Специалист по оценке персонала: кто это и какие у него обязанности

Любой компании важно оценивать, насколько эффективно работают сотрудники. Если компетенции персонала не соответствуют требованиям организации, нужно принимать меры. Можно уволить сотрудника и нанять более профессионального, но есть и другой вариант — улучшать навыки с помощью корпоративного обучения.

Собрать данные о скилах работников и проанализировать их — обязанности специалиста по оценке персонала. В статье рассказываем, как определить и нанять хорошего менеджера. Вы узнаете:

• каковы обязанности специалиста по оценке персонала и почему он важен для HR-процессов;
• какие личностные качества и профессиональные навыки необходимы специалисту по оценке персонала;
• какие методики и инструменты он использует в работе;
• какие инструменты помогут оценить персонал.

Кто такой специалист по оценке персонала и почему он важен для HR-процессов

Специалист по оценке персонала — один из сотрудников HR-отдела. Чаще всего эта должность встречается в крупных и средних компаниях. В малом бизнесе его обязанности выполняет HR-менеджер.

Основная задача специалиста по оценке персонала — анализировать, насколько качественно другие работники выполняют свои обязанности, насколько развиты их профессиональные навыки. Также он составляет стратегии по развитию кадров, занимается внедрением корпоративного обучения.

Вот какие кадровые задачи помогает решать специалист по оценке и развитию персонала:

• Повышает эффективность команды. Менеджер по оценке персонала выявляет сильные стороны каждого сотрудника и помогает их развивать. Например, если работник демонстрирует лидерские качества, специалист может предложить ему пройти курсы по управленческим навыкам. Так в компании появится больше кандидатов на должность руководителя. То же самое — с недостающими компетенциями. Предположим, в компании внедрили новый таск-трекер, но работникам сложно им пользоваться. Задача менеджера — выявить проблему и организовать обучение по функциям сервиса.
• Снижает текучесть кадров. Специалист по оценке и развитию персонала может участвовать в собеседованиях с кандидатами на вакансии. Он анализирует, соответствуют ли навыки и опыт соискателя требованиям компании. Это снижает риск, что сотрудник уйдёт из организации в первые месяцы работы и бизнесу вновь придётся тратить ресурсы на закрытие вакансии.
• Развивает корпоративную культуру. Она включает в себя ценности и принципы компании, стандарты поведения, которых придерживаются сотрудники на рабочем месте. Специалист по оценке персонала контролирует, чтобы корпоративная культура на самом деле действовала в организации, а не существовала только в регламентах. Например, если сотрудники не соблюдают правила внутреннего распорядка, специалист выявляет причины этого и вводит меры, чтобы исправить проблему, — допустим, запускает онлайн-курс о регламентах компании.

Читайте также: 

«Отдел обучения и развития персонала — зачем нужен крупным и маленьким компаниям»

3 ключевые обязанности специалиста по оценке персонала

Чёткий список обязанностей зависит от конкретной компании. Например, в одних организациях это отдельная должность со своими задачами, а в других она совмещена с позицией HR-менеджера. Но есть основные направления, за которые специалист по оценке и адаптации персонала отвечает в любой компании.

Оценка компетенций сотрудников и их развитие

Регулярно оценивать компетенции персонала необходимо, чтобы организация оставалась конкурентоспособной и развивалась. Например, один из мировых трендов — применение в работе искусственного интеллекта. Если компания внедряет эти технологии, специалист может определить, владеют ли сотрудники ИИ-инструментами.

Также оценка необходима, когда в компании принимают решение о повышении сотрудника или переводе его на другую должность. Специалист определяет, соответствуют ли знания и навыки работника новой позиции. Например, сможет ли он управлять командой на должности руководителя.

Есть шесть основных критериев, по которым можно оценивать персонал:

• Профессиональные знания и навыки — соответствуют ли они должностям, актуальным требованиям компании и рынка.
• KPI — ключевые показатели, которые отражают, насколько эффективно работник справляется с обязанностями. Например, для менеджера по продажам KPI может быть количество сделок.
• Способность к обучению — насколько быстро и качественно человек запоминает новую информацию, осваивает навыки и применяет знания в работе.
• Личностные качества, или софт-скилы, — характеристики, которые напрямую не связаны с профессиональными навыками, но косвенно помогают в карьере. Например, коммуникабельность, креативность, дисциплинированность.
• Лояльность — насколько сотрудники заинтересованы работать именно в этой компании. Работник, которому нравится организация, как правило, ответственно подходит к задачам, охотнее проявляет инициативу и стремится к карьерному росту.
• Мотивация — степень заинтересованности в профессиональном развитии и карьерном продвижении. Также по этому критерию оценивают, что служит для сотрудника главным стимулом работать: например, деньги, общественное признание, стремление к саморазвитию.

Лучше анализировать все критерии комплексно. Если мониторить только одну или две характеристики, не получится увидеть полную картину.

Читайте также: 

«Виды профессиональных компетенций — на примере должностей»

Использование инструментов для оценки

Чтобы проанализировать компетенции сотрудников, специалист по оценке персонала применяет различные методы.

Тестирование. Это оптимальный вариант, когда нужно за короткое время оценить большое количество сотрудников. Менеджер по оценке персонала готовит опросник, ответы в котором покажут профессиональные знания и навыки работников.

Удобнее создать анкету для тестирования в LMS, например iSpring Learn. С ней специалисту не придётся анализировать результаты вручную: платформа автоматически составит статистику на основе ответов.

Поведенческое интервью. Это личная беседа, в которой специалист по оценке персонала выявляет компетенции сотрудника через реальные или смоделированные ситуации. Есть несколько техник, по которым можно провести поведенческое интервью. Одна из них — STAR:

• S и T — situation и task: ситуация или задача.
• A — action: действия, которые совершит сотрудник, чтобы решить задачу.
• R — result: результат, который получил работник от своих действий.

Например, при поведенческом интервью для оценки навыков руководителя ситуация может звучать так: «Расскажите о ситуации, когда сотрудники в команде отказались продолжать работу над проектом, так как устали и выгорели. Что вы делали, чтобы решить проблему? Какой был результат?» По ответу сотрудника специалист по оценке персонала поймёт, обладает ли он необходимыми навыками.

Более расширенная модель — PARLA:

• P — problem: проблема, которую необходимо решить.
• A — action: действие, которое предпримет работник в обозначенной ситуации.
• R — result: полученный результат.
• L — learned: усвоенный опыт и выводы, которые респондент сделал из ситуации.
• A — applied: практическое применение: как сотрудник использует полученный опыт в работе.

По модели PARLA первая часть вопроса звучит так же, как по STAR. Но дополнительно специалист по оценке спрашивает: «Какие выводы вы сделали из этой ситуации?» и «Как использовали полученный опыт в дальнейшем, помог ли он предотвратить подобные проблемы в будущем?»

Недостаток поведенческих интервью — высокий риск необъективности. Сотрудник может приукрасить действительность или скрыть что-то. Задача специалиста по оценке — отличить правду от неверной информации

Ассессмент-центр (Assessment centre). Это метод комплексной оценки, в который входит несколько техник: тестирование, интервью, моделирование ситуаций.

Главная особенность метода — ассессмент-центр не учитывает текущую работу человека, а помогает определить, как он будет работать в других условиях. Например, метод подойдёт, когда нужно принять решение о повышении или переводе на другую должность. Сотруднику предложат пройти тесты и задания, которые покажут, есть ли у него потенциал руководителя.

Анализ результатов и предоставление рекомендаций

После проведения оценки специалист анализирует компетенции команды и выявляет сильные и слабые стороны каждого работника. Затем готовит для сотрудников рекомендации по профессиональному развитию: какое обучение пройти, чтобы улучшить навыки. При этом он учитывает мнение работников — в каком направлении каждый хочет развиваться.

Необходимые навыки специалиста по оценке персонала

Навыки менеджера по оценке персонала складываются из хард- и софт-скилов. Первая категория — профессиональные компетенции, то есть знание методик оценки и умение проводить аналитику. Вторая связана с личностными качествами и важна, чтобы специалист смог построить комфортное общение с сотрудниками.

Профессиональные качества

Основа профессии — знание инструментов для оценки персонала и умение применять их в зависимости от цели и задачи компании.

Хороший менеджер:

• Умеет проводить поведенческие интервью — составлять вопросы, располагать к себе собеседника и собирать во время разговора необходимую информацию.
• Понимает методологию ассессмент-центра — знает, как готовиться к оценке, какие инструменты и техники в неё входят и какие из них использовать в различных ситуациях.
• Быстро анализирует информацию — без проблем работает с большими объёмами данных. Менеджер по оценке персонала в том числе занимается аналитикой: например, сравнивает сотрудников по уровню компетенций и выявляет самых эффективных.
• Знает HR-метрики — без числовых показателей не получится объективно определить эффективность кадров. Специалист по оценке персонала умеет рассчитывать затраты на обучение сотрудников, отличает вынужденную текучку от добровольной. Также необходимо знать метрики удовлетворённости работников: вовлечённость, лояльность (eNPS).

Читайте также: 

«HR-аналитика — 17 методов и показателей»

Личностные качества

Специалист по оценке персонала активно взаимодействует с людьми, поэтому ему необходимы софт-скилы, которые связаны с межличностной коммуникацией.

• Коммуникабельность и открытость — хороший менеджер по работе с персоналом легко находит общий язык с людьми разных характеров.
• Эмпатичность — важна, чтобы специалист умел смотреть на ситуации глазами других людей. Например, навык пригодится, когда нужно дать обратную связь после оценки. Эмпатичный сотрудник не обидит команду и корректно донесёт информацию.
• Грамотная письменная и устная речь — необходима, чтобы составлять опросники и проводить поведенческие интервью.

Методики оценки персонала

Анализировать компетенции и личные качества сотрудников можно онлайн и офлайн.

Онлайн-инструменты для оценки персонала

Если в компании большой штат сотрудников, проводить оценку удобнее с помощью онлайн-сервисов. Например, на платформе для онлайн-обучения iSpring Learn доступен инструмент для оценивания по методу «360 градусов». Способ заключается в том, что оценку сотруднику выставляет сначала он сам, а затем коллеги, которые регулярно с ним взаимодействуют: подчинённые, руководители, участники его команды. Все они заполняют опросник или анкету с развёрнутыми ответами.

Примеры вопросов:

• Как часто сотрудник проявляет самостоятельность в решении задач?
• Насколько вы согласны с тем, что работник старается понять потребности клиентов и помочь им?
• Насколько вы согласны с тем, что сотрудник конструктивно воспринимает критику?

Благодаря методу «360 градусов» можно получить мнение о сотруднике со всех сторон — отсюда и название.

Обычно оценка по методу «360 градусов» — трудоёмкая задача: необходимо разработать анкету, привлечь сотрудников, собрать и проанализировать результаты. Но iSpring Learn упрощает все эти процессы. Вот какие ключевые возможности для оценки по методу «360 градусов» есть на платформе.

Конструктор компетенций — вы можете сформировать набор навыков, которые хотите оценить. Можно создать несколько моделей компетенций под различные должности: например, у разработчика и менеджера по продажам они будут отличаться.

Инструкции — добавьте пошаговый текстовый гайд, как заполнять анкету. Так сотрудникам, которые выставляют оценки, будет проще разобраться в методе, даже если раньше они не участвовали в нём. А вам не придётся проводить опрос повторно из-за того, что кто-то дал неправильные ответы.

В инструкции можно разъяснить шкалу оценки, чтобы сотрудники не интерпретировали её по-своему

Гибкая настройка опросов — можно заменить одного респондента на другого и не перезапускать процесс оценки. Функция пригодится, если кто-то из сотрудников заболел или отказался участвовать.

Автоматизация — платформа сама назначит сотрудникам опрос, отправит им уведомления и составит отчёты. Вам не придётся тратить время на рутину, сможете посмотреть готовые результаты.

Сводные отчёты — вы можете посмотреть общую картину по навыкам каждого сотрудника, увидеть его сильные стороны и зоны роста. На дашборде наглядно видно, какие компетенции развиты меньше других.

После завершения опроса iSpring Learn сформирует сводный отчёт по компетенциям каждого сотрудника, которого оценивал коллектив

Сравнительная аналитика — можно составить портрет идеального сотрудника компании и после оценки сопоставить с ним реальные результаты. Так вы поймёте, кого из команды стоит повысить в первую очередь.

Радар компетенций — на платформе отображается диаграмма навыков на основе выставленных оценок. Вы видите, что о сотруднике думают подчинённые, руководители и коллеги того же уровня.

Конфиденциальность — сотрудники не видят, кто их оценивает, эта информация доступна только руководителям, которые зарегистрированы в системе как администраторы. Конфиденциальность помогает добиться более объективных ответов.

Платформа iSpring Learn доступна в облачной и коробочной версиях. Есть бесплатный 14-дневный период, во время которого вы можете без ограничений пользоваться всеми функциями.

Методики оценки

Методик для анализа персонала десятки. Для одних требуется непосредственное участие сотрудников, а в других необходимы только наблюдения менеджера по оценке. Приводим самые популярные способы.

Составление матрицы компетенций. Это таблица, которая отражает навыки, знания и умения сотрудников по числовой шкале — обычно от 1 до 5 или 10. Матрицу также можно представить в виде диаграммы. Это удобно, когда нужно оценить несколько навыков одновременно и видеть, какие компетенции работника развиты лучше.

На диаграмме также удобно сравнивать компетенции разных сотрудников

Аттестация. Этот метод оценки напоминает экзамен. Сотрудники выполняют тестовые задания и проходят устное собеседование. Компания выделяет специальный день и собирает комиссию, которая может состоять из руководителей или независимых приглашённых экспертов.

Аттестация — официальный метод, который регулируется на законодательном уровне: порядок её проведения зафиксирован в Трудовом кодексе. По результатам оценки компания имеет право понизить сотрудника в должности или уволить.

Деловые игры. Они симулируют реальные ситуации, с которыми сотрудники могут столкнуться в работе. Обычно сюжет игры строится вокруг определённой проблемы, и задача персонала — найти её решение, например:

• «Кораблекрушение» — работники оказываются «на тонущем корабле» и ищут способ, как всей командой удержаться на судне, чтобы никто не выпал за борт.
• «Башня» — необходимо построить максимально высокую башню из инструментов и компонентов, которые выдал ведущий.
• «Город на Марсе» — участники строят город в космосе.

Во время деловой игры менеджер по оценке персонала наблюдает за работниками и анализирует, кто какую роль выполняет в команде и как справляется с задачей. Например, человек с выраженными лидерскими качествами возьмёт на себя роль координатора и распределит обязанности между остальными. А самые креативные участники займутся брейнштормом.

9 Box Grid. Это таблица с тремя столбцами и тремя строками, которые образуют девять ячеек. Её строят по двум осям: горизонтальная слева направо — производительность, вертикальная снизу вверх — потенциал сотрудника. Работников компании распределяют по ячейкам на основе их навыков, знаний, показателей эффективности. Чем выше и правее находится сотрудник, тем он эффективнее.

В нижних квадратах находятся менее эффективные сотрудники, а диагональ, которая проходит через квадрат, — работники со средними результатами

Резюме

• Специалист по оценке персонала анализирует работу и продуктивность других сотрудников. В компании он необходим, чтобы команды эффективно выполняли задачи, не повышалась текучка кадров и развивалась корпоративная культура.
• Главные обязанности специалиста — проводить оценку и анализировать её результаты.
• Оценивать сотрудников можно по шести критериям: знания и навыки, ключевые показатели эффективности, способность к обучению, мотивация, лояльность к компании. Менеджер использует все параметры, чтобы получить полную картину.
• Из профессиональных навыков специалисту по оценке персонала необходимо уметь проводить поведенческие интервью и анализировать результаты, знать HR-метрики. Личностные компетенции специалиста по оценке персонала: коммуникабельность, высокая эмпатичность, грамотная речь.
• Проводить оценку персонала можно с помощью тестирования, поведенческих интервью, деловых игр, метода «360 градусов». Также составляют матрицы компетенций.