Испытательный срок: зачем нужен и как его организовать

71% компаний в России устанавливает испытательный срок для новичков. Обычно сотрудники не против. Длиться он может от пары дней до полугода — каждая компания сама определяет какой тестовый период необходим.

За это время работодатель может оценить кандидата в реальных рабочих условиях и проанализировать его профессиональные навыки. Для сотрудника это возможность познакомиться с компанией и понять, хочет ли он вкладывать время и силы в ее развитие.

В статье расскажем подробнее о ключевых этапах проведения испытательного срока, и как сделать его эффективным .

Значение испытательного срока в процессе найма

Испытательный срок при приеме на работу играет ключевую роль. Только в реальном рабочем процессе станет ясно, что из себя представляет сотрудник и будет ли он полезен для компании.

За тестовый период можно:

• увидеть и оценить не только hard skills, но и soft skills;
• проверить насколько кандидат разделяет ценности компании;
• понять как кандидат выстраивает отношения с другими членами команды;
• разработать индивидуальный план развития для сотрудника.

Как подготовиться к испытательному сроку

Организацией испытательного срока обычно занимаются:

• Отдел кадров. HRD, L&D, HR-специалисты или руководители отдела обучения соблюдают необходимые юридические и внутренние процедуры, организуют тренинги и семинары, собирают и анализируют обратную связь от коллег.
• Руководитель. Обеспечивает доступ к необходимым ресурсам, участвует в разработке плана задач, оценивает результаты.

Процесс подготовки делится на определение критериев оценки и составление плана работы. Рассмотрим подробнее каждый.

Определить критерии оценки

Чтобы сформулировать измеримые критерии оценки кандидата, поймите, чего компания ждет от нового сотрудника.

• Обсудите с командой. Важно вовлечь в процесс определения критериев тех сотрудников, с которыми новичок будет взаимодействовать.
• Проверьте ожидания на четкость и прозрачность. Критерии должны быть четко прописаны в трудовом договоре или внутреннем регламенте, чтобы все стороны понимали, что ожидается от нового сотрудника.
• Продумайте систему обратной связи. Установите систему регулярной обратной связи, чтобы сотрудник в любой момент испытательного срока мог получить её.

Объективная система оценки повысит шансы на то, что испытательный срок пройдет эффективно.

Читайте также: 
Об оценке персонала и как она помогает развитию

Составить план работы для нового сотрудника

Систематизировать работу стажёра помогает план.Он включает в себя ключевые задачи на каждую неделю, ожидаемый результат и инструкции.

Такой шаблон плана адаптации предлагает HR-директор Алена Рясова — остается только адаптировать его под потребности конкретной компании

Чтобы заполнить шаблон, лучше идти от глобального к более мелкому:

1. Понять, какие ключевые задачи должен выполнить новичок за все время.
2. Выстроить их от самой простой к наиболее сложной.
3. Разделить задачи на недели испытательного срока так, чтобы нагрузка на сотрудника была равномерной.
4. Заполнить столбик «Список задач».
5. Продумать и заполнить столбик «Ожидаемый результат».
6. В столбике «Гайд по выполнению» оставить ссылки на материалы, которые потом помогут специалисту.
7. Заполнить финальные графы внизу: понять, какую ключевую задачу должен выполнить новичок, чтобы остаться работать в компании.

В конце следует зафиксировать какая ключевая задача стоит перед сотрудником и какие результаты он смог показать по ней.

Система 30–60–90 — ещё один метод планирования. Ее суть — в разработке плана действий на первые 30, 60 и 90 дней работы. Такие планы составляются индивидуально, но структура у них примерно одинаковая:

• Первые 30 дней. Обычно этот этап особенно интенсивный, потому что он связан с обучением и основной адаптацией. Новый сотрудник знакомится с проектами и инструментами для работы, начинает выполнять первые пробные задачи.
• Дни 31–60. На этом этапе больше внимания уделяется конкретным задачам, они постепенно становятся все сложнее, а обучение, наоборот, перестает быть интенсивным. Новичок знакомится и налаживает взаимодействие с коллегами.
• Дни 61–90. На этом этапе специалист становится самостоятельным. За ним уже не нужно следить, он готов принять итоговую обратную связь и узнать о решении компании насчет продолжения рабочих отношений.

Как провести испытательный срок

По сути тестовый период новичка делится на три части: адаптация, обучение и непосредственно работа.

Адаптация 

Если сотрудник четко понимает цель, которую поставила перед ним компания в испытательный срок, ему проще адаптироваться. Это самое главное, что нужно сделать. Среди других инструментов адаптации:

• Приветственная встреча поможет новичку познакомиться с командой и понять корпоративную культуру.
• Экскурсия по офису не только знакомит новичка с рабочим пространством, но и способствует созданию комфортной атмосферы.
• Регулярная обратная связь поможет выявить проблемы на ранних стадиях и скорректировать процесс адаптации.
• Социальные мероприятия — такие как корпоративы или выездные тренинги — способствуют укреплению связей внутри команды и помогают новичку почувствовать себя частью коллектива.

Читайте также: 
Адаптация сотрудников в организации: функции, принципы и методы

Обучение 

Формат обучения зависит от того работает сотрудник в офисе или удаленно.

Оффлайн-форматы:

• тренинги и семинары;
• практические мастер-классы;
• инструктажи;

Онлайн-форматы:

• вебинары;
• онлайн-курсы;
• видеовстречи.

Есть универсальные подходы, которые применимы для всех сотрудников независимо от формата их работы. Например, развитие навыков с помощью LMS — специальной платформы для обучения.

С ней можно провести обучение в онлайн-формате для удаленных сотрудников и для тех, кто в офисе, чтобы сократить трудозатраты HR-менеджеров на разработку отдельных обучающих программ.

Платформа предлагает обучение в разных форматах: здесь есть видеолекции и диалоговые тренажеры

Автоматизированный процесс обучения доступен на любом устройстве, органично встраивается в рабочий график и позволяет оценивать знания сотрудников на всех этапах.

Выполнение задач 

Новому сотруднику обычно поручают базовые задачи. Для лучшего результата их нужно формулировать по системе SMART. Это аббревиатура из пяти слов, которые определяют цели: specific, measured, achievable, relevant, timed.

• Specific — конкретная. Четкая формулировка должна подразумевать конкретный результат.
• Measured — измеримая. Нужно определить точные числа, которых нужно достичь.
• Achievable — достижимая. Обозначить реалистичную загрузку, которая соответствует ресурсам компании и возможностям новичка.
• Relevant — значимая, актуальная. Эта цель соответствует приоритетам, принципам и планам компании.
• Timed — имеющая четкие сроки. Когда у задачи нет дедлайна, ее выполнение может длиться вечно.

Любые SMART-цели для новых сотрудников будут зависеть от их должности, опыта и плана испытательного срока.

Роль наставника, компании и HR-менеджера в процессе

Частая практика — выбор наставника на время испытательного. Пользу от этого получают все:

• Наставник развивает навыки управления, повышает свой статус в компании, укрепляет доверие руководства и коллег, опционально получает прибавку к зарплате.
• Сотрудник получает своевременную помощь в адаптации и поддержку в профессиональном развитии.
• Компания снижает текучесть кадров, повышает квалификацию своих сотрудников.
• Отдел управления персоналом получает поддерживающий ресурс: обычно в компаниях с развитой системой наставничества удобнее и эффективнее протекают основные HR-процессы.

Роль наставника в этой цепочке особенно важная. С одной стороны, он должен помочь новичку влиться, с другой — отстаивать интересы компании.  В некоторых компаниях вместо наставника подключают бадди (от англ. buddy — «приятель») или используют параллельно обе роли. В чем разница?

Остальные члены коллектива тоже могут внести вклад в испытательный срок новичка:

• создавать комфортную атмосферу на рабочем месте;
• отвечать на вопросы сотрудника, делиться с ним опытом и знаниями;
• участвовать в совместных мероприятиях;
• посещать общие обучающие активности, например семинары для всех сотрудников;
• давать обратную связь.

Взаимодействие с командой, наставником или бадди помогает сотруднику быстрее адаптироваться к новому коллективу и незнакомым процессам

Завершение испытательного срока

Финальный этап испытательного периода обычно делится на три блока: работодателю нужно оценить полученные результаты, дать обратную связь и принять решение о продолжении сотрудничества.

Оценка результатов

На этом этапе важно проанализировать, насколько успешно новичок справился с поставленными задачами и ожиданиями. Оценить результаты помогают различные инструменты, например:

• Оценка «360 градусов». Позволяет учесть разные точки зрения и сформировать объективное мнение о сотруднике.
• Тестовый проект. Обычно он включает четко определенные задачи, которые нужно выполнить последовательно в определенные сроки.
• Assessment centre. Это блок реальных задач, чтобы оценить профессиональные навыки новичка, интеллект, эмоциональную устойчивость, коммуникацию, самооценку и лидерство.
• iSpring Suite. В конструкторе онлайн-курсов iSpring Suite есть функция создания тестов, 14 типов заданий — от выбора правильного варианта до эссе. Есть возможность назначать баллы и штрафы за ответы или давать обратную связь при ошибках.

Чтобы новичок не списывал, iSpring Suite предлагает ограничить число попыток и время на решение теста

Обратная связь

В конце испытательного важно дать подробную обратную связь сотруднику, независимо от того какое решение вы приняли. Важно, чтобы она была конструктивной. Для этого следует:

1. Подчеркнуть сильные стороны: отметить, что именно было сделано хорошо, чтобы мотивировать сотрудника.
2. Указать на области для улучшения: обсудить аспекты, которые требуют доработки, и предложить конкретные рекомендации.
3. Выслушать мнение сотрудника: дать новичку высказать свои мысли о процессе адаптации и работе в команде.

На встрече не только работодателю, но и сотруднику следует высказаться — оставить обратную связь о компании. Иногда это может подсветить зоны ее роста

Только такая обратная связь поможет создать атмосферу открытости и доверия между руководством и сотрудниками, что, в свою очередь, повысит продуктивность работы и отдельного человека, и всей команды в перспективе.

Принятие решения по окончании испытательного срока

На основе полученной информации работодатель принимает решение о дальнейшем сотрудничестве: подтверждать трудовой договор, продлевать испытательный или прекратить сотрудничество.

Если вы довольны стажером и готовы взять его в штат, обсудите следующие шаги:

• ожидания на будущее;
• новые цели и задачи;
• индивидуальный план обучения и развития.

Испытательный срок — важный этап процесса найма. Правильная организация этого периода может значительно повысить шансы на успешное сотрудничество в будущем и сэкономить средства компании.