Популярность удалённого и гибридного формата работы только растёт. Как следствие, работодателям всё труднее поддерживать корпоративный дух и увлекать новых сотрудников. За этими словами стоят понятные бизнес-задачи, например, поддержка работоспособности и борьба с текучестью персонала.
Создать связь с новыми сотрудниками можно ещё до первого дня на работе. Это не просто формальность перед началом трудового контракта, но и стратегически важный этап, определяющий дальнейшую успешность адаптации и вовлеченность сотрудников. Речь идёт о пребординге.
Из статьи вы узнаете:
- Что такое пребординг и чем он полезен;
- Чем он отличается от онбординга;
- Как эффективно проводить пребординг;
Как iSpring Suite поможет быстро сделать эффективный пребординг-курс.
Что такое пребординг персонала
Пребордингом называют время адаптации нового сотрудника до первого дня работы. Этот период включает погружение в корпоративную культуру, понимание режима работы, правил ухода в отпуск и на больничный и другие организационные моменты.
Для лучшего понимания, посмотрим на пребординг с позиции сотрудника:
| Поиск работы | Соискатель откликается на вакансии, общается с HR и руководителями, выполняет тестовые задания. |
| Пребординг | Соискатель принял предложение о работе. Потом ему присылают необходимые для найма документы, предлагают пройти обучение и спланировать первые недели на новом месте работы. |
| Онбординг | Компания помогает сотруднику освоиться на рабочем месте, показывает, как всё устроено и добавляют в рабочие чаты. |
Некоторые компании не разделяют пребординг и онбординг новых сотрудников. Например, пребординг сводится к подписанию документов, а знакомство с компанией и её культурой перемешивается с первыми рабочими задачами. Без пребординга новый сотрудник может почувствовать себя недостаточно подготовленным к началу работы. С этим связан высокий уровень стресса и неуверенности, что отражается на низкой производительности и долгой адаптации. Отсутствие пребординга создаёт впечатление, что компания недостаточно организованна и не заботится о сотрудниках.
Преимущества пребординга
Пребординг сотрудников — всегда выигрышная стратегия. Рассмотрим его преимущества для бизнеса:
Помогает удерживать сотрудников. Пребординг создаёт позитивное первое впечатление и снижает риск, что сотрудник покинет компанию в первые дни работы. К такому выводу пришли исследователи TalentTech.
Сокращает время адаптации. Хорошо спланированный пребординг помогает новым сотрудникам быстрее войти в ритм работы и приносить пользу компании. Это сокращает время, которое требуется на адаптацию и повышает производительность. Например, почти 40% рядовым сотрудникам нужно около месяца на адаптацию, без пребординга адаптация длится дольше.
Повышает уровень удовлетворенности сотрудников. Новые работники понимают, что компания заботится о них. Они чувствуют себя ценными и важными членами команды, что способствует их энтузиазму.
Создаёт позитивный бренд работодателя. Когда компания предоставляет качественный пребординг, это укрепляет её репутацию как работодателя, который заботится о своих сотрудниках. Это может привлечь больше талантливых кандидатов и повысить привлекательность компании на рынке труда.
Усиление продуктивности. Чем быстрее новые сотрудники интегрируются в команду и начнут эффективно работать, тем быстрее компания достигнет своих целей. Пребординг помогает установить позитивные отношения между новыми сотрудниками и коллегами, а это способствует продуктивной работе.
Пребординг и онбординг: в чем отличие?
Пребординг и онбординг иногда путают из-за их схожести и некоторых пересекающихся моментов. Кратко, разницу можно объяснить вопросами, которые «закрывают» эти термины.
Пребординг — как устроена компания, в которой предстоит работать?
Онбординг — что предстоит делать на рабочем месте?
Разберём отличия подробнее:
| Пребординг | Онбординг | |
|---|---|---|
| Начало процесса | Начинается после принятия решения о найме сотрудника и заканчивается перед его фактическим выходом на работу. | Начинается в момент присоединения сотрудника к компании и обычно продолжается в течение первых нескольких месяцев его работы. |
| Цели | Подготовить сотрудника к успешному началу работы в компании. Примеры: познакомить с культурой компании, её ценностями, основными процессами и ожиданиями. | Помочь новому сотруднику интегрироваться в команду, начать свою работу на новом месте и продуктивно работать. Примеры: обучение, знакомство с командой и процессами работы. |
| Содержание | На этапе пребординга акцентируется внимание на предоставлении информации и ресурсов, необходимых для успешного старта работы. Примеры: отправить приветственное письмо, раздать доступ к системам компании, заполнить документы и подготовить рабочее место. | В процессе онбординга акцент смещается на активное вовлечение сотрудника в рабочие процессы. |
| Время | Пребординг часто проходит не в рабочее время сотрудника, когда он ещё не присоединился к команде. | Происходит уже в рабочее время и часто включает в себя непосредственное участие в рабочих процессах компании. |
Рассмотрим разницу на нескольких примерах, чтобы больше не путаться, что такое пребординг и онбординг новых сотрудников. Представим Сергея, который решает устроиться в ИТ-компанию.
А теперь представим Марину, которая устраивается в другую компанию, где также есть система обучения.
Оба сотрудника ещё не вышли на работу, но их уже знакомят с устройством компании. Это и есть пребординг. После этого для Марины и Сергея начинается онбординг, когда идёт погружение в рабочие процессы.
Читайте по теме:
Онбординг сотрудников — что это и как проводить
1. Поделитесь лонгридом о компании
Первый шаг в пребординге новых сотрудников — это предоставление им полной информации о компании. С этой задачей справится лонгрид о целях, ценностях, истории, миссии и стратегии развития компании. Этот документ поможет новичкам быстрее погрузиться в рабочую атмосферу и лучше понять контекст своей работы.
Единых требований к лонгридам нет. Это может быть статья в блоге компании, страница в электронном курсе или хорошо свёрстанное письмо. При этом рекомендуется включить следующие смысловые блоки:
История компании. Когда она основана, какие у неё ключевые моменты развития и достижениях. Это поможет новому сотруднику оценить значимость своей работы в рамках общего развития бизнеса.
Миссия и ценности. Здесь представляются основные принципы и ценности, которые лежат в основе бизнеса. Раздел может включать в себя обязательства перед клиентами, партнёрами, сотрудниками и обществом в целом.
Стратегия развития. Обзор текущих целей компании и стратегий, которые принимаются для их достижения. Это планы расширения, развития новых продуктов или услуг, стратегии маркетинга и т.д.
Структура. Описание структуры компании, описание организационных подразделений, ключевых руководителей и их обязанностей, иерархии и т.д.
Культура компании. Информация о ценностях, общих традициях, мероприятиях и программах, направленным на поддержку сотрудников.
Дополнительные ресурсы и ссылки. В завершении лонгрида обычно прикрепляют ссылки на дополнительные ресурсы, такие как внутренние порталы, полезные материалы, тренинги и другие источники информации, которые могут быть полезны новому сотруднику для более глубокого ознакомления с компанией.
2. Представьте наставника для сотрудника
Роль наставника состоит в том, чтобы помочь новичку освоиться в новой среде, понять особенности работы и процессов в компании, а также быстрее войти в рабочий ритм. Лучше, когда знакомство с наставником проходит на этапе пребординга.
Наставник должен быть опытным сотрудником, который обладает не только знаниями и навыками в своей области работы, но и умением эффективно общаться и поддерживать новичка. Имеет смысл выбирать наставника, который работает в той же или близкой к новому сотруднику области.
Новый сотрудник должен понимать, что роль его наставника — это не только помощь в вопросах по работе, но и поддержка в процессе адаптации в компании. Наставник должен быть доступен для обсуждения вопросов, предоставления обратной связи и помощи в решении проблем.
Читайте по теме:
7 методов адаптации персонала в организации — тренды 2024 года
У стажёра точно будут вопросы о компании, а наставник поможет разобраться с ними быстрее
3. Разошлите команде новость о кандидате
Важно, чтобы коллектив знал о новом сотруднике заранее. Рассылка сообщения о новом члене команды создает атмосферу приветствия и подготавливает коллег к встрече с ним.
Новость о новом сотруднике может быть частью пребординга и онбординга. В первом случае рекомендуется оповестить будущих коллег, во втором — всех сотрудников в общем чате или по электронной почте. В обоих случаях важно указать имя нового сотрудника, его должность и зону ответственности.
4. Подготовьте для стажера welcome-пак
Welcome-пак — это набор предметов, который выдаётся новому сотруднику в первый рабочий день. Он может включать в себя кружку с логотипом компании, блокнот, ручку, календарь, а также информационные брошюры и руководства по работе в компании. Этот жест не только приветствует нового сотрудника, но и помогает ему ощутить себя частью команды.
В welcome-паке также могут быть информационные брошюры или печатные материалы, которые содержат ключевую информацию о компании, её целях, ценностях, продуктах или услугах. В зависимости от культуры и стиля компании, в welcome-пак могут быть включены различные приятные мелочи, такие как конфеты, фирменные брелоки или наклейки с логотипом компании.
5. Оставайтесь с кандидатом на связи
На этапе пребординга сотрудник должен понимать, что он может обратиться за помощью к HR-специалисту в случае возникновения проблем или вопросов. Формат уже не так принципиален. Быстрый ответ в мессенджере уже полезнее развёрнутого сообщения, которое придёт на следующий день.
Стоит ли давать развёрнутую обратную связь на этапе пребординга — вопрос открытый. Обычно это делают во время онбординга, когда есть чёткие результаты работы.
Читайте по теме:
Адаптация удалённых сотрудников: советы и кейсы компаний
6. Отправьте приветственное письмо перед первым днём работы
Перед первым днём работы новый сотрудник должен получить приветственное письмо от своего непосредственного руководителя или HR-отдела. Это письмо может содержать информацию о расписании первого дня работы, контактные данные наставника, инструкции по оформлению документов и другую важную информацию, которая поможет новому сотруднику чувствовать себя комфортно и уверенно в новой среде.
Личное обращение. Приветственное письмо лучше написать персонально от имени руководителя или представителя HR-отдела компании. Это создаст личную связь между новым сотрудником и компанией ещё до его первого рабочего дня.
План первого рабочего дня. В письме следует предоставить информацию о первом рабочем дне нового сотрудника, включая время и место встречи, расписание, а также инструкции по прибытию и оформлению документов.
Ожидания от нового сотрудника и позитивные пожелания. Пребординг помогает снять стресс, поэтому пренебрегать этим разделом не стоит.
Указать ключевые контакты. Сотруднику лучше понимать, кому писать или звонить в случае возникновения вопросов.
Пожелания успеха. В заключение письма можно выразить пожелания успеха и благополучия в новой работе, а также приветствовать нового сотрудника в коллективе.
Приветственное письмо может быть таким:
Стоит понимать, что tone of voice письма для разных компаний будет отличаться
iSpring Suite для создания материалов для пребординга персонала
Если вы новичок в разработке курсов и создании онлайн-тренингов, то создание пребординга может показаться сложной задачей. На деле эта задача давно автоматизирована, она даже не потребует найма профессиональных разработчиков.
Конструктор для создания онлайн-курсов iSpring Suite поможет создать тесты, видеоуроки и тренажёры для пребординга персонала. Сервис работает на базе привычного Microsoft PowerPoint, поэтому разобраться в нём не составит труда. Это функциональный и одновременно простой в использовании пакет авторских инструментов. Он позволяет создавать традиционные курсы на основе слайдов, проверки знаний и викторины, видео и скринкасты, диалоговые симуляции и интерактивные модули микрообучения — всё это в едином интерфейсе.
Теперь давайте рассмотрим несколько примеров контента для курса пребординга, который можно создать с помощью iSpring Suite и презентовать в виде онлайн-тренинга.
Видеоприветствие
Отличный способ добавить тепла и человеческого отношения к пребордингу. Обычно приветствие записывает руководитель компании или подразделения, где будет работать новый сотрудник. Полезно включить в видео демонстрацию рабочих процессов, отдыха команды или их выступлений.
iSpring Suite позволяет встроить видеоприветствие в часть пребордингового курса. Также можно разделить видео на нексколько модулей и включать их отдельно.
Курсы на основе привычных слайдов
Слайды идеально подходят для более глубокого погружения в темы культуру, миссии и основных ценностей компании, а также для введения в нормативные требования.
Возможно, у вас есть существующий контент в PowerPoint, который можно использовать для пребординга, или вы можете создать быстрый курс на основе слайдов с нуля. В iSpring Suite вы можете создать из презентации курс с дополнительными возможностями, такими как кликабельные кнопки, анимации, интерактивные точки и раскрывающиеся элементы.
Интерактивные модули
Это задания в которых пользователь взаимодействует с помощью мыши или сенсорного экрана. Создание интерактивных элементов вручную может отнимать много времени из-за необходимости программировать переменные, триггеры и другие программные элементы. С помощью iSpring Suite этот процесс упрощается, модули создаются быстро и интуитивно, есть готовые шаблоны.
Интерактив можно использовать практически для любого типа контента. Например, создать интерактивную организационную диаграмму с горячими точками, которая позволяет получить более подробную информацию о каждом сотруднике, или интерактивную временную шкалу, выделяющую ключевые моменты и достижения в истории компании.
Резюме
- Пребординг начинается с момента, когда сотрудник принял приглашение на работу и заканчивается перед его первым рабочим днём.
- Пребординг нужен, чтобы подготовить нового сотрудника к успешному старту в компании. Обычно процесс включает в себя предоставление информации о компании, команде, его роли и ожиданиях, а также установление контактов и создание дружеской атмосферы.
- Пребординг и онбординг — этапы адаптации на работе. Разница заключается в ременных рамках и фокусе. Онбординг начинается, когда сотрудник вышел на работу и знакомится с процессами, которые относятся к его должностным обязанностям.
- Компания может не выделять пребординг в отдельный процесс. В этом случае он сливается с погружением в работу, отнимает время и удлиняет адаптацию сотрудника.
- Для сильного пребординга компании могут поделитесь лонгридом о компании, разослать команде новость о новом сотруднике, подготовить welcome-пак, оставаться на связи со стажёром и отправить ему приветственное письмо.
- Создать пребординг поможет конструктор для создания онлайн-курсов iSpring Suite.
