Компетенции HR-специалистов: от менеджера до HRD

HR-специалисты нужны почти любой компании, штат которой превышает 30–40 сотрудников. Маленькой организации достаточно одного менеджера, но чем крупнее компания, тем шире должен быть HR-департамент.

Рассказываем, как понять, специалисты какого уровня нужны вашей компании и какими навыками и знаниями они должны обладать. Из статьи вы узнаете:

• как компетенции HR-специалиста влияют на его развитие в карьере;
• в чём разница между HR-менеджером, HR-бизнес-партнёром и HR-директором;
• какие хард- и софт-скилы необходимы сотруднику, который управляет кадрами;
• как обучить HR-специалиста нужным компетенциям.

Как компетенции HR-специалиста влияют на карьерный рост

Развитие навыков необходимо для продвижения по карьерной лестнице. Есть два вида профессионального роста:

• Вертикальный — продвижение по иерархии, расширение зон ответственности и полномочий. Например, младший HR-специалист становится руководителем департамента, у него появляются подчинённые, которым он назначает задачи.
• Горизонтальный — развитие компетенций и обязанностей, повышение экспертизы. Расти горизонтально можно в рамках текущей должности — например, раньше HR-специалист отвечал только за наём сотрудников, а теперь также занимается их адаптацией. Ещё можно осваивать смежные специальности: допустим, HR берёт на себя задачи профориентолога.

Основные компетенции HR-менеджера

Навыки HR-менеджера можно разделить на две категории: хард-скилы, то есть специфические знания и умения, и софт-скилы — личностные качества, которые связаны с коммуникацией и эмпатией. Эти компетенции пригодятся в любой профессии, но для HR-специалиста они особенно важны, поскольку его работа основана на тесном взаимодействии с людьми.

Важно, чтобы специалист обладал навыками из обеих категорий: они дополняют друга. Без хард-скилов HR-менеджер не сможет выполнять свои прямые обязанности, а без софт-скилов — выстроить комфортные отношения с другими работниками.

К хард-скилам HR-менеджера относятся:

• Подбор персонала. Знание площадок, на которых можно найти сотрудников, умение составлять вакансии и проводить собеседования. Также HR-менеджеру необходимо понимать, как устроен процесса найма и какие документы нужно оформлять.
• Адаптация новичков. HR-менеджер занимается онбордингом. Для этого ему необходимо знать, как постепенно погрузить новых работников в процессы, подготовить их к задачам и создать комфортные условия для прохождения испытательного срока.
• Умение удерживать сотрудников, чтобы снизить текучку кадров. HR-специалисту важно знать, какие причины могут приводить к увольнениям, уметь распознавать и устранять их.
• Ведение кадрового электронного документооборота. HR-менеджер должен уметь пользоваться программами для ЭДО: «СБИС: Управление персоналом», 1С, HR Link, Nopaper и другими.
• Разработка системы мотивации для сотрудников. HR-специалист продумывает материальные и нематериальные поощрения, тестирует и внедряет систему, анализирует её эффективность. Например, он может предложить использовать геймификацию, чтобы повысить вовлечённость сотрудников.
• Знание базовых HR-метрик и методик по их расчёту. Например, среднее время поиска сотрудников, стоимость заполнения вакансии, процент увольнений. Показатели помогают понять эффективность HR-процессов в компании.
• Знание актуальных HR-трендов. Они влияют на стратегию найма и управление персоналом в компаниях. Например, в 2022–2023 годах стала набирать популярность тенденция, связанная с заботой о психологическом здоровье сотрудников. Во многих компаниях появились штатные психологи. Если HR-менеджер не учитывает тренды, с набором персонала могут возникнуть трудности. Возможно, кандидаты будут охотнее устраиваться на работу в компании-конкуренты.
• Понимание ситуации на кадровом рынке. Какие зарплаты актуальны, на какие специальности высокий и низкий спрос, на что особенно обращают внимание кандидаты при выборе вакансий. Это важно, чтобы обеспечить стабильный наём сотрудников.

Хард-скилы — основа любой профессии, в том числе HR-специалиста. Именно поэтому важно периодически оценивать компетенции сотрудника

Софт-скилы HR-менеджера:

• Коммуникабельность — умение договариваться и находить общий язык с людьми разных характеров. Это важно, чтобы выстроить доверительные отношения с сотрудниками и руководителями, мотивировать коллег, помогать им разбираться в проблемах на работе.
• Высокий уровень эмпатичности — способность распознавать чужие эмоции и понимать их. Эмпатия необходима, чтобы разрешить недопонимание между сотрудниками и вовремя заподозрить выгорание работника. Например, если сотрудник стал хуже справляться с задачами, реже проявляет инициативу, хороший HR-менеджер не поставит сразу вопрос об увольнении, а предложит взять короткий отпуск.
• Решение конфликтных ситуаций — грамотный HR-менеджер поддерживает комфортную обстановку в командах. Он владеет способами решения конфликтов и может помочь коллегам прийти к взаимопониманию в спорах. Хорошо, если HR-менеджер знает стратегии поведения в таких ситуаций и умеет применять их в зависимости от обстоятельств: например, понимает, когда лучше прибегнуть к тактике сотрудничества, а когда не стоит идти на уступки.

Кроме того, HR-менеджеру необходимо понимать специфику каждой должности, на которую он нанимает людей: рабочий график, уровень знаний и опыта, сложность работы. Это важно, чтобы правильно составить вакансию и подобрать подходящих кандидатов. Предположим, HR-специалисту нужно закрыть вакансию продакт-менеджера. В этом случае ему необходимо знать, например, что на эту должность хорошо подойдёт человек с опытом в маркетинге и продажах.

Также не обойтись без понимания бизнес-процессов в компании. Грамотный HR-менеджер знает, как проходит работа над проектами, как устроена организационная структура, какие в компании есть департаменты, отделы и команды.

Компетенции HR-бизнес-партнёра

В крупных компаниях HR-менеджера недостаточно: в таких организациях большой штат и много подразделений. Вместо одного специалиста по управлению человеческими ресурсами в каждом департаменте есть свой HR-отдел, который возглавляет HR-бизнес-партнёр (HR BP — Human Resources Business Partner).

HR-бизнес-партнёр руководит рядовыми HR-менеджерами

HR-бизнес-партнёр должен обладать всеми компетенциями HR-менеджера. Вдобавок у него есть специфические навыки, которые можно разделить на несколько категорий.

Стратегические. Эти компетенции связаны с созданием регламентов и стандартов, планированием, постановкой целей. Например, в категорию входят:

• Разработка политики по найму и управлению персоналом. HR-бизнес-партнёр продумывает принципы и подходы по управлению человеческими ресурсами для успешного развития компании. Например, указывает требования к сотрудникам по квалификации и опыту, обозначает векторы профессионального развития, разрабатывает критерии, по которым руководство принимает решение об увольнении работника.
• Создание системы мотивации, повышений и оплаты труда. Специалист разрабатывает критерии, которые определяют, можно ли переводить сотрудника на более высокую должность. Так компании проще обосновать повышение, а работники знают, что им нужно сделать для продвижения по карьерной лестнице. Например, критериями могут быть ключевые показатели эффективности — достижение квартального плана продаж, привлечение определённого количества клиентов.
• Планирование найма. HR-бизнес-партнёр отслеживает, достаточно ли в компании персонала, нет ли частых переработок из-за недостатка кадров. При необходимости он сам занимается наймом: размещает вакансии и общается с кандидатами — либо ставит эту задачу HR-менеджерам.

Внутренние коммуникации — умение совместно работать с другими руководителями. HR-бизнес-партнёр вместе с ними ставит цели, которых необходимо достичь компании для развития: например, увеличить штат и сформировать новый департамент, повысить показатели карьерных метрик.

Также специалист отвечает за распространение информации внутри организации. К примеру, если в компании произошли изменения в системе мотивации труда, задача HR-бизнес-партнёра — сообщить сотрудникам об этом. Он может создать публикацию на корпоративном портале, сделать email-рассылку или написать сообщения лично каждому.

Внешние коммуникации — навыки, направленные на создание и поддержание HR-бренда компании. Чем выше его известность, тем ниже расходы на наём. HR-бизнес-партнёр может заниматься привлечением потенциальных сотрудников — например, отвечать за ведение соцсетей, в которых продвигается HR-образ организации.

Один из способов усилить HR-бренд — внедрить корпоративное обучение. Согласно исследованию LinkedIn, 60% кандидатов при поиске работы откликаются на вакансию, только если в компании есть курсы и тренинги. Наличие системы обучения показывает, что организация готова вкладывать время и деньги в развитие сотрудников, а значит, ценит их.

Читайте также: «Как развивать HR-бренд с помощью системы обучения»

Компетенции HR-директора (HRD)

HR-директор (HRD) — это топ-менеджер HR-департамента и главный руководитель по управлению человеческими ресурсами в компании. Обычно он не занимается непосредственно подбором персонала и работой с ним — это задачи HR-менеджеров и HR-бизнес-партнёров. Задачи директора более глобальные, в основном они связаны с аналитикой и стратегическим планированием по развитию управления персоналом в компании.

В чём разница между HR-директором и HR-бизнес-партнёром? Разделение этих должностей обычно встречается только в крупных компаниях: в среднем и малом бизнесе необходимости в этом нет. HR-директор возглавляет управление кадрами в организации. Ему подчиняются HR-бизнес-партнёры, которые выступают руководителями подразделений. В свою очередь, их прямые подчинённые — HR-менеджеры.

Представьте крупную транспортную компанию, которая занимается перевозками товаров. В целом за управление персоналом здесь отвечает HR-директор. Структура организации делится на несколько департаментов: логистический, юридический, технический и другие. В каждом отделе есть свой руководитель — HR-бизнес-партнёр, который занимается наймом и управляет кадрами там, а также ставит задачи своим подчинённым — HR-менеджерам.

Вот какие компетенции необходимы HR-директору.

• Знание HR-метрик и умение их оценивать. Количество показателей, которые анализирует топ-менеджер, больше, чем в случае с рядовым менеджером. HR-директор работает с eNPS — уровнем лояльности сотрудников к компании, уровнем вовлечённости, процентом удержания и другими метриками. Для аналитики использует специальные программы.
• Навык планирования HR-стратегии. Директор составляет дорожную карту, которая описывает план действий по управлению кадрами. Чтобы разработать оптимальную стратегию, топ-менеджеру необходимо тщательно проанализировать текущую ситуацию в компании и на рынке труда в целом.
• Построение прогнозов, оценка рисков. Директор выявляет потенциальные проблемы в управлении кадрами и предлагает решения, как их устранить. Этот навык особенно важен, если в компании происходят серьёзные изменения — например, слияние с другой организацией. В такой период текучка кадров и другие риски возрастают.
• Умение анализировать эффективность персонала. HR-директор на основе показателей оценивает, соответствует ли производительность сотрудников требованиям компании. Для этого может использовать различные методики — например, Korn Ferry, 360 градусов. Собирать данные об эффективности необходимо, чтобы принимать кадровые решения: как распределять задачи между сотрудниками, кого повысить, кому назначить обучение.

Читайте также: «Лучшие сайты и блоги для HR-специалистов в 2024 году»

Как развиваются компетенции HR-специалиста

Во многих компаниях есть система грейдов — ступеней вертикального роста. На каждой из них есть чёткий список компетенций, которые необходимо освоить, чтобы перейти на более высокую ступень. Конкретный набор навыков и обязанностей зависит от компании, но для примера лестница грейдов в HR-направлении может выглядеть так.

Junior — младший специалист с опытом работы около года или меньше. Обычно он работает под руководством более опытных коллег и занимается простыми задачами: размещает вакансии и общается с кандидатами на рекрутинговых сайтах, проводит первичные собеседования по телефону, мониторит рынок труда.

Middle — специалист среднего уровня с опытом 2–3 года. Он работает самостоятельно и способен решать все кадровые задачи: от подбора сотрудников до адаптации.

Senior — опытный HR-специалист, который работает в сфере от 3–4 лет. Это эксперт в своём деле, который не только решает задачи, но и хорошо знает рынок труда и тенденции, владеет всеми необходимыми инструментами. Иногда Senior может выступать наставником для менее опытных специалистов.

Градация Junior, Middle и Senior обычно напрямую не связана с должностью, которую занимает специалист: разделение показывает только опыт человека. Например, можно быть Senior и при этом обычным HR-менеджером. Но в обратную сторону это работает иначе: вы вряд ли станете HR-директором, будучи Junior, так как эта позиция требует опыта.

Junior-специалист может вырасти в Middle и Senior, если будет уделять время обучению и развитию навыков

4 рекомендации для развития компетенций на каждом этапе

Чтобы развивать навыки HR-специалиста, необходим комплексный подход. Вот какие действия помогут сотруднику стать профессиональным специалистом по управлению человеческими ресурсами.

• Изучение теории — в неё входят принципы построения и анализа HR-процессов, типы организационных структур в компаниях, правила рекрутинга, найма и онбординга. В блоге мы рассказали о том, какие 27 лучших книг стоит прочитать HR и рекрутерам.
• Применение интерактивного обучения — например, в диалоговых тренажёрах. Через них начинающий HR-специалист может отрабатывать частые ситуации, которые возникают при взаимодействии с сотрудниками: решение конфликтов, обсуждение эмоционального состояния коллеги.
• Общение с более опытными HR-специалистами — полезно перенимать опыт и практические знания наставников — старших коллег. Если нет возможности общаться с ними лично, можно читать кейсы и смотреть вебинары.
• Получение обратной связи — важно регулярно проходить проверочные задания, чтобы понимать, как усваиваете знания.

Построить обучение для HR-специалистов удобно в LMS — например, iSpring Learn. Это платформа для онлайн-обучения, на которой сотрудники могут читать теоретические материалы, смотреть видеоуроки и вебинары, выполнять упражнения в диалоговых тренажёрах, решать тесты и практические задания.

Так выглядит диалоговый тренажёр, который загружен на платформу iSpring Learn. Задача сотрудника — выбрать правильный ответ на реплику в соответствии со скриптом

Платформу iSpring Learn используют тысячи компаний по всему миру. Вот почему они выбирают её:

• Пошаговые программы обучения. Можно составить отдельную программу для подготовки HR-специалистов и назначить её прохождение определённым сотрудникам. Так доступ к обучающим материалам будет только у тех, кому необходимо их изучить.
• Неограниченный объём данных. Вы можете загружать столько курсов, презентаций, вебинаров и других материалов, сколько необходимо. Не переплачиваете за дополнительные гигабайты в хранилище.
• Доступ с любого устройства. Платформой iSpring Learn можно пользоваться с компьютера, а также с мобильных гаджетов на iOS и Android. Приложение работает даже без интернета, поэтому сотрудники смогут проходить обучение там, где им удобно, и в любое время.
• Наглядная аналитика. Руководителям доступна отчётность о том, как сотрудники справляются с обучением. Можно посмотреть, сколько курсов прошли работники, какие средние баллы получают, в каких заданиях чаще делают ошибки. Эти данные помогут улучшить обучение.

На дашборде видно, в каком статусе у сотрудника каждый курс и какие результаты он показывает

Платформа доступна в облачной и коробочной версиях. Первый вариант подойдёт компаниям, которые не хотят сами заниматься обслуживанием и поддержкой LMS-системы — за это отвечает вендор. Второй — для бизнеса, которому важна усиленная защита данных, например корпорациям госсектора.

Стоимость iSpring Learn зависит от количества пользователей: чем больше сотрудников подключаете, тем дешевле обходится одна учётная запись. Есть пробный бесплатный период на 14 дней, во время которого доступны все функции без ограничений. Вы сможете протестировать все инструменты и понять, подходит ли платформа вашей компании.

Резюме

HR-менеджеру необходимо развивать компетенции, чтобы продвигаться по карьерной лестнице в HR-сфере. Расти можно вертикально — получать более широкие полномочия, а также горизонтально — осваивать новые умения, брать на себя больше обязанностей и углубляться в экспертизу.

Вертикальный рост для HR можно разделить на три основные ступени:

1. HR-менеджер. Этот специалист занимается рутинными задачами по подбору персонала и управлению им: размещает вакансии, проводит собеседования, поддерживает в рабочей среде комфортную обстановку для действующих сотрудников.
2. HR-бизнес-партнёр. Это руководитель департамента, который занимается стратегическими задачами, отвечает за внутренние и внешние коммуникации. Рутины, связанной с непосредственным подбором персонала, на этой должности меньше, но она не исключена полностью. В подчинении у HR-бизнес-партнёра — HR-менеджеры.
3. HR-директор. Этот специалист руководит управлением кадрами в компании в целом, ему подчиняются HR-бизнес-партнёры, которые стоят во главе департаментов. HR-директор не занимается наймом, его задачи — планирование, построение HR-стратегии и контроль её выполнения на уровне отделов.

HR-специалистов также можно ранжировать по уровню опыта: Junior находится в профессии меньше года, Middle работает 2–3 года, а Senior — от 3–4 лет.

Развивать навыки в управлении кадрами помогут LMS-системы, например iSpring Learn. На ней сотрудники могут проходить теоретические курсы и выполнять проверочные задания.