Как успешно провести аттестацию руководителей

Проводить аттестацию руководителей дорого и долго, и нередко от неё страдает вся компания. T&D-отдел месяцами собирает документы, формирует комиссию и списки специалистов. Аттестуемые готовятся к экзаменам и не могут полноценно заниматься рабочими задачами. Из-за этого случаются срывы дедлайнов, авралы и выгорания.

Чтобы такого не случилось в вашей компании, пошагово объясним, как эффективно провести аттестацию руководителей. А ещё расскажем об инструментах, которые значительно упростят её проведение.

Чем аттестация руководителей отличается от оценки

Разница между аттестацией и оценкой — в целях и правовых нормах.

Оценка помогает выявить сильные и слабые стороны менеджеров. Эти данные HR-отдел использует, чтобы построить программу развития руководителей. Результаты оценки остаются у специалистов по развитию персонала — их не нужно передавать в головной офис. Кроме того, нельзя уволить руководителя по результатам оценки: это незаконно.

Аттестация помогает проверить квалификацию руководителя. По её итогам работодатель решает, что делать с сотрудником: уволить, оставить на прежней должности или повысить. Увольнение законно: оно регламентируется статьёй 81 ТК РФ. Но учтите, что сотрудник может оспорить его в суде, если не согласен с итогами аттестации.

Полезные материалы по теме:

Критерии и принципы тестирования сотрудников

Кому и как часто нужна аттестация руководителей

В таблице привели список сотрудников, которые обязаны проходить аттестацию. Там, где указан диапазон, организации вправе сами определять периодичность испытаний.

Если ваша компания не связана со сферами из таблицы, можете проводить аттестацию по необходимости — например, если на руководителей регулярно поступают жалобы от персонала или клиентов.

При выборе аттестуемого обращайте внимание на срок его последнего тестирования. Если специалист не подтверждал квалификацию уже четыре года, это повод назначить ему испытание. При успешном прохождении аттестации его можно повысить в должности, например до руководителя департамента безопасности

Что оценивать при аттестации руководителей

Критерии аттестации сотрудников зафиксированы в локальных актах. Например, у спасателей оценивают психологическое состояние, физическую подготовку, навыки оказания первой помощи. Медикам нужно показать, как хорошо они знают методы диагностики и лечения болезней.

Когда аттестацию проходят руководители, к критериям добавляется проверка софт-скилов — навыков коммуникации с сотрудниками, лидерских качеств и умения принимать эффективные решения в нестандартных ситуациях.

6 этапов проведения аттестации

Рассмотрим каждый из шести этапов аттестации подробнее. Для примера возьмём положения из акта о проверке гражданских служащих: прокуроров, судей, депутатов. Вы можете применить их и в частной компании для тестирования руководителей.

Аттестацию можно представить как процесс, который состоит из шести шагов

1. Создайте комиссию

Обычно в неё входят пять или более человек:

• Председатель — распределяет обязанности между членами комиссии, следит за процессом аттестации. Он не оценивает сотрудников.
• Заместитель председателя — берёт на себя обязанности председателя комиссии, если тот отсутствует. Не участвует в оценке.
• Секретарь — готовит материалы и проекты, уведомляет участников об аттестации, передаёт документы в головной офис. Голосовать за или против аттестуемых секретарь не может.
• Член комиссии — оценивает навыки сотрудников, принимает решение об итогах аттестации. Членов комиссии может быть несколько. Лучше, если их количество будет нечётным. Так не возникнет ситуации с равным числом голосов за и против.
• Представитель профсоюза — следит за тем, чтобы права сотрудников не нарушались. Он, как и член комиссии, может участвовать в аттестации. Если в компании нет профсоюза, то и представителя от него не назначают.

Комиссия утверждается в государственном органе, к которому относится организация. В случае с учебным заведением — в Министерстве образования и науки; с медицинским учреждением — в Министерстве здравоохранения; с промышленными предприятиями — в Ростехнадзоре.

2. Определите, кому из руководителей следует пройти аттестацию

В Трудовом кодексе не закреплено, кто точно должен проходить аттестацию, а кто от неё освобождается. Но вы можете опираться на локальные акты. Например, в Положении об аттестации госслужащих говорится, что процедуру можно не проходить:

• беременным;
• сотрудникам в декретном отпуске — их можно тестировать только через год после выхода на работу;
• работникам старше 60 лет;
• тем, кто уже подтверждал квалификацию, — им нужно выждать год от последней аттестации;
• персоналу, который проработал в компании меньше года.

Всех, кто не попадает в этот список, можно аттестовать.

При определении того, каких руководителей проверять, отталкивайтесь от типа аттестации:

• Плановая. Проводится каждые три-пять лет. Руководители проходят проверку знаний и подтверждают квалификацию.
• Внеплановая. Проводится без конкретного графика, по необходимости. Например, если произошли изменения рабочих процессов и вы хотите проверить, как менеджер к ним адаптировался.
• Повторная. Устраивается, когда руководитель провалил аттестацию. Тогда ему дают шанс перепройти её. Или когда специалист не согласен с итогами аттестации и оспаривает их через суд.

3. Соберите документы для аттестации

Для проведения экзамена нужны четыре документа. Среди них:

• план-график — в нём указывают время и место проведения аттестации, а также список руководителей, которые будут проходить испытание;
• аттестационные листы — в них комиссия занесёт итоги аттестации;
• отзывы на руководителей — понадобятся, если комиссия не знакома с сотрудниками лично;
• приказ об аттестации с графиком проведения — поможет комиссии не нарушить правила, а специалистам — освободить время для экзаменов и подготовиться к ним.

Когда вы готовите документы, зафиксируйте организационные моменты:

• кто и как ведёт протокол, кто его утверждает — вся комиссия или только председатель;
• в каких случаях можно перенести аттестацию специалиста — например, если заболели члены комиссии или аттестуемый;
• как проводится аттестация — устно, письменно или в смешанном формате;
• как голосует комиссия — открыто или тайно;
• какими именно могут быть решения — оставить в прежней должности, перевести на новую или уволить.

4. Объявите об аттестации

В ТК не сказано, как и когда оповещать аттестуемых. Сделать это можно лично или удалённо, например по электронной почте. Обычно объявление делают минимум за две недели до начала аттестации. За это время специалисты успевают закрыть срочные рабочие задачи, отложить менее важные дела и подготовиться к тестированию.

Нередко аттестуемые тревожатся перед экзаменами, особенно если они внеплановые. Чтобы руководители меньше нервничали, вместе с оповещением расскажите им, зачем нужна аттестация. А ещё разъясните, как она будет проходить и по каким критериям специалистов будут оценивать.

5. Проведите аттестацию руководителей компании

Вначале члены комиссии изучают характеристику на руководителя. Затем аттестуемый отвечает на вопросы в устной, письменной или смешанной форме. Параллельно секретарь заносит в протокол всё, что происходит на аттестации. Этот документ нужен на случай, если сотрудник решит оспорить итоги экзаменов.

Единого регламента по проведению аттестации нет. Вы можете выбрать любой удобный формат — от устных экзаменов и тестов до специальных методов: оценки «180 градусов», анализа эффективности и методики BARS.

Оценка «180 градусов»

Метод, который позволяет посмотреть на работу специалиста с двух сторон: со стороны самого специалиста и со стороны его руководителя. Чтобы провести тест, определите качества и компетенции, которые предстоит оценить. Например:

• стрессоустойчивость;
• коммуникация;
• управление временем и планирование;
• обучение;
• лидерство;
• саморазвитие;
• принятие решений.

Опросник должен выглядеть примерно так:

Часто оценку «180 градусов» дополняют ответами коллег и подчинённых. Такой метод оценивания называют «360 градусов» — он формирует более полное представление о сотруднике.

Если хотите получить ещё больше данных, добавьте к оценке «360 градусов» мнения стейкхолдеров и клиентов. Получится метод «540 градусов». Обычно его используют для оценивания топ-менеджеров компании.

Анализ ключевых показателей эффективности (KPI)

Это оценка результатов работы менеджера, которую можно рассчитать по формуле:

• Факт — показатели, к которым пришёл специалист за последнее время.
• План — показатель, который назначили менеджеру.
• Норма — среднее значение для отдела с учётом ситуации на рынке, сложности работы и других обстоятельств.

Если KPI меньше 100% — специалист не выполняет норму. Больше 100% — опережает план. Чем выше KPI, тем лучше показатели руководителя, и наоборот.

Разберём формулу на примере. Команде менеджера Ивана Иванова поставили план на 75 лидов. Средняя норма для отдела — 80. Команда Ивана обработала 100 лидов. Её итоговый показатель будет равен:

(100 − 75) / (80 − 75) × 100% = 500%

Чтобы анализ KPI был более подробным, руководителя можно опросить. Например, задать вопросы, как он достигал целей или что помешало ему показать хороший результат.

Методика BARS

Аббревиатура расшифровывается как Behaviorally Anchored Rating Scale, или Шкала поведенческой оценки. Комиссия выявляет характеристики в работе руководителя, которые предстоит оценить. Например, умение делегировать задачи. Далее для этой характеристики формулируют несколько образцов поведения — их выписывают на лист по шкале от «неудовлетворительно» до «отлично». Каждой градации присваивают оценку, например от 1 до 4.

Вот как может выглядеть таблица с образцами поведения:

После создания листа члены комиссии начинают опрашивать аттестуемого. Например, моделируют рабочую ситуацию и просят описать, как он будет себя вести. Специалист даёт ответ — его сравнивают с образцами поведения и присваивают оценку.

По завершении опроса комиссия подсчитывает количество набранных баллов. Чем их больше, тем лучше руководитель справился с испытанием.

6. Подведите итоги

По итогам аттестации руководителя комиссия принимает одно из трёх решений:

1. Соответствует должности.
2. Соответствует должности, но нужно пройти дополнительное обучение.
3. Не соответствует должности.

Решение заносят в протокол, затем информируют о нём HR-департамент. Далее работодатель выбирает, как поступить с руководителем:

• оставить на прежней позиции;
• повысить;
• понизить;
• уволить.

Чтение этого текста занимает минуты, а реальная подготовка к аттестации — месяцы. Причём не только у аттестуемого, но и у организаторов. Им нужно собрать документы, утвердить состав комиссии, приготовить проверочные материалы и т. д.

Разгрузить сотрудников и сэкономить время поможет онлайн-платформа iSpring Learn. Расскажем, какие инструменты для аттестации сотрудников есть в этой LMS.

Как провести аттестацию руководителей с iSpring Learn за 5 шагов

iSpring Learn позволяет провести аттестацию за считаные дни, даже удалённо. Для этого выполните следующие действия:

1. Создайте тесты в iSpring Suite. Конструктор предлагает 14 типов заданий для аттестации. Подготовьте их, а затем загрузите в LMS iSpring Learn.
2. Назначьте аттестацию сотрудникам. Создайте учётные записи руководителей на платформе. Затем выберите дату и запланируйте тестирование.
3. Разработайте подготовительные курсы. Можете сделать их прямо в iSpring Learn. На платформе есть встроенный редактор — он позволяет создавать лонгриды с видео, аудио, изображениями и другими материалами. После создания курсы можно назначить руководителям.
4. Проведите аттестацию. Откройте тестовые материалы в день проведения экзамена. Отслеживайте с помощью инструментов статистики, как руководители справляются с заданиями.
5. Оцените руководителей. После проведения аттестации подведите итоги: посмотрите на общую статистику, оцените время и точность ответов специалистов. Убедитесь, что все выполнили тесты, и заполните протокол.

В календаре iSpring Learn можно планировать занятия и аттестацию для руководителей. Если вдруг участник забудет о мероприятии, платформа пришлёт ему уведомление

Как запустить онлайн-аттестацию с iSpring Learn: пример Johnson & Johnson

Каждые два месяца торговые представители Johnson & Johnson проходят аттестацию на знание техники продаж и продуктовой линейки. До 2015 года экзаменаторы компании разъезжали по филиалам и наблюдали за работой специалистов. Такой вид тестирования требовал больших затрат времени и денег.

С 2015 года компания изменила подход к аттестации и стала тратить на неё не месяцы, а всего несколько дней.

Что сделала команда J&J

Выбрала платформу iSpring Learn и разработала виртуальный экзамен. Сначала торговых представителей поделили на два сегмента — по группам товаров, с которыми они работают:

• товары массового потребления — например, детская косметика или средства для гигиены полости рта;
• лекарства без рецепта — «Гексорал», «Доктор Мом» и т. д.

Затем для сегментов разработали уникальные тесты. В каждом — от 25 до 59 заданий. При этом в базе собрано столько вопросов, что зазубрить их все или пройти тест методом тыка невозможно. Если специалист проваливал аттестацию, то его не допускали к работе с определёнными группами товаров или клиентов.

Какой результат получила компания

С переходом на iSpring Learn компания сократила издержки на аттестацию торговых представителей. Раньше на проверку региональных специалистов J&J тратила месяцы — теперь же она занимает один-два дня.

Плюс администраторы видят уровень подготовки аттестуемых по регионам. Если выяснится, что в каком-то филиале специалисты плохо подготовлены, можно провести с ними дополнительные занятия или нанять на их место новых торговых представителей.

Заключение

Аттестация руководителей отличается от оценки тем, что по её итогам вы можете повысить, понизить или даже уволить специалиста. Единого документа по этой процедуре нет: нормы аттестации закреплены в локальных актах.

Если ваша компания не относится к списку организаций, которые обязаны проводить аттестацию, то она проводится по запросу работодателя. Всего есть три типа испытаний:

• плановые — каждые три-пять лет;
• внеплановые — по требованию;
• повторные — когда специалисту дают шанс перепройти аттестацию.

Аттестация поможет проверить не только профессиональные компетенции, но и софт-скилы руководителей, например коммуникацию, управленческие навыки и планирование.

Аттестацию можно провести за шесть шагов:

• собрать комиссию;
• составить список аттестуемых руководителей компании;
• разработать документацию;
• объявить о тестировании;
• провести испытания;
• подвести итоги.

Подготовка к аттестации нередко затягивается на месяцы. Сэкономить время поможет iSpring Learn. На платформе легко собрать нужные документы, подготовить тесты и назначить их руководителям. А когда аттестуемые закончат выполнять задания, система автоматически покажет результат. Вы моментально узнаете, кто из специалистов справился с заданиями, а кто провалил экзамен.

Проведите аттестацию руководителей быстро и легко вместе с iSpring Learn.

Оформить бесплатный демодоступ на 14 дней →