У бизнеса есть серьёзная проблема: почти треть сотрудников увольняются на этапе испытательного срока. Новички сталкиваются со стрессом, не могут наладить отношения с коллективом, совершают ошибки из-за непонимания задач. Все эти причины снижают интерес к исполнению обязанностей, заставляют сдаваться и искать другую работу — комфортнее, понятнее, лучше.
Чтобы предотвратить текучку, компаниям нужна система адаптации персонала. В статье расскажем, как её разработать и внедрить и как сохранить перспективных сотрудников в штате.
Каким компаниям нужна система адаптации персонала?
Адаптировать новых специалистов необходимо в любой компании. Будь то крупная корпорация или небольшой бизнес — все организации заинтересованы в максимальной эффективности персонала. Адаптация позволит сотрудникам быстрее освоить свои рабочие обязанности и начать приносить пользу.
Также адаптация помогает снизить издержки при работе с новичками. Например, предотвратить ситуации, когда:
- Все сложные дела берёт на себя руководитель. Ведь только он может сделать их быстро и без ошибок. В итоге старший специалист выгорает, эффективность работы всего отдела падает, а новички ничему не учатся.
- Сотрудники задают много срочных вопросов. Руководитель отвлекается от прямых обязанностей и вынужден тратить много времени на ответы. Нагрузка на него растёт, а процессы внутри команды замедляются.
- Новые специалисты допускают ошибки по неопытности. Из-за этого они тратят больше времени на задачи. Если команда работает над важным проектом, то трудности у новичков могут задержать его релиз — срыв дедлайнов приведёт к потере части прибыли.
Несмотря на очевидные проблемы работы с неподготовленными сотрудниками, у 48% российских компаний до сих пор нет системы адаптации. При этом часть работодателей признают ценность такой программы, но не знают, как правильно её создать.
Подробнее по теме:
5 этапов адаптации персонала: организация процесса и сроки
Разрабатываем систему адаптации
Шаг 1. Распределите роли
Перед созданием системы адаптации решите, кто будет в ней задействован. Как правило, это три человека: новичок, его наставник и HR-специалист. Разберёмся в каждой из ролей:
- Новичок — только пришёл в компанию и хочет быстро освоиться. Ему важно понять требования работодателя, чтобы эффективно решать ежедневные задачи. Обучение позволит новичку легче пройти испытательный срок и быстрее стать полноценной частью команды.
- Наставник — опытный сотрудник, который помогает новичку во время испытательного срока: показывает, как справляться с рабочими задачами, даёт практические советы и помогает освоиться в команде. Наставничество позволит специалисту улучшить навыки управления и коммуникации.
- HR-специалист — наблюдает за обучением и прогрессом новичка. Менеджеру по персоналу важно оптимизировать издержки на поиск сотрудников: от этого зависит эффективность его работы.
Новый сотрудник адаптируется быстрее, если все участники заинтересованы в процессе. Особенно важно мотивировать наставника, который проводит с новичком больше всего времени.
Пример. В «Модульбанке» за наставничество не платят, но оно влияет на повышение сотрудника. Из двух опытных разработчиков тимлидом скорее назначат того, кто больше работал с новичками.
Наставник проведёт новичку экскурсию по компании и расскажет о внутренних процессах
Шаг 2. Поставьте цель и определите обязанности каждого участника
Сформулируйте обязанности для всех участников процесса; расскажите, какие задачи сотрудникам нужно решить, чтобы адаптация прошла эффективно. Особое внимание стоит уделить новичку, который пока что не ориентируется во внутренних процессах компании.
Например, сотрудники торговой сети Cozy Home должны знать ассортимент товаров — 1,5 тысячи наименований постельного белья, одежды и декора. Задача новичка во время адаптации — запомнить всю продукцию и её характеристики. Для этого он должен пройти онлайн-курс и подтвердить знания с помощью тестирования.
В таблице — пример того, как могут выглядеть цели и задачи каждого из участников системы адаптации.
| Роль | Цель | Задачи |
|---|---|---|
| Новый сотрудник | Привыкнуть к рабочим обязанностям и влиться в коллектив |
|
| Наставник | Помочь новичку успешно адаптироваться в компании |
|
| HR-специалист | Проконтролировать обучение нового сотрудника |
|
Шаг 3. Установите требования к системе адаптации
При разработке программы адаптации учитывайте потребности компании, её финансовые и технические возможности, а также должность, для которой создаёте систему.
Например, курсы для консультантов торгового зала будут отличаться от курсов для менеджеров высшего звена. Консультанту потребуется изучить линейку продуктов и техники продаж, а менеджеру — освоить навыки работы с командой, изучить нормативные акты и правила оформления отчётов.
При разработке требований к системе адаптации выделите параметры, по которым будете её оценивать. Например:
- Насколько система выгодна компании. Разработка и использование системы адаптации должны обходиться компании дешевле, чем поиск и трудоустройство новых сотрудников. Если тезис подтверждается, система выгодна. Если нет — её стоит доработать.
- Насколько выражен эффект от адаптации. Сотрудники, прошедшие программу, должны приносить компании больше прибыли. Если это правило не выполняется, посмотрите, какие элементы системы нужно доработать.
- Удобна ли система для сотрудников. От удобства системы адаптации во многом зависят результаты новичков. Спросите, устраивает ли их длительность этапов обучения, способ взаимодействия с наставниками и т. д. Обратная связь поможет увеличить эффективность программы.
- Сколько времени уходит на контроль за адаптацией. Система должна автоматизировать рутину: сбор статистики, контроль показателей сотрудников и создание отчётов. В противном случае придётся всё делать вручную и тратить много времени.
Пример. Сервису по доставке продуктов iGoods было необходимо быстро и эффективно обучать соискателей. Тренеры не справлялись с нагрузкой из-за постоянного расширения штата — компании потребовалась автономная и автоматизированная платформа.
Организация решила использовать систему управления обучением и ввести онлайн-курс. Материал поделили на пять модулей, благодаря чему новички лучше усваивали информацию. Система автоматически собирала статистику по обучению сотрудников: HR-специалисты могли в реальном времени проанализировать их результаты и скорректировать курс. Процесс обучения стал занимать меньше времени: за полгода компания обучила 300 человек и сократила период их адаптации в два раза.
Шаг 4. Выберите подходящие инструменты адаптации
Решите, какие методы и инструменты вы будете использовать для адаптации новичков. Вариантов много — приведём несколько примеров:
Системы управления обучением
Такие онлайн-платформы позволяют не только показывать учебный контент, но и самостоятельно его разрабатывать. Например, можно сделать welcome-курс с историей компании, материалы о продуктах, диалоговые тренажёры и др.
LMS также собирают статистику. С её помощью HR-специалисту будет удобно контролировать обучение новичка. Статистика поможет выявить модули, которые вызывают сложности.
Тимбилдинг
Предложите сотрудникам организовать спортивный турнир, проведите деловую игру или устройте встречу в неформальной обстановке. Такие корпоративные события — эффективный способ познакомить новичка с коллегами и наладить коммуникацию в команде.
Приветственный подарок
Компания может подарить новым сотрудникам набор брендированных предметов, например худи, футболки, блокноты или кружки. Даже небольшой подарок покажет, что организация рада новичкам, дорожит ими и надеется на долгое сотрудничество.
Чат-боты
Новые сотрудники могут задавать руководителям и HR-менеджерам одинаковые вопросы — например о том, как получить доступ к рабочим программам, где найти контакты коллег, как долго длится испытательный срок и т. д. Чтобы сэкономить рабочее время специалистов, можно создать чат-бота, который будет отвечать на все вопросы новичков.
Пример. Система адаптации сотрудников в группе компаний «ЦВТ» состоит из онлайн-курсов, тестов, тренингов и наставничества. Новички изучают теорию, а затем сразу же подкрепляют её практикой. Такой метод обучения привёл к тому, что сотрудники стали осваиваться на новом месте за месяц, а раньше на это требовалось полгода.
Полезные материалы по теме:
Адаптация сотрудников в организации: функции, принципы и методы
Шаг 5. Создайте систему адаптации персонала
После определения требований и выбора инструментов составьте план адаптации сотрудников. Определите, в какой последовательности будут идти модули обучения, и решите, сколько времени отвести на каждый из них. Например, как долго будет идти ознакомительный курс, освоение корпоративных сервисов, наставничество, вебинары и т. д.
Пример. Компания «Эконика» создала адаптационный трек для новичков, который длится восемь недель. Информация в нём подаётся небольшими фрагментами. Так сотрудникам проще запоминать продукты компании, стандарты обслуживания и внутренние регламенты. Каждую неделю обучающийся проходит новый модуль, а по окончании курса решает тест.
Выбирайте разнообразные инструменты для адаптации новых сотрудников. Это вовлечёт новичков в рабочие процессы и повысит их мотивацию
Когда программа составлена, пора переходить к внедрению системы адаптации. Его можно провести в два шага.
Внедряем систему адаптации
Шаг 1. Выберите платформу для адаптации сотрудников
Чтобы выбрать подходящую LMS, определите критерии её оценки:
- функциональность — какие инструменты есть на платформе;
- удобство интерфейса — насколько комфортно использовать систему;
- адаптивность — можно ли открывать курсы на разных устройствах;
- аналитика — предлагает ли платформа отчёты о прохождении курсов;
- стоимость — сколько стоит внедрение и обслуживание LMS.
Пример. Система адаптации персонала в компании MW-LIGHT разработана с помощью iSpring Learn. Новые сотрудники учатся по единому стандарту: знакомятся с историей компании на вступительном курсе, учатся работать с клиентами в диалоговых тренажёрах, закрепляют знания тестами. Интерактивные модули и чёткая структура обучения позволяют новичкам эффективнее и быстрее запоминать информацию. Благодаря этому компании удалось сократить период адаптации с двух месяцев до двух недель.
Полезные материалы по теме:
Адаптация удалённых сотрудников: советы и кейсы компаний
Онлайн-тесты помогают понять, насколько хорошо новички разобрались в продуктах компании или рабочих программах. LMS автоматически сверяет ответы и отражает успеваемость в отчётах
Шаг 2. Создайте адаптационный курс для сотрудников
Адаптационный курс стоит разделить на несколько модулей, которые новичок будет проходить постепенно. После каждого этапа обучения можно проверять навыки на практике — просить сотрудника помочь клиенту или выполнить задачу в рабочей программе.
Допустим, крупная организация хочет обучить новых операторов кол-центра. Её адаптационный курс может выглядеть так:
| Этапы адаптации | Учебные материалы |
|---|---|
| Этап 1: знакомство с компанией и коллективом | 1. Вводный курс с информацией о компании, её задачами и миссией. 2. Онлайн-встреча с руководителем отдела, HR-специалистом и наставником. |
| Этап 2: обучение техникам холодных звонков | 1. Учебный модуль о технике холодных звонков и стандартах обслуживания клиентов. 2. Видеоурок, в котором оператор на примерах показывает, как разговаривать с разными типами собеседников — от незаинтересованных до рассерженных. 3. Подробный лонгрид о необходимом оборудовании и рабочих программах. 4. Промежуточный тест. |
| Этап 3: работа со сложными кейсами | 1. Лонгрид с инструкцией, как работать с жалобами клиентов. 2. Диалоговый тренажёр по отработке возражений покупателей. 3. Деловая игра, в которой нужно разрешить конфликт с клиентом. |
| Этап 4: итоговое тестирование и обратная связь | 1. Итоговый тест. 2. Онлайн-консультация с HR-специалистом и наставником, подведение итогов. 3. Сбор отзывов о качестве адаптационного курса. |
На количество модулей в курсе влияют индивидуальные особенности новичка и требования компании. Например, «Оней Банк» создал программу для обучения новичков. Она состоит из четырёх блоков: вступительного курса, знакомства с продуктом, изучения техники продаж и решения кейсов. Действия нового сотрудника на всех этапах контролирует менеджер. Так адаптация проходит быстрее, спокойнее и качественнее.
Помните, что новичкам нужно время на знакомство со всеми процессами. Кто-то осваивается за пару недель и открыто общается с командой, а кому-то требуется более долгий срок, чтобы привыкнуть к новому рабочему месту.
Полезные материалы по теме:
15 книг по адаптации персонала в организации, актуальные в 2024 году
Облегчить и ускорить процесс адаптации можно с помощью системы управления обучением, например iSpring Learn. Она позволяет создавать онлайн-курсы, показывать их сотрудникам и контролировать процесс обучения.
iSpring Learn — удобная LMS для адаптации персонала
Разберём преимущества платформы iSpring Learn на примере автодилера.
Представим, что компания «Поехали» планирует расширить бизнес и открыть новые салоны в нескольких городах. Для работы в них нужны обученные менеджеры по продажам. Руководство решает сделать ставку на новичков и готовит для них адаптационные курсы в iSpring Learn.
Разработка системы адаптации персонала начинается с определения типа учебных материалов. В конструкторе iSpring Learn можно создавать лонгриды, тесты, ознакомительные статьи, добавлять видео и изображения. Компания решает использовать сразу все доступные форматы.
На первом этапе разрабатывают ознакомительный курс. В нём представители компании рассказывают о структуре подразделений, задачах менеджера по продажам и знакомят сотрудника с командой.
Если у новичков останутся вопросы после прохождения модуля, готовый курс можно дополнить новыми материалами
Затем для новичка готовят диалоговый тренажёр. Чтобы его разработать, менеджеры используют другой продукт компании iSpring — конструктор онлайн-курсов Suite. В нём есть функция создания подобных тренажёров. Они имитируют разговор с реальным человеком: клиентом, коллегой или руководителем.
С помощью диалогового тренажёра организация показывает менеджерам по продажам, как вести переговоры с разными типами покупателей, например с нейтральными, незаинтересованными или раздражёнными. В ходе тренировки сотрудники отрабатывают навыки общения. Диалоговый тренажёр снижает вероятность того, что новички наделают ошибок во время общения с реальными клиентами.
В этом тренажёре пользователю нужно подготовить клиента к покупке машины
Все занятия, входящие в систему адаптации, можно занести в календарь iSpring Learn. В нём есть система уведомлений — она пригодится, чтобы сотрудники не забыли о предстоящих занятиях.
На скриншоте — календарь с расписанием адаптационного трека компании «Поехали». В нём отмечен вебинар, встречи с наставником и командой, а также консультация с HR-специалистом.
После вебинара информация о посещаемости будет доступна в отчётах. Тех, кто пропустил мероприятие, можно записать на повторный тренинг
Когда HR-специалист создаст адаптационный курс и составит расписание, новички смогут войти в систему и начать занятия. Их можно объединить в группу или обучать по одному — всё зависит от количества сотрудников и должностей, которые они занимают.
Например, если в группе десять менеджеров по продажам, их лучше обучать вместе. Но если в списке новичков, которым требуется адаптация, есть региональные менеджеры, юристы и аналитики, то для каждого из них потребуется свой трек развития.
Если обучающихся много, HR-специалист может импортировать список пользователей из csv- или xlsx‑файла. Это ускорит работу с курсом
Пока новые сотрудники обучаются, HR-специалист может мониторить их прогресс. iSpring Learn предлагает детальную статистику по модулям, курсам и пользователям. Если кто-то из новичков отстаёт от команды, то данные об этом отразятся в отчёте. Администратор сразу увидит их и проанализирует, в чём возникли трудности. Если выяснится, что проблема в программе адаптации, можно тут же внести в неё коррективы, чтобы продолжить обучение.
Благодаря наглядным отчётам iSpring Learn, HR-специалисты могут регулярно проверять успеваемость новичков
Когда сотрудник завершит адаптационный трек, его навыки можно оценить по методу «360 градусов» прямо в iSpring Learn. Весь персонал (от подчинённых до руководителей), который за это время успел поработать со специалистом, даст обратную связь. На основе этой оценки HR сможет определить сильные и слабые стороны новичка и наметить стратегию дальнейшего развития.
Создайте вместе с iSpring Learn эффективную систему адаптации персонала.
