Представим, что в отделе продаж увеличилась текучесть кадров: если раньше в среднем увольнялось три человека за месяц, то теперь заявление стали подавать пять—шесть сотрудников. Руководитель хочет разобраться, что произошло и можно ли сделать так, чтобы менеджеры дольше работали в компании . В этом может помочь HR-аналитика — набор инструментов и методов, которые помогают собрать, обработать и объяснить численные показатели HR-процессов.
Многие бизнес-процессы можно перевести в числовые данные. Если продолжать пример, нужно собрать данные о вовлечённости кадров, сколько стоит каждое увольнение для компании, сколько в среднем работает сотрудник. Эти и другие показатели можно проанализировать, найти связи с рабочими процессами и причину, почему вырос процент увольнений. А на основе полученных результатов сделать выводы и оптимизировать процессы.
В этой статье расскажем:
- как работает HR-аналитика;
- какие метрики можно анализировать;
- как внедрить такую аналитику в компанию.
Задачи HR-аналитики
HR-статистика помогает решить сразу несколько задач:
- Оптимизировать процессы в компании. Через метрики можно изучить, в каком состоянии находятся процессы сейчас, сравнить их с процессами в прошлом и отследить динамику. Потом сделать выводы, что и почему изменилось, скорректировать работу, а потом снова проверить, есть ли перемены;
- Прогнозировать, какой персонал понадобится. Аналитик исследует, сколько человек нанимала организация раньше и какой был процент увольнений. Затем изучает планы развития бизнеса и на этой основе прогнозирует, сотрудники с какими компетенциями нужны будут компании;
- Оценивать, насколько эффективно работают сотрудники. Для этого анализируют KPI, находят сильные и слабые стороны и факторы, которые помогают персоналу достигать успеха или ведут к неудачам;
- Контролировать лояльность. Проводят опросы, насколько работники довольны работой в компании и анализируют негативные факторы;
- Увеличивать срок работы персонала. HR-показатели помогают провести анализ, какие факторы влияют на текучесть кадров и оптимизировать процессы, чтобы удерживать персонал;
- Проверять эффективность бизнеса. Оценивают, окупаются ли затраты на кадры, какую прибыль даёт каждый специалист и растёт ли этот показатель;
- Определять недостатки управления. Например, через HR-метрики определяют, что на одного специалиста приходится слишком низкий доход. Это сигнал, что нужно повышать уровень квалификации персонала или менять кадры;
- Решать кадровые вопросы на основе количественных показателей, а не на личных ощущениях. Например, руководитель недоволен работой отдела, а сотрудники не признают претензии. HR-показатели помогают обосновать претензии руководства или подтвердить эффективность персонала.
Виды HR-аналитики
Всего выделяют четыре вида HR-аналитики: дескриптивную (описательную), прогнозную, стратегическую и предиктивную (предсказательную). Иногда компании используют их все, а иногда — только часть.
Дескриптивная
Это описательная аналитика. Её цель — ответить на вопрос «Что произошло?». Она помогает найти факторы, которые влияют на управление персоналом.
С описательных метрик начинается почти любой анализ. HR-менеджер собирает и изучает информацию, в чём заключается проблема. Делает обзор текущего положения дел и ищет причины.
Например, если нужно решить проблему текучки кадров, аналитик ищет, какие факторы влияют на уход сотрудников. А также смотрит, по каким причинам увольнялись работники в предыдущие несколько лет. Так, он находит связи HR-процессов с уходом персонала.
Почему сотрудники меняют место работы — исследование компании PayScale
Прогнозная
Цель — ответить на вопрос «Что должно произойти?», спрогнозировать, как будет развиваться ситуация. Аналитик изучает прошлое компании и показатели конкурентов и делает выводы, что дальше будет происходить с процессом.
Например, изучив данные за предыдущие периоды, можно найти тенденцию, как росло количество сотрудников и определить, сколько новых кадров нужно нанять в следующем году.
Прогнозную аналитику удобнее использовать в организациях с многолетним опытом работы. Так, можно находить больше опорных данных и выявлять тенденции.
Стратегическая
Цель — ответить на вопрос «Что нужно делать?». Аналитик изучает имеющиеся показатели, на основе которых компания строит стратегии, ставит цели и составляет план развития. Этот план помогает быстрее идти к поставленным целям и вовремя корректировать стратегию.
Например, руководство хочет пересмотреть KPI сотрудников. Стратегическая HR-аналитика позволяет рассмотреть текущие показатели, проанализировать данные по показателям конкурентов. И на этой основе оценить, насколько KPI достижимы для сотрудников, разработать стратегию по введению новых показателей эффективности.
Предиктивная
Предсказательная аналитика. Её цель — ответить на вопрос «Что могло бы произойти?». В отличие от прогнозной, она опирается не на статистику, а больше на опыт HR-менеджера.
Аналитик строит сценарий, как могут развиваться события, и ищет неочевидные зависимости. Например, предполагает, как компетенции и опыт работы соискателя повлияют на развитие компании.
Предиктивную аналитику часто используют вместе со стратегическим видом, так как сама по себе она считается недостаточно достоверной.
17 HR-метрик и показателей
Оценить кадровые процессы можно с помощью HR-метрик. Их несколько десятков. Ниже представлены основные параметры, которые анализируют в большинстве компаний. Условно метрики можно поделить на четыре большие группы: статистика общей оценки персонала, оценка эффективности использования кадров, показатели работы отделов и HR-подразделения.
Общая оценка персонала
Это количественные характеристики кадров: например, доля сотрудников по полу, возрасту, образованию, семейному положению.
Коэффициент сотрудников по полу. Какую долю составляют мужчины и женщины в компании или отделе. Метрику используют, например, чтобы оценить, какого пола кадры работают на тех или иных должностях.
Возрастной состав штата. Считают, какую долю от общего числа сотрудников составляют кадры определённого возраста. Например, сколько в штате людей предпенсионных лет.
Или вычисляют средний возраст персонала.
Этот параметр помогает, например, определить, не пора ли подобрать более молодые кадры. Или выявить отделы, должности, рабочие зоны, где нужно организовать преемственность.
Читайте по теме:
Как оценить эффективность наставничества: 5 способов от HR-отдела iSpring
Доля сотрудников по уровню образования. Метрика помогает понять картину, насколько квалифицированный персонал работает в компании, найти слабые зоны, где не хватает профессионалов.
Средний стаж персонала. Помогает определить, насколько опытные кадры работают в организации.
Оценка эффективности использования персонала
Это метрики, которые помогают определить, насколько окупаются затраты на кадры. Их оценивают в динамике, только тогда можно понять, правильно ли развиваются бизнес-процессы компании.
Рентабельность специалиста. Показатель определяет, какой уровень прибыли приходится на одного сотрудника.
Или другой вариант:
Выручка на сотрудника. HR-показатель, который помогает определить долю выручки на одного работника.
Окупаемость затрат на кадры. Помогает понять, насколько окупаются затраты на содержание сотрудников — заработную плату, обучение, технику, подбор.
Средняя зарплата на сотрудника. Оценивает расходы на оплату труда персонала.
Оценка эффективности работы отделов
Количественные и качественные метрики HR-аналитики, которые оценивают работу всего подразделения или отдельного сотрудника.
Производительность специалиста. Оценивает, сколько выпускает продукции или какой объём продаж делает один работник. Выпуск или объём продаж можно измерять в количестве или в стоимости продукции.
Время, затрачиваемое на выпуск единицы продукции или на выполнение задания. Определяет норму времени на задание или выпуск.
Количество сверхурочных часов на одного работника. HR-аналитика неэффективного использования ресурсов. Если растёт количество сверхурочных часов, значит, в компании неверно работает планирование и процесс управления.
Абсентеизм — коэффициент пропуска рабочих часов по инициативе работника. Показатель временных затрат, связанных с тем, что сотрудник не работал по личным причинам. Если персонал часто пропускает рабочие часы, работодатель терпит расходы, оплачивая замещение.
Читайте по теме:
Оценка персонала: как она помогает организациям расти
Оценка эффективности HR-отдела
Оценивают результаты работы HR-менеджеров на всех этапах взаимодействия с персоналом: от подбора и найма до обучения и увольнения.
Время на закрытие вакансии. Описывает, как быстро HR-менеджер закрывает позицию. Важно для понимания, сколько стоит закрыть позицию.
Расходы на подбор сотрудника. HR-показатель издержек компании на подбор каждого нового работника. В сумму затрат на поиск включают все статьи расходов: оплата рекрутеру, стоимость размещения вакансии на площадках, обучение, адаптация.
Текучесть кадров. Процент уволившихся работников.
Стоимость текучести кадров. Описывает затраты компании, связанные с уходом персонала.
Вовлечённость (eNPS). Определяется по количеству лояльных сотрудников, то есть тех, кто готов рекомендовать компанию как работодателя. Этот параметр выявляют через анонимные опросники.
5 этапов внедрения HR-аналитики в компанию
Любая организация может столкнуться с проблемами в подборе кандидатов, со снижением лояльности со стороны сотрудников, сложностями в управлении бизнес-процессами. В этих и многих других случаях работы с кадрами возникает необходимость анализировать HR-процессы.
Чем больше штат и возраст компании, тем важнее для неё HR-статистика и качественные метрики. В небольших организациях аналитикой занимается HR-менеджер или аналитики из других отделов.
Вне зависимости от размера организации и должности человека вводить аналитику нужно поэтапно.
Этап 1. Определить проблемы и задачи
Нельзя делать аналитику просто ради сбора данных. За каждым анализом должна стоять конкретная задача. Например, компания хочет привлечь к работе больше профессиональных кадров. Или ищет способы, как сделать оплату труда более привлекательной для соискателей. Или хочет снизить издержки на обучение персонала.
Задач может быть много. Не получится решить проблемы все и сразу. Поэтому их нужно приоритизировать: определить критически важные и второстепенные.
Этап 2. Найти данные, которые соответствуют поставленной задаче
Аналитик ищет, какие HR-показатели помогут решить проблему. Условно можно выделить три типа данных:
- данные, которые уже хранятся в компании,если HR-отдел исправно аёл документацию. Например, информация о найме сотрудников, эффективности работы персонала, процессах преемственности;
- динамичные во времени метрики, которые нужно собирать регулярно. Например, показатель вовлечённости, для которого нужно проводить опросы;
- данные о политике, бизнес-процессах, стратегии компании. Аналитик должен понимать структуру организации и отделов. Важны и финансовые показатели — оборот, выручка и прибыль, эффективность продаж.
Этап 3. Собрать, трансформировать и загрузить данные
Иначе этот процесс называется ETL — управление базой данных. Аббревиатура складывается из начальных букв терминов:
- Extraction — сбор данных,
- Transformation — трансформация показателей в один формат. Например, в таблицу;
- Loading — загрузка для анализа.
То есть, когда аналитик понял, какие данные ему нужны, он собирает их, приводит в единый формат и загружает в одну программу. Для этого этапа можно использовать Excel или специализированные программы, например, Microsoft SQL Server Integration Services или SuccessFactors HCM Suite.
Этап 4. Интегрировать результаты в работу компании
В результате ETL аналитик получает набор данных, который может дальше анализировать и использовать для изменения HR-процессов.
Например, он обнаруживает, что менеджеры по продажам стали чаще увольняться в период, когда в компанию стало поступать больше звонков. Одновременно с этим резко увеличилось количество сверхурочных часов. То есть, вероятно, сотрудники отдела стали получать большую нагрузку. Гипотеза — увеличение штата или перераспределение задач снизят уровень стресса и текучка кадров уменьшится.
Этап 5. Проводить регулярный анализ
HR-аналитику нужно проводить регулярно, так как большинство метрик нужно отслеживать в динамике. Так, специалист сможет вовремя заметить негативные изменения и предложить профилактические меры. Например, отследить, что текучка кадров начинается в определённый сезон в связи с увеличением нагрузки. И тогда компания сможет вовремя перераспределять задачи.
Или, регулярно проводя аналитику, можно заметить положительную динамику в связи с изменением бизнес-процессов. Например, что производительность отдела увеличивается, если в составе работают кадры определённого возраста. Тогда есть смысл пересмотреть требования к кандидатам на должности в это подразделение.
iSpring Learn для онлайн-обучения персонала
Среди прочих HR-метрик аналитик отслеживает эффективность обучения персонала. Например, сравнивает, как меняется эффективность сотрудника после того, как он прошёл обучающий курс. Это важно, чтобы оценивать возврат инвестиций в кадры и динамику компании, а именно, увеличивать прибыль компании в соотношении к количеству сотрудников.
Оценку качества обучения можно автоматизировать. Например, LMS iSpring Learn можно отслеживать следующие показатели:
- Лояльность к обучению. Через опросники, комментарии и онлайн-встречи можно оценить, насколько персоналу нравится учиться или понравился ли им конкретный курс. Все форматы можно проводить внутри самой платформы, в том числе, настроить автоматическое приглашение после того, как обучающийся прошёл все уроки;
- Усвоение знаний. Можно проверить, насколько хорошо сотрудник усвоил знания. Для этого можно настроить тесты, экзамены, практические задания.
В iSpring Learn автоматически формируются следующие отчёты:
- Прогресс учащихся. Как часто сотрудник проходит уроки и курсы, какие учебные программы выбирают;
- Результаты. Можно смотреть в динамике, как изменилась подготовка работника. Для этого полезно проводить вводное тестирование и сравнивать результаты по нему с результатами проверки после того, как специалист прошёл уроки;
- Анализ ответа, количества попыток. Средний показатель по курсу. Метрика помогает определить, какие показатели можно считать нормой.
Затем аналитику можно переводить за пределы онлайн-платформы. Например, следить, как изменилась эффективность работника после прохождения курса. Сделать это можно через интервью с руководителем, опрос среди клиентов, анализ работы сотрудника.
Читайте по теме:
5 причин для HR внедрить онлайн-обучение
Выводы
- HR-аналитика помогает найти взаимосвязи между рабочими процессами, выявить недостатки в работе компании и оптимизировать их. Или найти положительные процессы и усилить их.
- HR-метрики позволяют собрать статистику, оценить эффективность персонала всей организации и по отделам, проанализировать работу самого HR-подразделения.
- Показатели лучше собирать в динамике. После того, как проблему решили, лучше проводить аналитику регулярно. Так, можно оперативно отслеживать негативные процессы, делать прогнозы и оперативно решать проблемы в будущем.
- Аналитику можно автоматизировать — использовать специализированные программы для сбора, трансформации и обработки данных в целом. А также собирать данные по отдельным направлениям, например, по эффективности обучения.
