Даже у крупных российских компаний система погружения новичка в работу либо вовсе отсутствует, либо ограничивается одной короткой беседой с HR-менеджером. При этом уровень дискомфорта, который испытывает человек, может сильно влиять на эффективность его работы и решение остаться на этом месте надолго.
В статье подробно разберём, зачем вообще нужна адаптация и какие инструменты можно использовать, чтобы успешно её организовать.
Что такое адаптация персонала
Адаптация — это процесс, который сотрудник проходит с момента найма на должность до полной интеграции в коллектив и рабочую среду. Длительность этого этапа зависит от отрасли, должности, специфики работы компании и психологических особенностей самого человека.
Обычно на адаптацию отводится испытательный срок — формальный «тестовый» период, когда компания и сотрудник решают, подходят ли они друг другу. Согласно Трудовому кодексу РФ, он длится максимум три месяца, но работодатель может сократить его на своё усмотрение.
Также адаптация бывает «вторичной»: её проходят не новые, а уже работающие сотрудники. Она может быть необходима, если человек, например, получает повышение или меняет специальность внутри компании. В этом случае ему тоже нужно внимание и помощь с новыми обязанностями.
Подробнее по теме:
7 методов адаптации персонала в организации — тренды 2024 года
5 этапов адаптации персонала: организация процесса и сроки
Как разработать и внедрить систему адаптации персонала за 7 шагов
Как минимум частичную адаптацию будет проходить весь коллектив, если произошли крупные организационные изменения. Например, сменилось руководство, штат компании сократился или, наоборот, стал больше. В этом случае руководство должно рассказать сотрудникам об изменениях и организовать им комфортный переход в новую рабочую среду.
Когда компания растёт и сотрудников становится больше, пора разрабатывать систему адаптации для новичков
Функции адаптации персонала
Правильно организованная адаптация полезна как для новых сотрудников, так и для бизнеса в целом. Рассмотрим её основные функции.
Снижение стресса для стажёров
Испытывать волнение в непривычной обстановке — это нормально. Даже опытный специалист в первые дни на новой работе может растеряться: он ещё не ориентируется в офисе, не выучил имена коллег и не знает, как устроены внутренние процессы. Комфортная интеграция в коллектив и рабочие задачи поможет снизить уровень тревожности и легче пережить испытательный срок.
Минимизация текучести кадров
Наём новых сотрудников — дорогостоящий процесс. Если новичок на испытательном сроке решит уйти к конкурентам, компания потеряет вложенные в его поиск и обучение деньги. К тому же постоянная текучесть кадров мешает построить сплочённую эффективную команду. В итоге качество работы падает и компания в глобальной перспективе теряет деньги, развивается медленнее, чем могла бы.
Сотрудник во время адаптации тоже формирует мнение о работодателе. Большинство людей решают, нравится им работа или нет, в течение первых недель. Чем комфортнее будет обстановка в это время, тем меньше вероятность, что человек уволится до истечения испытательного срока или в первый год после найма.
Читайте по теме:
Адаптация удалённых сотрудников: советы и кейсы компаний
Снижение нагрузки руководителя или других сотрудников
Продуманная программа адаптации помогает избежать хаотичного потока мелких вопросов, которые возникают у новичка.
Например, полезной будет инструкция, как зайти в рабочий таск-менеджер и заполнить ежедневный отчёт или где узнать расписание совещаний. С такой памяткой новичку не придётся дёргать коллег и начальника по пустякам.
Можно составить короткую инструкцию или чек-лист в формате «что нужно сделать в первый день на работе»
Три стадии адаптации персонала
Для любой компании важно, чтобы сотрудники осваивались в новой роли как можно быстрее. Поэтому у адаптационного периода есть «дедлайн». Время, отведённое на знакомство с организацией и погружение в работу, часто совпадает с испытательным сроком. За этот период необходимо пройти три ступени адаптации.
1. Знакомство
Оно может длиться от нескольких дней до нескольких недель. Новичок знакомится с коллективом, проходит вводные курсы или тренинги, вникает в текущие задачи и проекты.
Например, менеджер по продажам может освоиться в офисе за два-три дня, а инженер на нефтеперерабатывающем заводе должен пройти двухнедельное обучение по работе с новым оборудованием. Обычно в это время стажёры больше слушают и наблюдают, но не принимают активного участия в рабочем процессе.
Подробнее по теме:
Онбординг сотрудников — что это и как проводить
2. Приспособление
Промежуточный период — сотрудник ещё во многом чувствует себя новеньким, но постепенно «пробелов» становится всё меньше. Он уже знаком с коллегами из своего отдела и, возможно, с некоторыми клиентами. Хотя бы в общих чертах понимает, как устроена структура компании и каковы основные рабочие процессы.
Это период, когда руководитель и HR-менеджер оценивают промежуточные результаты адаптации и иногда могут принять окончательное решение об офере. Для сотрудника это время, когда он может проявить инициативу и зарекомендовать себя с хорошей стороны.
Сколько точно длится период приспособления, оценить сложно. Обычно в крупных компаниях это срок от двух недель до трёх месяцев или даже больше. Своеобразное «обучение» может продолжаться, даже если формальный испытательный срок уже прошёл и компания предложила сотруднику постоянную должность.
3. Ассимиляция
Этап, когда стажёр во всех смыслах закрепился в компании и занял своё место в штате. Конкретных сроков тут тоже нет, но обычно к этому моменту новичок подходит через шесть, максимум через двенадцать месяцев.
Можно сказать, что сотрудник ассимилировался, когда он чётко знает свои обязанности, уже несёт ответственность за рабочие задачи и не нуждается в помощи руководителя или наставника. Теперь он может начинать развиваться и продвигаться к следующей карьерной ступени, например к должности старшего специалиста в отделе.
Сроки адаптации могут различаться в зависимости от должности сотрудника и специфики работы компании
Принципы адаптации персонала: практика и психологический комфорт
Есть много способов помочь сотруднику влиться в работу — их можно и даже нужно комбинировать между собой. Например, согласно модели 70:20:10, разработанной американскими психологами, делать это следует в определённых пропорциях.
О пользе практики писал и психолог Дэвид Колб, который разработал свой метод адаптации — цикл Колба. Он состоит из четырёх этапов:
- Новый опыт: сотрудник впервые сталкивается с задачей.
- Рефлексия: обдумывает способы её решения.
- Теория: ищет подходящий вариант.
- Эксперимент: пробует что-то сделать и оценивает результат.
Кроме решения практических задач, важен эмоциональный комфорт сотрудника. Снизить уровень стресса помогает политика открытости и дружелюбная атмосфера в коллективе. Новичок должен понимать, что может задать любой вопрос и не будет при этом выглядеть глупо. А ещё полезно будет организовывать совместный досуг — от посиделок с пиццей в пятницу вечером до арт-терапии или тренингов с психологом.
Больше про методы адаптации читайте в этих статьях:
- Цикл Колба: что это и как его применять в корпоративном обучении
- Модель 70:20:10 — что это и как её применять в корпоративном обучении
Способы адаптации персонала в организации: от менторства до тренингов
Есть специальные инструменты, которые пригодятся работодателю для построения процесса адаптации. Давайте рассмотрим основные из них.
Экскурсия по офису
Полноценная экскурсия на 30–60 минут или больше актуальна скорее для крупных организаций. Особенно если у них есть, например, собственное производство или офис на несколько этажей. Но и в небольшой компании важно сразу познакомить стажёра с обстановкой.
Экскурсия выполняет сразу несколько функций, в первую очередь ознакомительную. Новые сотрудники будут знать, где находятся переговорки, столовая, кабинет руководителя и соседние отделы. Но ещё это инструмент знакомства с достижениями и ценностями организации.
Например, если фармакологическая компания наняла специалиста по рекламе, будет полезно показать ему производственные цеха и рассказать о технологиях, которые там используют. Даже если сотрудник не будет работать на производстве, он будет чётко понимать, что и как устроено.
Приветственная встреча
Лучше, чтобы таких встреч было несколько. Например, в первый день адаптации с новым сотрудником беседуют его руководитель и HR-специалист. Чуть позже новичка представляют команде на общей планёрке. Это поможет человеку максимально быстро почувствовать себя частью команды и влиться в коллектив.
Одной встречи может быть мало. Во время испытательного срока мониторить процесс адаптации новичка помогут короткие промежуточные беседы каждые одну-две недели. Так руководство сможет объективно оценить, насколько комфортно себя чувствует сотрудник, и при необходимости помочь ему.
Обучающие материалы
Сюда можно отнести методички, инструкции, презентации, тесты, онлайн-курсы или видео — всё, что облегчит сотруднику понимание рабочих задач.
Многие компании делают для стажёров вводные инструкции. Например, там могут быть прописаны дресс-код, сроки подачи отчётов и порядок ведения задач в таск-менеджере. Даже если в первый день все правила устно объяснит наставник, памятка под рукой всегда пригодится.
Процесс обучения тоже можно перевести в дистанционный формат — создать курс на отдельной платформе, например на iSpring Learn. Сотрудники смогут проходить обучение с любого удобного устройства, а руководитель будет получать результаты тестирования.
Главный плюс онлайн-обучения — экономия времени и ресурсов. Особенно это актуально для компаний с большим штатом или отделениями в разных регионах. Им сложно организовать постоянное присутствие наставника рядом с новичками. Из минусов можно отметить погрешности в оценке результатов. Иногда сложно проверить, насколько внимательно сотрудник изучил инструкции и честно ли прошёл онлайн-тест.
Инструкции или курсы в онлайн-формате всегда удобно иметь под рукой
Тренинги и семинары
Во время адаптации нового сотрудника полезно будет направить на лекции и тренинги, например по тайм-менеджменту и личной эффективности. Ещё можно организовать очное обучение работе со сложным оборудованием и программным обеспечением.
На более поздних этапах адаптации можно проводить бизнес-игры или тренинги для всей команды, а не только для новичков. Это актуально, когда отдел за короткий срок вырос и появилось сразу несколько новых сотрудников. Такие мероприятия помогут быстрее наладить общение внутри коллектива и создать дружелюбную атмосферу.
Наставничество
Наставник — опытный сотрудник, который помогает новичку на первых порах или обучает его при переходе на более высокую должность. Система наставничества популярна в крупных компаниях, например в сфере IT или розничной торговли.
При этом должность наставника может быть самостоятельной или совмещённой:
- Если у компании есть потребность и бюджет, она нанимает одного или нескольких штатных коучей.
- Совмещённый вариант предполагает, что роль наставника берёт на себя старший специалист, который работает в компании давно. В этом случае новичок становится учеником и проходит как минимум начальный этап адаптации под постоянным контролем коллеги.
Система наставничества в разных компаниях может кардинально отличаться. В первую очередь нужно чётко прописать регламент и обязанности наставника, критерии оценок и систему мотивации стажёров. Если наставник совмещает менторство с другими рабочими обязанностями, важно правильно распланировать его график, чтобы не было переработок. А ещё лучше назначить ему премии за время, которое он уделяет стажёру.
Читайте по теме:
Наставничество в адаптации персонала: преимущества и 5 шагов внедрения в компанию
Бадди
Если дословно переводить на русский, то buddy — это приятель. Не учитель, а скорее дружелюбный проводник. Он помогает новичку решить несложные «бытовые» задачи. Например, бадди подскажет, где получить пропуск в офисное здание и как зовут коллегу из соседнего отдела, проводит в лучшую кофейню рядом с офисом.
Такая система популярна в школах и университетах, особенно в США и Европе. Там инициативные студенты помогают адаптироваться сокурсникам из других стран или просто новеньким. Бадди обычно становятся по желанию, и их обязанности не отнимают много времени. Поддержка такого коллеги-друга создаёт эмоционально комфортную атмосферу для новенького. Стажёр чувствует себя увереннее, потому что он не один.
Подробнее о том, кто такой бадди, мы рассказывали в этой статье:
Что такое баддинг и чем полезен в обучении
Кто отвечает за адаптацию в компании
Ответственность за процесс адаптации не может нести кто-то один. В процессе выбора подходящих кандидатов, их приёма на работу и обучения принимают участие сразу несколько человек.
HR-специалист
Первый, кто общается с потенциальным сотрудником ещё на этапе отбора резюме и собеседования. Он, по сути, и запускает процесс адаптации. Например, рассказывает кандидату о принципах работы, ценностях и миссии компании, будущих обязанностях, а затем знакомит его с руководителем отдела.
Важно, чтобы HR-менеджер не бросал новичка сразу после начального этапа. Промежуточные встречи во время испытательного срока помогут узнать, как стажёр осваивается и всё ли в порядке.
Тим-лид или руководитель отдела
Даёт новому работнику максимум информации о текущих проектах и задачах. Обычно именно он следит за тем, чтобы рабочее место новичка было готово к моменту его выхода на работу, организует встречу-знакомство с командой.
Руководитель часто играет ключевую роль в адаптации: контролирует рабочий процесс, оценивает навыки сотрудника и его перспективы. А ещё от него во многом зависит, насколько успешной будет эмоциональная адаптация, потому что именно он влияет на психологический климат во всём коллективе.
Наставник или бадди
Наставник в первую очередь отвечает за то, как новичок осваивает должностные обязанности. Его задача — научить сотрудника хорошо выполнять свою работу, предоставить все нужные для этого знания и инструменты.
Бадди важен скорее для эмоциональной поддержки и комфорта — когда человек не чувствует себя одиноким, он осваивается легче и быстрее. И наставник, и бадди могут писать отзывы о сотруднике и передавать их HR-специалисту и руководителю отдела.
В зависимости от специфики компании наставник может работать удалённо или в офисе, а вот с бадди важен именно личный контакт
Как понять, что адаптация эффективна
Общепринятых чётких критериев нет: каждая компания сама может установить сроки и параметры оценки адаптации. Для этого тоже можно использовать разные инструменты.
Личные беседы
Встречу с новичком могут проводить HR-специалист, руководитель отдела или наставник на разных этапах процесса адаптации. Живое общение поможет лучше наладить коммуникацию и даст сотруднику понять, что компания в нём заинтересована.
Анкеты и опросы
Такие анкеты обычно составляет и анализирует HR-менеджер. Количество вопросов варьируется, их может быть три, десять или больше. Во время адаптации полезно спрашивать у новичка, всю ли информацию ему предоставили для работы, насколько ему комфортно в коллективе, есть ли какие-то проблемы.
Если что-то мешает работнику хорошо выполнять свои задачи, эти моменты можно будет отследить на ранних этапах. Например, он ещё не разобрался в системе отчётности, поэтому не успевает сдать её вовремя. Можно попросить коллегу или руководителя провести короткий ликбез, и проблема будет решена.
Ещё по теме:
Анкетирование сотрудников организации: какие инструменты помогают узнать всё о своей компании
Тестирование
Если сотрудник проходит обучение с наставником или онлайн-курс, итоговое тестирование покажет, насколько хорошо он усвоил знания. Здесь критерии простые: чем выше результат, тем лучше.
Ещё по теме:
Тестирование кандидатов при приёме на работу: 6 методов отбора сотрудников
Отзывы
HR-специалист, наставник, бадди, руководитель или коллеги по отделу могут составлять отзывы и делиться друг с другом мнением о работе стажёра. Собирать обратную связь можно устно или, например, через опросник. Такая всесторонняя оценка поможет найти слабые места или нестыковки в системе адаптации.
Например, руководитель считает, что сотрудник не проявляет инициативу, чтобы влиться в коллектив. А команда утверждает, что он прекрасно со всеми общается, просто делает это очень спокойно и деликатно. Эта информация в конечном счёте может повлиять на решение компании, стоит ли сделать сотруднику офер после испытательного срока.
Какие ошибки допускают работодатели в адаптации новых сотрудников
Майкл Уоткинс, профессор в Гарвардской школе бизнеса, в книге «Первые 90 дней. Стратегии успеха для новых лидеров всех уровней» утверждает: ускорение обучения — одна из основных задач в адаптации на новой должности. Вместе с тем Уоткинс сравнивает процесс знакомства с новой организацией с попыткой напиться из пожарного гидранта — без выстроенной поэтапной системы адаптация работника будет малоэффективной. В этом разделе разберёмся, какие ещё системные ошибки на данном этапе допускают многие компании.
Отсутствие адаптации как таковой
Компания вообще не уделяет внимание адаптации стажёров и пускает процесс на самотёк. Даже если нет ресурсов и времени создавать сложные обучающие курсы или нанимать наставников, базовые инструменты для погружения новичка в работу всё равно нужны. К ним можно отнести экскурсию в первый день, промежуточные встречи во время испытательного срока, вводные инструкции или короткие анкеты. Многие сотрудники отмечают, что они быстрее добились бы результатов на новой работе, если бы руководство уделяло им больше времени.
Нет промежуточного контроля
Начинать процесс с ознакомительной беседы важно, но одной вводной встречи недостаточно. Отслеживать первые успехи и ошибки нужно, чтобы понять, где сотруднику пригодится помощь.
Нет доступа к важной информации
Например, HR-менеджер рассказывает о ценностях компании, а вот о системе роста или премирования — нет. Человек может не увидеть перспективы и потеряет мотивацию.
Важно давать сотрудникам максимум информации о компании и предстоящей работе. Даже если это невозможно сделать на первой встрече, восполнить пробелы можно на промежуточных беседах.
Нет инструкций для решения организационных вопросов
Если работник не знает, кто должен сделать ему корпоративную почту, а кто отвечает за тот или иной проект, он будет тратить лишнее время на решение мелких вопросов.
Этого можно избежать, если подготовить стандартную инструкцию или путевой лист. Так все новые работники в отделе будут знать, к кому и по каким вопросам обращаться.
Нерациональное распределение ресурсов
Например, компания с филиалами в разных городах доверяет обучение сотрудников только наставникам. И тут ей срочно понадобились новые кадры, но нет возможности привлечь больше менторов. В итоге нагрузка наставников возрастает, а качество работы в подразделениях падает, потому что новички не прошли обучение.
В этом случае можно, например, передать часть наставнических обязанностей руководителям на местах. Ещё один вариант — перевести обучение в онлайн-формат или создать курсы с системой оценок на специальной платформе.
Онлайн-курс для новичков поможет снизить расходы компании на авиаперелёты, гостиницы и командировочные для наставников
Как разработать и внедрить систему адаптации
Для начала нужно учесть сферу деятельности компании и размер штата. Лучше создать стандартизированную схему, по которой будут обучаться и адаптироваться все будущие сотрудники.
Есть материалы, которые можно разработать один раз и в которые по мере необходимости стоит просто вносить актуальные обновления. Их можно использовать для всех работников, независимо от специальности. В эту категорию можно отнести:
- Вводную инструкцию.
- Сценарий первой встречи перед выходом сотрудника на работу.
- Промежуточную анкету с вопросами об удовлетворённости адаптацией.
Инструкции для наставника или бадди тоже можно стандартизировать. Например, бадди не обязан решать личные вопросы новичка или отвечать ему в нерабочее время. Но в то же время он может провести экскурсию по офису и поможет разобраться в таск-менеджере.
Создать учебные материалы, курсы и систему тестирования можно на специальной платформе iSpring Learn. Этот инструмент позволяет разработать и разместить сразу несколько программ адаптации. Например, общую, где прописаны стандарты и ценности компании, и отдельные для разных специальностей. Основные преимущества работы с iSpring:
- Курсы для любой компании и специальности. На платформе iSpring обучают проджект-менеджеров, рекламщиков, специалистов по кадрам и менеджеров по продажам.
- Консультации. В iSpring есть отдел поддержки клиентов, который поможет запустить курс на платформе, например подскажет, какой формат обучения вам подойдёт в зависимости от поставленных задач, как загрузить образовательные материалы и зарегистрировать сотрудников.
- Администрирование процесса. iSpring автоматически запишет сотрудника на курс, отправит ему напоминание на почту или в виде СМС-сообщения. Система переведёт результаты тестирования в понятный отчёт и пришлёт его руководству компании.
Работодатель сможет проанализировать, насколько хорошо новичок усвоил знания, есть ли положительная динамика в обучении. Эти данные помогут принять решение: брать сотрудника в команду, продлить испытательный срок или расстаться. Онлайн-формат поможет снизить затраты на обучение и ускорить адаптацию в компании.
Вот несколько обучающих курсов, которые создали наши клиенты с помощью ISpring:
«KazanExpress»
Маркетплейс создал собственный онлайн-университет и обучает администраторов пунктов выдачи заказов. Например, есть вводный wellcome-курс для новых сотрудников, инструкции на каждый день по работе с клиентами и отработка сложных вопросов и возражений от клиентов.
«ЭкоНива»
Дилер сельхозтехники перевёл обучение в онлайн-формат, когда компания разрослась и очно организовывать курсы и тренинги стало неудобно. Сейчас сотрудники могут проходить уроки по изучению технических товаров. К ним относятся, например, курсы для менеджеров по продажам и регламенты по техобслуживанию техники для инженеров. Ещё есть курсы по личной эффективности для рядовых сотрудников и руководителей.
«ВкусВилл»
Сеть магазинов перевела сотрудников на дистанционное обучение во время пандемии, хотя раньше такому формату не доверяла. Сейчас благодаря онлайн-платформе сотрудники могут проходить курсы-тренажёры и смотреть видеоуроки по работе с новыми товарами и акциями.
«СберЛогистика»
Крупная логистическая компания обучает онлайн всех сотрудников — от курьеров до руководителей отделов. Программа многоуровневая и включает разные форматы — от диалоговых тренажёров до видео и памяток, к которым можно обратиться в любой момент.
