Что такое кадровый резерв и какие задачи бизнеса решает

Согласно исследованиям института экономики РАН, около 90% компаний в России испытывали дефицит кадров в 2023 году. Найти квалифицированных сотрудников трудно на всех уровнях — от линейных работников до топ-менеджеров. Нехватка кадров образовалась из-за оттока специалистов за границу, сокращения количества трудовых мигрантов из других стран и последствий демографической просадки в 1990-х годах. По прогнозам экспертов, в ближайшие годы ситуация на рынке труда не улучшится, поэтому в ответ на вызов компании формируют кадровый резерв.

В дефиците оказались представители самых разных профессий: программисты, менеджеры по продажам, логисты, водители грузовиков и наладчики производственного оборудования. Предприниматели понимают, что быстро закрыть вакансию будет сложно, поэтому заранее отбирают и готовят запасных специалистов. Это позволяет сохранить непрерывность бизнес-процессов, защититься от кадрового голода и не перегружать новыми обязанностями остальных работников. HR-менеджеры компаний находят дополнительные трудовые ресурсы как внутри команды, так и за пределами предприятий.

В нашей статье разберем теорию о формировании кадрового резерва и приведем примеры и кейсы реальных компаний. Расскажем, как сформировали кадровый резерв розничная торговая сеть «Корзинка» и телекоммуникационный холдинг РТРС. Поделимся, какими инструментами для отбора запасных специалистов пользуются ведущий российский банк СБЕР и популярный интернет-сервис «Авито».

Читайте в статье:

• что такое кадровый резерв;
• зачем компаниям готовить запасных сотрудников;
• каких специалистов можно включать в резерв;
• преимущества, виды и принципы формирования запаса кадров;
• как отбирать, обучать и развивать сотрудников в резерве.

Кадровый резерв: определение, функции, принципы формирования

Кадровый резерв в компании — это группа специалистов, которые смогут занять вакансии, если потребуется. Например, когда появится новая должность, откроется филиал или кто-то из сотрудников решит уйти. Прежде чем попасть в резерв, люди подтверждают квалификацию, проходят отбор и обучение. Это нужно работодателю, чтобы убедиться в соответствии специалиста требованиям компании.

Пул запасных сотрудников помогает реагировать на изменения внутренней и внешней среды, а также экономить время и деньги при отборе и найме кандидатов. Когда в компании есть развитая система кадрового резерва, бизнес-процессы не прервутся из-за дефицита специалистов. А внезапные увольнения ключевых сотрудников не обернутся лишними затратами на поиск и подготовку новых работников.

Во многих крупных компаниях работают постоянные программы кадрового резерва. Например, СБЕР приглашает на стажировки молодых IT-специалистов — студентов и выпускников вузов

В компании может быть два типа резервирования специалистов: внутреннее и внешнее. Внутреннее — это отбор действующих сотрудников, у которых есть потенциал для повышения в должности. Внешнее — это формирование базы сторонних кандидатов, которые помогут закрыть текучесть кадров в компании или пополнят штат.

Зачем нужен кадровый резерв:

• Расширять бизнес. Если компания открывает новые филиалы или направления работы, понадобятся сотрудники. Например, руководителей можно назначить из внутреннего кадрового резерва, а линейных сотрудников набрать из внешнего. Так работодатель сможет быстро сформировать команду, а топ-менеджер, знакомый со стандартами и ценностями компании, внедрит их на новом месте.
• Развивать сотрудников. Бывает так, что работники стремятся к повышению или внештатные специалисты хотят строить карьеру в компании, но прямо сейчас такой возможности нет. Например, студент на стажировке хочет попасть в штат, а рядовой менеджер нацелен стать руководителем отдела. Тогда HR-департамент включает людей в резерв, чтобы они обучались и повышали квалификацию. А когда появятся свободные должности, компания сделает офер подготовленным кандидатам.
• Собрать команду под проект. Внутренний кадровый резерв помогает лучше изучить компетенции действующих сотрудников, а внешний — отобрать потенциальных кандидатов за пределами компании. Затем HR-менеджеры проводят собеседования и выявляют таланты, которые нужны для реализации проекта.
• Прокачать общий уровень менеджмента. Претенденты на повышение обучаются, развивают навыки и растят квалификацию. В результате назначения из кадрового резерва помогают сформировать в компании пул высококлассных управленцев.

Формирование корпоративного кадрового резерва требует времени. Отбор и подготовка специалистов могут занимать от нескольких месяцев до нескольких лет — в зависимости от должности. Например, чтобы стать старшим продавцом, рядовому сотруднику нужно обучаться от шести месяцев до года. А инженеры РЖД получают образование по целевому направлению в течение пяти лет.

Чтобы не терять время, молодым организациям стоит создавать резерв с первых дней существования. А опытным предпринимателям нужно прогнозировать, какие вакансии компания откроет в будущем, чтобы заранее подобрать специалистов. При ограниченном бюджете на работу с кадрами можно начать с изучения навыков и компетенций сотрудников. Это позволит понять, на какие должности внутри компании работники могут перейти в случае необходимости.

Методы отбора и подготовки резервных сотрудников могут различаться на разных предприятиях. Одни работают только с внутренними кадрами, другие предлагают стажировки студентам или даже привлекают специалистов из конкурирующих организаций. В любом случае стоит придерживаться нескольких базовых принципов формирования кадрового резерва — собрали их в таблице ниже.

Современный кадровый резерв компании формируется не только из сотрудников, которые находятся в офисе. На многие должности могут претендовать специалисты на удаленке, такой формат особенно распространен в IT-компаниях и digital-сфере. Этот подход расширяет возможности поиска кандидатов: можно работать с людьми из другого города или страны.

Преимущества формирования кадрового резерва

Квалифицированные кадры — один из основных ресурсов компании. Надежная и профессиональная команда помогает бизнесу сохранять стабильность и достигать высоких коммерческих результатов. В этом разделе разбираем, что дает кадровый резерв работодателю.

Мотивация персонала

Продвижение по карьерной лестнице — эффективный стимул для персонала. В первое время после найма мотивированный сотрудник горит работой, но через некоторое время наступит фаза зрелости. Специалист упрется в «потолок» своей позиции и может потерять интерес к задачам. Это тревожная ситуация, ведь сотрудник может уйти и забрать с собой ценные наработки или базу клиентов.

Чтобы сохранить мотивацию, HR-отдел включает специалиста в кадровый резерв организации и выстраивает для него перспективу карьерного роста. Сотрудник понимает, что работодатель его ценит, поэтому сохраняет лояльность и продуктивность.

Перспектива включения в резерв мотивирует даже тех, кто в него не попал. Пример коллег вдохновляет, и в коллективе появляется здоровая соревновательная атмосфера

А еще кадровый резерв помогает повысить вовлеченность сотрудников в бизнес-процессы. Когда работники видят возможность повышения в должности, они заинтересованы в результатах компании. Поэтому качественно выполняют работу и разумно расходуют ресурсы предприятия.

Защита от кадрового голода

Кадровый резерв страхует работодателя от внезапных увольнений и нехватки специалистов на рынке труда. Например, ключевой сотрудник может уйти, а быстро подобрать замену будет сложно из-за дефицита работников. Такая ситуация не ударит по компании, если в команде есть люди, готовые занять свободные должности. Они быстро разберутся с новыми обязанностями, потому что уже знакомы с бизнес-процессами, стандартами и ценностями.

Также программа резерва помогает готовить профессионалов узкого профиля, которых мало на рынке. Таких сотрудников можно не «переманивать» от конкурентов, а вырастить внутри команды. Например, многие IT-компании нанимают junior-специалистов, которые затем растут до middle- и senior-уровня.

Опыт Авито: компания формирует кадровый резерв из начинающих специалистов, которые в процессе стажировки повышают грейд и растут до мидл-уровня

Подготовка кандидата из кадрового резерва

Кадровый резерв компании помогает сформировать систему преемственности. Кандидат заранее готовится занять должность, а действующий сотрудник передает опыт. Например, таким образом можно плавно проводить смену руководства, если директор собирается уволиться или уйти на пенсию. При этом знания останутся в команде, а подчиненные успеют познакомиться с будущим начальником и найти с ним общий язык.

Запасных специалистов нужно готовить на все ключевые должности — даже на позиции линейных исполнителей. Если взять человека, который не прошел адаптацию и обучение в компании, есть риск, что он не справится с обязанностями или не впишется в коллектив.

Уровни кадрового резерва:

• высший — генеральный директор, финансовый директор, главный инженер;
• средний — руководители департаментов;
• базовый — начальники отделов или производственных участков.

Экономия ресурсов

Растить квалифицированных специалистов внутри компании выгоднее, чем нанимать сторонних кандидатов. Кадровый резерв персонала в организации позволяет экономить время и деньги. Когда освобождается должность, HR-отделу не нужно отсматривать десятки резюме, размещать вакансии на платных ресурсах или привлекать рекрутинговые агентства. Достаточно отобрать подходящих резервистов и сделать офер.

Внутренний наем также помогает сократить расходы на онбординг и адаптацию персонала. Кандидатам из резерва не нужно вводное обучение и время, чтобы влиться в команду. Сотрудник практически сразу готов исполнять новые обязанности.

Читайте также:

Разработка и внедрение системы обучения персонала за 7 шагов

В таблице ниже собрали основную пользу, которую система кадрового резерва приносит бизнесу.

Виды кадрового резерва

Есть несколько видов кадрового резерва в организации — можно создавать сразу все или выбрать нужные, в зависимости от целей и возможностей. Рассмотрим две основных классификации запасных сотрудников.

Внутренний и внешний кадровый резерв

Внутренний кадровый резерв — это действующие сотрудники компании, которые готовы занять новые должности. В эту категорию входят также внештатные работники по договору гражданско-правового характера (ГПХ) и студенты на стажировке.

Внешний кадровый резерв — это база резюме специалистов, которые не работают в организации, но могут рассмотреть офер. К этому виду относятся кандидаты, когда-либо проходившие собеседование в компании, сотрудники конкурирующих организаций и выпускники вузов с подходящими специальностями.

Наличие кандидата из внешнего резерва не гарантирует успешного найма: возможно, человек уже нашел работу или не собирается менять компанию. Поэтому в приоритете для HR-менеджеров должно быть развитие внутреннего кадрового резерва. Такие сотрудники заинтересованы в повышении и, скорее всего, примут офер.

Стратегический и оперативный кадровый резерв

Стратегический кадровый резерв — сотрудники с развитыми лидерскими качествами и профессиональными компетенциями, которые смогут занять должности в топ-менеджменте. В этой категории учитывают тех, кто уже готов к повышению, и перспективных специалистов, которых можно развить до уровня управленца. Кандидатов из стратегического резерва по-другому называют HiPo — от английского HR-термина high potential, что означает «высокий потенциал».

Оперативный кадровый резерв — специалисты, которые претендуют на руководящие позиции среднего звена и линейные вакансии. При этом они готовы занять должность как только потребуется. Такие работники хорошо знают правила и стандарты компании, разбираются в особенностях бизнеса.

Отличительные качества сотрудника из стратегического резерва:

• опыт управления большими командами — руководил крупным проектом, департаментом или филиалом компании;
• репутация в коллективе — коллеги считают его высококлассным профессионалом и сильным управленцем;
• понимание бизнес-процессов компании — имеет большой опыт работы в конкретной организации или на предприятиях из той же отрасли;
• лидерские качества — способен собрать и сплотить команду, готов нести ответственность за результаты перед коллегами и руководством.

Отличительные качества сотрудника из оперативного резерва:

• опыт управления малыми группами сотрудников — руководил небольшими проектами, отделом или производственным участком;
• высокая вовлеченность в работу компании — ориентируется на долгосрочные цели, заинтересован в высоких результатах;
• разделяет корпоративную культуру и ценности — понимает и соблюдает стандарты работы.

По данным портала hh.ru, 45% российских компаний создают внутренний кадровый резерв, а с внешним работают реже — только 35% организаций. Многие работодатели совмещают два типа резервирования, чтобы лучше обеспечить себя квалифицированными кадрами.

Подготовкой резервных специалистов занимается не только бизнес, но и государство. Так, в 2022 году Минцифры России начало развивать цифровой кадровый резерв. В рамках программы обучают IT-профессионалов, которые будут работать в госсекторе.

Развитие кадрового резерва компании

Мало просто сформировать базу запасных специалистов, нужно совершенствовать компетенции и навыки резервистов. Требования компании и ситуация в отрасли со временем могут измениться. Поэтому необходимо повышать квалификацию кандидатов, чтобы они не «отстали от жизни».

Онлайн-платформы для корпоративного обучения

Обучение персонала — это основа формирования кадрового резерва. Чтобы продуктивно работать на новой должности, сотруднику нужно прокачать навыки и расширить знания.

Занятия в офлайне отнимают много времени и требуют существенных затрат. Компании нужно найти помещение и оборудование, организовать трансфер для сотрудников и экспертов, прервать рабочий процесс. Поэтому многие организации переходят на платформы для электронного обучения — Learning Management System (LMS). Это сервисы, где можно загружать готовые интерактивные курсы или создавать простые лонгриды, планировать занятия и отслеживать статистику обучения сотрудников.

Преимущества LMS:

• Быстрый запуск обучения. Многие платформы работают в облачном формате, поэтому пользователям не приходится устанавливать программы на собственный сервер. Достаточно просто зарегистрироваться на сайте.
• Экономия ресурсов. Сотрудников можно обучать удаленно, даже если они находятся в другом городе или стране. Не нужно тратиться на командировки.
• Индивидуальный план обучения. График прохождения курсов можно сформировать персонально под каждый отдел или сотрудника. Работники будут осваивать новые знания в удобное время.
• Подробная аналитика. Статистику обучения можно собирать по сотрудникам или департаментам. Сервис покажет, какие темы даются легко, а какие вызывают затруднения. Это позволит скорректировать программу курса.

Читайте также:

Что такое Learning Management System (LMS) и как с ее помощью управлять обучением

Оценка и обновление талантов

Чтобы в программу резерва попали сотрудники с высоким потенциалом и мотивацией, нужно провести оценку персонала. Это подробный аудит навыков, знаний и компетенций работников.

Важно выбрать оптимальную периодичность комплексной оценки талантов — как правило, один раз в год. За это время в команде могут появиться новые сотрудники, поэтому пул резервистов нужно обновить. Возможны исключения: если компания открывает филиал или запускает крупный проект, имеет смысл провести внеочередной аудит компетенций. Так работодатель сможет в моменте выявить сотрудников, лучше других подходящих на новые должности.

Методы оценки и отбора персонала в кадровый резерв:

• Анкетирование — опрос по стандартной форме. Кандидат устно или письменно отвечает на вопросы, которые HR-менеджер готовит заранее. Затем ответы анализируют и делают выводы о профессиональном уровне и личных качествах человека.
• Тестирование — базовый метод оценки компетенций и психологических качеств. Кандидат должен выбрать ответы на вопросы теста, иногда HR просит объяснить свое решение.
• Оценка 360 градусов — опрос руководителей и коллег работника. Метод помогает понять, насколько человек соответствует должности, какие сильные и слабые стороны в нем видит команда.
• Глубинное интервью — неформальная беседа с HR-специалистом или руководителем. В ходе разговора интервьюер формирует психологический портрет кандидата и оценивает его как профессионала.
• Ассесмент-центр — комплексный способ оценки, который объединяет все перечисленные, а также включает деловые игры. Метод позволяет увидеть поведение сотрудника в ситуациях, приближенных к реальным рабочим задачам.

Материалы по теме:

Метод оценки 360 градусов: как применять и как правильно составить опросник

Анкетирование сотрудников организации: какие инструменты помогают узнать всё о своей компании

Тестирование кандидатов при приеме на работу: 6 методов отбора сотрудников

Путь к лучшим кадрам: зачем компаниям нужен Assessment Centre

Карьерный рост и профессиональное развитие

Компания может предложить сотрудникам из кадрового резерва индивидуальные планы развития (ИПР). Создать единую программу курсов для всех работников не всегда получается. Так происходит потому, что квалификация и карьерные цели могут существенно различаться. Решить проблему поможет персональная траектория роста, а после обучения специалист сможет претендовать на более высокую должность.

Элементы индивидуального плана развития:

• Цель — конкретный результат, который получат сотрудник и компания. Например, работник вырастет из сейлс-менеджера до руководителя отдела продаж, при этом работодатель получит лояльного управленца.
• Сроки — время, за которое цель будет достигнута. Например, менеджер займет руководящую должность через три года.
• Стратегия — перечень мероприятий для достижения цели. Какие курсы должен пройти кандидат, когда компания сможет пригласить его на стажировку в целевой должности.
• Оценка результатов — перечень навыков, которые должен освоить сотрудник, и показатели контроля со стороны работодателя.

Внедрять индивидуальные планы развития удобно с помощью LMS. В них можно составлять персональные траектории обучения, автоматизировать контроль результатов и отслеживать статистику по каждому сотруднику.

Читайте также:

Что такое ИПР и как за 8 шагов составить индивидуальный план развития сотрудника

5 примеров индивидуального плана развития руководителя

Обратная связь

В кадровый резерв сотрудников должны попадать только кандидаты, заинтересованные в карьерном росте и развитии собственных компетенций. Когда у человека нет мотивации, не будет и заметных результатов. Поэтому включать работников в пул нужно только по их собственному желанию, а не по распоряжению руководителя или HR-директора.

Чтобы сформировать перспективный резерв, нужно получить обратную связь от команды. Для этого проводят опросы и тестирования, анализируют мотивацию и потенциал специалистов, а затем отбирают кандидатов в резерв.

Включать в кадровый резерв всех желающих не стоит: сотрудники должны попадать в пул на конкурсной основе. Это поможет сделать такой отбор инструментом мотивации

iSpring Learn для развития персонала и кадрового резерва

В 2023 году специалисты Superjob провели исследование и выяснили, каких специалистов не хватает российским компаниям. Среди самых дефицитных профессий — программисты, продакт-менеджеры, логисты, менеджеры по продажам, инженеры и водители грузового транспорта.

Чтобы обеспечить потребность в персонале, предприятия создают кадровый резерв. Работодатели развивают специалистов внутри команды и проводят мониторинг рынка в поисках кандидатов вне компании. Рассказываем, как формируется система кадрового резерва, на примере двух компаний: «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» (РТРС) и сети супермаркетов «Корзинка» в Узбекистане.

Кейс: кадровый резерв РТРС. Телерадиовещательный холдинг запустил программу подготовки запасных специалистов на позиции директора филиала и главного инженера. Выявили перспективных кандидатов и разработали программы развития. Система кадрового резерва работает в 77 филиалах компании по всей России. Только за первые полгода с момента запуска отобрали почти 80 кандидатов, а 8 человек заняли целевые должности. Сотрудники интересуются новыми возможностями для роста, и HR-отдел постоянно получает отклики от желающих попасть в резерв.

Читайте также:

РТРС: iSpring стал важной частью системы подготовки кадрового резерва

Кейс: кадровый резерв сети супермаркетов «Корзинка». Компания внедрила отбор резервных кадров для 150 магазинов. Создали программу онлайн-обучения из 22 курсов и 65 тестов для аттестации, которые доступны в том числе через мобильное приложение. В результате работодатель привил сотрудникам культуру самообучения и теперь предлагает не только работу, но и перспективу развития в должности.

Платформа iSpring Learn поможет компаниям любого масштаба сформировать кадровый резерв. В сервисе можно организовать онлайн-обучение и запустить оценку персонала буквально за 1 день.

Создавайте обучающие материалы. Статьи можно писать в редакторе лонгридов и добавлять к тесту инфографику, картинки и цитаты экспертов. Второй вариант — загрузить на платформу готовые материалы в формате видео, аудио, Excel-таблиц или документов PDF и DOC(X).

После прохождения можно посмотреть, кто из сотрудников проигнорировал обучение, а кто справился с заданиями лучше всего

Проводите вебинары. Запускать трансляции можно прямо внутри платформы через интеграцию с Zoom. Сервис автоматически сохраняет записи и рассылает участникам напоминания о вебинаре.

Оценивайте персонал по методу 360 градусов. На платформе есть специальный модуль, который поможет собрать обратную связь от коллег, подчиненных и руководителей сотрудника. Так вы сможете выявить его сильные и слабые стороны, найти точки роста.

Руководитель может настроить уведомления и узнавать, когда сотрудник справится с очередным курсом, выполнит домашнее задание или пройдет тест

С iSpring Learn обучение персонала из кадрового резерва легко планировать — на платформе есть удобный календарь мероприятий. Сотрудники могут открывать курсы с любого устройства: ноутбука, планшета или смартфона через мобильное приложение.

iSpring Learn предоставляет бесплатный демодоступ на 14 дней, в это время вам будут доступны все возможности платформы.

Оформить демо-доступ →

Краткое резюме

• Кадровый резерв — это подготовленные сотрудники, которые соответствуют требованиям компании и могут занять вакантные должности.
• Для чего нужен кадровый резерв: закрывает потребность в сотрудниках при расширении бизнеса или неожиданных увольнениях, помогает экономить время и деньги, мотивирует персонал.
• Функции кадрового резерва зависят от целей компании. Но всегда стоит придерживаться принципов его формирования: ориентированности на результат, конкретики, конкурсного отбора, мотивации и открытости.
• Виды кадрового резерва: внешний и внутренний, стратегический и оперативный.
• Растить компетенции резервных сотрудников можно с помощью LMS-систем, комплексной оценки персонала, индивидуальных планов развития и сбора обратной связи от команды.
• Платформа iSpring Learn поможет сформировать кадровый резерв. Запустить обучение и оценку персонала можно за 1 день, а бесплатно тестировать — в течение 14 дней.