По данным исследовательского центра Aberdeen Strategy & Research, 81% новых сотрудников через год продолжают работать в компании, если на начальном этапе их ввели в курс дела и помогли адаптироваться. Облегчить этот процесс помогает чек-лист адаптации сотрудников — набор предварительно подготовленных шагов и действий, благодаря которым новичок может быстрее сориентироваться в компании.
В статье мы расскажем, какие бывают виды адаптационных чек-листов и что нужно в них прописать, чтобы помочь новым сотрудникам достичь успеха на рабочем месте. Чек-лист по адаптации нового сотрудника можно использовать как образец, чтобы разработать и внедрить собственный шаблон.
Из каких этапов состоит адаптация новых сотрудников
Процесс адаптации новичков обычно включает пять этапов: от момента найма до полной интеграции в коллектив и рабочую среду. Длительность каждого этапа зависит от отрасли, должности и специфики работы компании.
- Предварительная подготовка. До приёма нового сотрудника компания должна подготовиться к его приходу: создать рабочее место, подготовить необходимое оборудование и программное обеспечение, собрать доступы к обучающим материалам.
- Знакомство с компанией. Новичку стоит рассказать об истории организации, её продуктах и услугах, краткосрочных целях и стратегических планах. А знакомство с корпоративной культурой поможет новому сотруднику понять ценности компании и успешно интегрироваться в коллектив.
- Знакомство с командой. Компания может организовать формальные или неформальные мероприятия: презентации, обеды, кофе-брейки. Благодаря этому сотрудник узнает, кого как зовут и за что отвечают коллеги в компании.
- Обучение. В зависимости от характера работы новичка, компания может организовать тренинги, семинары, онлайн-курсы. Также можно подобрать сотруднику наставника из опытных коллег — он поможет освоить важные навыки и новичок научится быстрее и эффективнее выполнять свои должностные обязанности.
- Оценка и поддержка. Через некоторое время после принятия нового сотрудника на работу важно провести оценку его прогресса: выяснить, как новичок справляется с задачами и понять, как улучшить процесс дальнейшей адаптации. После этого можно будет предоставить дополнительную поддержку или обновить план.
В разных компаниях и даже внутри одной организации модель онбординга может различаться. Главное, чтобы она учитывала индивидуальные особенности сотрудника, его профессиональные потребности и ожидания, и таким образом помогала новичку интегрироваться в коллектив.
Чтобы подробнее узнать об адаптации сотрудников на новом рабочем месте, посмотрите запись лекции с Knowledge Conf. Спикер рассказал, зачем компаниям нужен онбординг и как чек-лист помогает мягко вводить новых сотрудников в должность.
Ещё по теме:
Адаптация сотрудников в организации: функции, принципы и методы →
Адаптация удалённых сотрудников: советы и кейсы компаний →
15 книг по адаптации персонала в организации, актуальные в 2024 году →
Чек-лист для пребординга: что в него входит
Пребординг — это процесс подготовки и обучения новых сотрудников ещё до их официального приёма на работу. Во время пребординга сотрудник знакомится с компанией, её ценностями и культурой, планами по развитию. Благодаря этому сокращается время на адаптацию новых сотрудников и повышается их производительность с первого дня работы.
Вот что нужно сделать на этапе пребординга.
Согласовать задачи и обязанности новичка. До начала работы нового сотрудника необходимо обсудить с руководством и другими заинтересованными сторонами:
- Кому будет подчиняться новый сотрудник.
- Какие у него будут обязанности.
- Что будет входить в его зону ответственности.
- Какой у него будет рабочий график.
Связаться с новым сотрудником. Позвоните или отправьте письмо, чтобы подтвердить, что человек готов приступить к работе. Уточните важные для первого дня детали, например:
- Дату и время начала работы.
- Что в этот день будет происходить.
- Где находится офис, нужен ли пропуск.
- Кому сотрудник будет подчиняться, где найти этого человека.
- Что нужно взять с собой.
- Есть ли дресс-код и другие специфические требования.
Подготовить документы. Попросите сотрудника заполнить все необходимые документы, связанные с трудоустройством: договор о найме, банковские реквизиты, NDA и пр.
Сообщить коллегам. Расскажите другим сотрудникам о новом члене команды — его опыте работы, биографии, образовании, навыках. Способ может быть любой: объявление на внутренней платформе, рассылка в корпоративной почте, сообщение в рабочем чате.
Подготовить рабочее место. Убедитесь, что у вас есть всё необходимое для приёма нового сотрудника: свободное рабочее место, канцелярские принадлежности, доступ к компьютеру, электронной почте, облачному хранилищу, документации.
Подготовить список контактов. Составьте список основных контактов, к кому новый сотрудник может обращаться, если появятся вопросы или возникнут проблемы. Среди них обязательно должны быть контакты руководителя или наставника, системных администраторов.
Создать план начала работы. Распланируйте первые дни и недели работы нового сотрудника. Определите, в каких процессах, проектах и задачах он будет участвовать, установите цели и ожидания.
Подготовить учебные материалы. Создайте или обновите обучающие материалы и ресурсы, которые помогут новому сотруднику освоить ключевые навыки для выполнения рабочих задач.
Собрать приветственный пакет. В нём может быть фирменный мерч, информация о компании, небольшие подарки или другие предметы, которые помогут человеку почувствовать, что на новом месте ему рады.
Так может выглядеть чек-лист пребординга:
Чек-лист адаптации сотрудника для первого дня
Вот что нужно сделать в первый день, что помочь новичку плавно влиться в работу.
Провести экскурсию по офису. Покажите новому сотруднику:
- Расположение отделов.
- Рабочие места: кабинеты, переговорные комнаты и пр.
- Столовую, кухню, зоны для отдыха, туалеты, складские помещения.
- Общие пространства: зоны для совместной работы, конференц-залы, зоны отдыха.
- Основные правила безопасности в офисе: двери с доступом по пропускам, пожарные выходы.
- Дополнительные удобства: спортзал, массажные кресла, чайные точки.
Предоставить ресурсы. Сюда относится канцелярия, а также компьютеры, принтеры, проекторы и другое офисное оборудование. Объясните, как этим пользоваться и к кому обратиться в случае проблем.
Научить пользоваться электронной почтой, корпоративным мессенджером, CRM-системой, другими инструментами и сервисами.
Устроить вводное обучение. Предоставьте сотруднику доступ к необходимым учебным материалам, где он сможет самостоятельно изучать рабочие процессы и должностные инструкции. Договоритесь об обучающих встречах с ключевыми сотрудниками или наставниками по проектам.
Провести брифинг. В конце дня обсудите, какие задачи были выполнены, какие вопросы возникли и что предстоит сделать на следующий рабочий день.
Поддержать сотрудника. Убедитесь, что сотруднику ясны его обязанности, ответьте на появившиеся вопросы, предложите помощь при затруднениях.
Так может выглядеть чек-лист адаптации для первого дня:
Чек-лист онбординга сотрудников для первой недели
Вот что нужно сделать в первую неделю работы новичка.
Рассказать о компании. Расскажите о структуре компании, её целях, миссии и ценностях. Объясните организационные вопросы, правила безопасности.
Описать рабочие процессы. Расскажите новому сотруднику, как в компании принято общаться по рабочим вопросам — предлагать варианты, согласовывать работу, оформлять отчёты, ставить задачи коллегам и пр.
Оценить ожидания. Периодически проводите оценку ожиданий нового сотрудника. Обсуждайте с ним процесс адаптации, прогресс и любые вопросы или проблемы. Это позволит оперативно реагировать и предоставлять необходимую поддержку, чтобы новичок работал эффективно.
Дать первые задачи. Разъясните, какие задачи нужно выполнить в рамках текущего проекта. Объясните, как эти задачи связаны со стратегическими целями компании и какой от новичка ждут результат.
Отвечать на вопросы. Важно поощрять нового сотрудника задавать вопросы, без страха выражать свои предпочтения и высказывать даже самые смелые идеи. Поддерживайте энтузиазм новичка — свежий взгляд принесёт компании пользу.
Давать обратную связь. Регулярно предоставляйте обратную связь и рекомендации новому сотруднику. Указывайте его сильные стороны и области роста, чтобы помочь ему развиваться. Отмечайте достижения и успехи, поддерживайте положительную атмосферу и признавайте работу новичка — это будет мотивировать его на дальнейшие активные действия.
Составить план развития. Совместно с новым сотрудником разработайте план развития, который будет опираться на его карьерные цели и требуемые навыки. Предоставьте ему ресурсы и возможности для развития и роста в организации.
Так может выглядеть чек-лист адаптации для первой недели:
Чек-лист адаптации нового сотрудника для первого месяца
В первые недели работы человек полон энтузиазма: он готов брать на себя разные задачи, осваивать необходимые инструменты, знакомиться с нужными людьми. Важно поддержать сотрудника в этот период и наметить планы на будущее.
Вот что нужно сделать в первый месяц работы новичка.
Рассказать о культуре компании. Помогите новому сотруднику лучше понять и адаптироваться к культуре и ценностям организации. Расскажите ему о традициях и значимых событиях, чтобы человек полностью влился в команду.
Привлечь к проектам. Предложите новому сотруднику принять участие в тех проектах, которые ему самому могут быть интересны. Это поможет новичку лучше вовлечься в работу и стать ценным членом команды.
Организовать встречи. Организуйте встречи нового сотрудника с ключевыми сотрудниками и представителями других отделов. Помогите ему создать сеть контактов в организации и познакомиться с теми, кто будет с ним работать в будущем.
Пригласить на встречи и совещания, благодаря которым новый сотрудник сможет лучше понять, как строится работа в компании и как он может приносить ей максимальную пользу.
Предоставить образовательные возможности. Поощряйте нового сотрудника к самообучению и профессиональному развитию. Предоставьте ему информацию о доступных онлайн-курсах, тренингах или внутренних обучающих программах.
Назначить ментора. Выберите опытного сотрудника на роль наставника для новичка. Это позволит ему получить дополнительную поддержку в процессе адаптации.
Дать обратную связь от коллег и клиентов. Поделитесь с новым сотрудником позитивными отзывами и рекомендациями по дальнейшему развитию.
Спланировать будущее. Обсудите с новым сотрудником его долгосрочные карьерные цели и планы. Подумайте о том, как можете поддержать его в достижении этих целей и какие дополнительные ресурсы или возможности он может получить в компании.
Подвести итоги. Проведите встречу, на которой оцените прогресс нового сотрудника за первый месяц работы. Поделитесь с ним своими наблюдениями и дайте обратную связь о его успехах и моментах, которые можно улучшить.
Поставить цели на следующий месяц. Обсудите, какие задачи и проекты предстоит выполнить новичку и как он может ещё больше помогать компании.
Так может выглядеть чек-лист адаптации для первого месяца:
Как можно использовать iSpring Learn для адаптации персонала
iSpring Learn позволяет создавать курсы в формате лонгридов, проводить тестирования, а также отслеживать прогресс и результаты обучения сотрудников — как опытных, так и новичков. Вот чем iSpring Learn может быть полезен для онбординга и адаптации.
Онлайн-обучение. С помощью iSpring Learn новые сотрудники могут проходить стартовое обучение онлайн и изучать материалы в удобное для них время в комфортном темпе. Это особенно полезно для тех членов команды, которые работают удалённо или живут в другом часовом поясе.
Геймификация. Сотрудники могут получать баллы и зарабатывать достижения в игровой форме, благодаря чему повышается мотивация и вовлечённость в обучение.
Отслеживание прогресса. В iSpring Learn можно отслеживать прогресс и результаты обучения новых сотрудников. Это даёт возможность оценить эффективность адаптации и выявить области, которые требуют дополнительной поддержки.
Обратная связь. С помощью iSpring Learn можно давать обратную связь новому сотруднику прямо в процессе обучения. Например, отправлять персонализированные сообщения и советы и таким образом помогать новичку в его развитии.
На платформе iSpring Learn можно за 1 день запустить программу адаптации новичков. Нужно просто загрузить на портал учебные материалы и пригласить сотрудников
Чек-лист адаптации сотрудников: что нужно запомнить
Чек-лист адаптации — это инструмент, который позволяет эффективно и организованно ввести нового сотрудника в должность. Можно создать несколько чек-листов для каждого этапа адаптации:
- Пребординг. Помогает подготовиться к прибытию нового сотрудника.
- Первый день работы. Сотруднику предоставляют информацию о его обязанностях, должностных инструкциях, правилах и ценностях компании.
- Первая неделя работы. Сотрудника знакомят с коллегами, рабочими процессами, необходимыми инструментами. Ему поручают первые серьёзные задачи и составляют план развития.
- Первый месяц работы. Сотрудника привлекают к различным проектам. Ему предоставляют образовательные возможности, назначают ментора, помогают создать сеть контактов и поставить долгосрочные карьерные цели.
Эффективная адаптация помогает снизить текучесть кадров в организации. Когда сотрудник чувствует поддержку и ясно понимает свои задачи и роль, вероятность удержать его в компании увеличивается. Это плюс как для сотрудника, который может развиваться и расти вместе с организацией, так и для работодателя, которому не приходится тратить ресурсы на поиск и найм новых людей.
