Когда новый сотрудник устраивается на работу, ему нужно время привыкнуть к ней: вникнуть в свои обязанности, наладить связь с коллективом и разобраться в бизнес-процессах. Это называется адаптацией.
От качества адаптации зависит уровень удовлетворённости новенького и его производительность. Однако не во всех компаниях этот процесс налажен и автоматизирован, в некоторых он происходит беспорядочно. Например, начальник рассказал об обязанностях, ИТ-специалист подсказал, как работать в программе. А с миссией организации новенький познакомился сам, когда случайно нашёл её в рабочих документах.
Чтобы ускорить адаптацию новеньких в компании, можно ввести систему наставничества — персонализированное и глубокое обучение стажёров. В статье мы подробно о нём рассказываем, вы узнаете:
- что такое наставничество;
- кто такой хороший наставник;
- преимущества и ограничения метода;
- модели наставничества;
- как запустить систему наставничества в компании;
- как обучить опытных сотрудников наставничеству.
Что такое наставничество
Наставничество — это когда опытный сотрудник (наставник) помогает новенькому (подопечному, стажёру) адаптироваться на рабочем месте. Наставник передаёт свои знания, опыт, знакомит с коллегами, обучает работе с необходимыми программами, даёт обратную связь. Можно сказать, что наставничество — это индивидуальное обучение на рабочем месте и на реальных задачах.
В таблице ниже собрали главные отличия наставничества от адаптации без наставника.
Ещё по теме:
Что такое баддинг и чем полезен в обучении
Кто такой наставник и какие функции выполняет
Обычно наставником становится инициативный и компетентный сотрудник, который работает в компании несколько лет. В небольших организациях наставничество может проводить начальник отдела. Но лучше, если это будет специалист на такой же должности, как и новенький. Это поможет стажёру чувствовать себя с наставником на равных и не бояться задавать «глупых» вопросов.
Задача опытного коллеги — помочь новенькому быстро разобраться во всех аспектах работы и начать самостоятельно и эффективно выполнять задачи. Для этого наставник выполняет следующие функции:
- Знакомит стажёра с корпоративной культурой, миссией и целями компании.
- Знакомит с коллегами, рассказывает, к кому с какими вопросами обращаться, помогает освоиться в коллективе.
- Рассказывает о должностных обязанностях. Обычно у наставника есть план, по которому обучает стажёра. Например, в отделе продаж подопечного сначала знакомят с продукцией компании, а потом рассказывают, как обрабатывать возражения клиентов.
- Обучает, если стажёру не хватает знаний для выполнения работы. Например, кассира учат работать с 1С, а SMM-менеджера запускать таргетированную рекламу. Как правило, обучение проходит на реальных задачах.
- Даёт обратную связь. Стажёр выполняет задачу, а наставник разбирает ошибки, отмечает удачные решения, подсказывает, как выполнять работу ещё эффективнее или быстрее.
- Отвечает на вопросы подопечного. Стажёр в любое время может обратиться к наставнику с разными вопросами. Например, на какие показатели ссылаться при составлении отчёта, или можно ли привести ребёнка на работу.
В конце стажировки наставник предоставляет отчёт. В нём он рассказывает, каких успехов добился подопечный, какие у него есть сильные стороны. Это влияет на то, переведёт ли отдел кадров стажёра в штат.
В конце стажировки наставник составляет отчёт, в котором рассказывает о результатах работы со стажёром
В каких компаниях применяется наставничество
Наставничество часто применяют в отраслях, где нужна высокая профессиональная компетенция в узкой нише. Например, в ИТ-компаниях, медицинских центрах или инжиниринговых фирмах. Также наставничество проходят сотрудники на производствах, ведь нужно уметь работать с оборудованием и соблюдать технику безопасности.
Однако наставничество может применяться практически в любой компании. Например, в кофейне наставник обучает нового бариста готовить кофе и работать с кассой. В продуктовой организации менеджеру по продажам объясняют, как правильно разговаривать с клиентом и какие именно продукты предлагать. В банках сотрудников кредитного отдела учат оценивать платёжеспособность заёмщика, выбирать подходящие условия займа и оформлять кредиты.
Главное, чтобы у компании были для этого ресурсы. Ведь нужно разработать план стажировки, подобрать опытного наставника, освободить его от некоторых задач на этот период и выплатить премию. У небольших и недавно открывшихся фирм не всегда есть такая возможность. Но она может появиться по мере развития и роста численности персонала.
Польза наставничества
Правильно организованное наставничество приносит пользу всем: подопечному, наставнику и самой компании. Рассмотрим, как именно.
Повышает производительность. В компаниях со слабой системой адаптации новенькие могут месяцами вникать в работу и не приносить пользу организации. Наставничество решает эту проблему: оно сокращает срок адаптации и помогает быстрее включиться в рабочий процесс. 67% предприятий сообщают об увеличении производительности благодаря наставничеству.
Снижает количество издержек из-за ошибок новеньких. Наставник контролирует работу подопечного и даёт обратную связь, а если не хватает компетенций — обучает на реальных задачах, делится собственным опытом. Также стажёр в любой момент может попросить совет у наставника и избежать неправильного решения.
Снижает текучесть персонала. Наставник помогает новенькому почувствовать себя значимым на работе — об этом заявили 97% подопечных. Также 9 из 10 сотрудников с наставником удовлетворены работой и не задумываются об увольнении. 77% организаций после внедрения программы наставничества повысили показатели удержания персонала.
Привлекает соискателей. Система наставничества формирует репутацию организации, которая заботится о развитии сотрудников. Это помогает привлекать инициативных соискателей. 87% представителей поколения Z ищут работу, на которой смогут обучаться новому. 59% миллениалов утверждают, что возможность учиться и расти чрезвычайно важна для них при приёме на работу.
Помогает расти в карьере. В компанию может прийти работник с небольшим опытом, но благодаря наставнику повысит квалификацию и начнёт расти по карьерной лестнице. Сотрудников, у которых был наставник, повышают в 5 раз чаще. Во время обучения подопечных наставники развивают лидерские и коммуникативные навыки, показывают начальству свой энтузиазм в работе. Такие специалисты получают повышение в 6 раз чаще.
Наставничество приносит пользу и стажёрам, и самой компании
Ограничения наставничества
Рассмотрим недостатки наставничества. В основном они связаны с качеством внедрения системы.
Подходит не всем компаниям. Опытному сотруднику нужно находить время для встреч с новеньким, для ответов на его вопросы и для контроля работы. Ему будет некогда уделять внимание стажёру, если он и без того сильно загружен. Особенно это сложно в маленьких компаниях, где один сотрудник может работать за двоих. В таком случае выбирают другой метод адаптации.
Не все наставники умеют обучать. Если выбрать в качестве наставника недостаточно опытного и квалифицированного сотрудника, есть риск, что он передаст неверные знания новенькому. Также не все специалисты умеют правильно давать обратную связь, мотивировать, доходчиво объяснять сложные вещи. Из-за этого наставничество может только усугубить ситуацию. Проблема решается специализированным обучением наставников.
Есть риск конфликта подопечного и наставника. Иногда наставник и стажёр не могут вместе сработаться из-за разных взглядов, подходов к работе и даже противоположного характера. В этой ситуации нужно заменить наставника, ведь такое сотрудничество никому не принесёт пользы.
Подопечный может сильно зависеть от наставника. Бывает, что стажёр настолько привыкает к помощи опытного коллеги, что не может действовать самостоятельно и постоянно просит помощи — даже после окончания стажировки. Хороший наставник может вовремя заметить эту привычку и объяснить стажёру, что не стоит бояться принимать собственные решения, ведь все необходимые знания для этого есть.
Модели наставничества
Рассмотрим 5 моделей наставничества, которые используют в компаниях.
Традиционная модель, или «один на один». Самая распространённая модель наставничества. Подопечный закрепляется за одним наставником, который лично его обучает. При этом у опытного сотрудника могут быть ещё стажёры, но он встречается с ними в разное время. Обычно для традиционной модели разрабатывают программу наставничества. Так наставник понимает, чему нужно обучить подопечного, а стажёр — чему должен научиться.
У наставника есть план, по которому он индивидуально обучает новенького. Обучение проходит на реальных кейсах
Ситуационное наставничество. Такую модель сложнее регламентировать. Ведь обучение проходит не по конкретной программе, а ситуационно, то есть когда у новенького появляется вопрос или сложности в работе. Например, менеджер по продажам не может самостоятельно разобраться в продуктах компании, и он обращается за помощью к опытному коллеге. Обычно новенькому заранее говорят, кому можно задавать вопросы. Наставник не контролирует выполнение его работы, не даёт обратную связь и не делится опытом без необходимости.
Новенькому поставили задачу — обзвонить клиентов, которые пользовались услугами компании, но потом перестали. У стажёра возникло сразу несколько проблем, и он обращается к коллегам за помощью
Групповое наставничество. Модель обычно применяется, когда в компанию пришло сразу несколько новеньких, и их нужно обучить одинаковым навыкам. У наставника целая группа подопечных, и он проводит для них семинары, тренинги, инструктажи. Его задача — поделиться знаниями и удостовериться, что стажёры всё усвоили. Для такого наставничества нужна программа, чтобы обучение было структурировано и охватывало все аспекты работы.
Хороший наставник даже при групповом обучении каждому уделяет внимание и проверяет, насколько хорошо все усвоили знания
Скоростное наставничество. Это однократная встреча подопечного и наставника. На ней стажёр получает сразу большой объём информации, которая пригодится в работе. Наставник также подсказывает, к кому и с какими вопросами можно обращаться в дальнейшем. Такая модель не подойдёт крупным организациям или должностям с высокой степенью ответственности.
Нужно учитывать, что после скоростного наставничества у стажёра могут остаться вопросы. Лучше заранее подсказать, к кому он может обратиться, в случае чего, или где найти нужную информацию
Саморегулируемое наставничество. Наставники сами решают, сколько они готовы уделять времени стажёрам, в каком формате работать и какими знаниями делиться. Стажёры «знакомятся» с условиями опытных коллег и выбирают себе подходящих наставников. В такой модели нет одинаковых утверждённых программ наставничества, так как каждый наставник обучает по-своему.
В саморегулируемой модели стажёры могут выбрать для себя наставника с подходящими условиями
Ещё по теме:
Что такое P2P-обучение и чем оно полезно для бизнеса
5 шагов, как запустить наставничество в компании
Просто выбрать опытного сотрудника и поручить ему стажёра — нелучшая идея. Без чёткой системы сложно достичь хорошего результата. Поэтому сначала нужно определить цели, разработать программу, систему мотивации, подготовить наставников, а в конце — оценить эффективность. Рассказываем про каждый шаг подробнее.
Шаг 1. Определить цели наставничества
Цель поможет определить приоритеты наставничества, установить конкретные показатели и разработать план. Цель может быть одна или несколько, например:
- снизить текучесть персонала в период испытательного срока;
- сократить срок адаптации;
- обеспечить сотрудников релевантными знаниями и навыками;
- повысить мотивацию стажёров работать и развиваться в компании.
В итоге цель может звучать так: «Процент сотрудников, оставшихся в компании после полугода работы, — не менее 50%. После стажировки сотрудник может самостоятельно справляться с рабочими задачами и выполнять KPI».
Шаг 2. Разработать программу наставничества
Для каждой должности должна быть своя программа наставничества: со своими KPI, мероприятиями и планами. Рассмотрим на примере менеджера по продажам. Для наглядности мы используем распространённую модель наставничества «один на один».
Для начала нужно определить KPI наставничества. Ключевых показателей эффективности может быть несколько. Например, менеджер по продажам в конце стажировки должен:
- знать корпоративную культуру, миссию и цели компании;
- понимать особенности и преимущества продаваемого продукта;
- ежемесячно выполнять план продаж;
- уметь работать с новыми лидами, вести переговоры, заключать сделки;
- уметь анализировать рынок, конкурентов, потребности клиентов;
- уметь обрабатывать возражения клиентов;
- оптимально распределять время между клиентами, административной работой и другими задачами;
- свободно работать с CRM-системой.
Для достижения этих целей разрабатывают план и определяют методы обучения. В таблице ниже составили примерный вариант плана.
Наставник может использовать разные методы, чтобы обучить подопечного. Например, некоторые темы опытный коллега объясняет лично, для изучения других присылает вебинары, книги, гайды. Способ обучения наставник может подбирать сам, главное, чтобы стажёр усвоил новую информацию. А чтобы в этом убедиться, можно проводить тесты или давать реальную рабочую задачу для самостоятельного выполнения.
Автоматизировать процесс и разгрузить наставника поможет платформа iSpring Learn. Например, можно создать базу знаний и предоставлять доступ новеньким. Допустим, в ней может быть видео с генеральным директором или топ-менеджерами, которые рассказывают историю компании, её цели и миссию.
Ещё на платформе можно сделать обучающие онлайн-курсы, добавить лонгриды, вебинары. В iSpring Learn можно разработать тесты и назначать их стажёрам. После прохождения система автоматически проверит ответы и предоставит отчёт.
В iSpring Learn можно добавлять текстовые материалы. Сотрудники в любой момент могут к ним обратиться и освежить знания
Шаг 3. Разработать систему мотивации наставников
Если поручить сотруднику наставничество и никак не поощрить, эффективность стажировки под его присмотром может снизиться. Зато мотивированные наставники с большей ответственностью подходят к делу. Мотивация может быть материальной и нематериальной.
Материальная мотивация. Это может быть прибавка к зарплате каждый месяц, когда проходит наставничество. Или бонус наставнику за каждого подопечного, который под его присмотром успешно прошёл стажировку. Здесь есть риск — сотрудник может взять сразу много стажёров, чтобы заработать больше денег. В итоге ему не будет хватать времени на всех. Эта проблема решается, когда руководитель отдела или HR-менеджеры следят за количеством подопечных у наставников.
Нематериальная мотивация. Сюда входят престижный статус наставника, сертификаты, личная благодарность от руководителя, значки или фото на доске почёта. Такая мотивация хорошо работает в крупных компаниях, где развита корпоративная культура. Сотрудникам иногда важно получить не деньги, а внимание начальства, чтобы увеличить шансы на повышение. Также можно совмещать материальное и нематериальное вознаграждение.
Шаг 4. Выбрать и подготовить наставников
При выборе наставника ориентируются на следующие критерии:
- Квалификация: без должного опыта наставнику нечему будет учить стажёра.
- Продолжительность работы в компании: чем дольше наставник проработал в фирме, тем лучше, ведь ему нужно познакомить подопечного с корпоративной культурой, структурой организации, коллегами.
- Ответственность и энтузиазм: если работник не проявляет интереса к работе, не выполняет задачи в срок, то и к наставничеству будет относиться так же.
- Коммуникабельность: хороший наставник открыт к людям и располагает к себе.
- Амбициозность: благодаря наставничеству можно проявить себя перед начальством и развить лидерские навыки, амбициозные сотрудники не упускают такой возможности и подходят к ней серьёзно.
Обычно наставника выбирают HR или L&D-менеджеры, ответственные за наставничество. Но зачастую они не работают тесно со всеми сотрудниками и не могут знать их личных качеств. Платформа iSpring Learn поможет решить проблему. На ней можно провести анонимный опрос среди персонала и узнать сильные и слабые стороны работника — кандидата в наставничество.
«Оценка 360 градусов» показывает сотрудника с разных сторон. Она поможет выбрать наставника, распознать лидеров, проверить, насколько сотрудник соответствует должности
Ещё хороший наставник знает основы обучения. Он должен уметь чётко ставить задачи, давать конструктивную обратную связь, использовать разные стили обучения: инструктаж, объяснение, развитие. В компаниях с сильной системой наставничества сотрудники сначала проходят обучение и уже потом берут стажёров.
Как правило, в обучение наставников входит:
Введение в наставничество. Наставникам объясняют, в чём смысл и ценность наставничества, какую роль они будут играть, какими навыками и качествами должны обладать. Это нужно для повышения вовлечённости.
Принципы обучения взрослых. В качестве стажёров приходят взрослые люди с устоявшимися взглядами, мнением. Подходить к их обучению и мотивации нужно определённым образом, для этого разработаны специальные методы.
Постановка задач. Наставник должен уметь правильно ставить задачи с измеримым результатом, планировать время.
Методы общения. Хороший наставник может найти подход к подопечному, умеет слушать, задавать правильные вопросы и давать конструктивную обратную связь.
Работа с документами. Наставнику нужно заполнять отчёты, вести статистику обучения и другие документы. Если заранее объяснить, как вести отчётность, потом будет меньше проблем.
Шаг 5. Оценить эффективность наставничества
Перед запуском системы наставничества продумывают, как оценивать её эффективность. Рассмотрим несколько способов, как это сделать.
Проанализировать работу новеньких после стажировки. HR или L&D-менеджеры могут посмотреть, как новые сотрудники справляются со своими задачами, и сравнить с тем, как было раньше. Например, до системы наставничества менеджеры по продажам начинали выполнять такой же KPI, как у коллег, только через полгода работы. После внедрения системы — через два месяца.
Опросить стажёров. По окончании стажировки можно предложить заполнить форму обратной связи. Это поможет узнать, как сами подопечные оценивают эффективность своего обучения. В таблице ниже собрали пример оформленного оценочного листа.
Платформа iSpring Learn поможет упростить сбор обратной связи. В ней можно сделать опрос и удалённо назначать его сотрудникам. Ответы хранятся в одном месте, и к ним удобно вернуться в любой момент, чтобы сделать наставничество ещё более эффективным.
На платформе iSpring Learn в анкету можно добавить вопросы по шкале Лайкерта, где сотруднику нужно оценить свой опыт наставничества
Проверить полученные знания стажёров с помощью тестов. Можно устроить тест на знание должностных обязанностей, стандартов работы, продуктов компании. В iSpring Learn несложно самостоятельно разработать тесты с защитой от списывания и назначить сотрудникам. На выбор более 14 типов вопросов, например, работник может выбрать правильный вариант из списка, написать свой ответ, заполнить пропуски. Ограниченное время и количество попыток прохождения теста снизят вероятность списывания.
Платформа самостоятельно проверяет ответы и создаёт отчёты. Можно увидеть, насколько хорошо сотрудник освоил тему и в каких областях есть проблемы
Ещё по теме:
Как оценить эффективность наставничества: 5 способов от HR-отдела iSpring
Как iSpring Learn поможет подготовить наставников
На платформе iSpring Learn есть цикл онлайн-курсов, который поможет опытным сотрудникам стать наставниками. Обычно работники проходят его за месяц и уже могут брать подопечных.
Цикл курсов состоит из 7 модулей. Это готовая учебная программа, из которой будущий наставник узнает всё необходимое для обучения и мотивации стажёров. Например, в одном модуле разбираем, кто такой хороший наставник, в другом — принципы обучения взрослых. Также есть блоки, обучающие правильной постановке задач, обратной связи и формированию навыков у подопечного. А в последнем будущего наставника знакомят с необходимой документацией.
Менеджеры по персоналу или обучению могут в любой момент назначить онлайн-курс кандидату в наставники, установить дедлайн и отслеживать его прогресс
Сотрудник проходит обучение на компьютере или телефоне, поэтому сможет учиться прямо на рабочем месте в удобное время. У него всегда будет доступ к курсу, чтобы освежить знания или найти ответ на вопрос.
