Как создать опрос для сотрудников в «Гугл Формах» — полное руководство

Когда нужно провести опрос среди сотрудников, собрать данные для исследования или узнать первичную информацию о соискателе, HR-менеджеры используют цифровые программы, например Google Forms. Это довольно простой в использовании и бесплатный инструмент для создания тестов и опросов.

В этой статье расскажем, как создать опрос в «Гугл Формах». А именно:

• в каких случаях используют Google Forms;
• какие типы заданий предлагает инструмент;
• как спроектировать тест или анкету, запустить опрос и проанализировать результаты;
• в чём заключаются плюсы и минусы сервиса.

Как использовать «Google Формы» в компании

«Google Формы» выбирают в случаях, когда нужно получить от большого числа респондентов ответы на один или несколько вопросов. Например, инструмент используют, чтобы:

• Проводить исследования, в том числе маркетинговые. В «Google Формах» можно давать задания с выбором одного или нескольких ответов, а также задавать открытые и закрытые вопросы. Это помогает собирать статистику, мнения.
• Проводить пульс-опросы персонала. Это регулярный быстрый срез информации, который компании делают, например, чтобы следить и поддерживать лояльность работников или контролировать бизнес-процессы.

• Собирать отклики на вакансии и первичную информацию от соискателей. С помощью инструмента можно задавать кандидатам уточняющие вопросы, чтобы расширить резюме. Также в «Google Формах» проверяют компетенции и проводят тестовые задания.
• Проверять знания сотрудников. В сервисе есть настройки, которые позволяют назначить баллы за ответы, скрывать от респондента или показывать ему, на какие вопросы он ответил правильно. Также можно ограничивать время на выполнение задания, а ещё добавлять картинки и видео в задания. Эти функции позволяют создавать полноценные тесты на проверку знаний.
• Регистрировать участников на мероприятия. Инструмент помогает собрать информацию об участнике и автоматически составить базу данных. Регистрирующийся оставляет телефон, email и другие контакты, которые сразу попадают в сводную «Google Таблицу». Также организатор может сразу запросить согласие на обработку персональных данных и затем использовать базу для email-рассылок, приглашений на вебинары или сбора обратной связи о проведённом мероприятии.
• Собирать отзывы. «Google Формы» позволяют создавать анонимные опросники. Поэтому можно собрать больше ответов, так как не всегда покупатели готовы оставлять отзыв от своего имени. Ещё можно сделать опрос о качестве товаров или услуг с готовыми вариантами ответов. Многим клиентам проще ответить на вопрос, чем формулировать отзыв с нуля.

Читайте по теме:

Анкетирование сотрудников организации: какие инструменты помогают узнать всё о своей компании

Как создать опрос в «Гугл Формах»: пошаговый алгоритм

Этапы создания опроса с нуля:

1. Зарегистрироваться в аккаунте Google.
2. Перейти в инструмент по прямой ссылке или в панели со списком приложений выбрать «Формы»:

3. Нажать на знак + в правом нижнем углу экрана:

Автоматически откроется экран с новой, пустой, Google-формой:

4. Придумать название опроса. Его будут видеть все респонденты. При желании также можно добавить описание — небольшой текст с объяснением, что это за опрос:

5. Создать задание. Под полем для заголовка и описания находится область с шаблоном, где можно создавать вопрос:

По клику на неё открываются другие поля:

По умолчанию в этой области стоит шаблон для открытого вопроса с коротким ответом. Но можно выбрать и другие форматы заданий. Например, выбор одного или нескольких вариантов из предложенных, шкала, сетка и другие. Подробнее о каждом из них рассказывается ниже. В зависимости от выбранного формата поля в шаблоне будут меняться. Но одно поле остаётся неизменным — то, где нужно ввести сам вопрос:

Когда нужно пояснить детали, добавляют описание к вопросу.

Также вне зависимости от формата можно выбрать, обязательно ли респондент должен отвечать или может пропустить задание:

6. Создать следующие вопросы аналогично: написать текст, выбрать формат, ввести варианты ответов и указать, какой из них верный, если этого требует формат. Чтобы создать вопрос, нужно нажать на значок + в меню справа от задания.

Если задания почти ничем не отличаются по наполнению, можно копировать предыдущий вопрос. Так сделать анкетирование в «Гугл Формах» получится быстрее. Например, если опросник состоит из заданий в формате «Вопрос — Выбор варианта „Да“ или „Нет“». Нет смысла всё время создавать новое задание с нуля. Достаточно скопировать предыдущее и изменить текст:

Также можно выгрузить задачи из других форм, если их уже создавали с этого аккаунта. По клику на значок «Импортировать вопросы» откроется список Google-форм, откуда можно взять задания:

Так выглядит значок для импорта из других форм

По клику откроются формы, созданные в этом аккаунте

Необходимо выбрать ту форму, откуда нужно скопировать вопросы, а затем выбрать задания:

Кроме вопросов можно создавать разделы, то есть разбить тест на части. Такой опросник выглядит компактнее: респондент видит не все задания сразу, а порционно. Пока он не нажмёт кнопку «Далее» в конце одного раздела, следующий он не увидит.

Для каждого раздела задаётся свой подзаголовок и описание:

А ещё разделы помогают сделать разветвлённую навигацию по опроснику. Например, если пользователь выбирает первый ответ из списка, он попадает в один раздел, а если второй ответ — то в другой.

7. Нажать кнопку «Отправить» в левом верхнем углу экрана. Чтобы опрос получили респонденты, можно скопировать ссылку на опрос и отправить её участникам, например, в email-рассылке. Или разместить на сайте, в блоге или соцсетях — зависит от того, какая аудитория должна пройти задания.

Также опрос можно встроить на сайт: сервис предлагает фрагмент HTML-кода. Тогда респонденты смогут отвечать на вопросы, не выходя с корпоративного сайта.

Какие задания можно создавать в «Google Формах»

Всего на сервисе есть 11 типов заданий.

«Текст (строка)». Респондент отвечает коротким предложением, фразой или даже словом. Часто этот формат используют, чтобы узнать имя или контакты.

Так вопрос в формате короткого текста видит автор анкетирования в «Гугл Формах»

А это вопрос, как его видит пользователь

А ещё это задание можно использовать в проверочных тестах, где нужно, чтобы обучающийся ввёл определённое число или текст, и тогда ответ ему засчитается. Чтобы сделать такой тест, нужно использовать функцию «Проверка ответов».

Чтобы вызвать меню, нужно нажать на три точки рядом с тумблером «Обязательный вопрос»

В этом случае учащемуся зачтётся верный ответ, только если он введёт в поле цифру 4

«Текст (абзац)». Респондент может отвечать развёрнуто. Длина текста не ограничена. Этот формат удобно использовать, когда нужно получить подробный ответ или даже эссе.

Формат длинного текста в админке сервиса

А так вопрос видит отвечающий

У этого задания также есть функция правильных ответов. Но требования — это или длина текста, или соответствие заданному шаблону.

«Один из списка». Пользователь выбирает один ответ из предложенных. В списке можно давать текст и изображения. Чтобы добавить новый пункт в список, достаточно нажать Enter.

Также можно предложить отвечающему написать свой ответ, если ни один из готовых вариантов не подходит.

Так формат «Один из списка» видит автор опросника

А так — пользователь

Ещё можно настроить разветвлённый опросник. Следующий вопрос зависит от того, какой вариант выберет респондент.

Например, если респондент выберет ответ «Да», следующим он увидит вопрос из третьего раздела, а если «Нет», то из пятого

Чтобы добавить такую возможность, нужно кликнуть на три точки рядом с тумблером «Обязательный вопрос» и выбрать пункт «Выбрать действие для каждого варианта ответа»:

Вызвать меню можно по клику на точки

«Несколько из списка». Отвечающий выбирает один или несколько вариантов из предложенных. Если необходимо, можно добавить «Другое» — поле для свободного ответа.

Так формат «Несколько из списка» видит автор опросника

А так этот вопрос видит пользователь

В этом формате можно создавать вопросы с проверкой ответов. То есть настроить задание так, чтобы пользователь выбрал конкретное количество, например не более двух или ровно два варианта.

По условиям нужно выбрать два варианта. Так как отметили только один, система просит указать ещё ответ

«Раскрывающийся список». Формат очень похож на «Один из списка», но занимает меньше места на странице, потому что все ответы сначала скрыты от респондента и открываются по клику.

Формат в административной части «Google Форм»

Так вопрос выглядит в опроснике

А так выглядит раскрывающийся список, когда отвечающий кликает по нему

Во всех заданиях со списками можно перемешивать ответы, если респондент проходит тест повторно. Это полезно, например, чтобы у обучающегося не было возможности отвечать автоматически. Например, если он запомнил, что в этом задании выбирал второй вариант.

Так как при повторном прохождении Google-формы ответы перемешаются, эта информация окажется бесполезной. Респондент вынужден будет ещё раз внимательно прочитать вопрос и подумать над ответом.

Чтобы ответы перемешивались, нужно выбрать соответствующий пункт в меню, который выходит по клику по трём точкам:

Нужно выбрать последний пункт «Перемешать ответы»

«Загрузка файлов». Удобно использовать, если HR-менеджер ждёт от респондента дополнительных материалов. Например, резюме, фото или портфолио. Или этот тип вопроса выбирают, чтобы у отвечающего была возможность сдать длинное или объёмное задание в файле.

Загружать можно текстовый файл, PDF, аудиозапись, видео или презентацию PowerPoint. Но автор теста должен учитывать: все загруженные в опрос файлы будут сохраняться на его «Google Диске», поэтому важно, чтобы в облачном пространстве было достаточно места.

В настройках можно ограничить количество прикрепляемых документов и вес.

«Шкала». Отвечающий оценивает по шкале, например, свои знания или настроение. Или ставит оценку продукту или качеству обслуживания. Этот тип удобно использовать в пульс-опросах, когда нужно быстро собрать статистику по какой-то теме.

«Шкала», как её видит администратор в «Google Формах»

«Шкала» со стороны пользователя

«Сетка (множественный выбор)». Пользователю предлагается таблица, где в строках написаны вопросы, а в столбцах — ответы. Для каждого вопроса нужно выбрать один вариант ответа. Такой формат используют, чтобы проверить знания или провести анкетирование в «Гугл Формах».

Для этого формата, как и для списков, можно настроить опцию перемешивания строк. Вместо обязательного вопроса в этом задании можно требовать заполнение всех строк.

Так выглядит настройка сетки

А так — с точки зрения пользователя. В каждой строке можно выбрать только один вариант ответа

«Сетка флажков». Тип вопроса похож на предыдущий, но выбрать можно не один вариант в строке, а несколько.

Настройка сетки флажков

Так сетка выглядит, когда респондент её заполняет

«Дата». Отвечающий указывает число в календаре. Например, отвечает на вопрос о дате своего рождения. Или выбирает удобный день встречи. В настройках по клику на три точки также можно предложить пользователю указать время.

Так настройка вопроса с датой выглядит для администратора

А так — для респондента

Чтобы не вводить дату цифрами, можно выбрать её в календаре, который открывается по клику на поле

«Время». Попросить отвечающего указать время, например, чтобы назначить встречу, можно в отдельном задании. Настройки позволяют изменить время на продолжительность. Но выбрать можно только одно.

Так выглядит настройка этого задания со стороны автора опросника

А так вопрос видит пользователь

Общие настройки

Помимо настроек каждого ответа можно установить параметры и для всего теста. Они доступны на вкладке «Настройки» над формой.

Здесь есть несколько разделов: для настройки формы как теста, выбора параметров для всех вопросов сразу. Также на этой вкладке настраивают презентацию, то есть то, как некоторые функции опросника будут видеть пользователи.

Раздел «Тест». Предназначен для настройки, как показывать пользователю следующие параметры:

• оценка за тест: сразу, как отвечающий отправил форму, или после ручной проверки;
• показывать ли верные ответы после того, как обучающийся получил оценки;
• показывать ли незачтённые ответы, то есть те, на которые респондент дал неверный вариант;
• сколько баллов начислять отвечающему за каждый верно данный ответ.

Раздел «Ответы» — настройки сбора ответов. Здесь можно настроить следующие параметры:

• собирать ли электронные адреса. Если тумблер включён, первым в опросе будет поле с email респондента;
• отправлять ли прошедшим опрос на электронную почту тест с их вариантами ответов;
• может ли отвечающий вносить изменения после того, как отправил заполненную форму;
• принимать ли ответ на форму только один раз от одного респондента. Для некоторых настроек необходимо, чтобы у пользователя был аккаунт Google.

Раздел «Презентация». Настройки формы, как её должны видеть пользователи. Здесь настраивают следующие параметры:

• показывать ли обучающемуся прогресс по прохождению опросника;
• перемешивать ли вопросы. Для некоторых типов заданий можно настроить эту функцию отдельно. Но если необходимо так сделать для всех заданий, используют эту настройку;
• какой текст показывать, если ответ принят системой;
• давать ли респонденту ссылку для повторной отправки формы;
• могут ли отвечающие посмотреть статистику по ответам;
• отключить ли автосохранение. Лучше не использовать эту функцию, потому что, если отвечающий случайно закроет вкладку с формой, все пройденные задания сотрутся. И когда он вернётся к форме, ему придётся проходить всё заново.

Раздел «Значения по умолчанию». Здесь можно настроить, какие почты собирать по умолчанию, а также одним кликом сделать все вопросы обязательными.

Есть и другие настройки формы: их можно изменить, кликнув на соответствующие значки в правом верхнем углу экрана.

«Настроить тему». В этом разделе можно изменить шрифт во всех вопросах формы, поменять цвет шапки и фона. Таким образом, опросник в «Гугл Формах» можно настроить в корпоративном стиле.

Предоставление доступов. Над формой могут работать несколько человек. Для этого у каждого из них должен быть аккаунт в Google.

Чтобы дать доступ, нужно кликнуть на три точки в верхнем углу экрана, далее кликнуть по «Настройкам доступа». В открывшемся окне ввести Google-почту пользователей, которым разрешается редактировать Google-форму. Либо в подразделе «Общий доступ» выбрать пункт «Все, у кого есть ссылка». Скопировать ссылку и отослать формы новым редакторам.

Что ещё нужно знать о настройках

В программе есть и другие полезные функции, о которых стоит знать.

Вопросы можно менять местами. Для этого нужно навести курсор на верхнюю часть области с заданием. Когда курсор превратится в крестик со стрелками, зажать левую клавишу мыши и передвинуть блок в другое место опросника.

Шаблоны. В «Гугл Формах» есть готовые основы для опросов. Их можно брать целиком и менять тексты вопросов или заменять некоторые задания.

Если шаблоны не отображаются, нужно вызвать меню в левом верхнем углу экрана, выбрать «Настройки»

Поставить флажок напротив пункта «Отображать недавние шаблоны на главных экранах»

Сбор данных в таблицу. Если на вкладке «Ответы» установить связь с «Google Таблицами», все ответы будут автоматически попадать в документ. Таким образом сформируется база данных, а ответы будет легче обрабатывать.

По клику на эту ссылку система предложит записывать ответы в новую или уже существующую таблицу

Превью теста. В любой момент создания опросника можно посмотреть его в режиме, как тест будет видеть респондент.

Вызвать превью можно по клику на иконку с изображением глаза

Отправка уведомлений на почту. HR-менеджер будет получать сообщения, как только кто-то из респондентов заполнит Google-форму. Чтобы настроить эту функцию, на вкладке «Ответы» нужно кликнуть по трём точкам и выбрать в открывшемся меню пункт «Получать уведомления о новых ответах по эл. почте».

Соответствующее меню скрывается за тремя точками

Ответы будут попадать в Google-почту аккаунта, с которого сделана эта форма

Как анализировать результаты

В Google Forms есть собственная аналитика, которую сервис формирует сразу, как респондент оставляет ответы. Чтобы посмотреть статистику, нужно зайти на вкладку «Ответы». В аналитике можно увидеть количество прошедших опрос и сами ответы.

Подобные диаграммы сервис формирует по всем заданиям, где есть варианты ответов: списки, шкалы, сетки

Сервис формирует наглядные диаграммы и графики. Также результаты можно выгрузить в .csv.

Чтобы выгрузить файл, нужно кликнуть на вкладке «Ответы» на три точки в правом верхнем углу экрана

И выбрать соответствующий пункт

Приложения для «Google Форм»

Если стандартных функций не хватает, можно добавить больше возможностей внутри самого сервиса. Для этого нужно установить приложения из магазина Google. Вот несколько из них.

Form Publisher позволяет просматривать ответы респондента в письме. Нет необходимости из почты переходить в «Google Формы».

BoloForms Timer — возможность ограничить время на прохождение заданий.

Forms History — просмотр версий опросника. Можно смотреть, когда и какие изменения вносили в документ, возвращаться к предыдущим версиям формы. Удобно использовать, когда над созданием опросника работает несколько человек.

Recycler for Forms — через приложение можно импортировать в форму 20 вопросов из базы хранилища. Так можно быстро создавать рандомные тесты для разных учеников на одну тему.

Form Builder Plus импортирует разделы, вопросы и тесты из других сервисов Google: документов, таблиц, презентаций, с диска, из календаря и электронной почты.

Плюсы и минусы «Google Форм»

У сервиса есть свои преимущества и недостатки перед другими инструментами по созданию опросников.

Преимущества:

• не нужно платить, чтобы создать опрос в «Гугл Формах»;
• простой интерфейс;
• сервис работает в облаке, то есть инструмент не нужно устанавливать на свой компьютер или покупать софт;
• над одним опросником может работать несколько человек;
• встроенная статистика;
• экспорт ответов в таблицы разных форматов;
• приложения, которые расширяют функции;
• автоматическое сохранение изменений;
• кастомизация — можно настроить дизайн под корпоративный стиль;
• мгновенная статистика, которая формируется сразу, как отвечает респондент;
• доступ в десктопе и с мобильного устройства.

Недостатки «Google Форм»:

• нет техподдержки;
• нет возможности настроить график отправки опроса, если его нужно проводить регулярно;
• ограниченное количество типов заданий;
• с мобильного устройства неудобно редактировать опросник;
• ограниченные возможности встроенной аналитики.

Пульс-опросы iSpring как альтернативный инструмент «Google Формам»

Цели и форматы опросов в компании могут быть самыми разными. Для маркетингового исследования и быстрого среза знаний формы опроса будут значительно отличаться друг от друга. И можно пользоваться универсальным инструментом вроде «Google Форм», а можно использовать профильные инструменты, разработанные специально под тот или иной тип опроса. Например, для пульс-опросов есть сервис в iSpring.

Читайте по теме:

Платформы и сервисы для аттестации сотрудников: 7 лучших инструментов в 2024 году

Пульс-опросы — это экспресс-тесты, которые позволяют быстро собирать обратную связь от персонала. Инструмент iSpring используют, чтобы определить степень вовлечённости, удовлетворённости работы в компании.

Пример пульс-опроса, созданного в iSpring

Главное требование к проведению пульс-опроса — это регулярность. Обычно его проводят с периодичностью раз в неделю. Так руководство компании может оперативно отслеживать лояльность сотрудников и корректировать недочёты в работе организации.

Пульс-опросы iSpring — это готовая система, в которой уже настроены регулярность рассылки и прописаны вопросы.

Еженедельно персонал получает опросник из 5–11 вопросов следующего типа: один открытый о том, как сотрудник оценивает свои дела, несколько вопросов посвящены его профессиональному опыту и ещё несколько — эффективности. Время на прохождение занимает 2–5 минут.

Каждый респондент получает свой набор заданий. На основе информации из базы данных о сотрудниках система формирует индивидуальный опросник для каждого. И каждую новую неделю вопросы не повторяются.

Плюсы такого инструмента перед «Google Формами»:

• Профессиональный инструмент, который собирает данные по конкретному направлению — лояльность персонала.
• Готовые вопросы. HR-менеджеру не нужно разрабатывать задания. Инструмент составлен так, что в его базе есть уже несколько десятков готовых формулировок.
• Автоматическая рассылка. Достаточно настроить один раз, кто и когда должен проходить пульс-опрос. Система будет высылать ссылку, а если кто-то пропустил очередной опросник, респондент получит его снова через 13 недель — это рекомендуемый период, сколько должен проходить пульс-опрос каждый сотрудник.
• Анонимность. Сотрудник не подписывает имя и поэтому увереннее рассказывает о проблемах.
• Индивидуальность опросов. Сервис формирует индивидуальный опросник, и вопросы не повторяются раз от раза.
• Возможность анализировать результаты по всей компании в целом и по подразделениям.
• Детальная аналитика.

Система формирует отчёт по 13 метрикам вовлечённости и составляет рейтинг по неформальному лидерству.

Как только персонал ответил на вопросы, система автоматически подсчитывает результаты и строит аналитический отчёт

Таким образом, HR-отдел не тратит время на составление вопросов и разбор аналитики, а доступ к результатам есть у всех руководителей.

Может показаться, что главный недостаток системы заключается в том, что нельзя корректировать вопросы. Но с учётом целей пульс-опроса в этом нет необходимости. Опросники составлены на основе десятков исследований. Это универсальные задания, которые подходят для оценки лояльности сотрудников большинства компаний.

Резюме

• «Google Формы» — это бесплатный и простой в настройке инструмент для того, чтобы создавать опросы, тесты и анкеты.
• Сервис используют в случаях, когда нужно получить ответы на вопросы у группы людей: собрать статистику, мнения, провести срез знаний или проконтролировать процессы.
• В «Google Формах» доступно 11 форматов заданий. Для каждого есть свои настройки: возможность самопроверки, перемешивание вариантов ответа при повторном прохождении, обязательное заполнение полей респондентом.
• Сервис формирует статистические диаграммы сразу после того, как кто-то отвечает на вопросы.
• Расширить функции инструмента можно с помощью приложений.
• Для создания пульс-опросов есть альтернативные специализированные сервисы, например инструмент iSpring.