Представьте, что будет, если человеку, который прошёл всего один урок в автошколе, дать ключ от автомобиля и сказать: «Развози пассажиров». В лучшем случае он разобьёт машину, а таксомоторная компания потерпит убытки.
Аналогично работает позиция компании, которая не адаптирует новых специалистов. Например, когда руководитель считает, что лучше, если новичок сразу приступит к обязанностям и все особенности работы узнает на практике. В итоге работник делает массу ошибок, а коллеги так или иначе тратят время на его обучение. В таких компаниях текучка кадров во время испытательного периода выше, а эффективность работы в целом ниже.
Расскажем, как проводить обучение новых сотрудников в организации, чтобы они быстро влились в работу и остались в компании надолго.
Как составить программу обучения новых сотрудников
Прежде чем проводить адаптацию, нужно составить программу: продумать этапы, методы и сроки обучения.
Программа — это документ, который, как правило, составляет HR-менеджер. Он опирается на цели и задачи компании и руководителей отдельных направлений.
Чтобы составить программу обучения новых сотрудников, нужно сделать следующее:
- Провести аналитику и выявить цели руководителей. Возможно, для всего персонала компании подойдёт единый подход к адаптации новичков. А может быть, в разных отделах цели будут разные. От этого зависит количество программ и их структура.
- Поставить цели обучения. Исходя из того, к чему стремятся руководители компании и отделов, HR-менеджер ставит цели для самих специалистов, которые будут учиться. По этим целям будет понятно, когда работник обучился новым навыкам.Лучше использовать методику SMART. Она помогает сформулировать достижимую и понятную цель с конкретными сроками и показателями.
- Составить план и содержание программы. Определить, в какой последовательности и чему именно должен обучаться персонал. Содержание программы нужно составлять вместе с руководителями отделов, чтобы новый сотрудник получал именно те знания и навыки, которые ему необходимы для выполнения обязанностей.
- Выбрать виды и методы обучения. Каким образом новичок будет получать знания. Например, через лекции, работу с наставником, практику. В онлайн или офлайн-режиме, индивидуально или в группе с другими новичками.
- Собрать необходимые ресурсы. Например, если будут проводиться лекции — определить, кто, где и в какое время их будет читать. Если планируется работа с наставником — выбрать, кто будет выполнять эту роль, и убедиться, что выбранный человек сможет выполнять функции наставника.
- Продумать, как интегрировать обучение новых сотрудников в работу компании. Возможно, новички сначала будут проходить курс, а потом постепенно включаться в работу. Либо с первых дней будут практиковаться с наставником и параллельно изучать теорию.
- Регулярно проводить анализ эффективности курса. Например, брать обратную связь от коллег, которые недавно прошли обучение, и руководителей. Спрашивать их о том, чего в курсе не хватает или, наоборот, какая информация лишняя. Анализировать, как обучение новых специалистов сказывается на текучке кадров. Интересоваться у новичков и наставников, насколько они довольны курсом. По результатам исследований пересматривать программу обучения, если обнаружены недостатки.
Читайте по теме:
Как составить план обучения сотрудников: 10 шагов
Форматы и методы обучения новых сотрудников в организации
Когда составители программы понимают, какие именно знания нужно давать новым работникам, они выбирают форматы и методы — какими способами лучше преподнести каждую тему.
В образовании есть два больших формата — дистанционное или очное.
В дистанционном формате организуют курсы — индивидуальные и групповые, а также встречи с наставниками и экспертами, проходное тестирование.
В очном формате лучше проводить тренинги и передавать практические навыки, например, когда специалист работает на оборудовании.
Эффективно работает смешанный формат обучения, например, когда новичок самостоятельно изучает электронный курс и приезжает на очную встречу с наставником, где отрабатывает практические навыки.
Также форматы делят по количеству участников — групповые и индивидуальные.
И в очном, и в дистанционном формате можно использовать одни и те же методы обучения новых сотрудников. Каждый из них можно применять как к группе, так и один на один с адаптируемым.
Наставничество. Знания и навыки новичку передаёт более опытный коллега. Наставник даёт путь развития и корректирует его при необходимости, следит за тем, насколько успешно адаптируемый усваивает материал и насколько ему комфортно работать, помогает влиться в коллектив и решать проблемы, связанные с выполнением рабочих задач.
Уроки и лекции. Современные технологии позволяют делать интересные интерактивные уроки, на которых обучающийся может не только просто слушать, но и решать тесты, головоломки, даже проходить квесты.
Тест на проверку знаний английского языка для бизнеса поможет закрепить теорию и проверить, как сотрудник усвоил новые знания
Создавать такие уроки можно в конструкторах. Например, в iSpring Suite, где можно выбрать героя, который будет сопровождать ученика и давать задания. А в зависимости от того, какой ответ выберет обучающийся, события будут разворачиваться по-разному.
Семинары. Как правило, это групповые встречи, на которых учащиеся задают вопросы и решают задачи по материалам из пройденных лекций и уроков.
Тренинги. Если на семинаре больше обсуждают пройденный материал, то на тренинге отрабатывают его на практике.
Внутри каждого метода можно давать множество разных инструментов. Например, использовать геймификацию, давать диалоговые тренажёры, сочетать чтение и прослушивание материала, подкреплять пройденное тестами и другими заданиями.
В iSpring Suite можно сделать диалоговый тренажёр. С его помощью можно обучить стажёров отдела продаж общаться с клиентами без риска сорвать сделку
Важно понимать: чем интереснее сотруднику учиться, тем быстрее он узнает всё необходимое и будет приносить пользу компании. И тем вероятнее он останется в компании.
Читайте по теме:
Обучение персонала продукту — что это такое и как его провести
Обучение персонала работе на новом оборудовании: опыт 6 компаний
Этапы обучения новых сотрудников
Формируя программу, HR-менеджер продумывает этапы: в какой последовательности будет проходить онбординг — мягкая адаптация работника к новым условиям.
В программе нужно учесть доадаптационный период, пребординг. А также продумать, в какой последовательности он будет проходить теорию, как можно проверить его практические навыки и как часто нужно давать и получать от сотрудника обратную связь.
Этап 1: организовать пребординг
Начинать знакомство с компанией можно уже на этапе собеседования, когда HR-менеджер и руководители рассказывают о корпоративной культуре, режиме работы, правилах ухода на больничный и в отпуск и о других организационных моментах, о которых работнику нужно знать. Это необходимо, чтобы у соискателя были максимально адекватные представления о предстоящей работе.
Когда выбрали кандидата, вводить нового сотрудника в курс дела можно до его выхода на работу. Например, отправить сотруднику базовую информацию о компании, охране труда и пожарной безопасности.
Удобно пользоваться материалами в формате электронных курсов: подавать информацию в небольших уроках и использовать интерактив. На платформе дистанционного обучения назначить обучение кандидатам довольно просто. Для этого достаточно скопировать ссылку на онлайн-курс и отправить её соискателю.
Вы можете создать онлайн-курс по охране труда. Так сотрудник сможет изучить все правила ещё до выхода на работу и не тратить на него время в свой первый день на новом месте
Этап 2: назначить наставника
Необязательно, чтобы это был один человек. Наставников может быть несколько, например, теории и практике могут учить разные менторы. Или можно распределить обучение между коллегами разного уровня. Например, решать сложные задачи учит руководитель, а простые операционные — менеджер.
Когда обязанности по обучению новых сотрудников распределяются между разными специалистами, не возникает ситуации, что один ментор тратит время на адаптацию новичка и не успевает выполнить свою работу.
Лучше, если роль наставника выполняет кто-то из внутреннего персонала, потому что такой эксперт хорошо знает особенности компании, её клиентов. Но если такой возможности нет, можно пригласить стороннего специалиста, который поможет новичку прокачать профессиональные и гибкие навыки.
Читайте также:
5 приёмов наставничества: как обучать новичков в два раза быстрее
Этап 3: обучить теории
К этому этапу должно быть понятно:
- каким навыкам, технологиям, инструментам нужно обучать специалиста;
- в какой последовательности новичок будет изучать материалы;
- кто будет его наставником;
- в каком формате и по каким методам он будет учиться.
Обучать теории нужно постепенно, не торопясь. Если изучать нужно простые инструменты или технологии, можно давать теорию по ним параллельно. Например, в один день уделить час на изучение необходимых для работы функций в Excel, ещё один час — на изучение работы с документами Google. Если инструмент сложный, лучше изучить сначала только его и потом переходить к следующему.
Давать теорию можно очно или онлайн. Если знания, которые должны получать новички, одинаковы для всех, лучше записать курс. Например, необязательно каждый раз назначать какого-то сотрудника из действующего персонала, чтобы он рассказал новичку о технике безопасности, корпоративной культуре или основах работы в программе. Достаточно один раз составить интерактивный курс по теме.
В онлайн-курсе по тайм-менеджменту наглядно описали метод SMART. Так сотруднику будет проще запомнить информацию
Удобно пользоваться системой дистанционного обучения iSpring Learn, где можно назначить каждому сотруднику индивидуальную программу и загрузить соответствующие курсы и материалы.
Внутри платформы обучающийся может созваниваться с наставником или посещать групповые занятия. Можно настроить автоматические уведомления — всем участникам встречи приходят приглашения на занятия и напоминания.
Когда сотруднику назначается встреча, он получает уведомление, а событие отображается в календаре iSpring Learn
Также по каждому пройденному на платформе уроку, курсу или встрече ученик может получать обратную связь, видеть оценки и прогресс в целом.
Этап 4: обучить на практике
Даже если обучающемуся кажется, что из урока ему всё понятно, на деле он может столкнуться с проблемами.
Теорию обязательно нужно подкреплять практикой. Её можно включить в теоретический курс: сотрудник читает теорию и сразу выполняет несколько практических заданий на закрепление материала.
Например, тренируется общаться с клиентами на диалоговых тренажёрах, проходит тесты или выполняет интерактивные задания.
Тесты помогают закрепить теорию и убедиться, что сотрудники действительно усвоили материал
Если теоретическую часть он проходит вместе с наставником, ментор может давать задания разной сложности, ориентируясь, насколько успешно новичок усваивает материал.
Ещё лучше, если практика сразу связана с задачами, которые работник будет выполнять в связи с обязанностями. Например, контент-менеджер будет сразу заполнять товарную таблицу и использовать изученные функции Excel. Или менеджер составлять планы в планировщике задач, функции которого он только что изучил.
Этап 5: оценить полученные знания и навыки
С помощью тестов и практических заданий можно оценивать полученные знания по каждому пройденному материалу, начиная от пребординга и далее по каждому инструменту.
Если курсы находятся в системе дистанционного обучения, оценку можно провести в полуавтоматическом режиме. Система отмечает, какие курсы прошёл сотрудник и за какой срок, где он делал ошибки, а какие темы ему дались легче других.
По аналитике в iSpring Learn вы можете отследить успеваемость отдельного сотрудника или целого отдела
Анализируя результаты, можно понять, насколько успешно работник проходит обучение, где ему требуется помощь.
Можно разработать систему поощрений. Например, за каждый отлично пройденный курс обучающийся получает баллы. Когда он накапливает определённое количество баллов, получает новый статус на платформе. Такой элемент геймификации мотивирует учиться дальше.
Сотрудник получил множество наград за пройденные курсы и баллы за выполненные задания. Высокая оценка и полученные звания повышают самооценку и мотивируют работать
Этап 6: поработать с обратной связью
Если специалист проходит курсы и отвечает на все вопросы правильно, не факт, что он хорошо усваивает знания. Чтобы удостовериться, что он успешно адаптируется, нужно проводить регулярные встречи, на которых необходимо обсуждать, насколько в целом новому сотруднику комфортно, какие у него есть вопросы и сложности.
Перед встречами анализировать, какие ошибки он делал в онлайн-заданиях, и в беседе обсуждать и давать дополнительные задания, которые помогут разобрать сложные моменты.
Срок обучения нового сотрудника
Количество встреч зависит от особенностей нового сотрудника — насколько быстро он осваивает материал, какие сложности у него возникают. Иногда итераций может быть 2–3, а иногда и больше 10. Также срок зависит от того, насколько сложные обязанности он должен выполнять и какими компетенциями уже обладает.
В среднем обучение занимает от нескольких недель до трёх месяцев.
В процессе обучения автономность специалиста будет расти, встречи станут короче и степень участия наставника сокращаться. Если это не так, стоит пересмотреть компетенции и навыки работника, проанализировать, в чём может быть причина неудач. Если причины нельзя устранить, нужно подумать о выборе другого соискателя.
Что учесть в работе с новичками
В обучении новых сотрудников нужно придерживаться ряда правил.
Не торопиться. Материал нужно давать постепенно и не переходить к изучению нового инструмента, пока нет уверенности, что работник разобрался с предыдущим.
Искать причины медленного обучения. Если новичок медленно усваивает информацию, а наставнику приходится тратить больше времени, чем планировалось, нужно понять, почему так происходит.
Возможно, способности нового сотрудника не соответствуют должности, на которую он пришёл. А может быть, у него личные проблемы, которые мешают сосредоточиться. И если проговорить с ним, что происходит, можно пересмотреть план и сроки обучения.
Вовремя давать и получать обратную связь. Новичок должен понимать, насколько правильно он решает поставленные задачи. Когда наставник подчёркивает успехи и даёт конструктивную критику, у персонала растёт мотивация развиваться, а профессиональные качества становятся лучше.
Новичок, в свою очередь, должен знать, к кому он может обратиться, когда возникнут проблемы или вопросы. Также наставник должен выделять время на встречах, когда сотрудник может рассказать, что ему нравится или нет, какое впечатление у него от работы и обучения.
Обратную связь полезно собирать и по курсам: просить оставлять комментарии в конце урока и курса в целом. Так HR-менеджер и руководители могут оперативно понять, что поменять в программе.
Ставить цели перед работником. Сотрудник должен понимать, к какому результату он идёт и зачем изучает тот или иной материал. Лучше ставить не одну общую цель, а распределить их по этапам обучения, то есть выделить контрольные точки. Так и новичок, и ментор смогут отслеживать прогресс, а у сотрудника не сложится впечатления, что он тратит время зря.
Как и в программе, цели для новичка должны быть конкретными, достижимыми, измеримыми, со сроками.
Держать в курсе корпоративных новостей. Новичок быстрее почувствует себя частью команды, если будет знать, что происходит в компании. Можно подключить его к корпоративному блогу, добавить в чаты с коллегами, приглашать на корпоративные мероприятия.
Создавать базу знаний. Материалы, которые должны быть у сотрудника всегда под рукой, лучше загружать в единую базу. Так компания сэкономит время — наставникам не придётся повторять одно и то же каждому новичку. Сотрудник знает, где в любой момент может найти ответы на часто задаваемые вопросы, инструкции, документы.
В iSpring Learn можно создать такую базу: курсы и дополнительные материалы будут лежать на одной платформе, а пользоваться материалами можно и с компьютера, и с мобильного телефона.
Базой знаний в iSpring Learn удобно пользоваться и в мобильном телефоне. Даже если сотрудник работает на выездах к клиентам, материалы всегда у него под рукой
Краткое резюме:
- Обучение новичков экономит ресурсы компании — время на обучение нового сотрудника регламентируется, и персонал успевает и помочь в адаптации, и выполнить свою работу.
- Обучение нужно проводить по программе. Её составляет HR-менеджер вместе с руководителями компании или отделов.
- В программе нужно продумать, какие именно знания должен получить новичок, с помощью каких форматов и методов лучше давать материал.
- Обучение в электронном формате экономит время наставника. Ему достаточно только регулярно проводить встречи, на которых он может обсудить ключевые моменты, дать обратную связь и выслушать адаптируемого.
- В обучении новых сотрудников важно проводить психологическую адаптацию. Следить, чтобы работнику было комфортно работать и он плавно влился в коллектив.
- С точки зрения профессиональной адаптации персонал получает теоретические знания и отрабатывает их на практике.
- Срок обучения зависит от навыков сотрудника, его опыта и обязанностей. В среднем новичок выходит на рабочие показатели за три месяца.
