Управление развитием персонала: проблемы, методы и инструменты

Есть два способа закрыть вакансию в компании: найти сотрудника на рынке труда или перевести на новую должность штатного специалиста.

С одной стороны, поиски по вакансии могут занять много времени, а выбранный кандидат может не освоиться на новом месте. С другой стороны, в самой компании может не оказаться специалиста с подходящими навыками.

Чтобы избежать сложностей с наймом, компании инвестируют в обучение персонала. Оно помогает бизнесу находить и растить таланты внутри своей структуры — это предотвращает кадровый кризис.

Обычно развитие персонала — задача HR-отдела. Чтобы облегчить управление этим процессом, кадровики внедряют различные инструменты и технологии, которые помогают:

• структурировать материалы;
• контролировать доступы;
• распределять сотрудников по группам обучения;
• отслеживать прогресс учащихся и так далее.

В статье расскажем, с какими проблемами бизнес может столкнуться при организации обучения. А ещё поделимся тремя удобными инструментами для управления развитием персонала.

Методы развития персонала

Это способы повышения квалификации, профессиональных навыков и компетенций сотрудников. Методы делятся на несколько категорий:

• на рабочем месте или вне рабочего места;
• теоретические или практические.

Иногда категории пересекаются. Например, инструктаж — это теоретическое обучение, которое проводят на рабочем месте. А тренинги часто выездные и сфокусированы на практике. Список методов можно представить в виде графика:

Есть четыре вида методов обучения: теоретические и практические; на рабочем месте и вне рабочего места

Разберём подробнее, как работает каждый метод обучения.

Теория на рабочем месте

• Инструктаж. Новичка знакомят с порядком действий, необходимым для выполнения обязанностей. Обучение проводит инструктор или опытный сотрудник. Обычно оно проходит в формате демонстрации. Но иногда ограничивается выдачей руководства или инструкции.

Пример. Сотрудник получил инструкцию, как использовать CRM-систему.

• Просмотр учебных видео. Сотрудникам показывают обучающий видеоматериал.

Пример. Отдел продаж смотрит презентацию нового продукта, чтобы знать, как предлагать его клиентам.

• Коучинг. Коуч или более опытный коллега помогает сотруднику самостоятельно решать задачи. Он задаёт наводящие вопросы, реже — дает прямые советы и рекомендации.

Пример. Новый младший разработчик обращается за советом к коучу — старшему разработчику.

Практика на рабочем месте

• Временная ротация. Сотрудника ненадолго переводят на другую должность, чтобы он освоил навыки в смежной деятельности. Метод помогает справиться с выгоранием из-за монотонной работы, завести новые знакомства, испытать себя в других задачах.

Пример. Сотрудник из отдела аналитики на месяц переходит в отдел развития или в службу поддержки.

• Проектные группы. Командная работа над крупными задачами, которые ограничены по срокам.

Пример. Команда разработки создаёт интерфейс для корпоративного приложения. Между сотрудниками распределены роли: кто-то выступает менеджером проекта, а кто-то — UX-дизайнером.

• Стажировка. Сотрудник помогает более опытному коллеге. Обучение начинается с мелких задач, но их сложность и степень ответственности стажёра постепенно растут.

Пример. Редактор предложил автору стажировку. В начале стажёр выполнял мелкие задачи, а под конец работал как полноценный редактор.

• Делегирование. Сотрудник получает задачи не по должностным обязанностям. Это позволяет в условиях низкого риска оценить потенциал учащегося. Например, есть ли в нём задатки управленца, способен ли он принимать сложные решения.

Пример. Директор по развитию просит проектного менеджера сформировать долгосрочную стратегию компании.

Теоретико-практические методы на рабочем месте

• Наставничество. Учащийся работает с более опытным коллегой, который выполняет те же обязанности. В течение дня наставник решает рабочие задачи и объясняет каждый свой шаг ученику. Затем ученик под контролем наставника пытается повторить то же самое.

Пример. CEO собирается на пенсию. Чтобы подготовить компанию к изменениям, он выбирает преемника, которого будет обучать следующий месяц и которому затем постепенно передаст обязанности.

• Баддинг. Сотрудник становится «бадди» — равным помощником для менее опытного коллеги. К нему можно прийти за советом и попросить помощи в сложной ситуации. Метод подходит, когда нужно сформировать связи внутри команды или адаптировать нового сотрудника.

Пример. HR-отдел поставил штатного дизайнера в пару к новичку. Опытный коллега рассказывает новому сотруднику, как устроены рабочие процессы, и знакомит с другими специалистами отдела.

• Компьютерное обучение. Учащийся проходит обучение на онлайн-платформе. Метод помогает совместить разные форматы учебного материала, например текст и видео. А проверочные тесты контролируют, насколько хорошо сотрудник усвоил новые знания.

Пример. Сеть пиццерий «Додо Пицца» использует интерактивную онлайн-платформу, чтобы обучать сотрудников.

Теория вне рабочего места

• Лекции. Аудитория прослушивает теоретический материал и делает конспекты. Занятие длится 1–2 часа.

Пример. После обновления оборудования компания проводит двухчасовые лекции по технике безопасности для мастеров.

• Конференции. Тематические мероприятия, на которых эксперты индустрии зачитывают доклады. Участие в конференциях — это способ заявить о себе, найти полезные контакты, получить специфические для сферы знания.

Пример. Региональная компания отправляет специалистов по кибербезопасности на конференцию в Москву. Там лидеры индустрии обмениваются опытом.

• Семинары. Похожи на лекции, но слушатели больше участвуют в процессе. Например, задают вопросы докладчику и обсуждают с ним наиболее интересные темы. Семинар больше похож на диалог, а лекция — на монолог.

Пример. Эксперт по работе с кадрами проводит для HR-отдела семинар, где объясняет, как работать с мотивацией сотрудников. В процессе ведущий отвечает на вопросы аудитории и задает свои.

• Групповое обсуждение. Каждый участник высказывается по теме, которую предлагает модератор беседы.

Пример. После лекции об SMM-трендах учащиеся обсуждают материал.

Практика вне рабочего места

• Ролевое моделирование. HR-менеджеры моделируют ситуацию на основе реального опыта компании или конкурентов. Учащиеся распределяют между собой роли и предлагают решения.

Пример. Смоделированная ситуация: компания запускает новый продукт. Сотрудникам нужно описать, как бы они собрали базу потенциальных клиентов.

• Деловые игры. Ведущий моделирует реальную ситуацию, учащийся выполняет её в контролируемых условиях. Для ролевой игры могут нанять актёра или позвать коллег из других отделов, чтобы погружение в ситуацию было максимальным.

Пример. Актёр выполняет роль потенциального клиента. Сотруднику нужно уговорить его на покупку услуг компании.

• Тренинги. Короткие занятия на 1–2 часа, которые включают теоретическую, практическую части, а также обратную связь и саморефлексию. Помогают отточить софт-навыки, например коммуникацию в команде.

Пример. Сотрудника направили на тренинг по техникам продаж, где он научился отрабатывать возражения клиентов.

Теоретико-практические методы вне рабочего места

• Кейсы. Ситуации из практического опыта своей или других компаний. Эти ситуации объясняют, какие действия были предприняты и к чему привели. Учащийся должен проанализировать кейс и предложить решение похожей ситуации.

Пример. Конкурент увеличил продажи ПО на 20%. На основе этого кейса сотрудник должен предложить, как повысить продажи ПО своей компании.

• Самообучение. Самый лёгкий для реализации вариант обучения. Он не требует найма инструкторов и аренды помещения. Сотрудник может учиться в любое удобное время. Для успешного самообучения нужны качественные материалы и стимул.

Пример. Сеть кофеен Cofix разработала программу обучения для бариста. Новый сотрудник самостоятельно проходит интерактивный курс, прежде чем выйти на смену.

Проблемы управления развитием персонала

В ходе организации обучения компании часто сталкиваются с проблемами. Вот основные трудности, которые препятствуют HR-отделу эффективно управлять развитием персонала:

• Непонятно, каких сотрудников развивать. Компания не знает, как определить подходящих кандидатов для обучения и отследить их прогресс. Например, HR-специалистам тяжело выявить, кому среди учащихся нужно повторить материал, а кому — перейти на следующий этап.
• Бюджет на развитие ограничен. Компания не может проводить тренинги и другое обучение в должном объёме. Это замедляет карьерный рост и демотивирует сотрудников.
• Сотрудники пассивны и не хотят расти. Это происходит потому, что руководство не уделяет внимания их мотивации и запросам. Когда потребности сотрудников не закрыты, они теряют интерес к развитию.
• Компания не может выделить ресурсы на обучение. Малые и средние бизнесы редко позволяют себе обучать персонал: не хватает денег и времени. Это приводит к проблеме: если уходит важный сотрудник, в компании ухудшаются процессы. Например, увольняется бухгалтер и его некем заменить. Отчёты подвисают, а нагрузка падает на непрофильных специалистов.
• Компания не знает, как организовать обучение. Проблема возникает, когда организация понимает, что должна развивать сотрудников, но не знает, какие методы и инструменты для этого использовать.
• Обучающие материалы требуют регулярной ревизии. Проблема актуальна для компаний в активно развивающихся индустриях. Прогресс там настолько стремителен, что знания быстро устаревают. Учебные материалы нужно пересматривать, а это дополнительная нагрузка на персонал, который отвечает за обучение.
• Сложно учесть индивидуальные особенности команды. Чтобы эффективно организовать обучение, компания должна понимать индивидуальные особенности сотрудников, например способ мышления, таланты, ценности. Но чем больше людей работает в компании, тем сложнее управлять развитием персонала.

Проблемы обозначили. Теперь рассмотрим, как их решить.

Распространённая проблема управления развитием — компания не знает, как определить подходящих кандидатов для обучения

Как выявить сотрудников, которым нужно обучение

Перед созданием обучения компания должна понять, развитие каких сотрудников даст лучший результат. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Оценить компетенции. Необходимо выявить сильные и слабые стороны работников, определить потенциал их развития.
2. Сформулировать цели бизнеса. Нужно установить чёткие, измеримые цели, которые соответствуют потребностям бизнеса. Например, компания планирует расширение в соседние города. Нужно обучить как минимум одного управляющего и двух ключевых специалистов, которые наладят работу в новом офисе.
3. Получить обратную связь. Важно регулярно проводить беседы с персоналом, чтобы знать их ожидания, потребности, ценности и мотивацию. Чем ближе новые знания и навыки к личным интересам сотрудника, тем эффективнее пройдёт обучение.
4. Проанализировать затраты и выгоды. Необходимо определить, сколько будет стоить обучение и какую выгоду обученный сотрудник принесёт в долгосрочной перспективе.

Когда сотрудники с высоким потенциалом найдены, компания может разработать индивидуальные или групповые планы обучения.

Ещё по теме:

• 7 способов вовлечь сотрудников в дистанционное обучение
• Зарубежный опыт обучения персонала на примере 13 компаний
• 25 лучших книг по корпоративному обучению персонала в 2023 году

Управление развитием сотрудников: кому какой метод подходит

Важно не только определять сотрудников с высоким потенциалом, но и мотивировать на развитие. Мотивация напрямую зависит от потребностей.

Например, если работник в компании думает только о том, как бы дожить до следующей зарплаты, ему будет не до развития. Сначала нужно закрыть его базовые потребности. А когда сотрудник достигнет комфортного уровня жизни, можно анализировать его мотивацию и подбирать подходящее обучение.

Для выяснения потребностей работника можно использовать модель спиральной динамики. Она создана на основе исследований, проведенных Клером Грейвзом. Определяет уровни развития людей, организаций и общества.

На каждом уровне модели выделяется потребность, и для удобства она обозначается цветом. В зависимости от того, на каком уровне находится сотрудник, ему будут подходить разные методы обучения.

Чтобы определить уровень сотрудника, отдел кадров может провести анкетирование. Оно поможет выяснить, что работники думают об организации, чего им не хватает, как замотивировать их на развитие.

Инструменты управления развитием персонала в организации

Когда компания не знает, как автоматизировать управление развитием персонала, она тратит больше денег. Из-за ручной обработки процессов расходы на создание образовательных программ растут. Это критично для мелких и средних бизнесов с ограниченным бюджетом.

Рассмотрим три онлайн-платформы, которые помогут HR-отделу сэкономить ресурсы и быстро настроить обучение сотрудников в компании.

iSpring Learn

Платформа дистанционного обучения iSpring Learn предоставляет отделу кадров инструменты для организации гибкого, непрерывного и качественного обучения. Удобный редактор курсов помогает создавать собственные учебные материалы или загружать готовые в несколько кликов.

В iSpring Learn нет ограничений на объём хранилища: если компании нужно много курсов, она без проблем их создаст. Помимо материалов, в системе хранятся отчёты об успеваемости и календарь событий. Можно следить за прогрессом сотрудников и корректировать время прохождения модулей.

iSpring Learn интегрируется с другими корпоративными ресурсами, например с CRM, сервисами видеосвязи, кадровой системой. Так легче строить систему обучения: у вас появляется больше возможностей для создания курсов.

Также у платформы есть мобильное приложение. Можно учиться не только на работе или дома, но и в дороге. Это удобно, если сотрудники далеко живут и долго добираются до офиса.

Интерфейс iSpring Learn прост для освоения и позволяет сотрудникам быстро изучить функции платформы

Mirapolis

Облачная система управления профессиональным развитием персонала. Позволяет построить корпоративный обучающий портал, подготовить учебные материалы, организовать и контролировать процесс обучения.

Mirapolis предоставляет пользователям несколько готовых решений для обучения:

• HSM — комплекс для управления человеческим капиталом. В него входит подбор, адаптация и развитие сотрудников. Ещё есть карьерный трек и оценка компетенций, а также система управления вознаграждением.
• LMS — систему дистанционного обучения. Здесь компании могут создавать курсы и программы развития персонала.
• Onboarding — решение для адаптации новичков. Система помогает выстроить траекторию прохождения испытательного срока.

Платформа Mirapolis использует элементы геймификации: рейтинги, баллы, таблицу лидеров

Unicraft

Модульная платформа для онлайн-обучения сотрудников малого и среднего бизнеса. Состоит из отдельных частей, которые делятся на два типа:

• Основные — присутствуют на платформе по умолчанию. Например, редактор курсов, конструктор заданий, управление доступом и другими функциями обучающей программы.
• Дополнительные — предоставляются за плату. Например, расширенная статистика, отправка форм и заявок от пользователей, маркетплейс, база знаний и многое другое.

Встроенный редактор курсов Unicraft позволяет создавать текстовые, аудио- и видеоуроки. Для контроля знаний можно разработать тест, упражнения или целый экзамен.

С помощью редактора курсов Unicraft можно создать учебные материалы, тесты, упражнения и финальные задания — экзамены

Заключение

Инвестиции в кадровый резерв — важный шаг к долгосрочному росту компании. Обучение внутренних специалистов сократит время и затраты на заполнение вакансий, повысит лояльность и мотивированность персонала. Но чтобы эффективно управлять процессом обучения, компании нужен чёткий план развития сотрудников. А ещё — удобная платформа СДО, которая поможет его реализовать.