Аудит системы обучения персонала: когда и зачем проводить

Обучение сотрудников должно быть связано с целями компании. Но всегда ли так бывает? Чаще всего HR-менеджер и руководитель только спустя время видят, что на обучающий курс потратили большую сумму, а результата он не принес. Это может привести к тому, что развитие сотрудников станет не помощником, а ограничителем роста компании.

Чтобы этого избежать, компании нужно периодически проводить аудит системы обучения персонала. В статье мы подробно разберем:

• что такое аудит системы обучения,
• зачем нужно проводить аудит,
• какие методы используют в процедуре аудита,
• что оценивают аудиторы в системе обучения.

Что такое аудит системы обучения персонала

Аудит системы обучения — это оценка HR-процессов, которые связаны с обучением и развитием персонала. Его проводят, чтобы понять, соотносятся ли методы обучения с бизнес-целями компании. Процесс аудита важен для любых компаний. Большим корпорациям результаты помогут в росте бизнеса, маленьким — могут сэкономить бюджет за счет правильного подхода к развитию сотрудников.

Не всегда обучение как-то влияет на стратегические бизнес-цели. Например, компания отправила отдел продаж на тренинг по переговорам. Клиенты перестали писать негативные отзывы, но выяснилась другая проблема: им не хватало информации по продукту, и поэтому результаты по продажам особо не менялись. Без аудита сложно оценить эффективность тренингов, курсов и менторских программ.

Зачем проводить аудит

Основная цель аудита обучения персонала — посмотреть на процесс комплексно. Аудит можно сравнить с регулярным медицинским осмотром. Аудитор как врач проверяет состояние обучения и его влияние на другие процессы в компании. Далее он дает рекомендации по улучшению. Рассмотрим подробнее, для каких целей проводят аудит системы обучения.

1. Оценка эффективности обучения

Аудит показывает слабые и сильные стороны обучающих программ в разрезе результатов сотрудников. Например, может оказаться, что сотрудникам не хватает какой-то информации или, наоборот, курс хорошо помогает разобраться в рабочих задачах.

Эффективность обучения можно проверить с помощью метрик. Они помогают объективно оценить процесс обучения и его влияние на бизнес-цели.

Читайте по теме:

Как измерить эффективность обучения: ключевые метрики eLearning

2. Выявление потребностей сотрудников

Не каждый сотрудник открыто скажет о том, что ему не хватает каких-то знаний. Особенно когда у него десяток задач и несколько непройденных курсов. С помощью аудита можно узнать об интересах сотрудников. Например, кому-то хочется пройти курс по тайм-менеджменту, а кому-то — отработать навык выступлений.

3. Оптимизация ресурсов

Нередко компании тратят неоправданно большие суммы на обучение персонала. Например, отправляют сотрудников на внешние тренинги, хотя готовый онлайн-курс может быть эффективнее и дешевле. С помощью аудита можно найти инструменты, которые сократят затраты на обучение, а их запуск займет меньше времени.

4. Повышение компетентности персонала

Если компания не проводит регулярную оценку компетенций сотрудников, будет сложно понять их уровень знаний. Аудит системы обучения помогает найти те области, в которых сотрудникам нужно повышать компетентность. Например, у бизнес-аналитика таким навыком может быть работа в SQL, а у менеджера проекта — переговоры с клиентом.

5. Соответствие стандартам

Для некоторых сфер необходимы обучающие программы, которые соответствуют нормативам. Например, если курс по безопасности составлен некорректно, это повышает риск несчастных случаев на производстве. Аудит помогает адаптировать курс под нужные требования.

6. Усиление HR-бренда

Репутация компании складывается из многих факторов. Один из них — фокус на развитии сотрудников. Если обучение в компании интересное, это можно сделать фишкой для привлечения новых людей в команду. И наоборот. Если обнаружатся слабые места, компания может пересобрать курсы, чтобы стать более привлекательным работодателем.

Пять основных компонентов аудита обучения персонала

Аудит системы обучения помогает оценить все аспекты: от бюджета до учебных материалов. Можно сделать акцент на чем-то одном, но тогда картина будет неполной. Рассмотрим подробнее, из чего состоит аудит обучения персонала.

1. Стратегия обучения

Стратегия — это цели, этапы и форматы. Именно на них направлен фокус в аудите. Даже если компания уверена в качестве курсов, будет не лишним это проверить. Например, дают ли курсы толчок для развития или, наоборот, стопорят процессы. В стратегии обучения проверяют несколько аспектов. Рассмотрим их подробнее.

Цели компании. Это результаты и бизнес-показатели, к которым стремится компания. Если курсы и тренинги основаны на целях, их можно оставлять. Если нет, L&D-менеджерам нужно искать другие инструменты. Например, розничная сеть хочет улучшить клиентский сервис. Для такой цели подойдут интерактивные тренажеры и курсы по переговорам. А вот скучные лекции по продукту никак не помогут найти общий язык с недовольными покупателями.

Выбор курса всегда стоит начинать с цели. Если ее нет, аудит выявит пробелы

Анализ конкурентов. Этот инструмент похож на маркетинговый анализ. Только вместо продукта в аудите обучения фокус на том, как конкуренты развивают сотрудников. Изучаются успешные кейсы, форматы курсов и регулярность обучения. Такую информацию найти непросто, но аудитор может, например, обратиться к коллегам, которые работают у конкурентов. Анализ поможет понять положение на рынке и найти свежие идеи.

Оценка сотрудников. Здесь аудитор смотрит, какие компетенции нужно развивать в соответствии с целями бизнеса. Бывает так, что компания обучает каких-то сотрудников чаще, а других, наоборот, не развивает. Или обучение направлено не на тех специалистов. К примеру, менеджеры проходят курсы по продажам, но на финале проект клиенту презентует маркетолог. Так как обучение он не проходил, ему сложно отработать возражения. В итоге количество незакрытых сделок растет, и руководитель не понимает, с чем это связано.

2. Процесс обучения

В аудите процесса фокус на том, как проходит обучение в целом. Какая периодичность, есть ли обратная связь, как выбраны форматы и структура курсов. Рассмотрим каждый компонент подробнее.

Методы обучения. Это оценка всех обучающих форматов в компании. Аудитор сравнивает программы курсов, выявляет слабые и сильные места, дает рекомендации. Иногда курс легче полностью переделать, чем исправлять отдельные блоки. Например, если обучающие видео слишком длинные или информация в них уже не актуальна.

Структура курсов. В структуру входит содержание обучающих программ: от тем до интерактивных элементов. Аудитор вместе с руководителем и HR оценивает актуальность информации, удобство формата и логику курса. Также к аудиту можно привлечь опытного сотрудника или наставника. Они подскажут, какие материалы нужны для прокачки скилов сотрудников, а что можно убрать.

Обратную связь от наставников важно собирать регулярно — минимум раз в месяц. Это поможет HR узнать, как в целом усваивают материал новички и стоит ли что-то менять в онбординге.

Читайте по теме:

Как оценить эффективность наставничества: 5 способов от HR-отдела iSpring

Обратная связь и оценка результатов. Это анализ того, как сотрудники узнают о результатах и помогают ли им в процессе обучения. Возможно, кому-то не хватает мотивации, а кто-то не может разобраться в материалах. Аудит подсвечивает такие моменты и помогает сделать обучение поддерживающим.

Периодичность обучения. Здесь аудитор смотрит, как часто проводится обучение и насколько загружены сотрудники. Не всегда руководитель и HR могут адекватно оценить нагрузку. Например, назначают менеджеру новый курс и рассчитывают, что он пройдет его за один день. Но у сотрудника аврал в задачах, поэтому он откладывает обучение изо дня в день.

Лучше не ставить больше одного обучения в квартал, чтобы не перегружать сотрудников

3. Программное решение

Потребности бизнеса постоянно меняются, как и технологии e-Learning. Цель технологий — сделать обучение удобным для всех: сотрудников, HR, руководителей. Проверить это поможет аудит. Он покажет, удачно ли выбраны платформы для курсов и какие инструменты стоит обновить. Рассмотрим, какие аспекты проверяют в программном решении.

Качество платформы. Аудит включает анализ функций, интерфейса и гибкости системы. Иногда проблемы в обучении возникают из-за неэффективных технических решений. Например, компания запускает онлайн-курс по охране труда. В нем более 50 видеолекций, интерактивных тестов и документов. Платформа для курса работает медленно, видео подвисает, и сотрудники тратят много времени на обучение. К тому же система некорректно выгружает отчеты, так как курс одновременно проходит большое количество человек. В результате процент прохождения снижается, и компания не может оценить знания сотрудников.

Защита информации. Этот компонент важен как для сотрудников, так и для компании. Во-первых, нужно убедиться, что данные о персонале и бизнес-процессах надежно защищены. Во-вторых, в системе должно быть резервное копирование данных. Иначе компания легко потеряет информацию с результатами по прошлым курсам.

Интеграция с другими системами. Это возможность синхронизации платформы с HR-системами, корпоративным порталом и CRM. Если этой функции у ПО нет, аудит поможет выбрать более гибкие инструменты. Например, платформы, которые автоматически интегрируются с системами через API.

4. Бюджет отдела обучения

Аудит бюджета показывает, сколько денег компания тратит на обучение персонала. На основе данных компания может сократить бюджет, выбрать другие курсы или, наоборот, расширить программу. Рассмотрим, что входит в аудит бюджета обучения.

Плановые и фактические затраты. Это сравнение запланированных расходов на обучение с реальными затратами. Не всегда эти цифры лежат на поверхности. Например, компания планирует потратить на разработку курса 200 000 ₽. Но при этом она не учитывает расходы на спикеров, обработку контента и материалы. Тогда сумма будет значительно выше той, на которую рассчитывала компания.

Стоимость обучающих программ. Этот аспект оценивают отдельно в нескольких случаях. Например, если вы только начали внедрять обучение и не знаете, сколько это будет стоить. Или другой пример. Вы обучаете персонал с помощью вебинаров и хотите попробовать новый формат — VR-обучение. Для этого нужно сделать аудит бюджета и сравнить стоимость с другими форматами.

ROI (возврат инвестиций). Коэффициент ROI показывает эффективность и окупаемость обучения. Для компании это простой способ понять, приносят ли курсы столько же денег, сколько тратится на их разработку. Например, если бюджет на обучение вырос, но прибыль осталась на месте, это плохой сигнал. В таком случае компании нужно менять подход.

Для объективной картины ROI нужно использовать вместе с другими инструментами оценки. Один из них — модель Киркпатрика и Филлипса. Она оценивает изменения бизнес-результатов после внедрения курсов и тренингов.

Читайте по теме:

Расчет эффективности обучения персонала: от опросников к ROI

5. Учебные материалы

Цель аудита учебных материалов — проверить, насколько они релевантны и интересны сотрудникам. Для этого изучаются материалы уроков, их актуальность и длительность. Это важный этап аудита. Потому что бывает так, что стратегия обучения выбрана правильно, а материалы устарели или не подходят сотрудникам. Рассмотрим, что входит в аудит учебных материалов.

Темы и информация в программах. Здесь фокус — на содержании курсов и любого обучающего контента. Если компания только планирует запускать курс, аудит системы обучения покажет, что в материалах хорошо, а какой контент лучше заменить. Кроме экспертов, к оценке можно привлечь сотрудников — например, провести опросы или интервью. Тогда не нужно будет переделывать курсы из-за того, что материал в них скучный и сложный.

Уникальность материалов. Здесь проверяются все программы обучения для того, чтобы найти схожесть материалов. Возможно, новый курс по коммуникации повторяет предыдущий. Тогда лучше его обновить, чем запускать новый. Так компания избежит лишних трат и сэкономит время сотрудников.

Подача материала. Помимо содержания, важно оценить качество материала: насколько дизайн и подача соотносятся с компанией; есть ли в курсе развлекательные элементы, баллы и видео; понятна ли структура. Всё это оценивается в аудите. На основе результатов компания сможет доработать курс так, чтобы он вызвал интерес, а не отторжение.

Эдьютейнмент — один из вовлекающих форматов обучения. Он подходит для любых сфер бизнеса и легко адаптируется под разных специалистов. Например, новичков или менеджеров по продажам.

Читайте по теме:

Технология эдьютейнмент: как одновременно обучать и развлекать сотрудников

Методы аудита системы обучения персонала

Методы аудита — это инструменты, которые помогают оценить эффективность обучающих программ. В зависимости от целей применяют все методы или выбирают какой-то один. Например, если HR хочет узнать мнение сотрудников о вебинаре, подойдут опросы. А для более глубокого анализа лучше выбрать глубинные интервью или фокус-группы. Рассмотрим методы аудита системы обучения и их цели подробнее.

Опросники

Самый распространенный метод аудита системы обучения. С помощью опросников HR-менеджеры выясняют интерес сотрудников к обучению, а также возможные сложности.

Кому подойдут. Для компаний с большим числом сотрудников, где сложно организовать личные интервью или фокус-группы.

Пример формы опроса для сотрудников

Интервью

Интервью используют во всех HR-процессах, в том числе и в аудите. Но, в отличие от оценки и найма, при аудите обучения интервьюируют ключевых сотрудников:

• руководителей отделов;
• HR-специалистов;
• топ-персонал;
• L&D- и T&D-менеджеров.

Интервью бывает двух видов: структурированное и неструктурированное. Первое проводится по готовому списку вопросов, второе — в более свободной форме. Основная цель интервью — получить мнение с разных сторон, так как каждый подсветит что-то свое. Например, руководитель обратит внимание на низкие KPI, а HR-специалист — на снижение мотивации команды.

Кому подойдут. Компаниям с многоуровневой системой обучения и с иерархической структурой.

Читайте по теме:

Как провести поведенческое интервью по методике PARLA: 5 типов вопросов

Методика STAR: как проводить интервью по компетенциям

Фокус-группы

Фокус-группы — это групповые обсуждения между сотрудниками разных уровней и подразделений. Как правило, их приводит модератор. Это внешний консультант, который дает объективную оценку курсу или результатам сотрудников.

Разберем на примере. Допустим, IT-компания внедряет курс по управлению проектами. Чтобы понять, как он сработает, проводится фокус-группа с менеджерами проектов, отделами разработки, маркетинга и финансов. В процессе участники обсуждают гипотезы, делятся мнением о пользе курса и обсуждают слабые стороны. На основе этой информации HR и L&D-менеджеры формируют курс, который будет соответствовать бизнес-целям.

Кому подойдут. Крупным корпорациям и компаниям, которые запускают новую систему обучения.

Фокус-группа с четырьмя-пятью участниками — оптимальный вариант. Он позволяет глубоко проработать вопрос, и каждый может высказаться

Визуальное наблюдение

Этот метод немного похож на эксперимент. Аудитор вместе с HR-менеджером изучают, как в команде проводится курс, тренинг или лекция. Они могут протестировать обучение на себе или остаться в роли наблюдателя в тот момент, когда сотрудники проходят обучение. Иногда для визуального наблюдения используют видеозаписи.

Разберем, как это работает, на примере. Компания проводит аудит курса по развитию навыков презентации для менеджеров. HR и аудитор решили записать несколько уроков, чтобы оценить вовлеченность и среднее время прохождения курса. В результате выяснилось, что часть материалов сотрудники перематывали, потому что они были скучными. HR предложил добавить интерактивные тренажеры, чтобы сотрудники сохраняли интерес к курсу.

Кому подойдут. Компаниям, которые проводят разноформатное обучение для сотрудников несколько раз в год.

Отчеты из LMS

LMS (от англ. Learning Management System) — это система, которая помогает управлять процессом обучения. Она формирует отчеты о прохождении курсов, отслеживает прогресс и вовлеченность сотрудников. Разберем на примере. Допустим, вы обнаружили, что сотрудники проходят курс по переговорам за 20 минут, в то время как в нем несколько видео по 35–40 минут. LMS выявит немотивированных сотрудников и уроки, которые они чаще всего пропускают. На основе этого HR сможет сделать курс более интересным и мотивирующим.

Вот на какие вопросы поможет ответить LMS:

• Какие курсы наиболее популярны?
• Какой процент сотрудников завершил обучение вовремя?
• Сколько уроков закончил каждый сотрудник, а какие еще в процессе?
• Какие результаты после тестирования?
• Какой общий прогресс по обучению за последний месяц/квартал/год?

Кому подойдут. Крупным компаниям и тем, кто специализируется в узкой области.

Кто проводит аудит системы обучения

Аудит могут проводить эксперты компании: HR-отдел, L&D- и T&D-менеджеры, руководитель, топ-менеджеры. Но чаще всего это делает внешняя компания для объективности и полной оценки. Рассмотрим роли участников в аудите системы обучения подробнее:

• Руководитель. Анализирует бюджет и цели обучения, прогнозирует результаты.
• HR. Оценивает материалы курсов и весь процесс обучения. Запрашивает обратную связь у сотрудников и руководителей по всем этапам обучения.
• L&D- и T&D-менеджеры. Изучают потребности в обучении руководства и сотрудников. Соотносят обучающие программы с целями компании.
• Топ-менеджеры. Анализируют цели обучения и связывают их со стратегическими задачами.
• Внешние организации. Проводят фокус-группы, интервью и используют другие методы аудита. Дают независимую оценку и составляют рекомендации для компании.

Что делать с результатами аудита

Аудит обучения персонала сработает в вашу пользу, если вы составите пошаговый план действий. В нем должны быть учтены все слабые места, которые вы нашли в процессе оценки, например низкая вовлеченность сотрудников или устаревшие материалы. Рассмотрим шаги, которые нужно сделать перед составлением плана.

Шаг 1. Оцените самые слабые места

Все цифры и выводы у вас уже на руках. Посмотрите на них и решите, что стоит исправлять в первую очередь. К примеру, аудит выявил две проблемы. Первая — бюджет обучения вырос на 40%, вторая — материалы в курсах оказались неактуальными. Если вы начнете с бюджета, сотрудники будут тратить время на информацию, которая им не пригодится. Это также негативно скажется на бизнес-процессах. Поэтому лучше начать с обновления курсов.

Шаг 2.  Расставьте приоритеты

Остальные задачи расположите в порядке приоритетности. Начинайте с тех, которые принесут компании максимальную пользу. Например, снижение ROI или выбор гибкой платформы. Последними выпишите то, что можно исправить быстро и без рисков для бизнеса. К примеру, поменять картинки в уроках или выбрать другое время для обучения.

Шаг 3. Определите участников

В идеале с результатами аудита должен работать HR-отдел вместе с руководителем и топ-менеджерами. И у каждого будут свои задачи. Руководитель посчитает бюджет, HR адаптирует материалы, а топ-менеджеры сопоставят цели обучения со стратегией компании. Исходите из своих задач и компетенций команды. Тогда процесс будет двигаться.

Шаг 4. Составьте план

План действий вырастает из рекомендаций аудитора. Однако не стоит воспринимать их как готовое руководство: стратегия может измениться, и тогда какие-то пункты станут неактуальными. Например, вы делали аудит перед запуском нового продукта. Аудитор изучил бюджет, структуру курса и объяснил, что нужно улучшить. Но через полгода вы решили приостановить разработку продукта, чтобы проработать клиентский сервис. Тогда в вашем плане появятся новые цели и задачи.

iSpring Learn для онлайн-обучения персонала

Для того чтобы система обучения помогала компании расти, нужны гибкие инструменты. Один из таких — платформа для онлайн-обучения iSpring Learn. В ней вы сможете запустить эффективное интерактивное обучение для любых сотрудников без лишних затрат. Разберем несколько преимуществ платформы iSpring.

Легкий запуск курсов

iSpring Learn облегчает процесс запуска обучения. На платформе есть возможность создать траекторию обучения — план для разных сотрудников: от менеджеров по продажам до руководителей отделов. Достаточно загрузить учебные материалы и отправить приглашение сотрудникам.

Контроль прохождения обучения

Если аудит выявил, что сотрудники часто пропускают курсы, iSpring Learn поможет это исправить. На платформе есть календарь, в котором удобно планировать вебинары, очные тренинги и онлайн-курсы. За пару дней сотрудники получат напоминание, а если всё же человек пропустил мероприятие, система автоматически пригласит его на повторное обучение.

Мероприятия можно посмотреть на месяц, неделю или общим списком на год

Экономия ресурсов

Платформа iSpring Learn — это система для обучения сотрудников, в которой можно загружать любое количество материалов, презентаций и видео без дополнительной платы за гигабайты или новый курс. В iSpring Learn есть встроенный конструктор лонгридов. Это простые учебные материалы, которые сотрудники могут повторно изучать в любое время.

Также на платформе вы быстро оформите портал в стиле вашей компании, благодаря чему сотрудникам не нужно будет привыкать к новому инструменту.

Цвета и логотип компании добавляются через панель управления за пару минут

Оценка материалов сотрудниками

С помощью iSpring Learn вы сможете узнать, какие курсы наиболее популярны среди сотрудников и на каких слайдах они останавливаются дольше остальных. После этого вы сможете изменить программу и убрать из нее материал, который не интересен сотрудникам.

Также на платформе есть функция обсуждений. С помощью нее вы узнаете мнение сотрудников о курсе и сможете ответить на вопросы.

Уведомление о вопросе приходит администратору курса на email

Аудит системы обучения персонала: актуальность и выводы

1. Основная цель аудита обучения персонала — выявить сильные и слабые стороны системы обучения, а затем составить план улучшения.
2. Главный показатель эффективного обучения — окупаемость в цифрах и влияние на бизнес-результаты. Эти данные показывает коэффициент ROI.
3. При аудите анализируют стратегию, процесс обучения, бюджет, программные решения и учебные материалы.
4. Всего используют пять методов: опросники, интервью, фокус-группы, наблюдение и отчеты из LMS. Можно использовать все или выбрать один инструмент, если не нужен детальный анализ.
5. В аудите участвуют L&D- и T&D-менеджеры, HR, руководитель и топ-менеджеры. Для объективной оценки компании обращаются к внешним экспертам.
6. После аудита выберите самые важные задачи, определите участников и составьте план действий.

7. Обучение сотрудников эффективнее запускать с помощью гибких инструментов. В iSpring Learn вы сможете запустить любой курс, собрать обратную связь сотрудников и контролировать весь процесс обучения.