В прошлом веке был один основной метод управления проектами — Waterfall («Водопад»). Тогда руководство заранее утверждало детальный план работы от начала до конца, и специалисты чётко ему следовали. Многие компании придерживаются такого метода и сейчас, но ему не хватает гибкости. Зачастую после завершения проекта вылезают проблемы, которые можно было бы решить на стадии разработки. Поэтому появился новый подход — Agile.
Agile — это группа методов для гибкого управления проектами в командах. Продукт стараются создать как можно быстрее, чтобы сразу начать им пользоваться. Функции дорабатывают и меняют во время разработки. При этом команды постоянно показывают заказчику промежуточные результаты и своевременно вносят правки.
Например, сначала разрабатывают главную страницу сайта, с которой уже могут взаимодействовать пользователи. После этого её дорабатывают, создают остальные страницы, блог и другую функциональность. Если бы сайт проектировали по методу Waterfall, то разработчики полностью его бы сделали, а только потом тестировали, дорабатывали и открывали публичный доступ.
Всё чаще компании осознают преимущества Agile и пытаются перейти на эту методику управления проектами. Но это не так просто, особенно когда в компании много команд, которые привыкли работать по старинке. Чтобы изменения прошли эффективно и не внесли хаос в рабочие процессы, приглашают Agile-коучей. Подробно об их роли в компании и что такое Agile, рассказываем в этой статье, вы узнаете:
- кто такие Agile-коучи и какая их роль в компании;
- преимущества Agile-коучинга для бизнеса;
- типы Agile-коучей;
- навыки Agile-коучей;
- основные методики Agile-коучинга.
Кто такие Agile-коучи и какая их роль в компании
Коучи помогают компании внедрить методики Agile и сопровождают на всех этапах изменений до получения ожидаемого результата. Причём конечный результат — это не внедрить новые методы, а, например, ускорить процесс работы над проектами, сделать его более прозрачным и гибким. В некоторых организациях может стоять цель — цифровая трансформация, когда в фирме хотят оптимизировать бизнес-процессы и развить команды, чтобы создавать инновационные продукты, улучшать клиентский опыт, повысить конкурентоспособность на рынке.
Рассмотрим, какие задачи стоят перед Agile-коучем в компании.
Проведение аудита компании. В него входят аудит культуры и бизнес-процессов. Перед внедрением изменений коуч должен разобраться, что уже работает хорошо, что можно улучшить, переделать, какие именно методики внедрять и т. д. Для проведения аудита используют опросники, наблюдения, индивидуальные интервью. После этого коуч делится результатами с руководством и предлагает план работы.
Проведение воркшопов и тренингов. Коуч их проводит, чтобы познакомить персонал с методиками Agile и объяснить, как их использовать в работе. Тренинги могут быть для всех ключевых сотрудников сразу или для отдельных команд.
Наставничество и помощь в освоении методик. Agile-коуч может индивидуально работать с департаментами и отдельными сотрудниками, чтобы помочь на практике внедрить новые методы работы, а также развить у них необходимые навыки: самоорганизацию, управление временем и командами, лидерство, коммуникацию и другие. Коуч регулярно собирает обратную связь и помогает решить сложности с внедрением Agile-методик.
Налаживание коммуникаций. Коуч может научить работать отдельные команды быстро, но рабочий процесс может замедляться из-за сложностей в согласовании с другими департаментами. Поэтому специалист может организовывать совещания, ретроспективы, планёрки, которые помогут отделам лучше коммуницировать.
Улучшение процессов. Agile-коуч регулярно проводит оценку: анализирует эффективность бизнес-процессов, изучает, как меняется производительность команд, собирает обратную связь. На основе оценки он разрабатывает методы улучшения процессов и решения локальных проблем, которые могут возникать у отдельных команд или специалистов.
Agile-коучи регулярно организовывают встречи с командами, чтобы обсудить текущие дела. Коучи направляют ход беседы, чтобы она была продуктивной и каждый мог высказаться
Преимущества Agile-коучинга для бизнеса
Раньше методы Agile использовались только в IT-командах, сейчас же применяются и в других сферах: в банках, медицине, тяжёлой промышленности, строительстве. Однако нужно правильно их применять, учитывать специфику отрасли, а также работать с членами команд — не все смогут сразу перестроиться на другой подход к работе. В этом и помогают Agile-коучи, рассмотрим, какую пользу они приносят компаниям.
Повышают эффективности работы команды. Agile-коучи помогают внедрить в работу новые методики, которые ускоряют реализацию проектов. Например, коуч заметил, что много времени тратится на ненужные согласования и пересмотры задач. Он предложил проводить ежедневные стендапы, на которых каждый сотрудник сообщал о своём прогрессе и возможных затруднениях. Это помогло ускорить процесс разработки и своевременно выявлять проблемы.
Способствуют быстрой адаптации к изменениям. Иногда перемены в рабочем процессе вызывают стресс и непонимание у персонала, из-за этого нововведения только замедляют работу. Задача коучей — провести сотрудников за руку через весь процесс изменений. Они объясняют, как теперь будет строиться работа, зачем это надо, обучают новым навыкам, отвечают на вопросы, направляют и помогают решить возникающие сложности.
Держат фокус на достижении ключевых целей. Грамотный Agile-коуч не слепо внедряет новые методики работы, а совершенствует бизнес-процессы исходя из стратегических целей компании, текущего положения, уровня подготовки сотрудников. Если видит, что изменения не приближают организацию к её целям, то меняет план. Коуч постоянно поддерживает связь с высшим руководством, отчитывается о проделанной работе, показывает результаты и обсуждает дальнейшие действия.
Исследование Standish Group Chaos Study за 2020 год показало, что у гибких проектов в три раза больше шансов на успех. А при применении метода Waterfall — риск столкнуться с неудачей в два раза выше.
Типы Agile-коучей
Выше мы рассмотрели задачи, которые чаще всего выполняет Agile-коуч, но иногда компании приглашают не универсальных Agile-специалистов, а с определённой ролью. Выделяют три типа коучей в зависимости от того, насколько они вникают в рабочий процесс и с кем взаимодействуют.
Фасилитатор. Его ещё называют Scrum-мастером, итерационным менеджером. Он работает с командами, участвует в их рабочем процессе. Его главная задача — повысить производительность в конкретном отделе. Для этого специалист должен разбираться не только в методиках Agile, но и в технических нюансах работы департамента.
Agile-коуч. В отличие от фасилитаторов, Agile-коучи помогают всей организации и работают также на стратегическом уровне. Они взаимодействуют с руководством, командами, разрабатывают план перехода на новые методы работы, проводят тренинги, выступают в качестве наставников.
Корпоративный Agile-коуч. Работает с высшим руководством и учит лидеров ставить гибкие цели, управлять проектами с использованием Agile-методик, разрабатывать планы развития персонала.
Три типа коучей: фасилитатор работает на уровне отдельных команд, корпоративный коуч — на уровне высшего руководства, Agile-коуч помогает всей компании
Навыки Agile-коучей
Для эффективной работы Agile-коучу следует обладать следующим набором мягких и жёстких навыков.
Знание принципов Agile. Базовый навык специалиста, ведь именно этому он должен обучать сотрудников. Некоторые коучи владеют одной методикой Agile и «пропагандируют» только её, но это неправильно. Все компании разные, и подбирать методы нужно индивидуально. Поэтому следует выбирать Agile-коуча, который использует различные методики в работе и имеет в этом обширный опыт.
Умение разрабатывать итеративные процессы. Agile-коуч помогает сотрудникам перестроиться на короткие циклы разработки, регулярные проверки и гибкое внесение изменений. Специалист должен уметь грамотно разбивать работу на этапы, определять для них ключевые задачи и критерии завершённости.
Составление и использование досок задач. Работать по методикам Agile помогают доски задач: они визуализируют рабочий процесс, позволяют отслеживать прогресс и управлять потоком дел. Коуч объясняет правила работы с досками, определяет частоту их обновления.
Проведение встреч и ретроспектив. Коучу часто приходится проводить совещания, планёрки, на которых команды обсуждают полученные результаты, проблемы, строят планы. Специалист направляет ход встречи, контролирует, чтобы беседа проходила продуктивно: после неё все должны понимать текущее положение проекта и что делать дальше.
Бывает, в компании проходит встреча, все что-то бурно обсуждают, но к нужному результату не приходят. Например, один специалист боится сказать о возникшей проблеме, другие спорят о несущественных мелочах, третий предлагает свой план работы и не слышит остальных. В итоге каждый уходит при своём мнении, с раздражением на коллег и без понимания, в какую сторону работать дальше. Из-за этого проект может сильно затягиваться. Как раз всё это и поможет предотвратить Agile-коуч.
Умение ставить цели и стратегически мыслить. Коуч учит сотрудников ставить конкретные, измеримые, достижимые цели, определять приоритетные задачи, оценивать время на их выполнение. Особенно это полезно, когда работа над проектом разбивается на короткие этапы. Важно, чтобы каждый из них имел свою цель и чёткий ожидаемый результат. При работе с высшим руководством коуч помогает выстраивать краткосрочные и долгосрочные стратегии развития всей компании.
Понимание бизнеса, экономики. Главная цель коуча — не научить сотрудников работать по Agile-методикам, а помочь компании больше зарабатывать, стать более конкурентоспособной, технологичной и т. д. Это невозможно без понимания, как работает бизнес и на чём он зарабатывает.
Педагогические навыки. Agile-коучи проводят тренинги, мастер-классы, выступают в качестве наставников. Чтобы обучать сотрудников, нужно владеть базовыми педагогическими навыками: уметь объяснить сложные вещи, находить подход к специалистам с разным характером, мотивировать и поддерживать.
Коммуникативные навыки. Работа коуча напрямую связана с людьми. Выполнять задачи будет трудно без умения ясно излагать свои мысли, задавать вопросы, слушать, убеждать, решать конфликтные ситуации, адаптировать свой стиль коммуникации под собеседника и т. п.
Лидерские качества. Руководство может решить, что Agile-коуч поможет компании расти. При этом линейные сотрудники иногда не понимают, зачем им работать с коучем, и проявляют скептицизм. Поэтому лидерские качества помогут коучу завоевать доверие, уважение и эффективнее обучать персонал.
Проактивность. Компании нанимают коучей, чтобы те пришли и решили проблемы. Поэтому специалист не должен ждать указаний — ему следует действовать самостоятельно, предлагать варианты развития, постоянно искать пути улучшения процессов.
Гибкость. Agile-коуч учит гибко подходить к управлению проектами, поэтому и самому следует обладать этим навыком. Например, специалист должен быть готов быстро пересмотреть стратегию, если компания столкнулась с проблемами, адаптировать программу обучения под потребности и запросы команды и т. п.
Agile-коучу приходится в работе находить подход к разным людям, решать конфликтные ситуации и проявлять настойчивость. Поэтому специалисту важно развивать мягкие навыки
Основные методики Agile-коучинга
В Agile входит несколько методик для гибкого управления проектами, их ещё называют фреймворками. Самые популярные из них — это Scrum и Kanban, рассмотрим их подробнее.
Scrum. Суть метода заключается в поэтапной реализации проекта. Работа команды строится примерно так:
- Определяют цель проекта, примерный ожидаемый результат — примерный потому, что многое может поменяться в процессе.
- Составляют бэклог — список задач для реализации проекта, их распределяют по степени приоритетности.
- Планируют спринты (итерации) — это короткие временные промежутки, в течение которых команда реализует одну задачу из бэклога. Обычно спринт длится 2–4 недели.
- Работают в рамках спринта, ежедневно проходят короткие встречи, на которых сотрудники рассказывают о своих успехах и неудачах, делятся планами на день. Такие совещания называют Scrum-митингами (дэйли или стендапом).
- Демонстрируют продукт по окончании спринта. Команда представляет выполненную работу заказчику или менеджменту, получает обратную связь и при необходимости вносит корректировки. Обычно уже в конце первых итераций получается неидеальная, но рабочая версия продукта. Дальше с каждым этапом она дорабатывается и совершенствуется.
- Проводят ретроспективу спринта: анализируют его, выявляют слабые и сильные стороны процесса, составляют планы по его улучшению.
Если в компании есть Agile-коуч, он координирует все эти процессы: помогает разбить работу на этапы, организует встречи, следит за сроками выполнения.
Узнать ещё больше об этом фреймворке можно в «Руководстве по Scrum», которое составили основатели метода Кен Швабер и Джефф Сазерленд.
Kanban. Суть метода — визуализировать задачи на специальных досках, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Сотрудники не должны думать над планированием дел и их приоритизацией, они просто берут на доске задачу и выполняют её.
Задачи проекта расставляют на Kanban-доске из 3–6 колонок, которые отражают этапы выполнения. Как минимум должны быть колонки «Выполнить», «В работе», «Выполнено». К ним можно добавить промежуточные этапы: «Бэклог», «На согласовании», «Тестирование».
Этот метод разработали в прошлом веке, тогда использовали физические доски — магнитные или пробковые. К ним прикрепляли бумажные карточки и перемещали во время работы над задачами. Сейчас же используют онлайн-доски, самые популярные — Trello и Jiro.
По этому методу команда работает без жёстких временных ограничений, как, например, во фреймворке Scrum. Вместо этого работа организована как непрерывный поток задач. Когда сотрудники заканчивают одно дело, берут другое, потом следующее и т. д. При этом на доске видно, как движется работа, сколько уже сделано и сколько предстоит выполнить.
Вариант простой Kanban-доски. Её можно модернизировать в зависимости от этапов проекта, чтобы более детально отслеживать ход работы
Существуют и другие, более узкие Agile-методики для IT-сферы. Например, есть XP (экстремальное программирование): фреймворк помогает улучшать качество разработки через короткие циклы, максимальное вовлечение заказчика и постоянное тестирование программы. Ещё есть Extreme Programming: в него входят практики парного программирования, тестирование на каждом этапе разработки, частое обновление кода.
Ещё по теме:
Наставничество и коучинг: чем различаются и какой метод выбрать для обучения персонала?
Что значит быть хорошим наставником: 5 главных навыков
iSpring Learn для обучения сотрудников
Обучать персонал Agile-методикам или другим навыкам можно с помощью онлайн-платформы iSpring Learn. Вот чем она может помочь.
Поможет разработать курсы. В iSpring Learn несложно составить онлайн-курсы без навыков в программировании. Например, можно разработать их в конструкторе iSpring Suite, который является надстройкой для PowerPoint, и загрузить на платформу. Также можно добавлять материалы в формате PDF, DOC, XLS, видео и аудио. Сотрудники смогут пройти курс в любое удобное время с телефона, планшета или компьютера. А если забудут, то система пришлёт уведомление с напоминанием.
Пример курса в iSpring по информационной безопасности для сотрудников
Поможет создать базу знаний. В ней можно собрать полезные вебинары, лонгриды, регламенты, гайды, инструкции. Сотрудники в любой момент смогут обратиться к материалам, чтобы освежить знания и не упустить важные моменты в работе. Доступ к базе гибко настраивается, поэтому можно контролировать, какие работники и какую информацию могут изучать.
База знаний в iSpring, сотрудники могут в любой момент обратиться к ней с телефона, планшета или компьютера
Позволит проверить полученные знания. В iSpring Learn можно составлять тесты к курсам, чтобы убедиться, усвоил ли сотрудник новые знания. Как только работники пройдут тестирование, платформа составит отчёт, насколько хорошо специалист справился с заданиями, где допустил ошибки. Подробная аналитика позволяет контролировать обучение сразу множества сотрудников.
Пример теста в iSpring, где нужно перетащить слова в пропуски, при неправильном выполнении система сразу сообщит об ошибке. Также можно ограничить количество попыток на прохождение
Поможет планировать учебные мероприятия. В iSpring Learn есть календарь мероприятий, в котором можно планировать онлайн и офлайн-мероприятия: тренинги, воркшопы, мастер-классы, вебинары. Система отправит сотрудникам уведомления с приглашением на обучение, поэтому не придётся их рассылать вручную через электронную почту. Если работник пропустил мероприятие, ему можно назначить дополнительные материалы или повторное обучение.
Так выглядит календарь мероприятий в iSpring Learn. В нём также будет информация о посещаемости, можно увидеть, кто не пришёл на обучение, и назначить ему дополнительные материалы
Оформить бесплатный демодоступ к iSpring Learn →
Резюме
- Agile — это группа методик для гибкого управления проектами. Они ускоряют сроки разработки продуктов, позволяют быстро реагировать на изменения и поддерживать постоянный контакт с заказчиком. Последнее помогает вовремя выявить расхождения с ожиданиями клиента и внести правки.
- Изначально Agile-методы применяли в IT-командах, но сейчас они распространились и на многие другие сферы. Их используют в банках, промышленности, строительстве.
- Немало компаний, которые ещё работают по старинке — по методу Waterfall. Когда они понимают, что нужны изменения, приглашают Agile-коучей. Специалисты помогают перестроить рабочую среду организации так, чтобы она гармонично сочетала лучшие практики Agile, но при этом соответствовала специфике продукта и самой фирме.
- Хороший Agile-коуч разбирается не только в гибких методах управления, но и обладает рядом важных мягких навыков: коммуникативностью, проактивностью, лидерством.
- Есть разные типы Agile-коучей: одни работают на уровне команд, другие — только с высшим руководством, третьи — сразу со всей компанией.
- Существует много Agile-методик, самые распространённые и универсальные — Scrum и Kanban. Первая разбивает работу над проектом на короткие спринты, вторая помогает оптимизировать рабочий процесс с помощью специальных Kanban-досок.
