Методы аттестации персонала в организации — оптимизация и инновации в системе оценки

Аттестация персонала — это проверка уровня компетенций сотрудников. Ее проводят для того, чтобы понять, хватает ли у них навыков и знаний для выполнения рабочих задач. Для этого используют разные методы оценки: тесты, интервью, оценку компетенций с помощью шкал и баллов.

В этой статье мы рассмотрим:

• какие бывают методы аттестации сотрудников,
• чем они отличаются друг от друга,
• в каких случаях следует проводить аттестацию,
• в чем отличие аттестации от оценки.

Зачем нужна аттестация персонала

Цель аттестации — определить, насколько компетенции сотрудника соответствуют занимаемой должности. Иногда руководитель проверяет определенные навыки, например функции управления проектом или навыки продаж. Но в большинстве случаев проверяют все знания, которые необходимы для должности.

При успешном прохождении аттестации сотрудник остается на текущем функционале, может рассматриваться для повышения в должности и увеличения зарплаты. Если по итогам аттестации сотрудник получил низкие оценки, руководитель может:

• понизить в должности,
• направить на обучение или повышение квалификации,
• уволить из компании.

Аттестация бывает двух видов:

• Обязательная. Проводится для сотрудников, которым регулярно нужно подтверждать свою квалификацию. Например, для врачей или инженеров на предприятии.
• Выборочная. В этом случае работодатель самостоятельно выбирает сотрудников, которые будут проходить аттестацию. Прохождение аттестации может быть этапом перед повышением или проверкой знаний, если руководитель сомневается в компетенциях сотрудника.

Можно посоветоваться с HR-менеджером и другими руководителями о том, нужна ли аттестация сотрудникам

Чем отличается оценка персонала от аттестации

Нередко под аттестацией и оценкой понимают одну и ту же процедуру. На самом деле это не совсем так.

Аттестация — это формальная проверка компетенций сотрудника в рамках его обязанностей. Работодатель делает срез и смотрит только на профессиональные навыки. Оценка — это более комплексный процесс, где оцениваются в том числе личностные качества, мотивация и карьерные ожидания сотрудника. Действующему сотруднику оценка может помочь получить повышение в должности, зарплате или перейти в другое подразделение.

Читайте по теме:

Оценка персонала: как она помогает организациям расти

В некоторых профобластях аттестация персонала проводится в определенное время и регулируется законами РФ. По итогу комиссия оформляет протокол с результатами: если компетенций недостаточно, компания вправе предложить сотруднику должность ниже или уволить. Оценка проходит без нормативных документов по инициативе работодателя, HR-менеджера или самого сотрудника.

Методы аттестации персонала

Методы аттестации персонала в организации зависят от конкретной сферы и функционала сотрудников. По способу проверки навыков их можно разделить на два вида:

• теоретические — тестирование, экзамен;
• практические — ситуационные кейсы, собеседования, деловые игры и чек-листы.

Также методы аттестации разделяют на классические и современные. Первые больше актуальны для компаний, в которых аттестация проходит по определенным стандартам. Например, для сферы производства, образования или медицины. Современные методы подойдут компаниям с адаптивной культурой без строгих требований к уровню знаний.

Рассмотрим основные методы аттестации персонала, которые помогут проверить знания и навыки сотрудников.

Традиционные методы аттестации персонала

В традиционных методах результаты аттестации обычно формируют с помощью матриц, шкал и таблиц, представляя оценки в цифровом виде.

Ранжирование сотрудников

Сотрудников сравнивают между собой по уровню компетенций и результатам работы. Руководитель вместе с комиссией составляет список, в котором на первых местах — наиболее продуктивные, на последних — те, кто хуже справляется с задачами.

Но у ранжирования есть и свои недостатки. Во-первых, сложно объективно оценить, почему один сотрудник работает лучше, чем другой. Во-вторых, не учитываются индивидуальные особенности людей в команде.

Вариант таблицы-бланка для метода ранжирования

Метод матрицы

Цель этого метода — сравнить уровень навыков сотрудника с уровнем, который необходим для должности. Руководитель и HR-менеджер определяют ключевые компетенции для должности, необходимый уровень этих компетенций у сотрудника (по шкале от 0 до 10). Затем выставляют оценки сотруднику и смотрят, какие компетенции уже развиты на достаточном уровне, а каких не хватает.

Этот метод достаточно сложный: нужно правильно выбрать компетенции для разных должностей и правильно оценить их у сотрудника. Если время для проведения аттестации ограничено, лучше выбрать другой метод.

Метод баллов

Для каждой должности разрабатывают систему баллов. По ней оценивают достижения и недочеты в работе, а также профессиональные качества сотрудника. Баллы суммируют и на основе итоговой суммы сотруднику дают обратную связь — насколько он справляется с задачами.

Балльный метод дает более полную картину по сотруднику. Однако без интервью и других инструментов он может быть необъективным.

Оценка компетенций инженера балльным методом

Метод шкалирования

Как и в балльном методе, здесь навыки сотрудника оцениваются по определенной шкале. Однако фокус немного на другом. Оценщики анализируют, как часто сотрудник проявляет профессиональные качества. Поэтому в методике шкалирования используют, например, такие шкалы: «часто», «иногда», «не проявляет».

Недостаток метода в том, что в нем не анализируется качество работы. К тому же руководитель видит только часть работы персонала, поэтому не может в полной мере оценить, как часто и насколько сотрудник проявляет определенные навыки или качества.

Тесты и анкеты

Тестирование используют чаще других методов, потому что этот инструмент позволяет быстро проверить уровень знаний и навыков персонала в конкретных областях. В тесты включают разные типы вопросов, например, открытые или на сопоставление. Это помогает уменьшить вероятность случайного выбора правильных ответов.

Читайте по теме:

Анкетирование сотрудников организации: какие инструменты помогают узнать всё о своей компании

Интервью

Может быть как самостоятельным методом, так и дополнительным. Преимущество интервью в том, что сотрудник может участвовать в оценке своих компетенций. Например, он может рассказать о достижениях или кейсах, благодаря которым повысил уровень компетенций.

Метод описания

Руководитель определяет основные навыки и знания, которые наблюдает у сотрудника. Далее он фиксирует их в формате характеристики или рекомендации и обсуждает с аттестационной комиссией.

У этой методики нет определенных критериев оценки, поэтому ее лучше использовать в сочетании с другими. Например, балльным методом или тестированием.

Подробнее по теме:

Платформы и сервисы для аттестации сотрудников: 7 лучших инструментов в 2023 году

Современные методы аттестации персонала

Этот набор методов ориентирован на более комплексную оценку сотрудников. Оценщики смотрят на прошлые достижения, личностные качества и карьерные ожидания самого сотрудника. Современные методы активно включают сотрудников в процесс аттестации и направлены на развитие.

Метод анализа выполненных задач

В процессе аттестации оценщик разбирает конкретные рабочие ситуации и задачи, с которыми сталкивался сотрудник. Дополнительно смотрят на карьерную траекторию в компании, чтобы выявить тенденции в развитии сотрудника.

Метод особенно эффективен, если сотрудника оценивает несколько человек. Разные мнения дают объективную оценку и подсвечивают разные аспекты в результативности сотрудника. Также важно подкреплять компетенции реальными кейсами.

Деловые игры

В рамках аттестации деловая игра — это небольшой практический экзамен. В отличие от тестирования, которое оценивает теоретические знания, деловая игра позволяет сотруднику продемонстрировать навыки на практике. Игры имитируют реальную рабочую ситуацию, в которой участвуют сотрудники и эксперты-наблюдатели.

Оценка по методу «360 градусов»

Обычно «360 градусов» используют в оценке персонала, но этот метод можно внедрить в аттестацию. Например, если у оценщика есть сомнения в компетенциях аттестуемого. В классическом варианте обратная связь по сотруднику собирается с руководителя, коллег и других сотрудников. Для аттестации достаточно собрать оценку руководителя и коллег, с которыми сотрудник работал над одной задачей.В вопросах анкеты нужно сделать акцент на навыках, а не личностных качествах.

Читайте по теме:

Метод оценки «360 градусов»: как применять и как правильно составить опросник

Метод оценки «180 градусов»: отличия от «360 градусов», преимущества и недостатки

Управление целями (MBO)

Руководитель вместе с сотрудником ставит конкретные, измеримые и достижимые цели. Через три-шесть месяцев они повторно встречаются и обсуждают результат. Метод аттестации по целям показывает, какие навыки сотрудник использует при решении конкретной задачи и как он с ней справляется. Минус MBO в том, что сформулировать измеримую цель можно не для всех задач и обязанностей.

Метод оценки по компетенциям

Оцениваются ключевые навыки и их уровень по модели компетенций. На основе результатов сотрудник получает обратную связь по каждой компетенции, а HR-менеджер составляет план развития для повышения навыков.

Пример определения компетенции «Ведение документооборота в 1С» для логиста

Метод поведенческих факторов (BARS)

Оценивает эффективность работы сотрудников на основе наблюдаемого поведения.

Для этого выделяют ключевые задачи, описывают варианты поведения и разрабатывают шкалу эффективности.BARS работает на конкретных кейсах, поэтому оценка получается достаточно объективной. Но чтобы получить такой результат, нужно хорошо подготовиться: детально описать каждую шкалу и правильно интерпретировать поведение сотрудника.

Ассессмент-центр

Метод оценки, при котором сотрудники проходят упражнения, деловые игры и тесты. В аттестации персонала ассессмент используют для более глубокого анализа профессиональных и личностных качеств. По итогу участники получают обратную связь от экспертов-наблюдателей: насколько сотрудник соответствует требованиям должности и какие области требуют дополнительного развития.

Читайте по теме:

Путь к лучшим кадрам: зачем компаниям нужен Assessment Centre

Метод оценки ключевых результатов (OKR)

Компании используют этот инструмент для постановки стратегических целей. В контексте аттестации руководитель применяет метод OKR для индивидуальных целей сотрудника и связывает их с бизнес-задачами компании. А затем по этим целям подводятся итоги: что получилось, где были сложности и какие результаты нужно улучшить.

Пример целей по OKR для менеджера по продажам

Кто проходит аттестации и кто их проводит

Обязательную аттестацию проходят сотрудники, для которых она обязательна в рамках федерального закона. В эту категорию попадают:

• педагоги,
• врачи,
• работники на опасных производствах,
• научные сотрудники,
• сотрудники транспортной безопасности,
• госслужащие,
• сотрудники МВД и пожарной службы,
• сотрудники из железнодорожной сферы,
• пилоты и летчики.

В некоторых сферах аттестация не обязательна, но ее часто проводят, потому что сотрудникам необходима высокая экспертиза в их области. К таких специалистам относятся:

• инженеры,
• ИТ-специалисты,
• финансовые аналитики,
• юристы,
• HR.

Некоторых сотрудников освобождают от аттестации. Среди них:

• сотрудники на испытательном сроке,
• проработавшие на должности менее одного года,
• матери и отцы-одиночки,
• беременные женщины или с детьми до трех лет,
• родители или опекуны несовершеннолетних детей-инвалидов.

Аттестацию персонала может проводить руководитель, HR-отдел или внешняя организация. Для некоторых сфер требуется специальная аккредитованная комиссия. Например, через нее аттестацию проходят педагоги.

• Руководитель. Он ближе всего знаком с работой своих подчиненных, поэтому может оценить навыки, выполненные задачи и результативность лучше остальных.
• HR-менеджер. Помогает руководителю с составлением списка компетенций, выбором методов и программой аттестации. Также HR может использовать результаты аттестации для разработки индивидуальных планов карьерного развития персонала.
• Внутренние комитеты. Иногда компании создают комитеты по аттестации с сотрудниками из разных отделов. Такой подход дает объективную оценку и возможность сравнить мнения.
• Внешние организации. Привлечение экспертов полезно для независимой оценки навыков и знаний сотрудника. Аттестующие компании могут предложить много разных методик под конкретный запрос руководителя.

Этапы и сроки аттестации

Проведение аттестации обычно включает в себя четыре основных этапа.

1. Стратегический

На этом этапе руководитель и HR определяют цели и ожидания от аттестации персонала. Например, оценка профессиональных знаний, формирование кадрового резерва или плановое увеличение заработной платы сотрудникам в компании. После уточнения целей выбирают методы аттестации.

Правильный выбор целей и методов напрямую влияет на результат аттестации. Например, для оценки уровня развития компетенций и повышения зарплаты лучше использовать метод оценки по компетенциям. А при проверке профессиональных знаний будет достаточно тестирования.

2. Подготовительный 

Чтобы дать сотрудникам достаточно времени на подготовку, лучше предупредить об аттестации заранее, за один-два месяца. Важно рассказать о самом процессе, целях и о способе обратной связи.

После этого начинается подготовка материалов: бланки, чек-листы, таблицы оценки, сбор предварительной информации о сотрудниках. Также важно разработать критерии для оценки каждой компетенции и прописать весь процесс аттестации.

3. Оценочный

Обычно для аттестации выбирают один-два метода, а сам процесс оценки занимает от нескольких дней до месяца. После проведения аттестации происходит анализ результатов: участники обсуждают все оценки, выделяют сильные и слабые стороны сотрудников и формируют общий вывод.

4. Итоговый

Оценщики дают сотруднику обратную связь по его компетенциям и сообщают результат аттестации. При необходимости HR и руководитель предлагают план развития сотрудника, дают рекомендации по улучшению навыков или отправляют на обучение.

Периодичность проведения аттестации персонала

Периодичность аттестации персонала зависит от внутренних правил компании, отрасли и законодательных требований. Обычно ее проводят:

• один раз в год для быстро меняющихся сфер (IT, медицина, финансы, прозводство, ретейл);
• один раз в два-три года для стабильных сфер (транспорт и логистика, промышленное производство, энергетика).

Также аттестация может повторяться несколько раз в год. Например, если в компании внедрили новые бизнес-процессы, произошли карьерные перемещения или реструктуризация.

iSpring Learn для аттестации персонала

В iSpring вы найдете удобные инструменты для оценки навыков и компетенций сотрудников разных сфер. На платформе iSpring Learn можно провести профильное онлайн-тестирование за один день как для 10, так и для 5000 сотрудников. Вот почему это удобно:

Автоматизированное тестирование. Вам не нужно самостоятельно контролировать прохождение тестов и напоминать о них сотрудникам. Платформа iSpring пришлет напоминание сотрудникам на email или в SMS, чтобы они не забыли о тестировании.

Адаптация под все устройства. Тесты можно пройти как с ноутбука, так и с телефона. Сотрудникам будет приходить напоминание, которое они увидят в пуш-уведомлении или на электронной почте.

Разные типы вопросов. Чтобы объективно оценить знания, мы используем 14 типов вопросов: открытые вопросы, ранжирование, выбор последовательности и другие. Вы сможете выбрать подходящие вам шаблоны и собрать тест.

Отчет по результатам. Платформа iSpring автоматически проверяет ответы сотрудников и наглядно показывает результаты в отчетах. Вы увидите уровень знаний по всем компетенциям и сможете составить аттестационный лист при необходимости.

Выводы

1. Аттестация персонала необходима для проверки компетенций сотрудников. Ее результаты показывают, хватает ли сотруднику навыков и знаний для выполнения обязанностей.
2. При успешном прохождении аттестации сотрудник остается на текущем функционале, может рассматриваться на более высокую должность или получить прибавку к зарплате.
3. Обычно аттестацию проводят несколько человек, чтобы результат получился объективным. В аттестационную комиссию входят: руководитель, HR-менеджер, эксперты компании и внешних организаций.
4. Аттестация персонала может проводиться как обязательная процедура для некоторый должностей по закону РФ, так и по инициативе руководителя.
5. Периодичность проведения аттестации зависит от сферы. Например, в сфере IT, финансов и ретейла ее проводят один раз в год, а в сфере промышленного производства и энергетики — один раз в два-три года.
6. Для аттестации используют традиционные и современные методы: тесты, интервью, оценку «360 градусов» и другие. Один из удобных вариантов — онлайн-платформы. Например, iSpring Learn поможет подобрать инструменты аттестации и напомнит сотрудникам о тестировании.