Что такое HR-цикл и из каких этапов он состоит

Сотрудники — это основной ресурс любой компании. От их работы зависит, как организация проявляет себя на рынке и как клиенты воспринимают продукт.

Все работники проходят в компании ряд этапов. Так, они поступают на работу, получают повышение и однажды увольняются. Но этому предшествует еще ряд событий — составление текста вакансии кадровиком, осознание, что компании в принципе нужен новый специалист, и формирование структуры фирмы. Все это, а также создание HR- и бизнес-стратегий — это части HR-цикла. В статье разберем:

• что такое цикл управления персоналом;
• из каких этапов он состоит;
• какие сервисы помогают автоматизировать работу отдела кадров.

Что такое HR-цикл

HR-цикл — это этапы жизни сотрудника в компании, которые влияют на глобальные цели организации. Эти этапы начинаются еще задолго до физического присутствия работника в фирме и связаны с планированием роста организации.

В выполнении целей компании принимают участие все сотрудники. Руководитель составляет бизнес-стратегию, кадровик готовит HR-стратегию, вместе они формируют структуру организации и корпоративную культуру. В итоге HR-специалист ищет нужных сотрудников и поддерживает их все время нахождения в компании.

Этапы HR-цикла

Цикл управления персоналом — это сложный и непрерывный процесс. Он влияет на развитие всей компании, формирование ее миссии и целей, работу отдельных сотрудников. Всего выделяют 13 этапов:

1. Бизнес-стратегия. Это глобальный план, которого придерживается организация для своего развития. Стратегия нужна как крупному бизнесу, так и небольшим стартапам. Например, руководители ее используют, когда хотят выйти на новый уровень, открыть новые рынки сбыта продукции или стать лидерами в нише.

Бизнес-стратегию разрабатывают на разный период. На 1–2 года, если экономика в стране нестабильна. Так план можно легко скорректировать. Или на ближайшие 5–7 лет, если положение в стране устойчиво.

Стратегии бывают трех видов:

• Базовая помогает развивать компанию. С ней распределяют ресурсы между отделами и внедряют новые бизнес-процессы.
• Конкурентная нужна, чтобы добиться лидерства в отрасли. Помогает переманить клиентов и обойти показатели других компаний.
• Функциональная направлена на внутренние процессы компании. Она затрагивает процессы в каждом отделе и помогает настроить их стабильную работу.

Три вида стратегии можно применять по отдельности. Другой вариант — комбинировать несколько подходов между собой.

2. HR-стратегия. Это один из элементов бизнес-стратегии, который помогает достичь целей компании с помощью сотрудников. Например, цель компании — это привлечение новых клиентов. Для ее достижения нужно увеличить численность персонала и нанять новых менеджеров по продажам и сотрудников кол-центра.

Грамотная HR-стратегия — это масштабный документ с планом действий на определенный период. Он отвечает на ряд вопросов:

• Какие сотрудники нужны компании?
• Как их привлечь?
• Как их удержать?
• Как обучать, развивать и продвигать работников по карьерной лестнице?
• Какие условия нужно создать, чтобы сотрудники работали эффективно?

При разработке HR-стратегии кадровики оценивают рынок, свою компанию и действующих сотрудников, а также предложения других организаций. По результатам анализа специалисты могут понять, что ценят их потенциальные работники, а также какие изменения нужны в компании, чтобы их привлечь. Например, поймут, что для привлечения молодых IT-специалистов нужно создать возможности гибридного графика.

3. Организационная структура. Помогает распределить задачи и ответственность между филиалами компании, отделами и сотрудниками. При четкой организационной структуре все работники будут понимать, каких действий и результатов от них ждут. С меньшей вероятностью возникнут ситуации, когда должностные лица выполняют не свои обязанности. Например, маркетолог вместо веб-дизайнера ищет актуальные приемы для верстки сайта.

Организационная структура — это пакет официальных документов. Он отражает иерархию и состав организации, а также показывает, как в компании устроено взаимодействие между разными уровнями, подразделениями и сотрудниками. В частности, структура даст четкое понимание, в чьем подчинении будет находиться тот или иной сотрудник.

Итог создания организационной структуры — это схема, которая отражает, как устроена организация

4. Проектирование работы и команды. Когда становится понятно, какие сотрудники нужны компании, важно очертить круг их должностных обязанностей. Нужно понять, что будет делать каждый сотрудник и человек с какими компетенциями подойдет на эту должность.

Например, вы планируете набрать швей для пополнения штата швейного производства. При этом недавно вы обновили оборудование на современное. Обязанности будущих работников — это пошив, обработка краев и подгонка будущих изделий. При этом швеи должны уметь работать на оборудовании, которое стоит в вашем цеху.

Из группы сотрудников нужно сформировать команду, которая будет работать на достижение целей компании. Например, вместе со швеями будут работать дизайнеры, закройщики и сотрудники склада.

Читайте также:

Стадии развития команды в организации — модель Такмана

5. Кадровое планирование. На этом этапе HR-специалисты анализируют действующий штат компании и смотрят, какие изменения нужно провести, чтобы достичь утвержденной структуры. С помощью кадрового планирования специалисты понимают, сколько работников нужно организации, какие компетенции у них должны быть, какие способы использовать для развития сотрудников.

Кадровое планирование бывает долгосрочным, до 5 лет, и краткосрочным, до года. Как правило, краткосрочные планы более гибкие, их получится быстрее перестроить под изменения рынка и потребностей сотрудников.

Чтобы провести кадровое планирование, нужно узнать численность сотрудников, текущую структуру персонала, должностные обязанности работников и их заработную плату. Данные предстоит проанализировать и понять, кто выполняет слишком мало обязанностей, а кто, наоборот, взял на себя слишком много.

В итоге кадрового планирования HR-специалисты:

• проводят переквалификацию некоторых категорий работников;
• переводят сотрудников на другие отделы или на новые рабочие места с сохранением зарплаты;
• расширяют должностные обязанности сотрудников и повышают зарплату;
• сокращают количество работников, которые выполняют минимум задач;
• нанимают новых сотрудников для закрытия новых позиций.

6. Видение и культура. Видение — это представление о том, какой должна стать компания в будущем. Культура — это конкретные шаги, которые помогают достичь видения.

Корпоративная культура состоит из ценностей, традиций и стандартов поведения сотрудников в компании. Сюда входят, к примеру, график работы, дресс-код, нормы общения в коллективе и с партнерами фирмы. Все вместе делает компанию уникальной, создает ее имидж, влияет на вовлеченность сотрудников и прибыль.

Правила корпоративной культуры можно прописать в отдельном документе или описать сотрудникам на словах. Обычно официально прописанная корпоративная культура есть в крупных компаниях и корпорациях.

В корпоративную культуру входят:

• Миссия компании — то, какую пользу она хочет принести обществу.
• Ценности компании — правила и принципы, которых придерживаются сотрудники в общении друг с другом, а также с клиентами и партнерами. Например, компания, которая производит косметику, поддерживает принцип экологичности и выпускает продукты только в упаковках из вторсырья.
• Правила поведения на работе. Регулируют ограничения и традиции на рабочем месте. Например, начисляют штрафы за опоздания больше чем на 15 минут.
• Корпоративная символика. Сюда относятся слоган, логотип и фирменный стиль компании.
• Система нематериальной мотивации. Чтобы повысить уровень вовлеченности, руководители вводят дополнительные бонусы для сотрудников, например систему корпоративных обедов или бесплатный абонемент в фитнес-зал.
• Традиции. Нужны, чтобы поддерживать командный дух в компании. Например, в середине каждого рабочего дня в организации запускают турниры по настольным играм.

Корпоративная культура направлена не только на действующих сотрудников. Ее отражают при общении с клиентами, а также при поиске новых работников. Например, бонусы в виде бесплатного абонемента в спортзал или трансфера до места работы прописывают в объявлении о поиске сотрудников. При прочих равных условиях подходящая корпоративная культура может стать решающим фактором для кандидата.

7. Подбор и отбор. С этого этапа HR-цикла начинается жизненный цикл сотрудника в компании. HR-специалисты создают текст вакансии, указывают в ней должностные обязанности, описание проекта, зарплату, требования к соискателю, особенности корпоративной культуры — все то, что сформировали до этого. После этого вакансию публикуют и ждут откликов от кандидатов.

Кадровик формирует базу кандидатов и анализирует резюме потенциальных сотрудников. На этом этапе важно отсечь тех, кто не соответствует должности или не воспринимает ценности компании. Способы отбора зависят от позиции, политики компании и особенностей бизнеса. Это могут быть:

• интервью;
• тестовое задание;
• отзывы предыдущих работодателей;
• проверка службой безопасности.

Решение о найме принимает руководитель или HR-специалист — в зависимости от того, в чью компетенцию это входит. Далее следует подписание договора.

8. Адаптация. Это введение сотрудника в курс дела, которое направлено на скорейшее ознакомление новичков с положением дел. Адаптация — это период от выхода сотрудника на работу до достижения оптимального уровня эффективности. Во время адаптации сотрудник приобретает новые навыки, проходит обучение и привыкает к организации рабочего процесса в компании. Обычно процесс занимает от трех до девяти месяцев в зависимости от сложности работы.

На этом этапе HR-цикла сотрудник психологически адаптируется к новым условиям. Он критически воспринимает требования руководства, потому что они ему в новинку, боится проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички ощущают себя не на своем месте и иногда задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.

Чтобы помочь сотруднику адаптироваться, грамотный наставник может:

• устроить экскурсию по офису;
• описать правила и законы компании;
• дать доступ к рабочим чатам и корпоративной почте;
• провести тренинг и обучение для новичков;
• представить новичка членам команды;
• помочь в коммуникации с руководством и решить возникающие вопросы.

В итоге адаптация поможет сотруднику быстрее освоиться на новом месте. Так снизится риск того, что работник уйдет через месяц или пару недель после найма.

Читайте также:

Адаптация сотрудников в организации: функции, принципы и методы

9. Оценка и аттестация. Это управление эффективностью работы сотрудников. На этом этапе HR-специалист оценивает работников и дает им обратную связь, которую они используют для улучшения результатов. Например, с помощью оценки и аттестации можно узнать, дотягивает ли сотрудник до нужной степени квалификации или вовсе перерос свои обязанности.

По результатам оценки персонала можно понять, какие кадровые перестановки нужны, кого следует уволить, а кого — нанять. Есть преимущество и для работников — например, после оценки и выявления талантов способные сотрудники могут получить повышение в должности и зарплате.

10. Обучение и развитие. На этом этапе происходит развитие текущих навыков сотрудников, обучение новым компетенциям, которые нужны для карьерного роста, или общее повышение квалификации, которое отвечает требованиям меняющегося рынка. Инвестиции в обучение сотрудников способны повысить их лояльность к компании.

Развитие сотрудников может проходить с помощью разных методов:

• лекций;
• семинаров;
• тренингов;
• наставничества;
• дистанционного обучения с помощью специальных платформ.

Чтобы обучение прошло успешно, нужно объяснить сотрудникам, зачем оно нужно. Также пригодится система мотивации. Например, сообщите работнику, что повысите его после прохождения обучения, или назначьте премию для тех, кто пройдет повышение квалификации.

Читайте также:

Отдел обучения и развития персонала: зачем нужен крупным и маленьким компаниям

11. Участие и вознаграждение. Успех любой компании зависит не только от качества продуктов и услуг, но и от степени участия сотрудников или вовлеченности. Вовлеченность — это физическое, эмоциональное и интеллектуальное состояние, в котором сотрудники стремятся выполнять свою работу как можно лучше. На вовлеченность влияет вознаграждение за труд: как денежное, так и нематериальное.

При низкой вовлеченности падает продуктивность сотрудников, например они начинают заниматься личными делами на рабочем месте. Также возникают конфликты в коллективе, увеличивается текучесть кадров, а в глобальном плане уходят клиенты и снижается выручка.

Из-за низкого уровня вовлеченности в коллективе может царить атмосфера недоверия. В итоге сотрудники тратят время на интриги и раздувание конфликтов вместо работы

Узнать уровень вовлеченности можно с помощью специальных тестов и опросов. Они же помогут понять, что именно не устраивает сотрудников. С этими факторами и предстоит работать. Например, низкая вовлеченность может быть из-за непонимания должностных обязанностей, низкой оплаты труда или неинтересной работы.

12. Управление карьерой. На этом этапе HR-цикла кадровик помогает сотруднику расти в профессиональном плане. Например, если работник хочет стать менеджером по продажам, ему нужно попробовать себя на разных позициях в продажах, чтобы приобрести необходимые навыки. Задача HR-специалиста — помочь сотруднику перейти с одной должности на другую, например с помощью улучшения навыков в ходе обучения, и в итоге получить повышение.

Инициировать карьерный рост может не только сам работник, но и компания. Например, если старый руководитель ушел с должности, на его место могут назначить одного из его подчиненных.

Управление карьерой выгодно организациям. Так руководители показывают подчиненным свою заинтересованность в их росте, повышают степень мотивации и эффективность труда. А еще сотрудник с меньшей долей вероятности уйдет в другую компанию, если его ждут перспективы роста на старом месте.

13. Увольнение. Заключительный этап HR-цикла — это увольнение. Сотрудник может покинуть компанию по собственному желанию или по инициативе руководства. В любом случае нужно расстаться с сотрудником на хорошей ноте, ведь он имел доступ к вашим клиентам и бизнес-процессам. Если он затаит обиду, сможет раскрыть слабые места компании и навредить делам фирмы.

При увольнении сотрудника можно провести exit-интервью. Если сотрудник уходит с негативом, узнайте, что ему не нравилось в компании, почему он увольняется. Так вы сможете прояснить ситуацию и выявить проблемы. Если расстаетесь с работником на хорошей ноте, на exit-интервью можно попробовать его удержать или расспросить, что хорошего было в его работе.

iSpring Suite + ISpring Learn для проведения онлайн-обучения и тестирования сотрудников

Для упрощения работы с сотрудниками HR-специалисты используют специальные платформы. Они позволяют создать курс, провести опрос, тестирование или обучение сотрудников. Одна из таких платформ — iSpring Learn.

iSpring Learn — это платформа для корпоративного онлайн-обучения сотрудников. С ее помощью получится провести адаптацию новичков, внедрить продуктовое обучение и запустить аттестацию сотрудников.

Начать обучение получится за один день. Для этого достаточно загрузить на портал учебные материалы и тесты, пригласить сотрудников и начать отслеживать учебный прогресс. Для каждого отдела или для каждой задачи получится создать собственную программу обучения. Аналитика будет доступна по каждой.

Сотрудники смогут учиться на любых устройствах: компьютерах, смартфонах и планшетах. Обучение доступно даже без интернета.

В личном кабинете iSpring Learn руководители смогут отслеживать прогресс сотрудников и контролировать прохождение курсов

Создать онлайн-курс, тест, опрос, тренажер или обучающую статью можно с помощью другого инструмента — iSpring Suite. Это программа, которую нужно установить на компьютер в качестве дополнения к PowerPoint. В отдельной вкладке получится монтировать видео, создавать тесты и тренажеры из презентаций. Например, вы сможете создать опрос и проверить уровень вовлеченности сотрудников или превратить презентацию в онлайн-курс и провести обучение персонала.

Проверяйте знания работников с помощью тестов. Для этого в функционале iSpring Suite есть 14 типов заданий — от выбора правильного ответа до эссе. За правильные ответы можно назначать баллы, за неправильные — штрафы. В тесты получится добавлять видео, формулы, музыку и давать обратную связь при ошибках.

Резюме

HR-цикл непрерывен. Это значит, что каждый сотрудник, эффективность его работы и навыки влияют на бизнес-стратегию компании.

Элементы HR-цикла взаимосвязаны и находятся в вертикальной иерархии. Из бизнес-стратегии вытекает HR-стратегия, организационная структура, проектирование работы и команд, кадровое планирование, видение и культура. Присутствует и горизонтальная иерархия, в которую входят этапы жизни сотрудника в компании от поиска и подбора до увольнения.

Работу специалистов на многих этапах HR-цикла можно автоматизировать. Например, для адаптации, обучения, развития и тестирования персонала кадровики могут использовать платформы iSpring Learn и iSpring Suite. Они помогут быстро создать и запустить тестирование или обучение, а после — проверить результаты.