Пульс-опросы — для чего нужны и как их проводить

Высшее руководство компании может и не подозревать, что у сотрудников есть проблемы: одни мечтают поскорее найти работу получше, на других свалили много задач, и они не понимают, за что браться. Третьи могут стремиться к карьерному росту, но не видят возможностей и разочаровываются.

Низкий уровень вовлечённости персонала, хаос в бизнес-процессах, отсутствие карьерных возможностей, недовольство начальством — всё это постепенно приводит к снижению производительности и к проблемам в бизнесе. Однако можно на начальном этапе выявить проблемные зоны и устранить их. В этом помогут пульс-опросы.

Пульс-опросы — это инструмент для анонимного сбора обратной связи от сотрудников. Он помогает выявить уровень удовлетворённости, вовлечённости и благополучия персонала. Работники тратят на его прохождение до пяти минут в неделю, а руководство получает понимание реального состояния бизнеса от специалистов на местах. В этой статье подробно рассказываем:

• что такое пульс-опросы;
• преимущества пульс-опросов;
• недостатки пульс-опросов;
• как проводить пульс-опросы;
• какие метрики используются в пульс-опросах и как они помогают влиять на развитие персонала;
• как iSpring помогает провести пульс-опросы.

Что такое пульс-опросы

Пульс-опросы — это система сбора обратной связи от сотрудников. В отличие от большинства других опросов, они занимают пять минут и проходят регулярно — 1-2 раза в неделю или месяц. Метод позволяет оценивать состояние персонала в режиме реального времени, отслеживать реакцию на нововведения и своевременно выявлять проблемные зоны.

Пример вопроса из пульс-опроса, который показывает уровень вовлечённости сотрудников

При проведении пульс-опросов каждая компания сама решает, сколько по времени они будут проходить, как часто работники будут отвечать на вопросы и о чём их спрашивать. В среднем анкетирование проводится еженедельно на протяжении трёх месяцев, а в каждой анкете не более 12 вопросов. Сотрудники делятся мнением о коллегах, руководителях, внутренних процессах и т. д.

Читать по теме:

Анкетирование сотрудников организации: какие инструменты помогают узнать всё о своей компании

Как развивать сотрудников внутри компании: методы и рабочие инструменты

Преимущества пульс-опросов

Не требуют много времени на прохождение. Бывает, что компании решают выяснить, как обстоят дела у сотрудников. Для этого проводят единоразовое анкетирование из множества вопросов, выделяют на это рабочее время, отвлекают персонал от задач. Работники могут устать от множества заданий и не вникать в них. Пульс-опросы решают эту проблему. В каждой анкете не более 12 вопросов, поэтому сотрудники тратят на них 5–10 минут и не отвлекаются от работы. Такой короткий формат повышает вовлечённость персонала в прохождение опросов.

Дают много данных для анализа состояния команды. Если проводить опросы раз в год, то ответы сотрудников могут зависеть от текущего настроения. К тому же за один раз сложно ответить даже на 50 вопросов. Пульс-опросы проходят на протяжении нескольких недель, поэтому можно получить более достоверные ответы и отслеживать изменения в динамике. Также за эти недели работники суммарно ответят более чем на 100 вопросов. Поэтому у компании будет больше данных для анализа реального положения в командах.

Оперативно выявляют проблемы в компании. Допустим, сотрудники одного отдела оставили негативную обратную связь и показали низкую вовлечённость. Руководство может проанализировать, какие недавние изменения могли вызвать такую реакцию, или обратиться к начальнику департамента, чтобы обсудить полученные результаты.

Показывают честные ответы благодаря сохранению анонимности. Одно из главных требований к пульс-опросам — это сохранение анонимности. Так сотрудники будут честно отвечать на вопросы, без страха столкнуться с осуждением начальства и коллег.

Повышают уровень лояльности персонала к компании. Пульс-опросы показывают сотрудникам, что компания ценит их мнение. При этом важно, чтобы результаты анкетирования действительно учитывались, иначе работники потеряют интерес. Например, специалисты пожаловались на плохую коммуникацию между отделами. После этого начальство стало устраивать раз в неделю встречи с представителями департаментов, чтобы обсудить текущие дела и планы на ближайшие дни. Также открылась вакансия менеджера-координатора, который будет поддерживать коммуникацию отделов.

Читать по теме:

Метод оценки «360 градусов»: как применять и как правильно составить опросник

Метод оценки «180 градусов»: отличия от «360 градусов», преимущества и недостатки

Недостатки пульс-опросов

Пульс-опросы не выявляют причины мнений сотрудников. Например, специалисту не нравится начальник, потому что тот нагружает его задачами или, наоборот, не даёт возможности для развития? И ещё может быть множество причин. Этот недостаток можно решить, если при обнаружении проблемы лично поговорить с руководителем отдела или сотрудниками.

Как проводить пульс-опросы

Есть два основных способа, как проводить пульс-опросы, — вручную или автоматизировать процесс с помощью специальных платформ.

При самостоятельном проведении для начала нужно будет разработать список вопросов для анкетирования сотрудников. В них стоит включить актуальные для организации темы. Например, компания перевела персонал на удалёнку и хочет убедиться, что им комфортно работать. Для этого можно спрашивать про удобство и эффективность работы и т. д.

Готовые вопросы разбивают на части, которые сотрудники будут проходить за один раз. В зависимости от целей компании, опросы можно предоставлять один или несколько раз в неделю или месяц. Также индивидуально определяется продолжительность цикла пульс-опроса — сколько именно недель, месяцев будет длиться.

Например, если компании нужно выявить только эффективность работы на удалёнке, то достаточно будет еженедельного анкетирования на протяжении месяца. Если же необходимо определить уровень вовлечённости, эффективность руководства и коммуникации между отделами, атмосферу в компании или удовлетворённость рабочими условиями, то проводить опросы следует не менее двух месяцев.

Далее самый продолжительный этап — проведение и анализ результатов. Нужно вручную обрабатывать ответы сотрудников, выявлять проблемные зоны, уровень удовлетворённости и вовлечённости персонала — по компании в целом и по каждому департаменту отдельно.

Проводить пульс-опросы вручную несложно, если в фирме мало сотрудников. Но если их больше 50, такое анкетирование будет отнимать много времени. В этом случае помогут специальные инструменты — онлайн-платформы, которые возьмут большую часть рутинного процесса на себя. Они будут в назначенное время присылать сотрудникам приглашение пройти опрос, собирать и анализировать их ответы, предоставлять подробные отчёты. Ответственным за проведение пульс-опросов сотрудникам останется только заходить в систему и смотреть, какие отделы прошли анкетирование, какие ответы дали, какие слабые места обнаружены.

Например, iSpring при проведении пульс-опросов самостоятельно формирует подробные отчёты по каждой метрике и для каждого подразделения

Какие метрики используются в пульс-опросах и как они помогают влиять на развитие персонала

Чаще всего при проведении пульс-опросов измеряют уровень вовлечённости, благополучия и удовлетворённости персонала. Рассмотрим показатели более подробно на примере пульс-опросов iSpring. В системе измеряется 13 метрик, которые покажут реальное положение в команде со всех сторон:

• вовлечённость;
• благополучие;
• возможности для развития;
• уважение к сотрудникам;
• эффективность руководителя;
• вознаграждение и признание;
• согласованность;
• команда;
• условия для успеха;
• инновации;
• кросс-функциональное взаимодействие;
• полномочия;
• гордость за продукт.

Например, «Возможности для развития» показывает, видят ли сотрудники перспективы карьерного роста в компании, помогает ли фирма профессионально развиваться. Для этого iSpring задаёт такие вопросы:

• «В этой компании я расту как профессионал».
• «В этой компании у меня есть хорошие возможности для карьерного развития».
• «В этой компании у меня есть хорошие возможности для обучения».

Если сотрудники ответили отрицательно, стоит поговорить с ними. Возможно, во время беседы работники поймут, какие действия нужно предпринять, чтобы получить повышение. Или выскажут желание проходить обучение, ездить на конференции, семинары.

Ещё один пример — «Согласованность». Метрика показывает, насколько сотрудник чувствует, что компания и должность подходят и нравятся ему. Ведь если это не так, есть риск скорого увольнения специалиста. Для измерения уровня «согласованности» iSpring задаёт такие вопросы:

• «Я знаю, что мне нужно делать, чтобы преуспеть на своей должности».
• «Я верю, что в следующие 2–3 года наша компания будет успешна».
• «Высшее руководство вдохновляет меня видением будущего компании».
• «Мне нравится работа, которую я выполняю».

Если работники отвечают отрицательно, стоит почаще совместно с линейными сотрудниками обсуждать стратегию компании, ключевые цели и как они связаны с их работой. Также можно делиться со специалистами тенденциями финансовой ситуации в компании и отмечать, как на это повлияла их работа.

В пульс-опросах iSpring можно посмотреть результаты по каждому вопросу: сколько положительных, нейтральных и отрицательных ответов дали сотрудники

Кроме этих 13 метрик пульс-опросы в iSpring помогают выявить навыки сотрудников и неформальных лидеров. Для этого платформа будет предлагать работникам вопросы про их коллег. Например: «Дизайнер Сидоров А. Г. качественно выполняет задания без постоянного надзора» или «IT-менеджер Волков Н. Д. проверяет собственную работу и редко допускает технические ошибки».

В отчёте можно увидеть, сколько сотрудников положительно и отрицательно ответили на утверждения про конкретного специалиста. На основе этого можно сделать выводы о компетенциях и перспективности работника. После такой обратной связи можно принимать решения об обучении, повышении в должности, выплате премий или их снижении.

В пульс-опросах iSpring можно увидеть подробнее, какие навыки и стиль лидерства чаще всего отмечают у конкретного сотрудника

В пульс-опросах на платформе iSpring сотрудники также делятся своим настроением, отвечая на вопрос «Как дела?» Сначала работник выбирает смайлик, который соответствует его настроению, а затем может оставить комментарий. Например: «Всё отлично! Руководитель похвалил мою презентацию» или «Устал, сегодня навалилось много работы, не успел даже пообедать».

Здесь также важно работать с обратной связью. Если в компании видят, что сотрудники часто недовольные, грустные, уставшие, следует постараться выяснить причины и по возможности исправить их. Например, если у работника слишком много дел, может, стоит нанять ещё одного специалиста или поговорить с начальником, чтобы он пересмотрел распределение задач в отделе.

Пример из пульс-опросов iSpring. Сотрудник выбирает подходящий под настроение смайлик и при желании пишет развёрнутый комментарий

iSpring для проведения пульс-опросов

Пульс-опросы iSpring помогут выявить скрытые проблемы в бизнесе, при этом большую часть работы система делает сама. Вот как это работает:

Каждую неделю система задаёт сотрудникам вопросы. В iSpring уже есть набор вопросов, которые определят реальный уровень вовлечённости, благополучия и удовлетворённости сотрудников. Всего их 105. Система будет еженедельно задавать персоналу по 5–11 вопросов в течение 13 недель. Если работник пропустил вопрос, позже он получит его снова.

Система выявляет навыки сотрудников и неформальных лидеров. iSpring задаёт вопросы не только про самого работника и его вовлечённость, удовлетворённость, но и про его коллег. Так можно определить сильные и слабые стороны специалистов, выявить лидеров. Руководителям это поможет эффективнее распределять задачи, а высшему начальству — принимать решения о повышении.

Система составляет подробные отчёты на основе ответов персонала. iSpring автоматически формирует отчёт по всем метрикам. Первые результаты будут видны через 2–3 недели. Можно посмотреть общую картину по компании или результаты по подразделениям.

Система сохраняет анонимность анкетирования. Ни владелец, ни администраторы аккаунта не смогут увидеть ответы конкретных работников. Система показывает ответы по подразделениям, в которых больше пяти человек. Если сотрудников меньше, она предоставит только общие показатели по компании — иначе нельзя сохранить анонимность, благодаря которой можно рассчитывать на честное мнение персонала.

Сотрудники могут посмотреть, что о них думают коллеги. Доступ к результатам опроса гибко настраивается, поэтому можно предоставить работникам возможность просматривать итоги анкетирования. Они не смогут узнать, кто именно их оценивал, — увидят только общий результат.

Карта ключевых метрик из отчёта пульс-опросов iSpring. Она формируется на основе ответов всех сотрудников. Процент в ячейке — доля положительных ответов по конкретной метрике

Резюме

1. Пульс-опросы выявляют уровень вовлечённости, удовлетворённости и благополучия сотрудников в режиме реального времени. Анкетирование проходит на протяжении нескольких месяцев, а это значит, что руководство получает актуальные данные о состоянии персонала. Это помогает вовремя заметить проблемы и решить их.
2. В среднем пульс-опросы проходят в течение 2–3 месяцев. Сотрудники еженедельно заполняют анкету из 9–12 вопросов. За всё время работники суммарно отвечают на более чем 100 вопросов.
3. Главное преимущество метода — сотрудники раз в неделю заполняют короткую анкету и не отвлекаются от работы. Минус — пульс-опросы не выявляют причины низкой вовлечённости, но для этого можно лично поговорить со специалистами, их руководителями или проанализировать недавние изменения, которые могли это вызвать.
4. Пульс-опросы можно проводить самостоятельно вручную или автоматизировать процесс с помощью специальных онлайн-систем.
5. Система iSpring поможет провести пульс-опросы и возьмёт на себя рутинные задачи: будет присылать сотрудникам еженедельные анкеты, анализировать их ответы и составлять подробные отчёты.