Разработка и внедрение системы обучения персонала за 7 шагов

Билл Кэмпбелл, главный коуч Кремниевой долины, руководствовался принципом «команда — на первом месте». Он считал, что основа успеха бизнеса — сплочённый коллектив, где каждый сотрудник горит общим делом. Но такую команду нельзя просто нанять — её нужно растить. В частности, с помощью корпоративного обучения.

Часто работодатели обучают персонал за пределами организации. Например, отправляют на лекции к экспертам. Но при таком подходе сложно понять, чему конкретно обучатся сотрудники и принесёт ли это пользу компании.

Например, лектор может делиться общей информацией, бесполезной на практике, или плохо взаимодействовать с аудиторией, не вовлекать её в обучение. В итоге деньги компании и время сотрудников будут потрачены впустую.

Чтобы такого не произошло, организация может сама разработать систему обучения. В статье расскажем, как сделать это быстро, легко и недорого — всего за семь простых шагов.

Что такое система обучения персонала

Система обучения — набор методов и инструментов, направленных на развитие сотрудников компании. Она базируется на целях, которые ставит перед собой конкретный бизнес. Например, повысить квалификацию менеджеров по продажам, чтобы заключать больше сделок, или обучить программистов, чтобы они чище писали код.

Самая распространённая система обучения — курсовая. В рамках неё сотрудники занимаются по плану и расписанию, а в конце курса сдают проверочный тест или экзамен.

В таблице — четыре примера курсового обучения:

Несмотря на явную пользу от обучения, не все организации готовы в неё инвестировать. Сервис «Работа.ру» выяснил, что персонал обучают только 58% российских компаний. Причина — руководители не видят в этом смысл.

Зачем нужна разработка систем обучения персонала

Обучение удерживает людей в компаниях. По статистике ВШЭ, 81% опрошенных сотрудников готовы остаться на текущем месте работы, если работодатель предложит им непрерывное повышение компетенций.

Это очень важная, но не единственная причина, почему компаниям стоит внедрять обучение. Перечислим ещё три преимущества.

Квалифицированные специалисты эффективнее необученных

Обученные сотрудники выполняют работу лучше тех, кто не актуализирует знания. Они быстрее осваивают новые инструменты и подстраиваются под изменения рынка. Опыт таких людей позволяет принимать больше верных решений и справляться со сложными кейсами внутри компании.

Марина прошла углублённый курс и теперь знает, какие льготы предлагает государство для бизнеса

В компании растут стандарты качества

Согласно исследованию проекта Theory&Practice, продуктивность компаний с развитой образовательной средой на 30% выше, чем у организаций без обучения. Они выполняют больше задач и разрабатывают более качественные продукты.

Вместе с продуктивностью растёт квалификация команды и внутренние стандарты. Например, появляется система наставничества. С её помощью новички, приходящие в компанию, быстрее осваивают нужные компетенции, а опытные сотрудники приобретают навыки коммуникации и управления.

Уменьшается текучесть кадров

Согласно статистике Общества по управлению человеческими ресурсами SHRM, наём нового специалиста может обойтись компании в 50–60% годовой зарплаты сотрудника. Обучение стоит дешевле, требует меньше времени и даёт лучший результат. Кроме того, оно показывает сотрудникам, что они ценны. Команда чувствует, что работодатель готов инвестировать в них время и деньги.

Например, сеть магазинов Cozy Home разработала курсы для новичков и снизила текучесть кадров на 42%. Видеолекции помогли новым сотрудникам освоить правила общения с клиентами, а электронный каталог продукции — выучить 1 500 наименований товаров. Новички стали лучше справляться с работой и закрывать план продаж в первый же месяц.

Ещё по теме:

Зарубежный опыт обучения персонала на примере 13 компаний

Виды обучения сотрудников: классические и нестандартные

При создании системы обучения важно не только учитывать цели компании и мотивацию сотрудников, но и подбирать такие форматы получения знаний, которые подходят всей команде.

Виды обучения персонала можно разделить на две группы: классические и нестандартные. Рассмотрим каждую из них.

Классические виды обучения персонала

Такие виды обучения часто используют в университетах, академиях и бизнес-школах. Они проверены временем, универсальны и позволяют эффективно передавать знания обучающимся. Например, во время практических занятий ученики запоминают до 90% полученной информации.

Собрали четыре классических вида обучения, которые компании применяют чаще всего:

• Лекция. Спикер объясняет слушателям теоретический материал. Может сопровождать рассказ картинками, видео, инфографикой.
• Семинар. Эксперт излагает материал, отвечает на вопросы и дискутирует со слушателями.
• Наставничество. Опытный коллега обучает нового сотрудника: отвечает на вопросы, даёт советы, помогает закрывать рабочие задачи и решать проблемы.
• Тренинг. Участники собираются в группы и решают кейсы. На теорию отводится 10–20% времени, остальное — практика.

Нестандартные виды обучения сотрудников

Корпоративное образование — нестандартный процесс, и форматы обучения это учитывают. Люди вывели много необычных способов запоминания информации и получения навыков.

Например, один из трендов 2023 года — мультимодальность. Об этом пишет британский Открытый университет в отчёте «Инновационная педагогика».

Мультимодальность предполагает обучение сразу в нескольких форматах. Большинство из них — интерактивные: тесты, тренажёры, короткие видеоролики и другие оригинальные форматы.

Например, сеть магазинов «Макси» обучает персонал с помощью курсов по soft skills. На одном из них «преподаёт» Остап Бендер.

Вот ещё четыре необычных вида обучения, которые стоит попробовать:

1. Карточки.

На карточках пишут короткие тексты или размещают картинки. Они напоминают о рабочих процессах, например о правилах переговоров или редактуры текстов.

После многократного просмотра карточек процессы запоминаются — работать становится легче.

2. Скринкасты.

Эксперт записывает короткие обучающие видео. Они полезны, когда проще показать процесс, чем рассказать о нём.

Например, администратору сайта нужно объяснить редактору, как верстать материалы на WordPress. Самый простой способ — записать скринкаст с инструкцией и показать, куда нажимать, чтобы добавить текст.

3. Birds of a Feather («Птицы одного полёта»).

Сотрудники со схожими профессиональными интересами собираются для обмена опытом. Участники коротко рассказывают о достижениях, активных проектах и проблемах, с которыми они столкнулись.

После каждого выступления — дискуссия, во время которой могут родиться новые идеи и решения проблемы.

4. Кейс-метод.

Ведущий предлагает участникам решить кейс. Например, создать стратегию запуска нового мобильного продукта с учётом конкурентов, ограничений и рисков.

В ходе проработки кейса сотрудники проявляют сильные стороны и развивают слабые. А ещё учатся принимать быстрые решения.

По данным исследования iSpring, 29% российских компаний используют скринкасты при обучении сотрудников

Три причины, почему не получается внедрить систему обучения

Внедрение системы обучения персонала не всегда проходит гладко. В процессе могут возникнуть проблемы. Ниже перечислим самые распространённые.

Сотрудники не хотят проходить обучение

Компания предложила пройти курс, а команда его забраковала. Почему?

• Нет мотивации.

Каждый пятый сотрудник не видит смысла в корпоративном обучении. Нужно подобрать правильную мотивацию, например гарантировать повышение зарплаты или новую должность после успешного прохождения курсов.

• Обучение слишком простое/сложное.

Важно учитывать уровень знаний команды при выборе системы обучения. Слишком сложные темы могут напугать новичков и пошатнуть их уверенность в своих силах. Слишком лёгкие, наоборот, могут демотивировать опытных сотрудников — им будет неинтересно проходить то, что они и так знают.

• Мало времени на обучение.

Совмещать полный рабочий день с обучением сложно. Компания должна решить эту проблему. Например, выделить под курс часть рабочего времени сотрудников.

Согласно исследованию компании Mind Tools, нехватка времени на обучение — главная проблема для сотрудников. С ней сталкивалось 54% удалёнщиков и 39% офисных сотрудников

Сложно подобрать подходящий вариант обучения

Выбрать подходящий формат обучения — очень сложная задача. В команде могут работать люди с разными типами восприятия информации: одни не могут терпеть лекции, другие не любят решать кейсы или смотреть видео в записи.

При выборе также следует учитывать интересы и возможности компании. Одни курсы могут оказаться слишком дорогими, другие — неподходящими по частоте или формату проведения.

Например, у обувной сети «Эконика» не было единого стандарта обучения. Новичков обучали на тренингах или на плановых онлайн-вебинарах. Оба варианта имели свои недостатки: один стоил дорого, другой проходил слишком редко.

Компания исследовала альтернативные варианты и приняла решение создать онлайн-курс. В нём тесты и лонгриды заменили часы скучных вебинаров. В итоге обучение ускорилось в 2,5 раза, а расходы на него сократились на 40%.

Не подходят сторонние курсы

Каждая компания уникальна. Часто на сторонних курсах специалисты получают общую информацию. Применить её, учитывая специфику организации, не получится. Нужна собственная система обучения. Она даст сотрудникам знания, которые пригодятся в конкретных ситуациях и помогут лучше работать.

Для создания системы обучения персонала можно использовать платформу для онлайн-обучения, например iSpring Learn. Она поможет разработать курсы и проконтролировать прогресс сотрудников.

Чтобы внедрить систему обучения с iSpring Learn, нужно выполнить семь шагов.

Как на примере iSpring Learn разработать и внедрить систему обучения за 7 шагов

В 2022 году 67% сотрудников российских компаний оценивали корпоративное обучение как неэффективное. Главная проблема — составители курсов предлагают неструктурированный или некачественный материал.

Очень важно подходить к обучению комплексно. Хороший материал необходим, но сначала стоит выбрать удобную площадку СДО.

Ещё по теме:

Что такое электронная система дистанционного обучения (СДО)

В этом разделе подготовили пошаговую инструкцию по разработке курса на платформе iSpring Learn. Инструкция пригодится тем, кто хочет узнать, как происходит создание системы обучения персонала.

Шаг 1. Определить цели и задачи обучения

Цель — это результат, которого компания хочет добиться с помощью обучения персонала. Обычно при её постановке отталкиваются от проблем, которые нужно решить.

Например, компания Unilever не успевала обучать сотрудников. На тот момент в ней работало 3 500 человек — наставники не могли провести занятия для всех. Отсюда родилась цель — создать онлайн-курс с актуальной информацией для менеджеров, мерчандайзеров, сотрудников отдела продаж.

Задачи — это ступеньки на пути к цели. Например, ваша цель — упростить новичкам адаптацию в компании. Вот как могут выглядеть задачи:

Итог шага 1: Вы обозначили цель обучения персонала и поставили задачи для её достижения.

Шаг 2. Понять, чему обучать сотрудников

Важно понять, какими знаниями уже обладает ваша команда и чего ей не хватает для продуктивной работы. Только после этого можно начинать разработку обучения для сотрудников.

Например, у компании проблемы с онбордингом новичков. Ей нужен вводный курс. Его не обязательно разбивать на модули — можно сделать лонгрид прямо в iSpring Learn. В лонгриде можно рассказать о компании и правилах работы, дать ссылки на базу знаний и другие полезные ресурсы.

Лонгрид обучает горничных, как правильно общаться с гостями отеля

А конструктор iSpring Suite поможет запустить обучение с большим количеством материалов. В курс можно добавлять видеолекции, диалоговые тренажёры и скринкасты. Для проверки знания сотрудников подойдёт формат тестирования.

Тестирование в конце модуля курса помогает проверить знания продавцов

Итог шага 2: Вы поняли, каких знаний не хватает сотрудникам.

Шаг 3. Узнать пожелания команды

Разработка системы обучения персонала организации — двусторонний процесс. Важно прислушиваться к пожеланиям сотрудников. Задайте им несколько вопросов:

• Чему учить? Спросите, что сотрудники хотели бы узнать из курса.
• Как учить? Узнайте, какой формат обучения они предпочитают. Кому-то легче читать лонгриды, а кто-то лучше воспринимает видеоуроки.
• Зачем учить? Выясните, почему сотрудники хотят пройти курс. Например, им не хватает навыков работы с новой CRM-системой или нет понимания, как общаться с клиентами и выводить их на сделку.
• Когда учить? Уточните, в какое время и как часто вашим сотрудникам удобно проходить курс.

В iSpring Learn можно составить календарь курса. Так сотрудники будут знать длительность обучения и время проведения вебинаров. Это поможет команде правильно распределить время и получить максимум пользы от обучения

Помните: не нужно искать готовых решений. Курс «как у всех» может не подойти под специфику вашей организации. Разрабатывайте обучение с учётом того, что хочет ваша команда и что вы можете ей предложить.

Итог шага 3: Вы выяснили, что должно быть в курсе и сколько он должен длиться.

Шаг 4. Выбрать оптимальный формат обучения

Решите, какой формат обучения будет удобен большинству сотрудников: офлайн, смешанный или онлайн.

• Офлайн. Классический формат обучения, с которым персонал знаком ещё со школы. Преподаватель ведёт занятие, объясняет материал и контролирует его усвоение. Такое обучение сложно совмещать с работой: на него нужно выделять время в рабочем графике.
• Смешанный. Гибридная система обучения, которая учитывает разные сценарии работы с материалом. Можно давать часть информации в формате онлайн-курса, а закреплять материал на офлайн-встречах. Например, после освоения одного из блоков курса можно провести деловую игру или тренинг с экспертом.
• Онлайн. Сотрудники проходят всё обучение на специальной платформе. Администратору легко контролировать успеваемость и в случае необходимости помогать отстающим. Обучение проходит по единым стандартам для всех сотрудников — никто не останется в стороне, отсидеться не получится.

А ещё на онлайн-платформах можно тестировать разные варианты подачи материала: видео, мини-игры, квизы, тексты.

Ещё по теме:

Создание СДО (LMS) в компании: требования, сроки и этапы создания

Итог шага 4: Вы решили, какой формат обучения подойдёт команде.

Шаг 5. Составить содержание программы

Подготовьте образовательный контент для ваших сотрудников. Добавьте в курс на iSpring Learn текстовые документы, готовые презентации, видеолекции и скринкасты.

Поделите материал на разделы, структурируйте информацию. Так персоналу будет проще проходить обучение. Можете использовать такую структуру:

1. Обзор курса. Что предстоит изучить и в каком объёме.
2. Общая информация по теме. Базовые знания, рабочие кейсы.
3. Подробная информация. Углублённые знания и навыки, которые повышают компетенции сотрудника.
4. Саммари. Небольшой вывод по всему, о чём рассказывали.
5. Тестирование. Проверка полученных знаний.

В iSpring Learn можно загрузить уже готовые файлы или создать новые страницы. Также есть возможность добавить материалы из другого курса, который готовили ранее

Итог шага 5: Вы создали обучающий курс, в котором учли потребности компании.

Шаг 6. Запустить обучение сотрудников

Внедрение системы обучения персонала должно проходить постепенно. Это нужно, чтобы собрать всю полезную информацию и тщательно проверить материалы.

После создания курса добавьте сотрудников в систему iSpring Learn. Можно назначить обучение для одного работника или для всей группы.

В iSpring можно создать несколько групп учащихся и назначать им разные курсы. Например, проводить обучение младших сотрудников отдельно от старшего персонала

Анонсируйте курс внутри компании, чтобы все знали о предстоящем обучении. Создайте дополнительные стимулы для вовлечения персонала в процесс:

• Сделайте акцент на эффективности обучения. Покажите сотрудникам, какую пользу они получат от курса. Например, узнают, как повысить продажи услуг компании. Или освоят удобное приложение для автоматизации отчётов.
• Добавьте состязательность. Создайте небольшую доску почёта, куда будете вносить самых способных учеников. Хвалите сотрудников за достижения. Наиболее активных можно наградить.
• Разработайте сертификаты. Сертификат о прохождении курса станет полезным бонусом для сотрудников: его можно положить в портфолио.

Итог шага 6: Вы внедрили систему обучения персонала. Осталось проанализировать работу.

Шаг 7. Подвести итоги обучения

На iSpring Learn можно отслеживать прогресс сотрудников. Платформа позволяет проверять обученность группы и отдельных пользователей. Если кто-то отстал, это будет отражено в статистике — можно определить, где возникли трудности и помочь.

Платформа позволяет контролировать, насколько успешно сотрудник осваивает курс: какие блоки уже изучил, а какие пока нет. Если отставание от плана обучения будет большим, можно предложить помощь

Как ещё определить эффективность обучения:

• получить обратную связь от сотрудников;
• протестировать навыки персонала на реальном кейсе;
• отследить, как изменились бизнес-показатели — например, увеличилось ли количество успешных сделок;
• подсчитать ROI — окупаемость вложений в курс.

Итог шага 7: Вы оценили эффективность курса. Можете при необходимости скорректировать обучение сотрудников.

Заключение

Помните, что разработка систем обучения персонала — это инвестиция в будущее компании. Квалифицированные сотрудники, которые постоянно обновляют знания, принесут вам больше пользы.

Закрепим, что нужно для разработки обучения:

1. Понять, какие цели у компании и зачем вам обучать сотрудников.
2. Спросить у персонала, каких навыков не хватает.
3. Определить объём и содержание курса.
4. Выбрать формат обучения.
5. Составить курс: структурировать информацию и разнообразить контент.
6. Организовать обучение, показать его пользу для персонала.
7. Подвести итоги и при необходимости скорректировать курс.