Аттестация персонала — это проверка уровня компетенций сотрудников. Ее проводят для того, чтобы понять, хватает ли у них навыков и знаний для выполнения рабочих задач. Для этого используют разные методы оценки: тесты, интервью, оценку компетенций с помощью шкал и баллов.
В этой статье мы рассмотрим:
- какие бывают методы аттестации сотрудников,
- чем они отличаются друг от друга,
- в каких случаях следует проводить аттестацию,
- в чем отличие аттестации от оценки.
Зачем нужна аттестация персонала
Цель аттестации — определить, насколько компетенции сотрудника соответствуют занимаемой должности. Иногда руководитель проверяет определенные навыки, например функции управления проектом или навыки продаж. Но в большинстве случаев проверяют все знания, которые необходимы для должности.
При успешном прохождении аттестации сотрудник остается на текущем функционале, может рассматриваться для повышения в должности и увеличения зарплаты. Если по итогам аттестации сотрудник получил низкие оценки, руководитель может:
- понизить в должности,
- направить на обучение или повышение квалификации,
- уволить из компании.
Аттестация бывает двух видов:
- Обязательная. Проводится для сотрудников, которым регулярно нужно подтверждать свою квалификацию. Например, для врачей или инженеров на предприятии.
- Выборочная. В этом случае работодатель самостоятельно выбирает сотрудников, которые будут проходить аттестацию. Прохождение аттестации может быть этапом перед повышением или проверкой знаний, если руководитель сомневается в компетенциях сотрудника.
Можно посоветоваться с HR-менеджером и другими руководителями о том, нужна ли аттестация сотрудникам
Чем отличается оценка персонала от аттестации
Нередко под аттестацией и оценкой понимают одну и ту же процедуру. На самом деле это не совсем так.
Аттестация — это формальная проверка компетенций сотрудника в рамках его обязанностей. Работодатель делает срез и смотрит только на профессиональные навыки. Оценка — это более комплексный процесс, где оцениваются в том числе личностные качества, мотивация и карьерные ожидания сотрудника. Действующему сотруднику оценка может помочь получить повышение в должности, зарплате или перейти в другое подразделение.
Читайте по теме:
Оценка персонала: как она помогает организациям расти
В некоторых профобластях аттестация персонала проводится в определенное время и регулируется законами РФ. По итогу комиссия оформляет протокол с результатами: если компетенций недостаточно, компания вправе предложить сотруднику должность ниже или уволить. Оценка проходит без нормативных документов по инициативе работодателя, HR-менеджера или самого сотрудника.
Методы аттестации персонала
Методы аттестации персонала в организации зависят от конкретной сферы и функционала сотрудников. По способу проверки навыков их можно разделить на два вида:
- теоретические — тестирование, экзамен;
- практические — ситуационные кейсы, собеседования, деловые игры и чек-листы.
Также методы аттестации разделяют на классические и современные. Первые больше актуальны для компаний, в которых аттестация проходит по определенным стандартам. Например, для сферы производства, образования или медицины. Современные методы подойдут компаниям с адаптивной культурой без строгих требований к уровню знаний.
| В аттестации часто используют инструменты оценки. Например, руководитель может протестировать персонал на знания по продукту, а затем провести деловую игру. |
Рассмотрим основные методы аттестации персонала, которые помогут проверить знания и навыки сотрудников.
Традиционные методы аттестации персонала
В традиционных методах результаты аттестации обычно формируют с помощью матриц, шкал и таблиц, представляя оценки в цифровом виде.
Ранжирование сотрудников
Сотрудников сравнивают между собой по уровню компетенций и результатам работы. Руководитель вместе с комиссией составляет список, в котором на первых местах — наиболее продуктивные, на последних — те, кто хуже справляется с задачами.
Но у ранжирования есть и свои недостатки. Во-первых, сложно объективно оценить, почему один сотрудник работает лучше, чем другой. Во-вторых, не учитываются индивидуальные особенности людей в команде.
Вариант таблицы-бланка для метода ранжирования
Метод матрицы
Цель этого метода — сравнить уровень навыков сотрудника с уровнем, который необходим для должности. Руководитель и HR-менеджер определяют ключевые компетенции для должности, необходимый уровень этих компетенций у сотрудника (по шкале от 0 до 10). Затем выставляют оценки сотруднику и смотрят, какие компетенции уже развиты на достаточном уровне, а каких не хватает.
Этот метод достаточно сложный: нужно правильно выбрать компетенции для разных должностей и правильно оценить их у сотрудника. Если время для проведения аттестации ограничено, лучше выбрать другой метод.
Метод баллов
Для каждой должности разрабатывают систему баллов. По ней оценивают достижения и недочеты в работе, а также профессиональные качества сотрудника. Баллы суммируют и на основе итоговой суммы сотруднику дают обратную связь — насколько он справляется с задачами.
Балльный метод дает более полную картину по сотруднику. Однако без интервью и других инструментов он может быть необъективным.
Оценка компетенций инженера балльным методом
Метод шкалирования
Как и в балльном методе, здесь навыки сотрудника оцениваются по определенной шкале. Однако фокус немного на другом. Оценщики анализируют, как часто сотрудник проявляет профессиональные качества. Поэтому в методике шкалирования используют, например, такие шкалы: «часто», «иногда», «не проявляет».
Недостаток метода в том, что в нем не анализируется качество работы. К тому же руководитель видит только часть работы персонала, поэтому не может в полной мере оценить, как часто и насколько сотрудник проявляет определенные навыки или качества.
Тесты и анкеты
Тестирование используют чаще других методов, потому что этот инструмент позволяет быстро проверить уровень знаний и навыков персонала в конкретных областях. В тесты включают разные типы вопросов, например, открытые или на сопоставление. Это помогает уменьшить вероятность случайного выбора правильных ответов.
Читайте по теме:
Анкетирование сотрудников организации: какие инструменты помогают узнать всё о своей компании
Интервью
Может быть как самостоятельным методом, так и дополнительным. Преимущество интервью в том, что сотрудник может участвовать в оценке своих компетенций. Например, он может рассказать о достижениях или кейсах, благодаря которым повысил уровень компетенций.
Метод описания
Руководитель определяет основные навыки и знания, которые наблюдает у сотрудника. Далее он фиксирует их в формате характеристики или рекомендации и обсуждает с аттестационной комиссией.
У этой методики нет определенных критериев оценки, поэтому ее лучше использовать в сочетании с другими. Например, балльным методом или тестированием.
Подробнее по теме:
Платформы и сервисы для аттестации сотрудников: 7 лучших инструментов в 2023 году
Современные методы аттестации персонала
Этот набор методов ориентирован на более комплексную оценку сотрудников. Оценщики смотрят на прошлые достижения, личностные качества и карьерные ожидания самого сотрудника. Современные методы активно включают сотрудников в процесс аттестации и направлены на развитие.
Метод анализа выполненных задач
В процессе аттестации оценщик разбирает конкретные рабочие ситуации и задачи, с которыми сталкивался сотрудник. Дополнительно смотрят на карьерную траекторию в компании, чтобы выявить тенденции в развитии сотрудника.
Метод особенно эффективен, если сотрудника оценивает несколько человек. Разные мнения дают объективную оценку и подсвечивают разные аспекты в результативности сотрудника. Также важно подкреплять компетенции реальными кейсами.
| Вопросы для метода анализа выполненных задач: 1. Какие задачи сотрудник выполнил за последний год? 2. Как они повлияли на достижение целей проекта? 3. Каким образом сотрудник адаптировался к изменениям в рабочей среде? 4. С какими сложностями сталкивался сотрудник и как их решал? 5. Как сотрудник оценивает свою эффективность в выполнении конкретных задач? |
Деловые игры
В рамках аттестации деловая игра — это небольшой практический экзамен. В отличие от тестирования, которое оценивает теоретические знания, деловая игра позволяет сотруднику продемонстрировать навыки на практике. Игры имитируют реальную рабочую ситуацию, в которой участвуют сотрудники и эксперты-наблюдатели.
Оценка по методу «360 градусов»
Обычно «360 градусов» используют в оценке персонала, но этот метод можно внедрить в аттестацию. Например, если у оценщика есть сомнения в компетенциях аттестуемого. В классическом варианте обратная связь по сотруднику собирается с руководителя, коллег и других сотрудников. Для аттестации достаточно собрать оценку руководителя и коллег, с которыми сотрудник работал над одной задачей.В вопросах анкеты нужно сделать акцент на навыках, а не личностных качествах.
Читайте по теме:
Метод оценки «360 градусов»: как применять и как правильно составить опросник
Метод оценки «180 градусов»: отличия от «360 градусов», преимущества и недостатки
Управление целями (MBO)
Руководитель вместе с сотрудником ставит конкретные, измеримые и достижимые цели. Через три-шесть месяцев они повторно встречаются и обсуждают результат. Метод аттестации по целям показывает, какие навыки сотрудник использует при решении конкретной задачи и как он с ней справляется. Минус MBO в том, что сформулировать измеримую цель можно не для всех задач и обязанностей.
Метод оценки по компетенциям
Оцениваются ключевые навыки и их уровень по модели компетенций. На основе результатов сотрудник получает обратную связь по каждой компетенции, а HR-менеджер составляет план развития для повышения навыков.
Пример определения компетенции «Ведение документооборота в 1С» для логиста
Метод поведенческих факторов (BARS)
Оценивает эффективность работы сотрудников на основе наблюдаемого поведения.
Для этого выделяют ключевые задачи, описывают варианты поведения и разрабатывают шкалу эффективности.BARS работает на конкретных кейсах, поэтому оценка получается достаточно объективной. Но чтобы получить такой результат, нужно хорошо подготовиться: детально описать каждую шкалу и правильно интерпретировать поведение сотрудника.
Ассессмент-центр
Метод оценки, при котором сотрудники проходят упражнения, деловые игры и тесты. В аттестации персонала ассессмент используют для более глубокого анализа профессиональных и личностных качеств. По итогу участники получают обратную связь от экспертов-наблюдателей: насколько сотрудник соответствует требованиям должности и какие области требуют дополнительного развития.
Читайте по теме:
Путь к лучшим кадрам: зачем компаниям нужен Assessment Centre
Метод оценки ключевых результатов (OKR)
Компании используют этот инструмент для постановки стратегических целей. В контексте аттестации руководитель применяет метод OKR для индивидуальных целей сотрудника и связывает их с бизнес-задачами компании. А затем по этим целям подводятся итоги: что получилось, где были сложности и какие результаты нужно улучшить.
Пример целей по OKR для менеджера по продажам
Кто проходит аттестации и кто их проводит
Обязательную аттестацию проходят сотрудники, для которых она обязательна в рамках федерального закона. В эту категорию попадают:
- педагоги,
- врачи,
- работники на опасных производствах,
- научные сотрудники,
- сотрудники транспортной безопасности,
- госслужащие,
- сотрудники МВД и пожарной службы,
- сотрудники из железнодорожной сферы,
- пилоты и летчики.
В некоторых сферах аттестация не обязательна, но ее часто проводят, потому что сотрудникам необходима высокая экспертиза в их области. К таких специалистам относятся:
- инженеры,
- ИТ-специалисты,
- финансовые аналитики,
- юристы,
- HR.
Некоторых сотрудников освобождают от аттестации. Среди них:
- сотрудники на испытательном сроке,
- проработавшие на должности менее одного года,
- матери и отцы-одиночки,
- беременные женщины или с детьми до трех лет,
- родители или опекуны несовершеннолетних детей-инвалидов.
Аттестацию персонала может проводить руководитель, HR-отдел или внешняя организация. Для некоторых сфер требуется специальная аккредитованная комиссия. Например, через нее аттестацию проходят педагоги.
- Руководитель. Он ближе всего знаком с работой своих подчиненных, поэтому может оценить навыки, выполненные задачи и результативность лучше остальных.
- HR-менеджер. Помогает руководителю с составлением списка компетенций, выбором методов и программой аттестации. Также HR может использовать результаты аттестации для разработки индивидуальных планов карьерного развития персонала.
- Внутренние комитеты. Иногда компании создают комитеты по аттестации с сотрудниками из разных отделов. Такой подход дает объективную оценку и возможность сравнить мнения.
- Внешние организации. Привлечение экспертов полезно для независимой оценки навыков и знаний сотрудника. Аттестующие компании могут предложить много разных методик под конкретный запрос руководителя.
Этапы и сроки аттестации
Проведение аттестации обычно включает в себя четыре основных этапа.
- Стратегический
На этом этапе руководитель и HR определяют цели и ожидания от аттестации персонала. Например, оценка профессиональных знаний, формирование кадрового резерва или плановое увеличение заработной платы сотрудникам в компании. После уточнения целей выбирают методы аттестации.
Правильный выбор целей и методов напрямую влияет на результат аттестации. Например, для оценки уровня развития компетенций и повышения зарплаты лучше использовать метод оценки по компетенциям. А при проверке профессиональных знаний будет достаточно тестирования.
- Подготовительный
Чтобы дать сотрудникам достаточно времени на подготовку, лучше предупредить об аттестации заранее, за один-два месяца. Важно рассказать о самом процессе, целях и о способе обратной связи.
После этого начинается подготовка материалов: бланки, чек-листы, таблицы оценки, сбор предварительной информации о сотрудниках. Также важно разработать критерии для оценки каждой компетенции и прописать весь процесс аттестации.
- Оценочный
Обычно для аттестации выбирают один-два метода, а сам процесс оценки занимает от нескольких дней до месяца. После проведения аттестации происходит анализ результатов: участники обсуждают все оценки, выделяют сильные и слабые стороны сотрудников и формируют общий вывод.
- Итоговый
Оценщики дают сотруднику обратную связь по его компетенциям и сообщают результат аттестации. При необходимости HR и руководитель предлагают план развития сотрудника, дают рекомендации по улучшению навыков или отправляют на обучение.
Периодичность проведения аттестации персонала
Периодичность аттестации персонала зависит от внутренних правил компании, отрасли и законодательных требований. Обычно ее проводят:
- один раз в год для быстро меняющихся сфер (IT, медицина, финансы, прозводство, ретейл);
- один раз в два-три года для стабильных сфер (транспорт и логистика, промышленное производство, энергетика).
Также аттестация может повторяться несколько раз в год. Например, если в компании внедрили новые бизнес-процессы, произошли карьерные перемещения или реструктуризация.
iSpring Learn для аттестации персонала
В iSpring вы найдете удобные инструменты для оценки навыков и компетенций сотрудников разных сфер. На платформе iSpring Learn можно провести профильное онлайн-тестирование за один день как для 10, так и для 5000 сотрудников. Вот почему это удобно:
Автоматизированное тестирование. Вам не нужно самостоятельно контролировать прохождение тестов и напоминать о них сотрудникам. Платформа iSpring пришлет напоминание сотрудникам на email или в SMS, чтобы они не забыли о тестировании.
Адаптация под все устройства. Тесты можно пройти как с ноутбука, так и с телефона. Сотрудникам будет приходить напоминание, которое они увидят в пуш-уведомлении или на электронной почте.
Разные типы вопросов. Чтобы объективно оценить знания, мы используем 14 типов вопросов: открытые вопросы, ранжирование, выбор последовательности и другие. Вы сможете выбрать подходящие вам шаблоны и собрать тест.
Отчет по результатам. Платформа iSpring автоматически проверяет ответы сотрудников и наглядно показывает результаты в отчетах. Вы увидите уровень знаний по всем компетенциям и сможете составить аттестационный лист при необходимости.
Выводы
- Аттестация персонала необходима для проверки компетенций сотрудников. Ее результаты показывают, хватает ли сотруднику навыков и знаний для выполнения обязанностей.
- При успешном прохождении аттестации сотрудник остается на текущем функционале, может рассматриваться на более высокую должность или получить прибавку к зарплате.
- Обычно аттестацию проводят несколько человек, чтобы результат получился объективным. В аттестационную комиссию входят: руководитель, HR-менеджер, эксперты компании и внешних организаций.
- Аттестация персонала может проводиться как обязательная процедура для некоторый должностей по закону РФ, так и по инициативе руководителя.
- Периодичность проведения аттестации зависит от сферы. Например, в сфере IT, финансов и ретейла ее проводят один раз в год, а в сфере промышленного производства и энергетики — один раз в два-три года.
- Для аттестации используют традиционные и современные методы: тесты, интервью, оценку «360 градусов» и другие. Один из удобных вариантов — онлайн-платформы. Например, iSpring Learn поможет подобрать инструменты аттестации и напомнит сотрудникам о тестировании.
