Часто компании уделяют немало внимания онбордингу: разрабатывают приветственные книги, устраивают велком-тренинги, адаптационные беседы и внедряют систему наставничества. Это действительно важно, так как от первых месяцев в организации зависит, останется ли сотрудник работать. Но иногда забывают, что увольнение — не менее значимое событие.
Работник может уйти из организации и рекомендовать работу в ней знакомым, оставить положительные отзывы на сайтах. Или специалист уходит на негативе, рассказывает друзьям, как ему было плохо или даже передаёт конкурентам конфиденциальные данные. Чтобы предотвратить последнее и поддержать репутацию компании, проводят оффбординг. Если кратко — это процесс увольнения сотрудника, при котором ему помогают комфортно закончить и передать свои дела, оставить обратную связь о работе и сохранить приятные впечатления. Подробнее о процедуре оффбординга мы рассказываем в этой статье.
Почему стоит проводить оффбординг
Бывшие сотрудники могут стать клиентами. Если работник ушёл на положительной ноте из компании, он может продолжать пользоваться товарами или услугами фирмы. Более того — может рекомендовать продукты знакомым или новым работодателям. Например, менеджер работал в организации, которая развивает сервис по финансовой аналитике. На следующем месте работы специалист может предложить воспользоваться её услугами, он расскажет про плюсы платформы и поможет разобраться в ней.
Бывшие сотрудники могут вернуться. Возможно, работник ушёл, потому что не видел роста в компании или хотел попробовать себя в чём-то другом. Через время в организации могут появиться новые вакансии, которые интересны бывшему специалисту. Если у него остались положительные воспоминания о фирме, есть возможность, что он вернётся. Компании это будет выгоднее, чем нанимать нового специалиста, ведь бывший работник уже знаком с основными процессами и быстрее включится в работу.
Работники передают знания организации. За время работы у специалистов накапливается практический опыт, фишки для быстрого выполнения задач, полезные контакты. При увольнении сотрудники могут составить для преемника базу знаний, инструкции, гайды — или даже лично обучат новенького, если кандидат появится до увольнения. Бывает и противоположная ситуация: когда специалист настолько зол на организацию, что удаляет все наработки. Из-за этого новым специалистам приходится дольше вникать в работу, а иногда — и выстраивать процессы с нуля. Грамотный оффбординг поможет снизить вероятность такого исхода событий.
Сохраняется безопасность. В процессе оффбординга сотрудник должен передать компании свои пропуски, ключи, корпоративные телефоны и другие вещи, которые выдавали на временное пользование. Также следует закрыть ему доступы к корпоративным системам, электронной почте и другим ресурсам. В компании с невыстроенной системой оффбординга это происходит сумбурно, и про что-то могут забыть. Например, через месяц окажется, что у уволенного специалиста всё ещё есть доступ к базе клиентов или почте. Недобросовестные сотрудники могут передавать данные конкурентам.
Соблюдаются права и нормы. Бывают случаи, когда после увольнения, сотрудник подаёт в суд на бывшего работодателя. Например, оказывается, что забыли выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск или сообщили о сокращении за 7 дней, а не 14. Чтобы такого не допустить и действовать строго по закону, у HR-менеджеров, бухгалтеров и руководителей должен быть регламент по увольнению работников.
По данным исследователей из университета в Портленде в США, растёт число сотрудников, которые возвращаются работать в бывшую компанию. При этом организации значительно экономят на поиске кандидатов
Читайте по теме:
7 методов адаптации персонала в организации — тренды 2024 года
6 этапов проведения оффбординга
Чтобы провести грамотный оффбординг и не забыть про важные нюансы, следует действовать поэтапно. Ниже подробно рассказали, как организовать процесс за шесть шагов.
Этап №1. Поговорить с сотрудником об увольнении
Желательно, чтобы сотруднику об увольнении сообщил тот, кому он подчинялся и кто принимал такое решение. Зачастую задача ложится на руководителя. Ниже несколько советов, как провести беседу и не вызывать сильных негативных эмоций у работника.
Подготовиться и собрать аргументы. Стоит заранее подготовить все аргументы и причины, по которым принималось решение об увольнении. Это сделает разговор структурированным и поможет не упустить важные детали.
Назначить время и место. Разговор лучше проводить в спокойном месте и наедине. Также стоит выделить на это конкретное время и не отвлекаться на звонки, срочные задачи. Важно, чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно и мог задать все интересующие вопросы.
Быть честным и внимательным. Следует объяснить работнику, какие изменения сейчас происходят в фирме, какие есть проблемы и почему именно он попал под сокращение. Если же сотрудника увольняют из-за несоответствия должности, об этом тоже стоит честно сказать. Можно подчеркнуть, каких именно компетенций специалисту не хватает, но при этом не критиковать и не обвинять.
Предложить помощь. Под сокращение попадают даже компетентные специалисты. В таком случае работодатель может написать рекомендательное письмо или помочь в поиске новой работы: дать контакты рекрутеров, служб по трудоустройству или даже порекомендовать сотрудника знакомым из других фирм. Также компания может предложить бесплатные консультации у штатного психолога или оплатить курсы по повышению квалификации или переобучению — это уже зависит от возможностей организации.
Завершить разговор благодарностями. В конце разговора следует отметить, какой вклад внёс сотрудник в развитие компании, и поблагодарить за это. Можно ещё раз подсветить сильные стороны специалиста и пожелать удачи в будущих свершениях.
Пример диалога, где руководитель сообщает о сокращении. Уважительный тон, честность и участливость помогут сотруднику легче воспринять новость
Этап №2. Объявить команде об увольнении сотрудника
После увольнения сотрудника кому-то придётся взять на себя часть его обязанностей. Другим нужно понимать, к кому теперь обращаться с вопросами и задачами. Поэтому следует заранее предупредить команду об увольнении специалиста. Перед этим стоит убедиться, что он не против огласки, некоторые предпочитают не говорить об уходе до последнего, важно уважать желание работника.
Коллегам из отдела можно лично сообщить об увольнении специалиста. Сразу же можно обсудить, как будет дальше строиться работа, кто возьмёт новые обязанности, как это будет оплачиваться и т. д. Также желательно сделать рассылку по электронной почте с объявлением об уходе работника. В ней следует прописать, кто теперь будет выполнять его обязанности и дать контакты.
В некоторых компаниях прощальные письма пишут сами сотрудники. Они делятся впечатлениями о работе, благодарят компанию и коллег, желают всем удачи. В ответ также получают тёплые пожелания. Поддержка от команды важна и снижает негативные эмоции из-за увольнения.
Этап №3. Оцифровать и сохранить знания сотрудника в компании
Чтобы после ухода сотрудника, отдел продолжил эффективно функционировать, а преемник быстро включился в работу, увольняющийся специалист должен передать знания компании. Для этого он может задокументировать процессы и методы выполнения задач, контакты и другую ключевую информацию. Например, можно составить инструкции, гайды, чек-листы.
На онлайн-платформе iSpring Learn удобно создавать базы знаний. В ней можно делать лонгриды, инструкции, видео и даже курсы. Доступ к материалам гибко настраивается, чтобы пользоваться ими могли только те, кому необходима эта информация. Когда должность уволенного сотрудника займёт другой специалист, он сможет ознакомиться с данными и быстрее вникнуть в работу.
Пример лонгрида в iSpring Learn. В него можно добавлять не только текст, но и картинки, схемы, видео, цитаты экспертов
Читайте по теме:
Онбординг сотрудников — что это и как проводить
Этап №4. Закрыть доступы к корпоративным сервисам, удалить учётные записи
Чтобы сохранить безопасность данных компании, в последний рабочий день увольняющегося сотрудника необходимо:
- Отключить доступ работника к корпоративным системам. Для этого администраторы IT-отдела меняют пароли и блокируют возможность специалиста зайти на электронную почту, корпоративную LMS-систему и на другие ресурсы организации.
- Удалить учётные записи. Важно удалить их из всех систем, включая внутренние сети, почту, облачные хранилища. Это поможет предотвратить несанкционированное использование аккаунтов сотрудников.
- Забрать и очистить устройства. Если работнику выдавали корпоративный телефон, ноутбук, планшет, то он должен вернуть гаджеты в IT-отдел. Там их очистят от персональных данных и подготовят к использованию другим сотрудником.
Желательно, чтобы каждый пункт был задокументирован. Так снижается риск забыть о чём-то, что может привести к утечке.
Этап №5. Провести exit-интервью
Exit-интервью или выходное интервью — это беседа с сотрудником, который увольняется. Обычно его проводит HR-менеджер. Цель — получить обратную связь у специалиста: что ему нравилось и не нравилось в компании, какие были сложности, случались ли конфликты с коллегами. Когда сотрудники уходят из фирмы, они не боятся честно отвечать на вопросы, поэтому это хорошая возможность для компании услышать отзыв и определить зоны развития.
Особенно важно проводить беседу, если работник уходит по собственному желанию. Возможно, причиной стали недопонимания с начальством, плохие условия труда или отсутствие карьерного роста.
Как правило, exit-интервью проводят за один-два дня до ухода специалиста. Желательно заранее спланировать встречу и выделить на неё минимум один час. Также стоит сразу подготовить вопросы, для удобства их делят на 5 групп:
- о сотруднике;
- о рабочих процессах;
- о корпоративной культуре компании;
- об офисе и его удобстве;
- о технологиях и рабочем оборудовании.
Ниже собрали примеры вопросов для всех групп.
Вопросы можно адаптировать под свои особенности. Например, у работников на удалёнке не будут спрашивать про удобства в офисе
После проведения интервью следует проанализировать ответы сотрудника и обсудить их с руководителем специалиста. Стоит рассказать о причинах увольнения, отметить сильные и слабые стороны в управлении командой.
Этап №6. Сохранить связь с сотрудником после увольнения
Скорее всего, после увольнения сотрудник продолжит работать в этой же сфере, нередко работники компании пересекаются с их бывшим специалистом на конференциях, семинарах или даже при заключении сделок, переговорах. Поэтому полезно поддерживать дружеские отношения, возможно, в будущем снова придётся поработать вместе или работник вернётся уже в качестве клиента.
Можно приглашать на корпоративы или тимбилдинги бывших сотрудников, которые долго проработали руководителями, топ-менеджерами, внесли большой вклад в развитие компании. Если планируется посещение конференции, можно предложить специалисту присоединиться и оплатить билет. Социальные сети тоже облегчают поддержание связей. Достаточно подписаться друг на друга, лайкать фотографии и поздравлять с праздниками.
Читайте по теме:
Адаптация удалённых сотрудников: советы и кейсы компаний
Оффбординг чек-лист
Подведём итог, как провести оффбординг персонала за 6 шагов:
- Поговорить с сотрудником, если приходится его сократить или уволить за несоответствие должности. Разговор должен проходить в спокойной уединённой обстановке. Следует честно рассказать, почему приняли такое решение, и по возможности — предложить помощь.
- Объявить команде об уходе работника. С непосредственными коллегами стоит обсудить уход сотрудника лично, всем остальным можно разослать письмо по электронной почте.
- Оцифровать и сохранить знания сотрудника. Перед увольнением работник должен описать свои рабочие процессы, методы выполнения задач, передать наработки, базу клиентов. Материалы можно оформить в виде гайдов, инструкций, чек-листов.
- Закрыть доступы к корпоративным сервисам, удалить учётные записи. Этим должны заниматься администраторы IT-отдела в последний рабочий день сотрудника.
- Провести exit-интервью, чтобы узнать, почему уходит специалист, что его устраивало в компании, а с чем были проблемы.
- Сохранить связь с сотрудником — возможно, в будущем он вернётся в качестве клиента, партнёра или снова работника.
Чек-лист из 6 пунктов, чтобы ничего не забыть во время проведения оффбординга
Как iSpring Learn поможет провести онбординг сотрудников
iSpring Learn — это система управления обучением, которая позволяет проводить онбординг новичков, проверять их знания и принимать взвешенное решение о принятии на работу. Вот какие задачи решает система:
Позволит создать базу знаний. В iSpring Learn легко собрать все материалы, которые помогут новичку быстрее вникнуть в работу. Например, можно сделать инструкции, гайды, чек-листы, написать лонгриды или снять видео. Доступ к базе знаний гибко настраивается, поэтому можно самостоятельно выбирать, какие работники и какую информацию смогут просматривать.
Поможет разработать тесты. В iSpring можно не только добавлять отдельные тексты и видео, но и собрать полноценный курс. Для этого его составляют в программе для презентаций PowerPoint, а потом переносят слайды на платформу iSpring. Это не требует знаний в программировании, и интерфейс на платформе интуитивно понятный. С помощью курсов можно помочь новичкам разобраться с должностными обязанностями, правилами компании, ассортиментом продуктов или обучить необходимым навыкам.
Проверит знания сотрудников. У iSpring есть конструктор интерактивных курсов iSpring Suite, который позволяет создавать тесты для проверки знаний сотрудников — это также не требует навыков в программировании. Тестирование поможет убедиться, что стажёр изучил все материалы и готов к работе. На платформе предусмотрена защита от списывания: можно установить ограниченное количество времени и попыток на прохождение, а также включить случайную выборку вопросов.
Составит подробные отчёты. Платформа iSpring самостоятельно проверяет тесты и предоставляет подробную аналитику. Можно увидеть, кто начал и закончил тестирование, на каком вопросе ошибся, сколько всего дал правильных ответов, кто справился лучше и хуже всех. Все данные сохраняются и можно через время повторить тестирование и сравнить результаты. Это удобно, так как не нужно вручную проверять ответы и можно сразу оценить знания у сотни сотрудников из разных городов и стран.
Оформить бесплатный демо-доступ на 14 дней в iSpring Learn →
