Что такое обучение персонала и как оно помогает компаниям расти

Квалифицированные кадры — один из главных ресурсов компании. Обученные сотрудники продуктивно работают и быстро адаптируются к изменениям, а значит, помогают бизнесу получать прибыль и развиваться. Ведь никакие технологии или грамотные управленческие решения не принесут пользы, если их некому внедрять на местах.

Прокачать знания и навыки команды помогает обучение персонала. Оно решает разные задачи бизнеса — от внедрения новых техник работы с клиентами до повышения квалификации топ-менеджеров.

Рассказываем, зачем развивать компетенции сотрудников, как обученность персонала влияет на успех бизнеса и почему компании выбирают онлайн-курсы. Поэтапно разберем, как создать и внедрить систему обучения в организации.

Обучение персонала: определение, цели и принципы

В любой сфере бизнеса происходят изменения: появляются новые продукты, конкуренты выходят на рынок, меняется законодательство. Поэтому знания и навыки сотрудников нужно постоянно обновлять. Бухгалтеры должны разбираться в актуальных требованиях налоговой, а работники производства — уметь пользоваться современным оборудованием.

Цели обучения персонала зависят от потребностей бизнеса, а также от ситуации на рынке и внутри компании. Чтобы команда помогала предприятию развиваться, нужно дать ей достаточно знаний. Профессиональное обучение и развитие как раз помогают работодателю растить компетенции сотрудников.

Для чего нужно обучение персонала:

• Повысить эффективность труда. Этот термин означает способность работника рационально использовать ресурсы и время для достижения максимальных результатов. Обучение повышает квалификацию и мотивацию сотрудников — как следствие, они быстрее и лучше справляются со своими задачами. Например, если менеджер по продажам прокачает навык переговоров, он сможет продавать больше. Значит, вырастут его показатели эффективности — объем выручки и средний чек.
• Внедрить новые методы работы. Обучение помогает освоить новые программы, технику или инструменты. Например, когда компания переходит на электронный документооборот, нужно научить сотрудников пользоваться сервисом ЭДО. А если в цех привезли новый станок, необходимо провести техническое обучение персонала и показать операторам, как он работает.
• Познакомить с обязательной информацией. Некоторые виды обучения сотрудники должны пройти в обязательном порядке, потому что этого требует закон. Например, прослушать противопожарный инструктаж или прочитать правила техники безопасности.
• Сплотить команду. Совместная деятельность укрепляет доверие и учит коллективно решать задачи. В сплоченной команде людям проще договориться, а количество конфликтов стремится к нулю.
• Адаптировать новичков. Обучающие курсы знакомят новых сотрудников с обязанностями, компанией и продуктом. Новички быстро осваивают базовую информацию, а опытным коллегам не приходится по много раз отвечать на одни и те же вопросы.

Во многих компаниях профессиональное обучение персонала — это не разовые мероприятия по необходимости, а непрерывный процесс. Некоторые компании даже открывают корпоративные университеты: например, так сделали Сбер, ВТБ и МТС.

Пример обучения персонала. Сбер растит IT-специалистов внутри компании — сотрудники могут пройти курсы переподготовки

Плюсы обучения персонала для компании

Некоторые предприниматели думают, что проще нанять обученного человека, чем развивать собственного сотрудника. На самом деле в каждом бизнесе есть свои особенности, поэтому опыт стороннего специалиста может оказаться бесполезным. Обучающие курсы в компании дают гарантию, что человек получит именно те навыки и знания, которые нужны в вашей сфере. Вот какие преимущества дает обучение и повышение квалификации персонала.

Улучшение качества продукта. Например, обучение производственного персонала помогает рассказать об особенностях работы на конкретном оборудовании, возможных ошибках и причинах брака. В результате производство выпускает качественные изделия и бережно расходует материалы. А квалифицированные менеджеры по работе с клиентами, прошедшие обучение, лучше понимают запросы потребителей и поддерживают высокий уровень сервиса.

Повышение лояльности персонала. Совместное обучение благотворно влияет на психологический климат в коллективе. Например, сотрудники могут познакомиться с коллегами из других департаментов, филиалов и регионов. Люди чувствуют, что компания готова развивать перспективных специалистов, поэтому работают с большей отдачей. Всё это укрепляет лояльность сотрудников и снижает текучесть кадров.

Усиление HR-бренда. Возможность обучаться внутри компании — это конкурентное преимущество работодателя, которое помогает привлекать лучших специалистов.

Часто перспективные соискатели согласны на меньшую зарплату, если в организации есть система развития компетенций

Сокращение затрат на адаптацию новичков. В первые несколько недель сотрудник осваивается на новом месте: разбирается с программами, правилами и требованиями. Иногда бывает так, что новичок увольняется через пару месяцев, потому что так и не смог влиться в команду. Это значит, что работодатель впустую потратил на него деньги. Обучение сразу после найма помогает быстрее разобраться с организационными вопросами, подключиться к проектам и начать приносить пользу компании.

Формирование кадрового резерва. Во время обучения опытные коллеги передают знания начинающим, а перспективные специалисты могут проявить себя. Работодатель формирует пул сотрудников, которым квалификация позволяет претендовать на повышение. В результате выигрывают все: работники поднимаются по карьерной лестнице, а компания не зависит от ситуации на рынке труда.

Стоит сказать и о проблемах обучения персонала в организации. Квалифицированные кадры нужны всем, поэтому конкуренты могут переманивать специалистов. Компании страхуются от такой ситуации и включают в трудовой договор пункт о том, что сотрудник должен отработать определенное время после обучения.

Иногда коллектив сомневается, что курсы действительно нужны. Кому-то может показаться, что это пустая трата времени. Этот вопрос тоже легко решается: нужно объяснить сотрудникам, какую пользу они получат. Например, HR-специалисты прокачают навыки ведения интервью и смогут отбирать лучших кандидатов на вакансии. Чтобы заинтересовать команду, обучение должно быть действительно полезным, а не просто «для галочки».

Читайте также:

7 этапов обучения новых сотрудников: программа, методы, сроки

Обучение персонала работе на новом оборудовании: опыт 6 компаний

Виды обучения сотрудников

Есть разные способы повышения квалификации персонала — выбор зависит от бюджета, а также целей и возможностей компании. Рассмотрим два основных критерия для классификации корпоративных обучающих программ.

Критерий №1. Кто проводит обучение 

• Внутреннее. Проводят сотрудники компании для коллег — собственные специалисты разрабатывают и ведут обучающие курсы. Свои эксперты хорошо знакомы со спецификой бизнеса и коллективом, поэтому могут поделиться действительно актуальной информацией. Во многих компаниях есть даже отдельная штатная должность — тренер внутреннего обучения.
• Внешнее. Обучение ведут сторонние специалисты. Работодатели привлекают к организации курсов образовательные организации, онлайн-сервисы и независимых экспертов. Обычно так делают, если в компании нет профильных специалистов по теме или нужно организовать масштабное обучение для большого количества людей. Например, внешнее обучение персонала — это курсы иностранных языков или программирования.

Внешние и внутренние курсы можно и нужно сочетать. Например, обучать новых продавцов стандартам работы с клиентами могут собственные специалисты. А если нужно решить разовые задачи, компания привлекает сторонних экспертов. Например, организует семинар по новому законодательству для бухгалтеров или покупает курс для дизайнеров.

Внутренние курсы опираются на собственную экспертизу команды — в рамках такого обучения сотрудники делятся опытом друг с другом. Внешние эксперты и сторонние образовательные продукты помогают узнать последние тренды в обучении персонала и посмотреть со стороны на положение дел в компании.

Критерий №2. Где проходит обучение 

• Очное — курсы организуют в офлайне. Компания арендует помещение или приглашает преподавателя в офис.
• Дистанционное — обучение происходит удаленно на специальных онлайн-платформах или по видеосвязи.
• Самостоятельное — сотрудники изучают материалы в свободное время, например с помощью мобильных приложений.

Современные образовательные платформы позволяют организовать качественное дистанционное обучение и информирование персонала. Например, компании из региона не придется отправлять сотрудников в командировку, чтобы они прошли тренинг от эксперта из Москвы. А чтобы познакомить коллектив с правилами пожарной безопасности, не нужно собирать планерку. Поэтому всё больше организаций отказываются от очных встреч с преподавателями в пользу онлайн-курсов.

Методы обучения персонала в организации

Существует огромное количество методик профессионального обучения сотрудников. В этом разделе собрали самые популярные, которые подойдут для любой сферы бизнеса.

Методы очного обучения: 

• Лекция — монолог спикера на актуальную тему. Чтобы удержать внимание слушателей, эксперты часто добавляют интерактив. Например, запускают дискуссию или отвечают на вопросы из зала. Опытные лекторы быстро понимают уровень погруженности аудитории в тему и могут по ходу мероприятия корректировать контент и подачу.
• Семинар — обсуждение практических вопросов под руководством модератора или эксперта. Как правило, семинары проводят для небольших групп сотрудников, чтобы у всех была возможность высказаться.
• Тренинг — отработка навыков на реальных задачах. Участники уделяют минимум внимания теории и концентрируются на практике. Например, тренинг для сотрудников отдела продаж может включать звонки реальным клиентам, запись общения, анализ удачных приемов и ошибок.
• Наставничество — передача знаний от старших коллег новичкам. Наставник делится опытом, сопровождает и поддерживает нового сотрудника на протяжении длительного времени. Наставниками становятся специалисты, которые показали высокие личные результаты.
• Бизнес-игра — смоделированная ситуация, которая максимально напоминает реальный кейс. Участникам нужно в игровой форме найти решение или предложить варианты действий.

Во время обучения наставник передаёт новичку свои знания и опыт, разбирает ошибки и сложные ситуации

Многие методы очного обучения персонала в организации можно перенести в дистанционный формат — так будет проще и дешевле всё организовать. Например, онлайн-курсы подойдут, если филиалы компании расположены в разных регионах и нужно обучить всех сотрудников новому продукту.

Читайте по теме: 

Обучение персонала продукту — что это такое и как его провести

Методы дистанционного обучения персонала на рабочем месте: 

• Вебинар — онлайн-встреча со спикером. Один или несколько экспертов выступают, показывают презентацию и отвечают на вопросы слушателей. Метод пользуется популярностью, потому что помогает охватить широкую аудиторию. Вебинар, в отличие от офлайн-лекции, могут посетить сразу несколько сотен или даже тысячи человек. При этом потребуется только компьютер или смартфон и стабильное интернет-соединение.
• Видеокурс — запись выступления эксперта. Этот формат удобно использовать, если нужно поделиться однотипной информацией со множеством людей. Например, видео подойдет для обучения персонала на производстве. Опытный мастер может снять ролик, как работать на станке, и отправлять его всем новичкам.

При выборе метода обучения нужно учитывать должность сотрудника. Форматы, которые подходят для рядовых специалистов, могут не сработать с руководителями среднего звена и топ-менеджерами.

Читайте по теме: 

Обучение руководителей и управленческого персонала: методы и инструменты

Иногда сотрудников нельзя отвлекать от рабочего процесса даже ради нужного и важного обучения: например, в сезон высоких продаж будут в приоритете основные задачи. Но развивать компетенции и узнавать новое все-таки нужно, и в этой ситуации поможет самообучение.

Методы самостоятельного обучения:

• Чтение бизнес-литературы — руководитель или сотрудники могут составить список рекомендованных книг и изучать их в удобное время.
• Тестирование — работники отвечают на вопросы в специальных приложениях, чат-ботах или на образовательном портале компании. Программа автоматически подсчитывает результат и выдает оценку, а человек может увидеть свои недоработки и точки роста.

Крупные международные компании уделяют много внимания обучению и развитию персонала. Используют традиционные методы: проводят вебинары, тренинги и бизнес-игры для сотрудников. Некоторые внедряют уникальные практики.

Читайте по теме:

Зарубежный опыт обучения персонала на примере 13 компаний

Этапы обучения персонала

Рассказываем, как выстроить систему корпоративного образования, чтобы она приносила пользу компании и работникам.

1. Выявление сильных и слабых компетенций сотрудников. Проведите аудит знаний и навыков, чтобы понять, какие компетенции есть у работников до начала обучения. Можно опросить сотрудников и предложить им оценить собственные знания. Затем нужно провести анкетирование среди руководителей, чтобы узнать, каких компетенций команде не хватает по их мнению. Еще один вариант — провести профессиональное тестирование с экспертной оценкой результатов. В конце проанализируйте данные опросов, анкетирования и тестов — пересечения покажут, какие навыки и знания нужно развивать, и помогут найти точки роста.

2. Постановка целей. Определите основные направления обучения персонала. Для этого ответьте на вопросы: кого и чему предстоит научить, что нужно получить в результате.

После этого можно переходить к постановке целей. Чтобы обучение было     эффективным, их нужно выразить в четких, измеримых и достижимых         показателях. Например, «обучить операторов производственной линии         работать на новом оборудовании» — слишком расплывчатая                             формулировка. «Повысить ежедневный выпуск продукции на 10% после       курса производственного обучения сотрудников» — хорошо. Правильно       ставить цели поможет методика SMART.

Какой должна быть цель обучения по методу SMART: 

• S — Specific — определенной;
• M — Measurable — измеримой;
• A — Achievable — достижимой;
• R — Relevant — существенной;
• T — Time Bound — ограниченной во времени.

3. Выбор методов с учетом бюджета, целей и задач обучения. Продумайте, как организовать обучение: очно или дистанционно, индивидуально или в группах, своими силами или с привлечением сторонних экспертов.

Например, если нужно познакомить продавцов с новым продуктом,                подойдет вебинар. Эксперты расскажут о товаре, а слушатели сразу                  смогут задать вопросы и обсудить возможные возражения клиентов. А          чтобы отработать на практике конкретные техники продаж, организуйте      тренинг. Если кадровикам требуется прояснить новое трудовое                          законодательство, можно провести семинар с юристом.

4. Подготовка персонала. Бывает так, что внедрение обучающих курсов встречает сопротивление в команде. Чтобы избежать такой ситуации, заранее объясните коллективу актуальность обучения. Например, бухгалтеры заинтересуются курсом, если поймут, что он поможет быстрее формировать квартальную отчетность.
5. Создание образовательного контента. После того как определились с концепцией обучения персонала, поставили цель и выбрали метод, можно переходить к разработке обучающих материалов. Нужно написать статьи для самостоятельного изучения, создать презентации, снять видеоуроки и составить тесты.

При разработке материалов учитывайте уровень подготовки                              сотрудников. Содержание и сложность программы зависят от того, кто          будет обучаться — новички или опытные специалисты.

Привлеченные эксперты часто сами готовят материалы для вебинаров и      лекций. Сообщите спикеру, какая информация нужна вашей компании,        какие знания сотрудников важно прокачать. Обязательно согласуйте              презентацию, чтобы курс не оказался бесполезным или не                                  соответствующим уровню скилов вашей команды.

6. Организация образовательного процесса. Чтобы люди максимально погрузились в обучение, нужно обеспечить для этого комфортные условия. Выберите удобное место и время проведения курса, заранее предупредите всех участников, помогите сотрудникам освободить слот в течение рабочего дня. Еще один важный момент — стабильная работа техники во время дистанционного обучения. Свяжитесь с экспертом до начала занятия, чтобы проверить интернет-соединение и работу микрофона.

Обсудите со спикером возможность обратной связи со слушателями.              Например, можно предусмотреть «домашние задания» — небольшие              задачи или тесты на закрепление навыков. Сотрудники выполняют их            после курса, отправляют эксперту и получают оценки или рекомендации.

7. Оценка результатов. Есть несколько способов понять, насколько эффективным было обучение. Чтобы увидеть объективную картину, лучше использовать сразу все.

• Опросите сотрудников — узнайте, какая информация из курса показалась интересной, а что не понравилось. Спросите, какие знания они планируют применять на практике. Оценку можно провести в формате индивидуальных интервью или фокус-групп.
• Узнайте мнение экспертов — проведите независимый аудит компетенций команды после обучения. Это поможет понять, что усвоили сотрудники, получается ли применять новые знания на практике.
• Сравните количественные показатели работы — сделайте замер до и после курса. Например, оцените количество звонков, обработанных службой поддержки в течение недели. Если результаты улучшились — значит, обучение было эффективным.

Оценивать результаты лучше через две-четыре недели после обучения: за это время сотрудники успеют отработать новые знания на практике, и вы получите объективные показатели

Когда создаете систему корпоративного обучения, нужно придерживаться следующих принципов:

• открытость — все сотрудники понимают, как работает система;
• доступность — любой работник может пройти курс по своей специальности;
• надежность — образовательный процесс выстроен последовательно и идет непрерывно.

iSpring Learn для онлайн-обучения персонала

По статистике, компании из США в среднем тратят от 1000 до 1500 долларов в год на развитие компетенций одного работника. При этом людям требуется время, чтобы изменить привычные паттерны поведения и начать использовать новые знания на практике. Поэтому затраты на обучение окупаются довольно долго.

Чтобы сэкономить бюджет, компании отказываются от очных лекций и тренингов и переходят на онлайн-курсы. Развиваются внутреннее обучение персонала в организации и системы наставничества — это позволяет не привлекать дорогих экспертов со стороны.

Компания MW-LIGHT внедрила дистанционные курсы для сотрудников и снизила ежегодный бюджет на обучение с 16 до 3 миллионов рублей. Раньше, чтобы рассказать тысяче продавцов о новом товаре, уходило около пяти месяцев, а сейчас достаточно нескольких дней. В отдельной статье разбираем кейс MW-LIGHT.

Организовать дистанционное обучение сотрудников компании без потери эффективности поможет платформа iSpring Learn. Запустить онлайн-курс здесь можно буквально за один день.

Загружайте готовые материалы. Если у вас уже есть обучающие видеоролики, статьи, аудиозаписи или презентации, можно загрузить их на образовательный портал.

Также на платформе iSpring Learn можно создать полноценную базу знаний, которая будет доступна в режиме 24/7

Создавайте обучающие статьи. В редакторе лонгридов можно писать тексты, добавлять к ним картинки, видео и инфографику. С помощью навигации длинный материал можно разделить на главы, чтобы пользователям было удобно изучать его по частям.

Статьи можно оформить в корпоративном стиле: выбрать шрифты, цветовую гамму и графику для оформления

Проводите вебинары. iSpring Learn интегрирован с Zoom — платформа позволяет вести трансляции сразу для большого количества сотрудников. Сервис заранее присылает приглашения участникам, сохраняет запись вебинара и собирает статистику посещений.

Трансляции можно вести на устройствах с любыми операционными системами: Windows, Linux, iOS и Android

Составляйте траектории обучения. Курсы можно объединять в персональные учебные планы для департаментов и отдельных сотрудников. Каждый пользователь получит доступ только к актуальной для него информации.

Отслеживайте статистику. Платформа покажет, сколько человек прочитали статью, посмотрели курс или подключились к вебинару. Можно настроить уведомления для руководителей о том, что сотрудники прошли обучение.

Статистика поможет понять, какие темы вызывают затруднения у сотрудников, и вовремя скорректировать траекторию обучения

На платформе iSpring Learn ваши данные в безопасности: они хранятся на серверах в России и защищены системой резервного копирования. Корпоративный образовательный портал можно создать в облачном сервисе или развернуть на серверах вашей компании. Чтобы сотрудникам было удобно учиться даже без доступа в интернет, есть мобильное приложение.

iSpring Learn предоставляет тестовый бесплатный демодоступ на 14 дней, чтобы вы могли оценить возможности платформы.

Краткое резюме

• Обучение персонала — это мероприятия, которые проводит работодатель, чтобы развивать компетенции сотрудников.
• Цели обучения и развития персонала: повысить эффективность труда, внедрить новые методы работы, сплотить команду, адаптировать новичков.
• Обучение персонала имеет ряд плюсов для компании: повышает качество продукта и лояльность персонала, сокращает затраты на адаптацию новичков, помогает формировать кадровый резерв, укрепляет HR-бренд.
• Принципы и формы обучения персонала выбирают в зависимости от потребностей и возможностей компании. Например, внутреннее обучение проводят собственные специалисты, а внешнее — привлеченные эксперты. Учить сотрудников можно очно, дистанционно или поощрять самообучение.
• Популярные методы обучения: вебинар, видеокурс, семинар, тренинг, бизнес-игра. Выбирать нужно исходя из задачи обучения.
• Чтобы организовать обучение персонала, нужно правильно поставить цель, выбрать подходящий метод, подготовить сотрудников, создать контент, провести курс и оценить результат.
• Экономить бюджет помогают дистанционные обучающие курсы.
• Дистанционно учить сотрудников можно на специальных образовательных платформах.
• К платформе iSpring Learn можно подключиться за 1 день и бесплатно тестировать в течение 14 дней.