Представьте, что в вашу компанию пришел новый сотрудник, который только прошел собеседование и еще не привык к новому месту. Для него смена работы и погружение в новый коллектив 一 тот еще стресс. Человек приходит в сформированный коллектив и чувствует себя белой вороной, он не знаком с установленными правилами, да и задачи кажутся сложными и непонятными.
Если не поддержать, новый сотрудник может замкнуться и разочароваться в новой компании. Он может саботировать работу и попрощаться с компанией еще до окончания испытательного срока. Придется заново привлекать эйчара, искать подходящего человека, проводить собеседования. Так что важно построить контакт со специалистом уже после первого касания.
Легче освоиться в коллективе и стать частью команды поможет адаптация новых сотрудников. Это система, благодаря которой новичок погружается в работу уже на первом этапе испытательного срока. В этой статье мы:
- рассмотрим 10 советов по адаптации новичков;
- отметим, почему важно познакомить новичка с коллегами и внедрить в процесс с первого дня;
- поделимся примерами из реальных кейсов.
1. Убедитесь, что должность сотрудника соответствует ее описанию
Одна из главных причин ухода сотрудников из компании 一 это несовпадение реальности с ожиданиями кандидата. Например, если на собеседовании ему обещали, что график нормированный, с 9:00 до 18:00, а на деле оказывается, что отдел часто задерживается допоздна, потому что не успевает разгрести задачи. Или указанная в вакансии зарплата «до 70 тысяч» на деле превращается в 45 и возможные премии.
Чтобы новичок быстро адаптировался в компании и не ушел сразу после испытательного срока, нужно проследить, чтобы проговоренные на собеседовании условия были выполнены. Например, не стоит навешивать на сотрудника задачи, которые не входят в его должностные обязанности. Не стоит также хитрить с описанием вакансии и обещать гибкий график, если на самом деле это полноценный рабочий день без совмещения.
Не привлекайте сотрудника высокой зарплатой, если на самом деле планируете платить в два раза меньше. Это только настроит его против вас и гарантирует скорое увольнение
| Что сделал КазМунайГаз Компания запустила онлайн-обучение в iSpring Learn. Теперь каждый новичок удаленно может познакомиться с компанией на платформе: изучить документы, общую информацию о заводе, стандарты безопасности и регламенты работы. Это гарантирует, что новичок знает, что его ждет, ознакомлен с требованиями компании и готов их выполнять. Такое решение уменьшает текучку и отсеивает людей, которые откликаются на любые вакансии, лишь бы взяли. |
2. Автоматизируйте процесс адаптации и подстройте под сотрудника
В течение первых недель адаптация и обучение новичка могут занять немало времени. Конечно, можно приставить к нему опытного менеджера. Но тогда тот не сможет заниматься своими обязанностями и полностью сосредоточится на внедрении сотрудника в коллектив. Рабочие задачи наставника встанут, привычный процесс работы нарушится. Легко, например, просрочить важные отчеты или забыть о встрече.
Чтобы не отвлекать менеджера от задач и сократить время, которое он тратит на обсуждение с новичком, автоматизируйте процесс адаптации. Это позволит ему сразу включиться в работу, узнать больше о компании, отделе и членах команды до первого рабочего дня.
Вот какие этапы адаптации нового сотрудника можно использовать:
Установить показатели эффективности. Эти показатели должны быть измеримыми, значимыми и достижимыми. Например, пройти тренинг до пятницы, заполнить договор сегодня в 16:00 и так далее.
Сдать тесты в специальном ПО. Например, в автоматизированной системе адаптации нового сотрудника, где он мог бы изучать стандарты компании и учебный материал, а вы смотрели бы, как человек справляется.
| Что сделал «Байкал-Сервис» Компания внедрила дистанционное обучение на базе платформы iSpring Learn. Сотрудники разработали 14 полноценных дистанционных курсов — учебную базу для вступления в должность. Теперь их проходят все сотрудники, вне зависимости от города проживания. В этой же системе сотрудники сдают тесты и подтверждают свои знания. |
3. Составьте полный график адаптации новых сотрудников
Чтобы новичок как можно быстрее влился в работу, спланируйте график обучения. Он поможет сотруднику понять свои обязанности и достичь поставленных целей. Составьте график с учетом того, чему член команды должен научиться — например, составлять бухгалтерскую отчетность или разрабатывать креативную концепцию.
Читайте по теме:
15 книг по адаптации персонала в организации, актуальные в 2024 году
Лучше всего прописывать график на первую неделю и месяц. Если задач много, составьте расписание на каждый день. Регламент по адаптации новых сотрудников у каждой компании свой — ориентируйтесь на опыт организации.
Вот пример того, что может включать в себя программа адаптации нового сотрудника в организации:
- Познакомиться с командой, рассказать о себе.
- Получить всё необходимое для работы: компьютер, стол, пропуск.
Последующие задачи ставьте в соответствии с должностными обязанностями сотрудника. Например, провести обзвон клиентской базы или отправить коммерческое предложение. Можно запланировать мероприятия по адаптации новых сотрудников — например, семинар, вебинар или мастер-класс
| Что сделали «Кухни Экспресс» На базе iSpring Learn в компании построили систему обучения из шести модулей. Вся программа рассчитана на 18 дней. Стажер получает задание на каждый день и инструкцию по выполнению. Например, дизайнеры изучают продукт и технику продаж. Обучение сформировано так, чтобы сотрудники получали информацию порциями: так она усваивается постепенно, и в голове не появляется каша. |
4. Расскажите о политике компании
Одна из причин, по которой сотрудников бывает трудно удержать, 一 до оформления они мало знали о политике компании. Например, что сотрудники иногда работают по субботам за двойную оплату.
Проговорите основные ценности и табу компании на собеседовании: так сотрудник поймет, подходит ли ему такая работа, и не будет тратить ни свое, ни ваше время. Если у вас есть традиция скидываться на подарки или отмечать дни рождения, это тоже можно упомянуть, чтобы позитивно настроить и расположить человека к себе.
| Что сделал KazanExpress Каждый стажер теперь должен пройти welcome-курс, так как компании важно, чтобы сотрудники понимали и разделяли их ценности. Например, сотрудник узнает историю организации, правила и особенности работы. |
5. Поприветствуйте сотрудника и познакомьте с коллегами
Специалист с первого дня должен чувствовать себя членом команды. Чтобы облегчить адаптацию сотрудника на новом месте работы, представьте его коллегам и способствуйте общению. Если есть члены команды, с которыми новичок будет коммуницировать теснее всего, то можно назначить для них встречу или совместный обед.
Если какая-то часть компании работает удаленно, то организуйте видеоконференцию, где можно обсудить насущные вопросы. Это ускорит адаптацию принятого сотрудника
| Что сделали CarMoney Компания организовала обучение для сотрудников в необычном формате. Очная часть проходит в загородном доме: участники проходят веревочный курс, снимают видеоролики, проводят зарядку на свежем воздухе. Компания использовала геймификацию и построила программу обучения на теме яхтинга. Это отражают брендированные футболки, презентации, получение «званий» после аттестации. |
6. Не изолируйте новичка
Есть несколько видов адаптации нового сотрудника. Она бывает не только профессиональной, но и социальной. Ее часто упускают из виду, поэтому сотрудники чувствуют себя обособленными и увольняются. Например, когда вы не даете новичкам сразу работать в группе и заниматься командными проектами. Такое поведение может создать дополнительный стресс для человека.
Чтобы улучшить адаптацию новичка в компании, назначьте одного из членов команды его наставником или «приятелем». Пусть он подсказывает, отвечает на вопросы и оказывает поддержку. Так новичок почувствует себя ценным. Если человека игнорируют, то это только усугубляет трудности адаптации в новом коллективе.
На собраниях или летучках предложите сотруднику выступить. Можно сказать: «[Имя новичка], расскажи свои мысли. Я уверен, что есть моменты, которые мы упускаем, поскольку долго работали над этим продуктом. Новый взгляд на проект может быть очень ценным». Это один из методов адаптации новых сотрудников.
Читайте по теме:
Адаптация удаленных сотрудников: советы и кейсы компаний
| Что сделал Модульбанк Чтобы человек не стрессовал на старте, ему приставляют наставника, который сопровождает новичка на протяжении всего испытательного срока. Он знакомит специалиста с командой, рассказывает об особенностях корпоративной культуры, рабочих тонкостях. Это серьезная помощь в адаптации новых сотрудников. Наставник подсказывает, как решить проблему, но не делает ничего сам. Это нужно, чтобы понять, подходит ли стажер компании по духу и навыкам. |
7. Измеряйте показатели адаптации
Следите за тем, как проходит адаптационный период нового сотрудника. Например, можно замерять, сколько времени он тратит на обучение, какие результаты показывает, насколько погружается в процесс.
Если вы используете специальное ПО, то информация будет подгружаться в систему автоматически. Например, сколько времени новичок потратил на прохождение курса, как часто он отвечал правильно, обдуманно ли погружался в задания или сколько времени тратил на ответы.
Если вы замеряете показатели вручную, то заведите специальную таблицу. Ведите там адаптационный план для нового сотрудника — например, сколько времени он потратил на создание инфографики или разработку дизайна сайта.
| Что сделала MW-LIGHT В компании появилась система для онлайн-обучения и адаптации нанятых сотрудников, в которую встроен сервис аналитики. Он показывает успеваемость команды. Например, можно увидеть, прошел ли сотрудник определенный модуль, сколько баллов набрал, сколько правильных ответов дал. Процесс обучения контролируется на каждом этапе. Руководитель, например, отслеживает и выявляет самые частые ошибки среди менеджеров. Чтобы сотрудники не списывали, время на прохождение каждого теста ограничено. |
8. Не забывайте, что компанию тоже оценивают
Адаптация новых сотрудников в организации — это всегда обоюдный процесс. Не только компания смотрит на навыки человека и оценивает его — он делает то же самое. Чаще всего именно на протяжении испытательного срока сотрудник понимает, готов ли он дальше работать в компании или нет.
Чтобы новичок не разочаровался в организации, делайте всё, чтобы ему было комфортно. Например, составьте грамотный план периода адаптации к новым обязанностям, приставьте наставника, дайте четкие и понятные задания. Общайтесь с сотрудником тепло и приветливо: это тоже влияет на желание человека продолжать сотрудничество.
| Что сделал «Оней Банк» В компании организовано смешанное обучение — новичок с первых дней не только сдает тесты, но и погружается в работу. За ним следит менеджер, в случае ошибки помогает разобраться и направляет. То есть сотрудник не остается один на один с проблемами: он знает, что в случае трудностей команда подставит свое плечо. Обучение организовано так, что у новичка есть мотивация поскорее сдать тесты. До этого он не сможет получать бонусы за свои продажи. |
Читайте по теме:
Адаптация сотрудников в организации: функции, принципы и методы
9. Проводите оффбординг
Представим, что вы выполнили все условия адаптации на новом рабочем месте, но человек всё-таки ушел после прохождения испытательного срока. Например, потому что получил более выгодное предложение или нашел организацию рядом с домом. В этом случае не нужно вести себя с сотрудником холодно и показывать, как он вас разочаровал. У человека может остаться неприятное чувство от общения, и он не вернется в компанию, даже если в будущем у него возникнет такая потребность.
Оставьте о себе положительное впечатление. Например, можно организовать мероприятие по случаю ухода сотрудника, рассказать о его достижениях в компании. Возможно, тогда вам потребуется адаптация вновь принятых сотрудников
| Что сделала РТРС В компании появилось обучение, которое помогает при подготовке кадрового резерва. Так РТРС не только выделяет перспективных сотрудников, которые могут пойти на повышение, но и организовывает подготовку преемников с учетом их уровня знаний. |
10. При необходимости организуйте реонбординг
Даже если люди работают в компании много лет, иногда нужно знакомиться с ними заново. Иначе сотрудникам сложно стать коллективом: каждый думает только о своих задачах и не пытается как-то улучшить свою работу. Это особенно важно, если часть команды работает удаленно и не пересекается с коллегами.
Можно позвать каждого сотрудника на открытый разговор, поговорить об успехах и провалах, попросить поделиться своими взглядами на работу компании. Вот что еще можно спросить у сотрудников:
- Что вы узнали о себе как члене команды за последние пару лет?
- Что понравилось вам в компании последние годы?
- Было ли у вас желание уволиться? Что сдерживало от этого решения?
- Чего, по вашему мнению, не хватает в компании?
- Как вы думаете, что улучшило бы атмосферу в коллективе?
- Куда вы хотите двигаться дальше?
Помните, что ваши сотрудники 一 обычные люди. Им важны забота и внимание от руководства, оценка заслуг и успехов, благодарность за хорошую работу. Чем больше сотрудники будут чувствовать себя ценными, тем лучше будет атмосфера в коллективе.
Сделайте мероприятия частью корпоративной жизни. Например, можно создать книжный клуб для сотрудников, где они будут знакомиться друг с другом и рассказывать о своих интересах
| Что сделала ЦВТ Организовала оценку персонала по методу «360 градусов». Он позволяет выявить, как люди проявляют себя в работе, какие качества развиты лучше, а какие 一 хуже. В процессе оценки сотрудники дают обратную связь по определенному набору компетенций. Можно понять, как коллеги оценивают те или иные качества человека и как сам он себя характеризует. Например, один сотрудник считает себя плохим организатором, а другие, наоборот, подчеркивают его талант в этом направлении. Другой может думать, что недостаточно креативен, но мнение со стороны позволит узнать, так ли это на самом деле. |
iSpring Learn — для адаптации молодых сотрудников
iSpring Learn — это платформа для онлайн-обучения, которую можно использовать для автоматизации адаптации к новому месту работы. Она подойдет как для офлайн-офиса, так и для дистанционного: доступ к обучению дается из любой точки мира. Руководители смогут следить за процессом адаптации молодых специалистов в организации — например, как часто сотрудник выполняет задания, насколько успешно проходит тестирование, усваивает ли материал.
Вы можете не только контролировать новичка, но и получить от него обратную связь. Сотрудник легко может задать коллеге вопрос прямо на платформе. Это способствует налаживанию контакта и формированию теплых отношений между сотрудниками, делает адаптационные мероприятия интересными для новых сотрудников.
Оформить бесплатный 14-дневный демодоступ →
Резюме:
- Чтобы ускорить адаптацию нового сотрудника, в первый день расскажите ему обо всех рабочих обязанностях. Если они отличаются от тех, что вы описывали на собеседовании, может быть негативная реакция.
- Автоматизируйте процесс адаптации, чтобы не тратить время на административную работу и не отвлекать менеджеров от других задач.
- Составьте работнику список задач: так он будет знать, чем заняться и как продемонстрировать свои навыки.
- Если в вашей компании штрафуют за перекуры дольше пяти минут или опоздания 一 скажите об этом заранее. Иначе сотрудник может отказаться от продолжения работы из-за неприятного сюрприза.
- Познакомьте новичка с коллегами и организуйте мероприятие для сплочения сотрудников.
- Не изолируйте новичка и с первого дня дайте ему шанс поучаствовать в жизни компании, высказать свое мнение.
- Измеряйте показатели адаптации — например, сколько курсов прошел сотрудник, какие баллы получил в результате тестирования.
- Не забывайте, что компанию тоже оценивают, поэтому общайтесь с новичком добродушно, помогая ему в решении проблемных задач.
- Если человек все-таки ушел, расстаньтесь с ним на позитивной ноте.
- Не забывайте проводить реонбординг внутри компании. Это особенно важно, если часть команды работает удаленно.
