По данным исследования hh.ru, в 2023 году дефицит кадров в России достиг максимума за всю историю наблюдений. Количество вакансий увеличилось на 76% по сравнению с 2021 годом, а число резюме выросло всего на 15%. Спрос на специалистов превышает предложение, поэтому обострилась конкурентная борьба работодателей за персонал. Теперь на отбор и наем сотрудников приходится тратить больше ресурсов. В такой ситуации HR-менеджерам нужны эффективные способы совершенствования системы найма и сокращения затрат. Одним из этих инструментов может стать воронка подбора персонала.
Эксперты считают, что кардинальных изменений на рынке труда не стоит ждать в ближайшие несколько лет. Это связано со сложной демографической ситуацией и оттоком квалифицированных кадров. Компаниям будет особенно не хватать производственного и инженерного персонала, работников сферы услуг и менеджеров по продажам. Чтобы бизнес-процессы не замедлялись, HR-специалистам придется в сжатые сроки находить, отбирать и нанимать самых перспективных специалистов.
При этом в некоторых отраслях ситуация осложняется высокой текучестью кадров. В таких сферах бизнеса наем и адаптацию сотрудников на одни и те же должности нужно вести непрерывно, потому что люди часто увольняются.
Справиться со всеми этими проблемами поможет воронка подбора. Она позволяет привлечь внимание релевантной аудитории к вакансиям компании, найти эффективные каналы найма и понять причины отсева кандидатов. Рассказываем, как работает инструмент, для чего нужен и как им пользоваться.
Читайте в статье:
- что такое воронка подбора персонала;
- для чего менеджеры по персоналу используют воронку рекрутинга;
- какие бывают виды воронок;
- как построить и применять воронку найма.
Воронка кандидатов: что это и зачем нужна для найма сотрудников
Воронка подбора персонала — это один из инструментов HR-аналитики, который показывает процесс взаимодействия компании с кандидатами от момента размещения вакансии до найма. Инструмент помогает работодателям быстрее находить нужных специалистов и тратить на это меньше денег.
Понятие «воронка подбора», или «воронка рекрутинга», пришло в сферу управления кадрами из маркетинга. Там термином «воронка продаж» обозначают путь клиента от первого взаимодействия с продуктом до покупки. Образно говоря, наем сотрудников — это продажа вакансии кандидату. HR-менеджеру нужно раскрыть преимущества работодателя, заинтересовать лучших соискателей и привлечь их в команду.
Так выглядит воронка подбора персонала в упрощенном виде. На практике этапов может быть больше
Воронка найма помогает улучшить рекрутинговую систему компании — найти и устранить недостатки в механизмах подбора специалистов. Также инструмент позволяет прогнозировать и оптимизировать финансовые и временные затраты на закрытие вакансии. В результате повышается эффективность работы HR-департамента, а компания экономит ресурсы.
Какие задачи бизнеса решает воронка подбора персонала:
- Помогает следить за трендами на рынке труда. Компания может оценить, достаточно ли в отрасли нужных специалистов. Например, небольшое количество откликов на вакансию может говорить о дефиците кандидатов с релевантной квалификацией. Также воронка покажет, насколько предложение работодателя соответствует запросам соискателей. Если много людей отсеивается после первого собеседования, возможно, конкуренты предлагают лучшие условия.
- Позволяет найти эффективные каналы найма. Инструмент показывает, каким способом компания чаще всего нанимает специалистов. Это помогает HR-отделу не тратить время на работу с бесполезными каналами. Например, воронка укажет, что менеджеров по продажам обычно находят через сайт с вакансиями. При этом объявления в соцсетях и телеграм-каналах дают отклики от неподходящих кандидатов. Значит, в следующий раз для найма продавцов имеет смысл пользоваться только платформами для рекрутинга.
- Сокращает затраты на отбор и наем кандидатов. Воронка поможет рассчитать, сколько времени и денег уйдет на поиск нужного сотрудника. А еще инструмент покажет, какие этапы отбора длятся дольше всего, и позволит оптимизировать процесс. Например, HR-менеджер увидит, что руководитель отдела слишком долго согласовывает список кандидатов на собеседование. За это время специалисты успевают получить оффер от конкурентов, и работа рекрутера начинается заново. Как результат — лишний расход денег и времени.
- Помогает продвигать HR-бренд работодателя. С помощью воронки компания оценивает интерес соискателей к вакансиям и меняет условия найма, когда это необходимо. Например, рекрутер дорабатывает текст вакансии при недостаточном количестве откликов. Владелец бизнеса может улучшить оффер, если подходящие кандидаты не продвигаются по воронке дальше первого собеседования.
Чтобы составить воронку найма, менеджеру персонала нужно знать, сколько кандидатов прошли каждую ступень. Конфигурация воронки зависит от сложности отбора сотрудников. Причем чем больше стадий, тем ниже вероятность, что кандидат дойдет до конца. Поэтому в составе воронки должно быть достаточно ступеней, чтобы объективно оценить соискателя, но не слишком много, чтобы человек не потерял интерес к вакансии или его не перехватили конкуренты.
В следующих разделах расскажем, как собрать и систематизировать информацию о процессе найма в компании. Рассмотрим, как на основе этих данных построить воронку и какие выводы можно сделать, проанализировав ее.
Видеоролик поможет эффективно использовать возможности рекрутинговых платформ для разработки воронок найма персонала:
Виды воронок найма сотрудников
В зависимости от способа построения воронки рекрутинга делятся на прямые и обратные. Каждый тип выполняет свои задачи. Первые помогают анализировать и совершенствовать поиск сотрудников, вторые позволяют прогнозировать время закрытия вакансии.
Прямая воронка найма персонала строится сверху вниз. Процесс найма показывают по направлению от этапа отбора резюме до выхода кандидата на работу. HR-специалист отслеживает, как меняется количество людей на каждой стадии. Прямая воронка подсвечивает, на каком этапе отсеивается больше всего соискателей, и помогает понять, почему это происходит.
Прямая воронка найма — пример изменения численности кандидатов на разных этапах отбора
Воронка из примера выше подсказывает, что значительная часть кандидатов отсеивается после первичного собеседования. Это может означать, что вакансия привлекает нецелевых соискателей. Тогда менеджеру по персоналу нужно переработать объявление, уточнить условия и требования к сотрудникам.
Обратная воронка найма персонала строится снизу вверх. Схему составляют на основе реальной статистики по закрытым вакансиям. Аналитика основывается на информации о том, сколько человек в среднем проходит каждый этап и сколько времени потребовалось для найма сотрудника. Инструмент позволяет прогнозировать, как долго HR-департамент будет искать людей на аналогичные должности в будущем.
Воронка подбора — пример обратного способа построения схемы
Такое распределение числа кандидатов и сроков показывает, что для найма нового сотрудника понадобится отобрать минимум 50 откликов. А весь процесс поиска подходящего кандидата займет 26 дней.
При составлении и анализе воронки рекрутинга нужно учитывать еще два существенных показателя: ширину и глубину. Первый параметр показывает число кандидатов на каждой стадии отбора. Второй говорит о количестве этапов на пути от размещения вакансии до выхода нового сотрудника на работу.
Ширина и глубина воронки найма существенно различаются для разных должностей. Например, при найме рабочих на производство или персонала на склад воронка будет широкой, но неглубокой. На такие вакансии откликается множество кандидатов, но сам процесс отбора максимально быстрый.
При найме главного бухгалтера воронка, наоборот, будет узкой и глубокой. На эту должность менеджер по персоналу отберет всего несколько подходящих кандидатов, которым предстоит пройти длинную цепочку собеседований.
4 шага для составления воронки найма
Некоторые менеджеры по персоналу составляют воронку только после закрытия вакансии. В этом случае инструмент выполняет роль наглядного отчета для руководства и теряет свою прикладную функцию. Лучше формировать схему на протяжении всего процесса найма персонала. Тогда будет возможность вовремя заметить и устранить недостатки системы рекрутинга.
Путь кандидата различается для разных должностей, поэтому обычно HR-специалист разрабатывает сразу несколько воронок. Нужно составить отдельную схему для каждой вакансии.
Проще всего построить воронку подбора в Excel или Google Таблицах. В этих сервисах удобно систематизировать данные и представлять в виде наглядных диаграмм. Далее даем пошаговую инструкцию, как сформировать путь кандидата.
Шаг 1. Сгруппировать однотипные вакансии. Составьте полный список должностей в компании, а затем разделите на категории с похожими компетенциями. Например, для торговой организации можно использовать такую классификацию: менеджеры по продажам, сотрудники бухгалтерии, специалисты IT-отдела, работники склада, линейные руководители, топ-менеджеры.
Разберем на примере, как рассчитать воронку подбора для категории персонала «Специалисты IT-отдела».
Так может выглядеть список вакансий компании для IT-специалистов
Шаг 2. Собрать статистику по закрытым вакансиям. Систематизируйте исторические данные о том, какие результаты дают различные каналы поиска сотрудников для каждой категории вакансий. Например, сколько специалистов уже удалось привлечь с помощью сайтов с работой, телеграм-каналов, социальных сетей или онлайн-платформ с объявлениями.
Если компания часто нанимает новых сотрудников, нужно собирать информацию за неделю или месяц. Для позиций, на которых работники меняются редко, смотрите данные за год.
Внесите в таблицу Ф.И.О. сотрудников, которых наняли за выбранный период в данной категории. Затем напротив каждой фамилии укажите канал поиска
Шаг 3. Выбрать приоритетные каналы поиска сотрудников. Выделите источники найма, которые дают наибольшее количество кандидатов. Для этого нужно рассчитать долю каждого канала в общем количестве привлеченных специалистов. Например, можно составить круговую диаграмму, которая укажет самые эффективные способы поиска работников.
Диаграмма показывает, что чаще всего IT-специалистов удается нанять с помощью сайта с работой, сервиса интернет-объявлений и через телеграм-канал компании. Соцсети помогают закрыть незначительное количество вакансий
Каналы найма, которые работают хуже всего, можно не использовать в будущем. Менеджеру по персоналу лучше сосредоточиться на самых эффективных способах поиска специалистов.
Шаг 4. Построить путь кандидата для каждого канала подбора. В отдельных таблицах постройте воронки отбора персонала для каждой категории вакансий и источника найма. Разбейте путь кандидата на этапы и укажите, сколько человек было на каждой стадии.
Воронка определила, что примерно одинаковое количество кандидатов отсеивается после первичного собеседования, тестового задания и интервью с руководителем. Трудоустраивается в компанию в среднем каждый десятый кандидат
Важно включить в воронку рекрутинга все ступени отбора сотрудников, которые есть в компании. Это нужно, чтобы в будущем избежать ошибок в аналитике. Например, менеджер по персоналу заметил, что многие кандидаты отсеиваются между стадиями «Собеседование с руководителем отдела» и «Направление оффера». Он делает вывод, что подбирает неподходящих соискателей. На самом деле в схему забыли включить согласование кандидатов с владельцем бизнеса. А у собственника компании есть свои требования к специалистам, которые не обсудили на этапе размещения вакансии. В результате люди, которые успешно прошли интервью с линейным руководителем, не получают оффер.
Этапы воронки подбора персонала
Универсальной схемы отбора сотрудников не существует. Путь кандидата зависит от особенностей должности и компании. Поэтому нет смысла пользоваться чужими воронками продаж — в каждой организации нужно составлять собственные.
В этом разделе разберем процесс найма специалистов, который включает тестовое задание. Чаще всего таким способом выбирают программистов, разработчиков, тестировщиков, дизайнеров, маркетологов и копирайтеров.
Воронка подбора — этапы пути кандидата:
1. Привлечение соискателей. Разместите вакансию в интернет-ресурсах и позаботьтесь, чтобы как можно больше потенциальных кандидатов о ней узнало. Для этого задействуйте максимальное количество площадок. Например, добавьте объявление на сайты с работой, опубликуйте в специальных каналах в Телеграме, сообщите о вакансии в профессиональных сообществах в соцсетях.
Некоторые компании используют также офлайн-способы привлечения кандидатов. Например, участвуют в профессиональных конференциях или проводят дни открытых дверей для выпускников вузов. Реферальные программы тоже помогают нанимать нужных специалистов. Работодатель предлагает действующим сотрудникам рекомендовать вакансии компании своим знакомым. Если человек трудоустраивается, работник получает премию.
Чтобы вакансия заинтересовала кандидатов, правильно составьте текст объявления. Подчеркните преимущества работодателя, четко обозначьте обязанности сотрудника и условия найма. Важно при этом оставаться честными. Не стоит обещать людям то, что компания не сможет выполнить. Иначе есть риск получить существенный отток кандидатов по мере продвижения по этапам воронки.
Издание «Коммерсант» сообщает, что 17% кандидатов изучают соцсети работодателя перед откликом на вакансию. Поэтому многие компании используют страницы в интернете, чтобы сформировать сильный HR-бренд и привлекать лучших специалистов
2. Заявка от кандидата. На этом этапе заинтересованные кандидаты откликаются на вакансию. Менеджер по персоналу должен как можно оперативнее дать человеку обратную связь. Например, на сайтах с работой можно настроить автоответ. Так вы дадите соискателю понять, что отклик не потерялся и находится на рассмотрении.
Если вакансия размещена на официальном сайте компании, в телеграм-канале или на странице в соцсети, для откликов можно использовать чат-боты или Google Формы. Главное, чтобы процесс был понятным и удобным для соискателя. Согласно исследованию CareerBuilder, 58% кандидатов не станут заполнять слишком сложную форму отклика.
Обычно в анкету для отклика на вакансию добавляют не более 10 вопросов, которые позволяют сразу отсеять нерелевантных кандидатов
3. Собеседование. Интервью может состоять из одного или нескольких этапов. На некоторые вакансии людей отбирает менеджер по персоналу, например работников торгового зала, продавцов или сотрудников кол-центра. Претендентам на более серьезные должности нужно пройти интервью с топ-менеджером или владельцем компании. Так нанимают коммерческих директоров, тимлидов в отдел разработки или главных инженеров.
На собеседовании рекрутер и руководитель отбирают кандидатов с подходящими навыками и компетенциями. Работодатель оценивает профессиональные знания (hard skills) и личные качества (soft skills) человека. Причем вторые часто имеют более важное значение. Например, обучить менеджера по продажам работе в CRM можно за несколько дней, а на развитие эмпатии и умения слушать клиента могут уйти месяцы.
Читайте также:
Оценка персонала: как она помогает организациям расти
Методика STAR: как проводить интервью по компетенциям
4. Тестовое задание. В некоторых сферах кандидату нужно успешно справиться с тестовым заданием, чтобы подтвердить свою квалификацию. Например, программисту можно предложить написать участок кода, а дизайнеру — обработать изображение по техническому заданию. Тестовое не должно быть слишком объемным, иначе соискатели просто не захотят тратить время.
5. Предложение о работе. Направьте оффер кандидатам, которые прошли все стадии отбора и полностью вас устраивают. В предложении кратко обозначьте существенные условия найма: зарплату, режим работы, формат занятости, круг обязанностей. По возможности оффер должен учитывать индивидуальные потребности специалиста, например гибкое начало рабочего дня или ближайшую перспективу карьерного роста.
6. Наем сотрудника. Кандидат принимает оффер и готов начать работать. Менеджер по персоналу запрашивает у соискателя документы, необходимые для заключения договора.
Воронка рекрутинга не закрывается после выхода сотрудника на работу. Далее нужно отслеживать, сколько новых специалистов проходит испытательный срок и остается в компании надолго. Если новые сотрудники быстро увольняются, возможно, есть проблемы с онбордингом и адаптацией новичков. В этом случае нужно совершенствовать систему обучения персонала и вводить практику наставничества. Если этого не сделать, работа менеджера по персоналу окажется бесполезной и пострадает HR-бренд компании.
Читайте также:
Программа адаптации сотрудников: 5 этапов включения новичка в работу
Онбординг сотрудников: что это и как проводить
Формула расчета конверсии воронки подбора сотрудников
В идеальной ситуации на собеседование приходит ровно столько кандидатов, сколько вакансий открыто в компании. А менеджер по персоналу нанимает всех соискателей, потому что они полностью соответствуют требованиям.
В реальности такого, конечно, не бывает. Поэтому задача HR-специалиста — понять, когда и почему отсеиваются кандидаты. Для этого нужно рассчитать конверсию каждого этапа воронки найма — это соотношение количества людей на текущей и предыдущей стадии отбора. Показатель помогает оценить эффективность системы рекрутинга в компании.
Формула для расчета конверсии воронки подбора сотрудников
Менеджер по персоналу может оценить эффективность системы рекрутинга в компании, если проанализирует конверсию воронки найма. Помните, что эталонных коэффициентов не существует. Для одних вакансий нормально проводить много собеседований и нанимать одного-двух кандидатов. На другие позиции компания приглашает почти всех откликнувшихся соискателей, потому что работа не требует высокой квалификации. Вот на какие показатели можно примерно ориентироваться:
- Общая конверсия воронки — 5%. Примерно столько кандидатов проходит путь от отбора резюме до найма в штат.
- Конверсия начальных этапов — до 50%. На первых этапах менеджер по персоналу отсеивает значительное количество людей. До интервью с руководителем доходит, как правило, не более половины соискателей.
- Конверсия завершающих этапов — более 50%. На последних этапах конверсия воронки возрастает. Так происходит потому, что остаются только релевантные кандидаты, которые заинтересованы в трудоустройстве.
Конверсию воронки найма нужно отслеживать в динамике, например сравнивать данные прошлого года с текущими значениями. Если показатель со временем повышается, значит, организация тратит все меньше ресурсов на поиск специалистов. К этому и стоит стремиться HR-департаменту.
Что показывает низкая конверсия воронки подбора персонала:
- Кандидаты не приходят на первичное собеседование. Приглашение на интервью отклоняют или оставляют без внимания. Это значит, менеджер по персоналу взаимодействует с нецелевой аудиторией. Нужно уточнить критерии отбора.
- Соискатели отсеиваются после интервью. Скорее всего, кандидаты выбирают предложения других работодателей. Необходимо изучить вакансии конкурентов, проанализировать их преимущества и доработать свое объявление.
- Специалисты не справляются с тестовым заданием. Вероятно, знания и компетенции претендентов на должность не соответствуют сложности рабочих задач в компании. Нужно уточнить требования к кандидатам и доработать текст вакансии.
Читайте также:
Компетенции сотрудника: виды и модели
Пример расчета конверсии воронки найма
Допустим, в компании открыта вакансия менеджера по продажам. Рассмотрим на примерах, как рассчитать конверсию этапов отбора.
1. Рекрутер проанализировал 60 откликов и пригласил на первичное собеседование 30 релевантных кандидатов.
Конверсия этапа «Отбор резюме»: 30/60×100% = 50%.
2. Далее менеджер по персоналу отобрал для интервью с руководителем 20 человек.
Конверсия этапа «Первичное собеседование»: 20/30×100% = 66%.
3. После интервью с руководителем процесс найма перешел в завершающую стадию. Топ-менеджер принял решение нанять в компанию 5 человек.
Общая конверсия воронки отбора персонала: 5/60×100% = 8%.
Смотрите видео о воронке подбора персонала: как рассчитать и проанализировать конверсию этапов найма.
iSpring Learn для подбора, управления и обучения персонала
iSpring Learn поможет автоматизировать отбор кандидатов на этапах воронки рекрутинга и сделает систему найма эффективнее. Система интегрируется с ресурсами для подбора персонала: через открытый API вы сможете подключиться к E-Staff, Хантфлоу и Битрикс24. Вот какие возможности предлагает платформа:
Тестирование кандидатов. Чтобы нанять квалифицированного специалиста, нужно проверить его знания и навыки до трудоустройства. Отобрать подходящих соискателей помогут онлайн-тесты в iSpring Learn.
Платформа автоматически назначит соискателю нужные тесты, когда вы зарегистрируете его в Хантфлоу или E-Staff. При этом система перенесет с рекрутинговой платформы данные человека: Ф.И.О. и контакты.
Интеграция со сторонними сервисами доступна на облачных версиях iSpring Learn
Обучение стажеров. Некоторые компании начинают обучать персонал еще до найма в штат. Это нужно, чтобы проверить потенциал кандидата и подготовить его к выполнению рабочих задач.
С помощью iSpring Learn удобно обучать стажеров, которые находятся на испытательном сроке. Например, сервис автоматически создаст аккаунты всем новым работникам, зарегистрированным в Битрикс24. Затем платформа назначит траектории обучения в соответствии с будущей должностью и отправит приглашение на курсы. Когда кандидаты изучат материалы и пройдут итоговые тесты, система соберет результаты.
Управление наймом. Платформа проанализирует результаты обучения и тестирования. Это поможет рекрутеру выявить лучших кандидатов, узнать их сильные стороны и подсветить точки роста. Если сотрудник не пройдет отбор, аккаунт кандидата можно будет удалить.
Резюме
- Воронка подбора — это путь кандидата от отклика на вакансию до найма в компанию.
- Воронку подбора кандидата менеджеры по персоналу используют, чтобы отслеживать тренды рынка труда, снижать затраты на подбор специалистов, находить эффективные каналы найма и продвигать HR-бренд.
- Чтобы оценить эффективность системы найма специалистов, нужно построить прямую воронку рекрутинга. Чтобы спрогнозировать время для закрытия вакансии, используют обратную воронку.
- Воронку рекрутинга можно построить за четыре шага: группировка однотипных вакансий, сбор статистики по закрытым позициям, выбор приоритетных каналов найма, построение пути кандидата для каждого канала подбора.
- Этапы воронки найма сотрудников: привлечение соискателей, обработка заявок, собеседование, тестовое задание, рассылка офферов, наем работников.
- Эффективность воронки подбора персонала: конверсия этапов показывает, насколько успешно система найма справляется со своей задачей. Чем выше конверсия, тем лучше. Это значит, компания тратит минимум ресурсов на закрытие вакансий.
- Конверсию воронки подбора персонала рассчитывают по формуле: число кандидатов на текущем этапе / число кандидатов на предыдущем этапе × 100%.
- Платформа iSpring Learn помогает автоматизировать подбор и обучение персонала. Сервис работает в связке с системами кадрового учета и управления.
