В одной из прошлых статей мы рассказывали, как организовать адаптацию удалённых сотрудников. Теперь разберём, как провести адаптацию (онбординг) персонала офлайн. Кажется, что это гораздо легче, ведь работники всегда под присмотром. Тем не менее есть немало нюансов, которые нужно учитывать.
Адаптация персонала (онбординг) — это процесс знакомства нового сотрудника с компанией, её структурой, корпоративной культурой, правилами и нормами поведения. Во время адаптации сотрудник вникает в свои должностные обязанности и привыкает к рабочему окружению.
86% новых сотрудников в течение первых месяцев решают, оставаться ли в компании. Грамотно выстроенный онбординг помогает новеньким почувствовать себя значимым на рабочем месте, быстрее вникнуть в рабочие дела и не задумываться о смене работы. Согласно исследованию, 58% специалистов, прошедших успешную адаптацию, остаются работать в организации на протяжении трёх лет и больше.
В статье мы рассмотрим, как провести адаптацию сотрудников, чтобы снизить текучесть кадров и повысить производительность новеньких, а именно мы разберём:
- как подготовиться к адаптации сотрудника;
- 5 этапов адаптации персонала;
- сроки адаптации.
Подготовка к адаптации сотрудника
Допустим, кандидат прошёл собеседование и должен выходить через неделю. Больше с ним никто не связывался, а когда он пришёл в офис, то не смог попасть внутрь без пропуска. Потом оказалось, что его рабочее место не готово, при этом коллеги удивлённо спрашивали, кто он такой. Это неприятная ситуация, которая может повлиять на решение стажёра о работе в этой организации.
Чтобы создать у новых сотрудников хорошие впечатления и показать их значимость для компании, следует готовиться к их приходу. Ниже перечислили 5 шагов, которые нужно предпринять.
Отправить документы по электронной почте. Так, новые сотрудники смогут заполнить их заранее и ознакомиться с необходимой информацией. Например, можно отправить договор о найме с условиями работы, графиком, правами и обязанностями. Ещё высылают формы для заполнения банковских реквизитов, налоговых форм, файлы с корпоративными регламентами, инструкции по технике безопасности, пропуски и т. д. Для каждой должности пакет документов может отличаться.
Также новенькому часто отправляют welcome-письмо. В нём можно поблагодарить за выбор работы в компании, кратко рассказать об организации, главных продуктах, традициях и правилах, желательно ещё указать время и место встречи в офисе.
Подготовить план адаптации. Это поможет сделать её структурированной и не упустить ничего важного. Стоит заранее продумать, что будет в первый день, через неделю и даже месяц. Например, можно расписать, какие материалы должен получить новенький, с кем он должен встретиться, когда и каким навыкам обучиться, когда будет проверка знаний и перевод из стажёра в специалисты. Чем подробнее будет план, тем лучше.
Подготовить рабочее пространство. Идеально, если сотрудник придёт, а у него всё готово для работы: свой стол, кресло, компьютер, мышь, канцелярия, корпоративный мобильный телефон и т. д. Ещё желательно заранее проверить, чтобы всё работало. Например, иногда оказывается, что в мышке села батарейка, а в кресле раскрутились гайки. Это хоть и мелочи, но могут подпортить первое впечатление.
Предупредить команду о найме нового специалиста. Желательно сообщить о приходе новенького отделам, с которыми он будет взаимодействовать. Следует кратко о нём рассказать: как зовут, сколько ему лет, где работал раньше, в чём могут быть трудности — например, если у нового специалиста мало опыта или он не владеет нужными программами. Стажёру будет приятно, если коллеги поприветствуют его по имени и помогут освоиться на рабочем месте.
Распланировать встречи с новеньким. Обычно, чтобы новичок быстрее вник в работу, ему нужно поговорить с начальством, менеджерами, сотрудниками HR-отдела и другими специалистами. Обычно чем выше должность, тем с большим количеством сотрудников нужно встретиться. Лучше предупредить об этом специалистов и внести встречу в календарь. Иначе могут навалиться другие дела или про стажёра просто забудут, что затруднит процесс адаптации.
В СГТ благодаря адаптации с iSpring снизили число ошибок при работе с техникой на 29,63%
«Современные горные технологии» (СГТ) добывают и поставляют полезные ископаемые промышленным предприятиям России.
Что сделали с iSpring Learn:
- создали 16 онлайн-курсов, каждый из которых учит работе с конкретной маркой и моделью экскаватора или автосамосвала;
- в первый же день новичку приходит приглашение в систему обучения с подборкой курсов;
- каждый курс начинается с теста на 40 вопросов: он помогает оценить начальные знания сотрудника и позже сравнить с результатами после обучения;
- в конце курса — итоговый тест, по нему формируются таблицы с результатами тестирования: сколько сотрудников прошли обучение, какие результаты на входе и выходе.
Результаты:
- снизили число ошибок при работе с техникой на 29,63%;
- вдвое сократили текучку на испытательном сроке;
- создали единую базу знаний в компании: превратили руководства по эксплуатации техники на 600 страниц в электронные курсы на 1,5 часа.
Этапы адаптации персонала
Адаптацию можно провести в 5 этапов, на каждом из которых сотрудник знакомится с отдельным аспектом работы. Такой план поможет сделать онбординг структурированным и не упустить важное. А чтобы адаптация была ещё более эффективной, получайте обратную связь от стажёра на каждом этапе. Для этого достаточно задавать вопросы и выяснять, всё ли ему понятно, есть ли сложности.
1 Этап. Знакомство с компанией, её политикой и льготами
На первом этапе нужно познакомить новенького с компанией. Скорее всего, во время собеседования он узнал основную информацию о фирме, но теперь следует подробнее ввести его в курс дела: представить весь ассортимент товаров или услуг, поделиться планами на ближайшее будущее. Обязательно нужно рассказать про структуру компании и бизнес-процессы.
Важно учитывать должность стажёра. Например, бухгалтеру будет достаточно знать основные направления организации и то, как она функционирует. А менеджеру по маркетингу желательно предоставить анализ целевой аудитории, презентации с УТП продукта и другие подобные документы.
На этом этапе стоит познакомить стажёра с политикой компании, а именно рассказать про следующие аспекты:
Правила охраны труда, безопасности на рабочем месте. Особенно следует уделить этому внимание, если сотрудники работают на промышленном оборудовании, спецтехнике или в опасных местах.
Обязанности и права работника и работодателя. Обычно это прописывают в договоре, но некоторые важные моменты можно проговорить отдельно.
Подходы к обучению персонала. Если в компании есть корпоративное обучение, стоит рассказать, как оно проходит, как подать заявку, каких успехов в карьере добиваются сотрудники после обучения и другие особенности.
Внутренние процедуры. Например, как происходит коммуникация между отделами, как разрешаются конфликтные ситуации и т. п.
Управление отпусками и рабочим временем. Сотрудник должен понимать, как устанавливаются графики отпусков, как учитывается рабочее время: сколько выделяется на обед, будут ли штрафы за опоздание или доплаты за переработку.
Льготы в компании. Стоит рассказать о медицинской страховке (если она есть), оплачиваемых и неоплачиваемых больничных и отпусках, программе пенсионных накоплений. В некоторых организациях есть корпоративное питание, действует скидка на продукцию фирмы, оплачивается посещение фитнес-центров.
Про всё вышеперечисленное можно рассказывать сотрудникам лично. Например, устроив встречу с HR-менеджером или руководителем. А также можно предоставить новеньким доступ к нужным документам. Они самостоятельно изучат материал, а на встрече зададут вопросы по непонятным для них моментам. Это можно организовать на платформе iSpring Learn: создать базу знаний и предоставить к ней доступ новеньким. Плюс в том, что они в любой момент смогут к ней обратиться, чтобы освежить знания. Подробнее о базе знаний — в видео ниже.
2 Этап. Знакомство с обязанностями и ролью в команде
В конце этого этапа у новенького должно быть чёткое понимание, что должно входить в его обязанности. Например, в одной компании работает единственный SMM-менеджер, который и ведёт соцсети, и запускает рекламу, и пишет статьи для блога. В других организациях несколько SMM-специалистов, у которых ограниченный пул задач.
Важно рассказать, с какими программами придётся работать, какие задачи выполнять, с кем нужно коммуницировать. Сотрудник должен знать о ежемесячных планах, которые нужно выполнять. Например, у менеджеров по продажам это может быть сумма сделок, у SMM-специалистов — количество привлечённых людей в сообщества социальных сетей и т. д.
Чтобы у новенького сложилась полноценная картина, что от него ожидают, можно предоставить презентацию, где подробно расписаны обязанности, задачи, а также профессиональные и личные качества, необходимые для эффективной работы. Также желательно указать, какие действия и компетенции нужны для карьерного роста. Это поможет дополнительно мотивировать специалиста качественно выполнять задачи.
Введением в должность обычно занимается или руководитель новенького, или наставник. Важно, чтобы это был человек, который понимает суть работы и может ответить на профессиональные вопросы.
3 Этап. Организация обучения
Когда сотрудник ознакомится со своими обязанностями, может оказаться, что он плохо владеет какими-либо навыками, не умеет работать в конкретной программе или в компании много продуктов и их сложно запомнить. Для этого и нужно обучение. Рассмотрим основные варианты, каким оно может быть. Кстати, часто компании используют сразу несколько способов.
Наставничество. Стажёру можно выделить наставника из опытных коллег. Наставник отвечает за то, чтобы адаптация прошла успешно, а по её завершении стажёр был готов самостоятельно работать.
Наблюдение за коллегами. Например, менеджеру по продажам могут отправить записи телефонных звонков, чтобы он послушал, как разговаривают с клиентами опытные специалисты. Или когда менеджер по маркетингу запускает рекламу и приглашает стажёра присоединиться и понаблюдать.
Обучение на практике. Рано или поздно каждый новенький проходит через это. Ему ставят реальную задачу, и он самостоятельно её выполняет. Здесь главное — дать обратную связь. Например, если были ошибки, то их разбирают вместе с наставником, руководителем или коллегами. А если стажёр хорошо выполнил работу, следует его похвалить и спросить, были ли сложности, как он с ними справлялся.
Онлайн-курсы. Можно заранее подготовить для новых специалистов курсы, которые помогут быстрее войти в должность. Например, логисту могут предоставить обучение складской логистике и таможенному оформлению грузов. Продавцу-консультанту — как общаться с покупателями, кассиру — как работать с кассой и т. д.
Также онлайн-курсы подходят, когда новичку нужно запомнить большой ассортимент товаров. В конце можно сделать тест для закрепления знаний. Это легко организовать на платформе iSpring Learn. Курсы несложно делать без навыков в программировании: просто перенести презентацию из PowerPoint в систему и назначить нужным сотрудникам. Можно составлять целые траектории обучения. Например, сначала стажёр получает курс для изучения ассортимента продуктов, после успешного завершения — учится правильно общаться с покупателями и т. д.
4 Этап. Приобщение к корпоративной культуре
Приобщение к корпоративной культуре поможет сотруднику почувствовать себя частью компании и даже в продвижении по карьерной лестнице. Для этого он должен понимать, какая миссия у организации, ценности, видение будущего.
В некоторых компаниях гендиректор или основатель записывают видео, где рассказывают историю фирмы, её миссию, делятся провалами и успехами, планами на ближайшее будущее. Если видео нет, можно представить всё это в виде презентации.
Желательно, чтобы новенький понимал, какие сотрудники ценятся в организации. Например, где-то нужны амбициозные специалисты, умеющие идти на риск. В других фирмах поощряется коммуникативность, умение работать в коллективе и гибкость. Подобный портрет идеального сотрудника поможет составить модель Ломингера, о ней мы рассказывали в отдельной статье.
Корпоративная культура может мотивировать работников. Например, некоторые фирмы организуют бесплатный выезд на природу отделам, которые достигли лучших показателей за квартал. Или в течение работы специалисты зарабатывают баллы, а потом обменивают их на товары в корпоративном магазине. Также это будет влиять на зарплату и карьерный рост.
Ещё по теме:
Адаптация новых сотрудников: 5 частых ошибок
5 Этап. Помощь в налаживании связей с коллегами
Иногда новичок приходит в компанию и в первый же день заводит много знакомств, а с коллегами общается так, будто проработал здесь несколько лет. Однако не все сотрудники способны на это, зачастую их нужно подтолкнуть к общению.
Для начала следует представить новичка коллегам. В некоторых компаниях стажёров проводят по всем отделам и лично знакомят. При этом желательно рассказать, чем он будет заниматься, с какими вопросами в будущем можно обращаться, и то же самое следует рассказать про специалистов департаментов. Если в компании очень много отделов, то новичков можно провести только по ключевым, с которыми будет взаимодействовать.
Также наставничество поможет новенькому чувствовать себя значимым в компании, ведь рядом есть коллега, который всегда поможет. Наставники знакомят с коллективом, приглашают вместе сходить на обед или присоединиться к встрече вне офиса. Конечно, не всегда у стажёров складываются дружеские отношения с наставниками. Поэтому следует не только полагаться на наставничество, но и стараться создавать в компании дружелюбную среду.
Несколько идей, как поддерживать дружелюбную, открытую атмосферу в коллективах:
- проводить собрания с начальниками и подчинёнными, где каждый высказывает своё мнение, идеи и не получает критики;
- создавать общие пространства, например зоны отдыха, кофейные уголки, это поможет коллегам чаще неформально общаться;
- формировать группы по интересам, например, можно организовать тренировки по волейболу, шахматный или книжный клуб, уроки английского и т. д.;
- проводить регулярные тимбилдинги, корпоративы, поездки за город;
- собирать обратную связь от персонала, это поможет исправить ситуацию, если окажется, что начальник ведёт себя непрофессионально, или если специалист хочет работать над более серьёзными задачами, а ему их не дают.
В «Модульбанке» снизили текучесть кадров на испытательном сроке в два раза
«Модульбанк» — первый цифровой банк для предпринимателей в России.
Что сделали с iSpring Learn:
- составили программу обучения для новичков на две недели;
- сделали тест из 50 вопросов для проверки знаний, на ответ даётся 1 минута для защиты от списывания;
- запустили интерактивный квест, где по сюжету сотрудники — предприниматели, это помогает понять боли клиентов и работать эффективнее.
Результаты:
- сократили текучесть кадров на испытательном сроке в два раза: с 38 до 19%;
- сократили срок адаптации до двух месяцев.
Сроки адаптации персонала
Многие компании делят процесс адаптации на периоды: первый день, неделя, 90 дней и год. Ниже мы подробно рассмотрим, что входит в каждый из них.
Первый день
В первый день сотрудник будет только осваиваться на рабочем месте, привыкать к окружению. Следует помочь ему в этом и не нагружать серьёзными задачами.
Нужно убедиться, что новичок знает, куда идти, и вообще сможет попасть в офис. Для этого лучше его встретить и проводить к рабочему месту. В первый же день следует провести специалиста по всему офису, показать ключевые рабочие зоны, столовую, места отдыха. А как только стажёр зайдёт в кабинет, его нужно представить коллегам.
Если в организации действует система наставничества, то следует сразу познакомить новичка с его наставником. Так стажёр будет знать, к кому обратиться с любыми вопросами, и не почувствует себя брошенным.
Чтобы сотрудник понимал, чего ожидать и чему нужно научиться, стоит показать ему план онбординга. Также следует рассказать, как именно будет проходить каждый этап адаптации и что будет в конце — тестирование, устный экзамен или что-то другое.
Также стоит убедиться, что у сотрудника есть доступ к почте, рабочим чатам, базе знаний — в ней новичок сможет узнать информацию о компании, отделах, ознакомиться с ассортиментом продукции, гайдами, инструкциями.
Ещё по теме:
Как создать welcome-тренинг для новичков в электронном формате
Первая неделя
В первую неделю новичок продолжает знакомиться с компанией, коллегами, рабочими обязанностями. На этом этапе также важно не перегружать стажёра, а дать возможность спокойно освоиться.
С первых дней новичок должен понимать, какие требования на работе необходимо соблюдать. Возможно, это правила информационной или пожарной безопасности, основы охраны труда. Также следует рассказать стажёру про учёт рабочего времени, сколько отводится на перерывы, можно ли пользоваться телефоном на работе и про все остальные правила.
Желательно уже с первой недели постепенно приобщать сотрудника к корпоративной культуре. Для этого знакомят с миссией и историей компании, её целями на будущее, льготами, бонусами.
Также с первой недели начинается введение в должность. Наставник или руководитель должен рассказать, в чём именно заключается работа стажёра, какие задачи чаще всего придётся выполнять, какие могут быть сложности, с какими отделами нужно взаимодействовать. После знакомства с должностными обязанностями пора приступать к обучению и изучению продукции компании.
Когда новичок более или менее освоится на рабочем месте и разберётся с основными обязанностями, можно устроить встречи с нужными специалистами. Например, новому начальнику будет полезно поговорить с высшим руководящим звеном, SMM-специалисту — с дизайнерами, чтобы разобраться с фирменным стилем, возможностями и понимать, к кому с какими задачами обращаться.
В конце первой недели следует получить обратную связь от новичка. Возможно, у него были сложности, недопонимания, конфликты или есть предложения на будущее.
Первые 90 дней
Законодательством не установлены сроки адаптации, поэтому компании сами определяют её длительность. У одних онбординг заканчивается через месяц, у других — через три, а иногда и через год. Рассмотрим, что обычно происходит в течение первых трёх месяцев.
Первые месяцы новички активно обучаются, но важно контролировать, насколько эффективно. Например, для этого можно проводить онлайн-тесты или давать реальные рабочие задачи. Если сотрудник не справляется, возможно, обучение выстроено неправильно, есть проблемы с наставничеством или новичок недостаточно компетентен для занимаемой должности.
Уже через месяц адаптации сотруднику можно ставить KPI и контролировать его выполнение. Наставник или руководитель могут помогать новичку, давать подсказки, советы, но при этом стажёр должен стараться работать самостоятельно и стремиться к выполнению планов. Чем дольше сотрудник работает, тем больше ответственности у него должно появляться.
Также следует продолжать приобщать новичка к корпоративной культуре. Например, можно пригласить его на тимбилдинг или в клубы по интересам.
Желательно каждый месяц проводить личные беседы со стажёром и подводить итоги: каких успехов удалось добиться, какие были трудности, чему научился. А в конце стажировки обычно проводят экзамен для перевода новичка в специалисты. Здесь каждая организация сама выбирает удобный формат: тестирование, устный опрос, деловая симуляция. Для разных должностей формат может различаться. Например, для линейных сотрудников зачастую достаточно тестирования, а для руководящего звена нередко устраивают более масштабные проверки — с оценочной комиссией и различными заданиями.
Первый год
Адаптация длиной в год обычно проводится для высшего руководящего звена. Так как на них ложится много ответственности, важно, чтобы специалист доказал свою компетентность.
Зачастую в компаниях обучение для всего персонала проводится непрерывно. Ведь так у сотрудников всегда будут актуальные знания, а уровень профессионализма постоянно расти. На этапе адаптации учёба особенно нужна, даже если онбординг длится около года. Например, руководителям важно развивать и hard skills, и soft skills, чтобы потом они могли эффективно руководить отделом и достигать поставленных целей.
Скорее всего, уже через пару месяцев специалист будет самостоятельно выполнять даже сложные задачи. Однако следует отслеживать, насколько правильно он это делает, приносит ли его работа пользу компании, насколько высока его производительность и т. д. Ещё можно опросить коллектив, довольны ли они работой стажёра, в чём видят его сильные и слабые стороны. Подобное удобно реализовать на платформе iSpring Learn с помощью инструмента «360 градусов». Нужно только разработать список вопросов и назначить опросник нужным сотрудникам. Затем система самостоятельно составит отчёт на основе ответов команды.
В «ФораФарм» вдвое ускорили адаптацию и разгрузили HR-отдел
«ФораФарм» — парафармацевтический дистрибьютор №1 на рынке России.
Что сделали с iSpring Learn:
- на старте новичок получает первую подборку курсов: welcome-тренинг, презентацию о компании, корпоративные видеоролики, на финише проходит тест по изученному;
- наставник подбирает новичку индивидуальную программу обучения, а также стажёр проходит базовые курсы: стандарты работы, навыки продаж, продукты компании;
- сотрудник получает доступ ко всей базе знаний, может изучить то, что интересно: 100 уроков по работе с Excel, переговоры по гарвардскому методу и т. д.
Результаты:
- вдвое ускорили адаптацию и разгрузили HR-отдел;
- благодаря глубокому знанию продуктов у продавцов продажи возросли втрое;
- благодаря автоматизации срез знаний проводят у сотен сотрудников из семи филиалов одновременно.
Как iSpring Learn поможет провести адаптацию в организации
Платформа iSpring Learn поможет автоматизировать процесс адаптации и сделать его более структурированным и чётким.
Поможет организовать программы обучения. Вы можете составить траекторию обучения для новичков каждого отдела. Например, сначала стажёр получает welcome-курс с основной информацией о компании, потом курс по ассортименту товаров фирмы, затем по развитию конкретных навыков. Для каждой должности можно выстроить свою программу обучения.
Позволит обучаться в любом месте. Курсы iSpring Learn можно проходить и с компьютера, и с телефона. Последнее особенно удобно, если сотрудники работают за прилавками магазина, на вахте или в других местах вне офиса. Они смогут обучаться в удобное время, а по окончании курса пройдут тест.
Составит детальные отчёты об обученности. На каждом этапе система предоставляет подробную аналитику: кто начал и закончил проходить курсы, как справился с тестом, какие ошибки допустил. Это помогает отслеживать эффективность адаптации.
Соберёт обратную связь. Инструмент «360 градусов» поможет опросить деловое окружение новенького, чтобы выяснить, насколько он соответствует должности. Здесь iSpring Learn также составит отчёт: подсветит сильные стороны специалиста и зоны роста. В дальнейшем это поможет составить индивидуальный план обучения, чтобы развить отстающие компетенции.
В Cozy Home сократили срок адаптации с 4 до 2 недель
Cozy Home — магазин постельных принадлежностей.
Что сделали с iSpring Learn:
- упаковали важную для новичка информацию в онлайн-курс, который можно пройти в любое время с телефона или планшета;
- собрали для продавцов электронный каталог продукции, который работает на планшете и телефоне даже без доступа в интернет;
- создали видеокурс со всеми этапами продаж — от установки контакта до завершения сделки.
Результаты:
- сократили адаптацию до двух недель;
- к концу первого месяца новички делают уверенные продажи;
- продуктовый курс помогает новичкам запоминать 1500 СКЮ;
- благодаря курсам по работе с клиентом сотрудники ежемесячно перевыполняют план продаж на 4–6%.
Резюме
- К адаптации новых сотрудников стоит подходить ответственно. Ведь от этого зависит, останутся ли новенькие работать и насколько долго.
- Для проведения онбординга следует заранее разработать план. Важно понимать, что будет происходить сегодня, завтра и через неделю, месяц.
- Адаптация начинается ещё до того, как сотрудник придёт в офис. Например, можно отправить ему велком-письмо и необходимые документы. В кабинете нужно заранее подготовить рабочее место и предупредить команду о новеньком.
- Адаптацию можно разделить на 5 этапов: знакомство с компанией, должностными обязанностями, обучение, приобщение к корпоративной культуре и помощь в налаживании связей с коллегами.
- Как долго будет длиться онбординг, каждая компания решает сама. Обычно это занимает от одного месяца до трёх, но в некоторых случаях — до года.