт не так, новичку всегда помогут.
Какие задачи адаптация решает для компании:
- Снижает или даже полностью исключает финансовые издержки на поиск и обучение новых сотрудников. Например, если новичка сразу загрузить новыми незнакомыми задачами, он может растеряться, наделать ошибок или даже уволиться.
- Помогает быстро внедрить нового сотрудника в рабочие процессы с минимальными рисками. Чем более грамотной и организованной будет адаптация, тем быстрее новичок сможет начать полноценно работать.
- Улучшает репутацию компании как HR-бренда на рынке.
- Уменьшает текучесть кадров.
Подробнее по теме:
Онбординг сотрудников — что это и как проводить
5 этапов адаптации персонала: организация процесса и сроки
Как разработать и внедрить систему адаптации персонала за 7 шагов
Особенности адаптации на удалёнке
Адаптация сотрудников на удалёнке несколько отличается от той, которую проходят офисные работники. Например, удалёнщиков труднее контролировать в процессе обучения. Офлайн-работник постоянно находится в офисе под присмотром наставника. А если новичок работает из дома, сложно проверить, правда ли он тратит своё рабочее время на обучение или занимается посторонними делами. Поэтому после адаптации ему стоит предложить пройти тест. Такая проверка поможет понять, насколько хорошо стажёр усвоил новую информацию.
Другой нюанс — отсутствие живого общения, из-за чего сотрудник может чувствовать себя оторванным от коллектива. Особенно остро эта проблема ощущается, если удалёнка — новый формат для новичка. Спасти ситуацию помогут чаты с мемами и неформальные онлайн-встречи с играми и живым общением по видеосвязи.
Чтобы новичок на удалёнке не почувствовал себя изолированным, добавьте его в чаты, где коллеги общаются на нерабочие темы
Когда вы будете разрабатывать систему обучения для новых работников на удалёнке, обязательно учитывайте специфические особенности дистанционного формата. Если грамотно подойти к этой задаче, адаптация пройдёт гладко и эффективно.
Читайте по теме:
7 методов адаптации персонала в организации — тренды 2024 года
Кейсы компаний по адаптации удалённых сотрудников
Практически все крупные компании серьёзно относятся к обучению стажёров: готовят подробные инструкции, записывают видеолекции, внедряют интерактивных онлайн-помощников и целые системы обучения. Приведём несколько интересных кейсов по адаптации сотрудников на удалёнке.
«Додо Пицца»: создали бота-помощника
Одна из крупнейших российских сетей ресторанов быстрого питания — «Додо Пицца» — позиционирует себя как технологическую компанию. Вот и в вопросах онбординга ребята решили не изменять своим принципам, поэтому в марте 2019 года запустили бота в корпоративном мессенджере специально для удалённых сотрудников.
Dodobot — это помощник, который может отвечать на вопросы по адаптации, делать рассылки новичкам в заданное время, отправлять информацию группам или в личные сообщения. А ещё все новые сотрудники компании получают чек-листы, которые помогают погрузиться в культуру и рабочие процессы.
«Манн, Иванов и Фербер»: заранее готовят план действий для каждого новичка
Московское издательство всех своих новых сотрудников называет МИФотворцами. За несколько дней или недель до выхода новичка на работу с ним проводят онлайн-встречу, на которой подробно обсуждают программу адаптации, составляют расписание встреч на первый день или неделю. Так человек получает подробный план на ближайшие рабочие дни с самого старта.
Нового МИФотворца представляют остальному коллективу через рассылку по электронной почте и корпоративным чатам. В письме будет короткий рассказ о роли и задачах нового сотрудника, описание его знаний и навыков, а также фотография.
«Альфа-Банк»: создали шаблоны адаптации для каждого направления
Сотрудники банка собрали рабочий «спецотряд» экспертов и написали инструкции по онбордингу для наставников и новичков. Команда проделала большую аналитическую работу, чтобы унифицировать все регламенты по адаптации новых сотрудников для одного отдела — центра компетенций аналитики удалённых каналов доступа.
В рабочую группу вошли представители аналитиков всех основных направлений. Вместе они разработали шаблоны для испытательного срока, которые назвали планами на 100 дней. Они учитывают как общие требования к новым сотрудникам, так и специфику каждого канала.
Этапы удалённой адаптации персонала
Первый день в команде
Не стоит сразу нагружать человека новыми серьёзными задачами. Чем мягче дистанционная адаптация, тем она продуктивнее. От большого наплыва информации и завышенных ожиданий со стороны коллег стажёр будет испытывать сильный стресс, может растеряться или даже задуматься об увольнении.
Поэтому первый день нужно посвятить подготовке: выдать доступы к корпоративным онлайн-сервисам, пригласить в чаты с коллегами, дать ссылку на общее рабочее пространство.
Знакомство с командой тоже должно быть постепенным. Не нужно сразу звать новичка на общий звонок с топ-менеджерами и остальным коллективом. На начальном этапе будет достаточно, если сотрудник познакомится с коллегами, с которыми он будет взаимодействовать чаще всего.
Дружелюбная атмосфера в коллективе снижает стресс и помогает сконцентрироваться на обучении
Хорошая практика — написать пост-знакомство в общий чат и предложить новому сотруднику немного рассказать о себе. Это гораздо удобнее, чем коллективная онлайн-встреча, на которой его попросят выступить с самопрезентацией.
У новичка должна быть вся нужная техника для работы. Если она корпоративная, важно организовать доставку оборудования курьером.
Первая неделя в команде
За этот период происходит плавное погружение нового сотрудника в основные задачи. Важно, чтобы новичок не разбирался с лавиной просроченных дедлайнов, а в спокойном режиме знакомился с тем, чем ему предстоит заниматься.
На 2–3-й день работы можно организовать общий звонок с командой. Этого времени хватит на моральную подготовку: сотрудник успеет освоиться, будет готов обсуждать рабочие вопросы, знакомиться с конкретными обязанностями.
На первой онлайн-встрече стоит выделить новому сотруднику помощника — бадди. Это более опытный коллега, который с первого дня станет для новичка кем-то вроде приятеля. Он расскажет об особенностях компании, поможет найти контакты нужных сотрудников, если у стажёра появятся к ним вопросы, и даст все вводные, чтобы влиться в рабочую обстановку. Но бадди не будет обучать новичка: он только помогает создать психологически комфортную обстановку и быстрее освоиться в новом коллективе.
На первой неделе у новичка и его непосредственного руководителя должна быть назначена минимум одна личная встреча. На ней нужно согласовать все организационные вопросы и начать знакомить сотрудника с продуктами или услугами компании.
Личная онлайн-встреча с руководителем в комфортной дружественной атмосфере поможет новичку снять лишний стресс и настроиться на продуктивную работу
Очень важно, чтобы в организации была выстроена чёткая система онбординга для удалённых сотрудников. Это может быть целый онлайн-курс, платформа с обучающими видео, презентации и лонгриды с полезной информацией, инструкции и регламенты.
Для удалёнщиков особенно актуально, чтобы такие системы обучения включали итоговое тестирование. По его результатам команда может быть уверена, что новый сотрудник не просто поставил видео на фон или номинально прочитал инструкции, а действительно погрузился в процесс обучения.
Читайте также по теме:
Что такое баддинг и чем полезен в обучении
Что такое дистанционное обучение: от почтовой рассылки до виртуальной реальности
Первый месяц в команде
Постепенно сотрудник втягивается в процессы, осваивает работу с корпоративными сервисами, проходит онлайн-адаптацию и начинает выполнять первые реальные задачи.
Со второго месяца имеет смысл оценить, как новый работник справляется с нагрузкой. Можно давать ему первые стратегические задачи, но обязательно строго контролировать процесс их выполнения. Важно постепенно переводить новичка с роли просто исполнителя на роль ответственного за свой результат.
Можно создать онлайн-курс iSpring Suite в формате диалогового тренажёра. Там сотрудники смогут отрабатывать профессиональные навыки без ущерба бизнесу. Диалоговый тренажёр — это система интерактивных упражнений, имитирующих разговор с человеком: покупателем, подчинённым или коллегой. Такая тренировка поможет новичку «отрепетировать» реальные рабочие ситуации без риска совершить серьёзную ошибку и сорвать сделку.
Читайте также по теме:
Как создать диалоговый тренажёр и сделать сотрудника профи в переговорах
Важные составляющие адаптации удалённых сотрудников
Внимательный HR-специалист
Именно HR-специалист проводит для стажёра виртуальную экскурсию и знакомит со всеми нюансами предстоящей работы. Он же ответит на все вопросы об оформлении на работу — например, расскажет, какие документы нужно предоставить и как на них поставить электронные подписи, по каким датам выплачивают зарплату или как оформить заявление на отпуск.
Система помощи — бадди
Дистанционная адаптация — это серьёзный стресс для новичка. Лучший способ помочь человеку почувствовать себя комфортно — создать дружелюбную атмосферу, пусть даже в удалённом формате. Именно для этого важно предоставить новому сотруднику бадди.
Бадди нужен в системе удалённой адаптации персонала, чтобы новый сотрудник точно знал, что его не бросят наедине с вопросами и проблемами
Такой помощник не учит и не наставляет, он помогает только в адаптации. Это значит, что бадди может стать сотрудник из другого отдела. Он может быть выше или ниже грейдом — это не имеет ключевого значения. Важно, что он знает все внутренние тонкости работы и готов ими поделиться.
Внедрение системы баддинга помогает не только новому сотруднику, но и всей команде. Когда новичок теряется в новом онлайн-сервисе или не может найти доступ к корпоративному мессенджеру, он точно знает, кто ему поможет, и не будет отвлекать других коллег.
Общая база знаний
Корпоративная база знаний хранит в одном месте все документы, важные для общей работы. Это могут быть стандарты, регламенты, инструкции, видео, информация об отделах и сотрудниках — всё, что может пригодиться любому члену команды.
Например, когда у сотрудника возникает вопрос, где найти старые таблицы по метрикам, он идёт в базу знаний и по фильтру находит нужные документы. Ему не приходится отвлекать маркетолога, который, возможно, ещё и не работал в компании, когда эти таблицы создавались.
Базы знаний можно формировать в разных сервисах, например в iSpring Learn. Главное — составить удобную структуру по отделам и темам, чтобы всегда можно было легко и быстро найти нужную информацию.
База знаний — это удобно. Под рукой всегда есть доступ к нужной информации
Читайте также по теме:
База знаний в компании: как создать с помощью iSpring Learn
Внутренние гайды, инструкции и методички
Это основная информация, которая должна лежать в общей базе знаний. На какую бы позицию ни пришёл сотрудник — менеджер по продажам, редактор или финансовый аналитик, — у него под рукой всегда будут нужные инструкции и подсказки. Такие методички и регламенты можно создать на любой платформе, даже в формате обычных текстовых документов.
В общем виде инструкции напоминают материалы для дистанционного обучения, но, в отличие от LMS — систем электронного обучения, каждый такой документ закрывает конкретный запрос. Например, правила написания постов в соцсети или скрипт работы с клиентами.
Читайте также по теме:
Удалённое обучение сотрудников: полное руководство
Созвоны с командой
Камень преткновения для многих удалённых команд. Общие онлайн-встречи — один из самых важных и, пожалуй, единственный способ синхронизировать между собой участников коллектива и разные отделы. В ситуации, когда нет очных планёрок и совещаний, онлайн-встречи заменяют все эти способы коммуникации.
Для встреч с удалёнными сотрудниками важно грамотно организовать процесс проведения онлайн-конференций
Количество онлайн-встреч в календаре новичка должно быть таким, чтобы можно было контролировать его работу, но не занимать всё его время. Для начала лучше исключить общие конференции по процессам и задачам, которые пока не знакомы сотруднику. Важные встречи — это один на один с руководителем, знакомство с командой и общие звонки, на которых подводят итоги недели, месяца или квартала.
Примерно после первого месяца работы можно подключать стажёра к ежедневным планёркам и другим общим встречам. На этом этапе сотрудник уже должен глубже вникнуть в жизнь компании и быть готовым предложить свои решения по конкретным вопросам.
Обратная связь
В начале адаптации руководитель должен держать руку на пульсе и чётко понимать, что и как делает новичок. В первые недели, когда погружение максимально поверхностное, важно отслеживать моральное состояние сотрудника, спрашивать его о возникающих сложностях, проблемах и опасениях.
Позже, когда работник начнёт получать первые самостоятельные задачи, руководитель должен своевременно собрать обратную связь у заказчиков и коллег о работе нового сотрудника. А после этого корректно донести фидбэк до новичка. Тогда будет виден прогресс, а погружение в рабочую обстановку станет более осмысленным. Развивающая обратная связь — это ещё и «оберег» от выгорания и потери мотивации.
Как iSpring Learn помогает в адаптации удалённых сотрудников
iSpring Learn — это платформа для онлайн-обучения и удобный инструмент для адаптации удалённых сотрудников. Вот основные задачи, которые решает LMS.
Даёт доступ к обучению из любой точки мира. Сотрудники могут изучать курсы и выполнять задания онлайн. Это особенно удобно для тех команд, где часть коллектива работает из дома и в разных часовых поясах.
Предлагает гибкое обучение. iSpring Learn позволяет создавать увлекательные курсы и тесты. Сотрудники могут учиться в своём темпе, что особенно полезно при адаптации к новым рабочим условиям.
Позволяет отслеживать прогресс. Руководители легко контролируют прогресс сотрудников и оценивают их успеваемость. Это помогает выявлять слабые места и предлагать дополнительную поддержку там, где это необходимо.
Даёт возможность получить обратную связь от новичка. iSpring Learn налаживает обратную связь между наставником и новым сотрудником. Если что-то в обучающем курсе непонятно, новичок задаёт вопросы более опытному коллеге прямо на платформе. Такая возможность позволяет установить тесные и доверительные отношения в коллективе.
Оформить бесплатный 14-дневный демодоступ →
Советы: как облегчить дистанционную адаптацию
- Используйте корпоративные мессенджеры
Новичкам и опытным сотрудникам удобнее работать, когда вся коммуникация происходит в одном месте. Для работы лучше установить доступ к общему корпоративному мессенджеру и настроить его под нужды компании.
- Организуйте неформальное общение внутри команды
Взаимодействовать с командой только по рабочим задачам на удалёнке бывает очень тяжело, потому что сотрудники почти полностью лишены неформального общения. Если весь день обсуждать с коллегами только рабочие вопросы, легко выгореть и потерять мотивацию. Можно придумать любые форматы, которые помогут команде чувствовать себя сплочённой: например, стендапы по понедельникам с рассказом о выходных и планах на неделю, пятничные неформальные отчёты или специальный чат-флудилка с мемами.
- Интересуйтесь моральным состоянием новичка
Этим может заниматься руководитель, бадди или HR-специалист. Более технологичный способ — создать чат-бота в корпоративном мессенджере, который будет собирать информацию о самочувствии сотрудника через опрос. Любой из способов подойдёт. Важно внедрить такую систему, потому что с её помощью гораздо легче профилактировать выгорание.
- Создайте корпоративный мерч
Новички покидают компанию после испытательного срока по разным причинам. Хорошо выстроенная дистанционная адаптация помогает исключить некоторые из них. Но гораздо эффективнее, если к строго рабочим процессам добавляется эмоциональная составляющая. Хорошая практика — рассылать новым сотрудникам приветственный мерч в благодарность за то, что человек остановил свой выбор именно на этой компании.
- Внедряйте системы дистанционного обучения
Чем проще и прозрачнее процесс адаптации, тем легче масштабировать бизнес и нанимать новых сотрудников. Можно бесконечно назначать бадди и наставников, проводить многочасовые встречи с руководителем, но это будет не так эффективно, как организация единой платформы онбординга и обучения.
